Risikomanagement im Einkauf – Risiken erkennen und Strategien entwickeln

Risikomanagement sollte ein fester Bestandteil im Einkauf sein, denn es trägt entscheidend zum Unternehmenserfolg bei. Es hilft, mögliche Risiken bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zu erkennen, zu bewerten und zu mindern. In diesem Artikel erfährst du alles über Risiken im Einkauf, welche Strategien es gibt und wie Risikomanagement im Unternehmen verankert werden kann.

 

Was bedeutet Risikomanagement im Einkauf?

Risikomanagement im Einkauf bezeichnet den Prozess, durch den Unternehmen potenzielle Risiken in ihren Beschaffungsprozessen identifizieren, bewerten und durch entsprechende Maßnahmen senken. Ziel ist es, Produkte oder Dienstleistungen zuverlässig und pünktlich an Kund*innen zu liefern und gleichzeitig die Gesamtkosten im Einkauf zu minimieren. Durch ein effektives Risikomanagement können Unternehmen Probleme und Kosten vermeiden, Kundenanforderungen zuverlässig erfüllen und einen reibungslosen Ablauf des Beschaffungsprozesses sicherstellen.

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Welche Risiken im Einkauf gibt es?

1. Wirtschaftliche Risiken:

• Preisschwankungen bei Rohstoffen, die zu höheren Beschaffungskosten führen können.
• Wirtschaftliche Rezessionen, die die Nachfrage verringern und zu Lieferengpässen führen können.
• Inflation, die die Kosten für Materialien und Dienstleistungen erhöht.
• Ungenaue Prognosen können zu mangelnder Materialverfügbarkeit, Engpässen in der Lieferkette und ineffizienter Ressourcennutzung führen.

2. Politische Risiken:

• Handelsbeschränkungen und Zölle, die die Kosten des internationalen Einkaufs erhöhen können.
• Politische Unruhen oder Konflikte, die die Lieferkette stören und zu Verzögerungen führen können.
• Änderungen von Handelsabkommen oder Exportbestimmungen, die die Beschaffung aus bestimmten Ländern erschweren können.

3. Rechtliche Risiken:

• Vertragsverletzungen durch Lieferanten, die zu rechtlichen Konflikten und finanziellen Verlusten führen können.
• Verletzung von Compliance- und Ethikstandards durch Lieferanten, die das Ansehen des Unternehmens schädigen können.
• Verstoß gegen geistige Eigentumsrechte, wie Patente oder Urheberrechte, bei der Beschaffung von Produkten oder Dienstleistungen.

4. Technologische Risiken:

• Ausfall oder Störungen von IT-Systemen, die die Kommunikation und den Informationsaustausch mit Lieferanten behindern können.
• Veraltete oder unzuverlässige Technologien bei Lieferanten, die sich auf die Effizienz und Qualität der Beschaffung auswirken können.
• Cybersecurity-Risiken, wie Datenlecks oder Hackerangriffe, die vertrauliche Informationen und Geschäftsgeheimnisse gefährden können.
• Komplexe Projekte, die viele unbekannte Faktoren beinhalten, können zu Herausforderungen bei der Beschaffung von Technologien und Ressourcen führen.

5. Soziokulturelle Risiken:

• Unterschiede in den Geschäftspraktiken und im Kommunikationsstil zwischen verschiedenen Kulturen, die sich auf die Zusammenarbeit und die Effizienz auswirken können.
• Kulturelle Normen oder gesellschaftliche Erwartungen, die den ethischen Standards des Unternehmens widersprechen.
• Sprachbarrieren und kulturelle Missverständnisse, die zu Kommunikationsproblemen und Fehlinterpretationen führen können.

6. Geografische Risiken:

• Naturkatastrophen wie Erdbeben, Überschwemmungen oder Hurrikans, die Infrastruktur und Transportwege beschädigen können.
• Politische Instabilität oder Konflikte in bestimmten Regionen, die den Einkauf aus diesen Gebieten erschweren können.
• Logistische Herausforderungen bei der Beschaffung aus abgelegenen oder schwer zugänglichen Gebieten.

Welche Risikobereiche im Einkauf gibt es?

1. Beschaffungsrisiken:

• Unterbrechungen in der Produktion aufgrund von Produktionsengpässen.
• Vereinbarte Liefertermine und -mengen werden nicht eingehalten.
• Ein Lieferant liefert Produkte mit Mängeln, die nicht den vereinbarten Qualitätsstandards entsprechen.
• Eine Dienstleistung entspricht nicht den erwarteten Anforderungen und es müssen Korrekturen vorgenommen werden.
• Ein Lieferant verwendet minderwertige Materialien, die die Qualität der hergestellten Produkte verschlechtern.

2. Preis- und Kostenrisiken:

• Der Preis für eine bestimmte Rohstoffkomponente steigt aufgrund von Angebot und Nachfrage plötzlich an, was zu erhöhten Beschaffungskosten führt.
• Ein Lieferant erhöht die Preise für seine Dienstleistungen aufgrund gestiegener Betriebskosten.
• Der Ölpreis steigt, was zu höheren Transportkosten für den Import von Waren führt.
• Durch eine schwache Landeswährung werden Importkosten höher.
• Die Schwankungen des Wechselkurses führen zu unvorhergesehenen Kosten bei der Bezahlung von Rechnungen in ausländischer Währung.
• Der Wechselkurs ändert sich während der Vertragslaufzeit. Daraus ergeben sich finanzielle Verluste oder Gewinne.

