HR Portal als App: Wie eine mobile Software deine Personalprozesse erleichtert

1. Was ist ein HR Portal (als App)?
2. HR Portal Funktionen: Zeiterfassung, Schichtpläne und Urlaubsplanung
3. Funktionen der HR Portale: Digitale Personalakte sowie Ausgabenmanagement
4. To-do-Listen und Onboarding als weitere Funktionen
5. Hier geht’s zum richtigen HR Portal
6. Fazit: Erleichtere den Arbeitsalltag mit einem HR Portal

In deutschen Unternehmen ist es inzwischen Pflicht, die Arbeitszeit zu erfassen. Doch wenn es um die Umsetzung der Dokumentation geht, haben Firmen unterschiedliche Herangehensweisen. Denn während in ganz traditionellen Betrieben Dienstpläne noch in Papierform ausgehängt und Schichten – wenn überhaupt – nur umständlich und in dreifacher Absprache getauscht werden können, setzen viele moderne Unternehmen auf Software. 

Jetzt kannst du als Personalverantwortliche*r oder Teil der Geschäftsleitung nicht erwarten, dass alle Mitarbeitenden stets eine HR-Software vor ihrer Nase haben. In vielen Berufen zählen Computer oder Laptops nicht zu den alltäglichen Arbeitsmitteln und die Teammitglieder sind während ihrer Arbeit auch gar nicht an einem Schreibtisch anzutreffen. 

Es muss also eine Lösung her, mit der deine Mitarbeitenden orts- und zeitunabhängig auf Schicht- und Urlaubspläne zugreifen und sich im Idealfall sogar virtuell ein- und ausstempeln können. Und hierfür lohnt sich die Anschaffung eines HR Portals. Dieser Blogbeitrag erklärt dir die Funktionen und Vorteile einer solchen mobilen Anwendung.

Was ist ein HR Portal (als App)?

Im Personalwesen gibt es etliche Prozesse, die je nach Unternehmensgröße, Branche und individuellen Anforderungen auf dein HR-Team zukommen. Hier empfiehlt es sich in jedem Fall, auf ein Human-Resource-Management-System (HRMS) als umfassende Software-Lösung zuzugreifen. Standardmäßig ist dies die zentrale Anlaufstelle für alle To-dos von Bewerbungsmanagement, Onboarding, Offboarding etc. für dein People Team. 

Allerdings kommen diese Tools in der Regel als Desktop- und/oder Browser-Anwendungen daher. Eine mobile Lösung hat hingegen einige praktische Vorteile parat: 

• Die Mitarbeitenden haben jederzeit Zugriff auf Dienstpläne, Dokumente, Belege, ihre digitale Akte sowie To-do-Listen und das unabhängig davon, ob sie gerade vor einem PC sitzen. Außerdem können sie digital unterschreiben und ihre Arbeitszeit erfassen.
• Die Personaler*innen können auf der anderen Seite direkter und schneller mit den Teams kommunizieren: Egal, ob Schichten getauscht, Jahresgespräche geplant oder an offene Aufgaben erinnert werden sollen, die Mitarbeitenden erhalten transparent alle relevanten Infos. 

Zudem lassen sich durch Geolokalisierung Arbeitsort bestimmen sowie Dienstreisen besser nachvollziehen. Beide Seiten profitieren von einer mobilen HR Portal App: Die Arbeitnehmer*innen sind aufgrund der Funktionen zufriedener; die Arbeit der Personalabteilung findet auf der anderen Seite weitestgehend digitalisiert und effizient statt. 

Alles, was dein Team braucht, ist ein Smartphone und ein umfassendes HR Portal. Die Bezeichnung Portal kommt übrigens daher, dass den Usern sehr viel mehr Autonomie ermöglicht wird: Sie können viel einfacher Urlaub genehmigen lassen, Schichten tauschen oder erforderliche Dokumente hochladen. Im Einzelnen können die Funktionen und Anwendungsfälle von mobilen HR-Lösungen wie folgt aussehen:

HR Portal Funktionen: Zeiterfassung, Schichtpläne und Urlaubsplanung

Wie schon erwähnt, ein HRMS auf dem Handy ist sehr viel praktikabler als andere Arten der Arbeitszeitdokumentation wie Excel-Tabellen, physische Anwesenheitslisten oder – sehr klischeebehaftet – Stechuhren. Einfach einstempeln, wenn man mit der Arbeit beginnt und ausstempeln, wenn man Feierabend macht. 

