Elektronische Unterschrift erstellen – wir erklären dir wie's geht
So einfach geht das Erstellen von E-Unterschriften!
- Was ist eine elektronische Signatur?
- Arten von elektronischen Unterschriften
- Was ist eine digitale Unterschrift?
- So erstellt Ihr eine elektronische Signatur
- Softwares zum Erstellen von E-Signaturen
- Fazit
Du möchtest eine elektronische Unterschrift (E-Signatur) erstellen, um Dokumente wie PDFs digital zu unterschreiben und weißt nicht genau, wie das geht? Dann bist du hier genau richtig. Wir erklären dir, welche Arten von elektronischen Signaturen es gibt, was der Unterschied zwischen elektronischen und digitalen Signaturen ist und wie du elektronische Signaturen erstellst. Außerdem haben wir eine Übersicht aus E-Signature-Tools, wie ContractHero
oder fynk zusammengestellt, die Ihr für das Erstellen elektronischer Signaturen benötigt.- Elektronische Signaturen sind rechtlich bindend und in der eiDAS-Verordnung der EU geregelt.
- Es gibt drei Arten: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen.
- Digitale Signaturen sind zertifikatsbasierte E-Signaturen mit hoher Sicherheitsstufe.
- Die Erstellung einer E-Signatur erfolgt in wenigen Schritten über spezielle Software.
- Tools wie ContractHero, fynk oder DocuSign erleichtern das digitale Signieren.
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur, auch elektronische Unterschrift genannt, ist eine rechtlich bindende Methode, mit der du – ähnlich wie bei einer Unterschrift auf Papier – die Einverständnis zu einem digitalen Dokument wie einem PDF einholen oder geben kannst. Elektronische Signaturen können dadurch die Effizienz deiner Prozesse und Transaktionen erhöhen und zur Kostenreduktion beitragen. Die rechtlichen Rahmenbedingungen zu elektronischen Signaturen sind in der eiDAS-Verordnung der Europäischen Union festgelegt. Dort sind auch die Anforderungen an die verschiedenen Typen von elektronischen Signaturen definiert.
Empfehlenswerte Qualifizierte Elektronische Signatur Anbieter (QES)
Auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews findest du weitere empfehlenswerte E-Signatur Anbieter. Wir stellen über 70 Lösungen vor, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen und Organisationen zugeschnitten sind. Diese E-Signatur-Software bietet umfassende Unterstützung in allen Aspekten der elektronischen Unterschrift. Nutze diese Gelegenheit, die verschiedenen Softwarelösungen zu vergleichen und dabei auf authentische und verifizierte Nutzerbewertungen zurückzugreifen:
Arten von elektronischen Unterschriften
Es gibt drei verschiedene Arten der elektronischen Unterschrift: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. Was diese drei Typen unterscheidet, erklären wir dir jetzt.
Einfache elektronische Unterschriften
✓ Häufig verwendet, da sie schnell und einfach genutzt werden können
✓ keine bestimmten Anforderungen
✓ relativ geringe rechtliche Sicherheit, da nicht nachvollzogen werden kann, ob etwas im Nachhinein am unterschriebenen Dokument verändert wurde
Beispiele für einfache elektronische Unterschriften sind das Signieren eines Dokumentes mithilfe mehrerer Klicks ohne Identitätsprüfung, das Hinzufügen einer eingescannten Unterschrift zu einer E-Mail oder das Unterschreiben auf dem Display eines Handscanners bei einer Postzustellung.
Fortgeschrittene elektronische Unterschriften
✓ rechtlich sicherer als einfache digitale Signaturen
✓ für Dokumente mit höheren rechtlichen Risiken
✓ strengere Auflagen für die Identitätsprüfung, die in der eiDAS-Verordnung festgelegt sind
✓ höhere Beweiskraft
Anforderungen laut eiDAS-Verordnung an fortgeschrittene elektronische Signaturen
- Eindeutige Zuordnung und Verbindung der Signatur mit dem:r Unterzeichner:in
- Identifizierung des:r Signatursteller:in muss möglich sein.
- Elektronische Daten (bspw. Dokumente) müssen mit der Signatur verbunden sein, sodass nachträglich Änderungen erkennbar sind.
- Signatur muss mit Mitteln erstellt sein, auf die nur der:ie Signatursteller:in Zugriff hat (bspw. Smartphone, Tablet oder Computer)
Beispiele für fortgeschrittene elektronische Signaturen sind das Hochladen, Prüfen und Hinzufügen eines Ausweisdokuments als Nachweisdatei. Auch das Hinzufügen eines Kontrollkästchens, dass Leser:innen des Dokumentes dieses verstanden haben, zählt als fortgeschrittene elektronische Signatur. Die verschiedenen Arten der Identitätsprüfung können auch kombiniert werden, um eine erhöhte rechtliche Sicherheit zu erreichen. Hierbei unterstützt dich eine Software wie Inhubber
.Qualifizierte elektronische Signaturen (QES)
✓ sicherste Form der elektronischen Signaturen/Identifizierung
✓ hohe Anforderungen und muss zusätzlich von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt werden
✓ lediglich für elektronische Daten für die die höchste rechtliche Beweiskraft inklusive Identifizierung benötigt wird
✓ Dokumente können nach dem Signieren nicht manipuliert werden
✓ ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt
Anforderungen laut eiDAS-Verordnung an qualifizierte elektronische Signaturen
- gleiche Anforderungen wie bei fortgeschrittenen elektronischen Signaturen
- Identität des:r Unterzeichner:in muss validiert werden
- muss von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt werden (in Deutschland: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI))
- Signaturschlüssel muss in einer qualifizierte Signaturerstellungseinheit (QSCD) liegen
Was ist eine digitale Unterschrift?