3. Sicherheits- und Compliance-Risiken:

• Mitarbeiter*innen eines Lieferanten geben vertrauliche Informationen an Wettbewerber weiter.
• Ein Hackerangriff auf die IT-Systeme eines Lieferanten führt zur Offenlegung sensibler Unternehmensdaten.
• Bei einem Lieferanten werden unethische Geschäftspraktiken wie Bestechung und Korruption aufgedeckt. 

Welche Risikoursachen im Einkauf gibt es?

1. Lieferantenbezogene Risiken: Darunter fallen Wissensdefizite, wenn z. B. Informationen über potenzielle Lieferanten fehlen, sowie die Abhängigkeit von wenigen Lieferanten, was zu Lieferengpässen oder Preisschwankungen führen kann.
2. Qualitäts- und Leistungsrisiken: Hierzu zählen Fehlerquoten und Qualitätsschwankungen der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen, die zu Reklamationen, Zusatzkosten und Kundenunzufriedenheit führen können.
3. Planungs- und Beschaffungsrisiken: Planungsfehler können zu ineffizienten Abläufen und mangelnder Materialversorgung führen. Stillstandszeiten können entstehen, wenn sich Lieferungen verzögern oder Lieferanten ausfallen.
4. Personalbezogene Risiken: Diese umfassen mangelnde Motivation und Qualifikation des Personals im Einkauf, die zu Fehlentscheidungen oder schlechter Leistung führen können.

Welche Strategien zur Risikobegrenzung im Einkauf gib es?

Im Einkauf gibt es verschiedene Strategien, um Risiken zu begrenzen:

1. Risikovermeidung: Hier versucht man, Risiken von Anfang an zu vermeiden, z. B. Abläufe zu ändern oder auf potenziell riskante Geschäfte zu verzichten.
2. Risikominderung: Man versucht, die Auswirkungen oder die Wahrscheinlichkeit von Risiken zu reduzieren. Das kann bspw. durch Lieferantenvielfalt, Qualitätskontrollen oder Prozessoptimierungen erfolgen.
3. Risikoakzeptanz: Man nimmt gewisse Risiken in Kauf und ist bereit, die Konsequenzen zu tragen, wenn man mit den Risiken fertig wird und die Kosten für eine Risikominderung zu hoch wären.
4. Risikotransfer: Risiken werden auf andere Partner übertragen, z. B. durch Versicherungen oder Verträge. Damit werden die finanziellen Folgen von Risiken auf diese verlagert.

Die Wahl der richtigen Strategie hängt von den jeweiligen Risiken und Möglichkeiten des Unternehmens ab. Eine sorgfältige Abwägung und Analyse ist wichtig, um ein effektives Risikomanagement im Einkauf zu etablieren.

Praxisbeispiel von Risikomanagement im Einkauf

Als Einkäufer*in in einem expandierenden Online-Modegeschäft bist du für die Beschaffung von Waren bei verschiedenen internationalen Lieferanten verantwortlich. Dabei bist du mit Risiken wie Lieferverzögerungen, Qualitätsproblemen oder unvorhergesehenen Währungsschwankungen konfrontiert. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, ist ein gutes Risikomanagement gefragt.

Gemeinsam mit deinen Kolleg*innen definierst du bspw. das Ziel, qualitativ hochwertige Produkte rechtzeitig zu liefern und den Kund*innen eine herausragende Customer Experience zu bieten. Ihr sammelt Ideen und diskutiert mögliche Risiken wie Lieferantenausfälle, Transportverzögerungen oder Qualitätsmängel.

Im nächsten Schritt analysiert ihr die Ursachen und Auswirkungen dieser Risiken und bewertet ihre Wahrscheinlichkeit sowie den möglichen Schaden für euer Unternehmen. Ihr priorisiert die Risiken und entwickelt für mittlere und hohe Risiken Strategien zur Risikobegrenzung. Das kann z. B. bedeuten, alternative Lieferanten in Betracht zu ziehen oder flexible Liefervereinbarungen zu treffen, um unvorhergesehene Situationen besser zu bewältigen.

Was muss beachtet werden, um das Risikomanagement im Unternehmen zu verankern?

1. Integration in die Organisation: Das Risikomanagement muss Teil der Unternehmensstruktur sein und klare Prozesse für die Erkennung, Bewertung und den Umgang mit Risiken definieren.
2. Risikobewusstsein: Alle Mitarbeiter*innen sollten über Risiken informiert und entsprechend geschult werden, um eine Risikokultur im Unternehmen zu schaffen.
3. Laufende Risikoüberwachung: Risiken müssen laufend überwacht werden, um Veränderungen zu erkennen und angemessen darauf reagieren zu können. Ein Risikoreporting kann dabei helfen, die Risikosituation klar abzubilden.
4. Rollen und Verantwortlichkeiten: Für das Risikomanagement sollten klare Verantwortlichkeiten festgelegt werden.
5. Kommunikation: Eine effektive Kommunikation von Risikoinformationen an die Verantwortlichen ist wichtig, um rechtzeitig handeln zu können.
   

Welche Tools können für das Risikomanagement im Einkauf nützlich sein?

Pleo

Pliant

finway

Moss

Spendesk

SAP Ariba

Soldo

Weitere Tools für das Risikomanagement im Einkauf findest du auf OMR Reviews unter der Kategorie Spend Management.

Fazit

Das Risikomanagement im Einkauf hilft, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und effektive Gegenmaßnahmen zu entwickeln. Mit einer Strategie zur Risikobegrenzung können Unternehmen finanzielle Verluste verhindern, den reibungslosen Ablauf ihrer Beschaffungsprozesse gewährleisten und ihre Wettbewerbsposition festigen.