Doch auch Abwesenheiten können bei einem guten HR Portal von den Mitarbeitenden eingesehen und von den Personalverantwortlichen bewilligt werden. So entfällt die mühselige Kleinarbeit von manuellen Urlaubsanträgen, das Hinterherlaufen bei Krankheitsfällen und weiteren Personalprozessen. 

In Berufsfeldern, die in Schichten arbeiten, erlaubt der Einsatz einer App die unmittelbare Aktualisierung der Schichtpläne. Von der Arbeitgeberseite lassen sich die Arbeitseinsätze langfristig und spontan planen, auf der Arbeitnehmerseite lassen sich die Dienstpläne von überall einsehen und im Zweifelsfall hinterfragen. Schichten, Freigaben und Abwesenheiten wie Krankmeldungen lassen sich im Mitarbeiterportal gut abbilden.

Zeiterfassung durch das HR Portal (Quelle aller Bilder: Factorial)

Funktionen der HR Portale: Digitale Personalakte sowie Ausgabenmanagement

Gut organisierte Personalabteilungen arbeiten längst mit digitalen Personalakten. Diese geben Aufschluss über Kontakt-, Notfall- und Stammdaten der Belegschaft. Doch auch sensible Informationen zur Entgeltauszahlung können hier hinterlegt werden. Sollen sämtliche Infos jederzeit für alle Beteiligten einsehbar sein, unterstützt dich eine mobile App beim Zugriff darauf. Das erweist sich u. a. bei einer Änderung der Daten als ebenso sinnvoll. 

Arbeitsvertrag, Lohnbescheide, Gehaltsabrechnungen und weitere Dokumente finden sich ebenfalls auf der App und können bei Bedarf nach Freigabe von beiden Seiten eingesehen werden. Das spart neben Papier vor allem Zeit und Kapazitäten für die Suche. Zudem leistet die mobile Lösung einen erheblichen Teil in der Digitalisierung der Personalprozesse. 

Wenn du Belege für Betriebsausgaben (Tankbelege, Reisekostenabrechnung etc.) für die Buchhaltung und das Finanzamt sammeln musst, weißt du bereits um den Aufwand für die physische Ablage und Aufbewahrung. Ein vollumfängliches HR Portal dient daher auch als virtueller Ort für dein Spesen- und Ausgabenmanagement. 

Dokumente und Aufgaben im individuellen mobilen HR Portal

To-do-Listen und Onboarding als weitere Funktionen

Viele Unternehmen arbeiten mit To-dos. Aber auch hier ist die Papierliste inzwischen überholt. Mithilfe einer digitalen To-do-Liste wissen alle deine Mitarbeitenden stets um ihre aktuellen, überfälligen oder schon erfüllten Aufgaben. Vorgesetzte und Team-Leads können dann, falls nötig, Erinnerungen versenden oder spontan neue Tasks erstellen. 

Zu diesem To-do-Management zählt auch das HR-seitige Onboarding. Generell lässt sich das Einlernen für die neuen Kolleg*innen zugänglicher machen und für die Geschäftsleitung dokumentieren. So sind alle Parteien arbeitsrechtlich auf der sicheren Seite. 

Mitarbeiterportale ermöglichen zudem andere Funktionen der Unternehmenskommunikation: Von Event-Planung über internen Newsletter bis kurzfristige Mitteilung – Nachrichten und Ankündigungen kommen schlicht schneller bei deinem Team an, wenn du sie direkt in einer mobilen Anwendung verschickst. Es sind sogar noch weitere Features wie Bewerbungsunterlagen und Informationen zur Personalentwicklung denkbar.