Eine digitale Signatur ist eine zertifikatsbasierte Art der elektronischen Unterschrift, welche hohe gesetzliche Anforderungen erfüllt und mit der sich die Integrität eines Dokumentes nachweisen lässt und der:ie Unterzeichner:in eindeutig identifiziert werden kann. Qualifizierte elektronische Signaturen gehören laut eiDAS-Verordnung zu den digitalen Signaturen.
So erstellt Ihr eine elektronische Signatur
Wenn du häufig elektronische Dokumente signieren musst oder bisher händisch getätigte Signaturen ab sofort digital durchführen möchtest, solltest du darüber nachdenken, eine E-Signature Software, wie ContractHero
einzusetzen. Mithilfe elektronischer und digitaler Signaturen kannst du zudem Prozesse beschleunigen, nachhaltiger gestalten und Kosten (Porto, Druckkosten, Papier) sparen.Diese Softwares zur Erstellung elektronischer Signaturen, wie z.B. fynk
ermöglichen es dir, einfach Dokumente zu erstellen und sie mit der gewünschten elektronischen oder digitalen Signatur zu versehen. Die E-Signatur-Softwares unterstützen die gesetzlichen Vorgaben, bieten dir Zugriff auf eine Vielzahl an Zertifizierungsstellen und übernehmen sogar den Versand von unterschriebenen Dokumenten für dich.Je nach Anbieter der Software für elektronische Unterschriften gibt es geringfügige Unterschiede bei der Erstellung elektronischer Signaturen. Die Nutzung läuft in der Regel aber ähnlich ab. Wenn du eine E-Signature-Software nutzen möchtest, um ein Dokument wie ein PDF mithilfe einer elektronischen Unterschrift von anderen unterschreiben zu lassen, kannst du wie folgt vorgehen:
Elektronische Signatur erstellen in 5 Schritten:
- Melde dich bei der cloudbasierten Software zur Erstellung elektronischer Signaturen an.
- Wähle das Dokument oder gleich mehrere Dokumente aus, die unterschrieben werden sollen.
- Füge eine oder mehrere Personen hinzu, die das Dokument unterzeichnen sollen.
- Definiere, welche Felder für die Signatur verwendet werden sollen (Signaturfeld, Datum etc.).
- Sende das elektronische Dokument an die Unterzeichner.
In den E-Signature Softwares findest du viele Möglichkeiten, um schnell Dokumente für rechtssichere elektronische Unterschriften vorzubereiten (Quelle: DocuSign)
Wenn der:ie Unterzeichner:in das Dokument erhält und es unterzeichnen soll, läuft das folgendermaßen ab.
Dokument elektronisch unterschreiben in 4 Schritten:
1. Das Dokument erhält der:ie Unterzeichner:in via E-Mail.
2. Wenn es sich um eine:n neue:n Nutzer:in der E-Signature Software handelt, muss diese:r zuerst eine der vorgegebenen Signaturen auswählen. Falls die Software für elektronische Signaturen bereits durch den:ie Nutzer:in genutzt wurde, kann die bereits verwendete Signatur wieder verwendet werden. Einige Tools bieten Nutzer:innen sogar die Möglichkeit eine eigene Signatur auf dem Smartphone oder Tablet zu zeichnen.
3. Der:ie Nutzer:in muss dann alle Felder ausfüllen, das Dokument signieren und die Fertigstellung mit einem Button bestätigen.
4. Anschließend werden alle Beteiligten darüber informiert, dass das Dokument signiert wurde und können auf die Unterlagen zugreifen und diese herunterladen.
So einfach könnt Ihr in vielen E-Signature-Software ein Dokument auf dem Smartphone unterschreiben (Quelle: DocuSign)
Softwares zum Erstellen von E-Signaturen
Es gibt jede Menge Software zum Erstellen elektronischer und digitaler Signaturen:
sproof sign
Adobe Sign
Flixcheck
DocuSign
Skribble
ContractHeroAuf unserer Software-Vergleichplattform OMR Reviews findest du weitere Informationen sowie Bewertungen und Erfahrungen zu E-Signature-Software mithilfe derer du die Tools vergleichen und die beste Software für Eure Anforderungen finden kannst.
Fazit
Das Erstellen von elektronischen und digitalen Unterschriften bietet viele Vorteile. Dazu zählen die Beschleunigung von Prozessen, Kosteneinsparungen und mehr Nachhaltigkeit. Um sicherzugehen, dass alle rechtlichen Bestimmungen eingehalten werden, ist es wichtig, sich über die verschiedenen Arten der elektronischen Signatur und den Unterschied zwischen elektronischen und digitalen Signaturen zu informieren. Um das Erstellen elektronischer und digitaler Signaturen zu professionalisieren und rechtliche Bestimmungen einzuhalten, lohnt es sich außerdem, auf ein E-Signature-Tool zurückzugreifen.
Andreas Schmunk ist Growth Manager SEO & PPC bei OMR Reviews und prägte als erster, festangestellter SEO bei OMR die Entwicklung in diesem Bereich. Er beschäftigt sich intensiv mit allen Bereichen der Suchmaschinenoptimierung. Als echter Marketing- und Software-Nerd fühlt er sich aber in allen Bereichen des Online Marketings und der Technologie zu Hause. Sein Wissen teilt er gerne auf LinkedIn oder auf Konferenzen und schätzt den Austausch mit Marketeers und Nerds aller Fachgebiete.