Schichtpläne und kurzfristige Änderungen in einer HR App

Hier geht’s zum richtigen HR Portal

Die Frage ist nun natürlich, ob es eine geeignete HR-Software für diese ganzen Herausforderungen gibt. Ja, die gibt es: Factorial etwa bietet nicht nur alle oben genannten wünschenswerten Features an, sondern macht sie in Form einer App als HR Portal für alle verfügbar. 

Mehr als 10.000 kleine und mittelständische Unternehmen (z. B. in Gastronomie, Baubranche, Gesundheitswesen) in 65 Ländern nutzen das HRM-System von Factorial bereits für ihre Personalverwaltung. Das ursprünglich spanische Unternehmen agiert mittlerweile international und besitzt Unicorn-Status.

Die eigene App nutzen über 14.000 Personen mit iOS- und Android-Geräten. Die Vision des Tools: Unternehmen dabei helfen, ihr HRMS zu digitalisieren und somit Firmenwachstum zu ermöglichen. Neben der Anpassung von Anfragen bietet die Software Zugriff auf Daten in Echtzeit, Flexibilität sowie Möglichkeiten der Erinnerungsfunktionen.

Wieso sich die Funktionen ideal für expandierende Unternehmen eignen, erfährst du im folgenden Video: 

Factorial ist der Allrounder unter den Personal-Tools. Daher ist es auch häufig in den OMR Tool Talks vertreten. Es vereint alle relevanten Funktionen und Anwendungsfälle: 

• Bürokratische Administration
• Verwaltung der Lohnbuchhaltung
• IT- und Beschaffungsmanagement
• Ausgaben- und Spesenablage
• Recruiting-System
• An- und Abwesenheitssoftware
• Mobile Arbeitszeiterfassung
• Leistungsmanagement

Die HR-Portal-App ist hierfür das Add-on, welches diese Funktionspalette besser abrufbar macht.

Factorial auf OMR Reviews

Fazit: Erleichtere den Arbeitsalltag mit einem HR Portal

Die Aufgaben in Personalabteilungen werden immer umfangreicher. Wenn du trotzdem dafür sorgen willst, dass sie effizient arbeiten können und deinem Unternehmen länger treu bleiben, solltest du ein HRMS anschaffen, um nicht für jeden Bereich ein anderes Tool bereitstellen zu müssen. Und im Bestfall ist diese Personalsoftware als mobiles HR Portal verfügbar. 

Alle diese Lösungen bietet Factorial. Als umfassendes Tool für zahlreiche HR-Anwendungsfälle zeichnet sich das Unternehmen mit einer eigenen App aus. Diese erlaubt es deinem Team, von überall und jederzeit auf wichtige Pläne, Formulare und Informationen zugreifen zu können, während deine People-Manager*innen relevante Nachrichten schneller zugänglich machen. Dein Business ist so in der Lage, zu wachsen, ohne mehr Personalressourcen aufbringen zu müssen. Und zu guter Letzt lassen sich Arbeitszeiten besser erfassen – wie es die neue Gesetzeslage verlangt.

FAQs

• Für was steht HR Portal?

„HR“ steht für „Human Resources“ – der englische Begriff für Personalwesen. Portal bedeutet, dass die Mitarbeiter etwas autonom und mit eigenem Zugriff machen können. 

• Was macht ein HR Portal?

Mit einem HR Portal lassen sich viele Arbeitsschritte des Personalwesens abbilden. Da die Arbeitnehmenden selbst Prozesse wie Abwesenheitsverwaltung, Spesenmanagement und Onboarding To-dos übernehmen, werden Personalleiter und Personalabteilung entlastet.

• Welches HR Portal eignet sich am besten?

Idealerweise implementierst du in deinem Team ein Portal, welches als App verfügbar ist. Damit können alle bequem und reibungslos HR-Aufgaben wie Krankmeldungen, Abwesenheitsanträge und Pflege der Stammdaten mit dem Smartphone und sogar von unterwegs erledigen.