HR Portal als App: Wie eine mobile Software deine Personalprozesse erleichtert

HR-Management, auch bekannt als Human Resource Management, bezeichnet den strategischen und kohärenten Ansatz zur Verwaltung des wertvollsten Assets eines Unternehmens: der Mitarbeitenden. In diesem Rahmen fungiert HR-Management als Schnittstelle zwischen der Organisation und ihren Mitarbeiter*innen und umfasst eine Vielzahl an Aufgaben und Verantwortungsbereichen, die darauf abzielen, die Arbeitsbeziehungen zu optimieren und eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen. Im Zuge der Digitalisierung haben sich diverse Software-Lösungen etabliert, die Unternehmen dabei unterstützen, HR-Aufgaben effizienter und strukturierter zu bewältigen. Diese reichen von ganzheitlichen HR-Management-Systemen bis hin zu spezialisierten Tools, die sich auf Teilbereiche des HR-Managements konzentrieren. Hierbei lassen sich verschiedene Software-Typen und Unterkategorien unterscheiden: * HR-Management-Systeme (HRMS): Komplexe, modulare Systeme, die eine Vielzahl von HR-Aufgaben abdecken können, darunter die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnungen und Rekrutierung. * Talent Management Software: Lösungen, die darauf abzielen, das Beste aus den Mitarbeitern herauszuholen, indem sie bei der Entwicklung von Fähigkeiten helfen und Karrierepfade aufzeigen. * Rekrutierungssoftware: Tools, die den gesamten Rekrutierungsprozess, von der Ausschreibung bis zur Einstellung, digitalisieren und somit effizienter gestalten. * Software für die Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung: Diese ermöglichen eine unkomplizierte Dokumentation und Verwaltung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Urlaubstagen. * Lern- und Entwicklungsplattformen: Systeme, die die Weiterbildung von Mitarbeiter*innen fördern, indem sie zum Beispiel E-Learning-Angebote zur Verfügung stellen.

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS-Software) unterstützen Unternehmen dabei, ihre Dokumente zu organisieren und abrufbar zu machen. Dafür bieten Dokumentenmanagement-Softwares Funktionen zum digitalen Erfassen, Verwalten und Archivieren von Dokumenten und helfen beim Automatisieren der Dokumentenverwaltungsprozesse. Durch das zentrale und strukturierte Ablegen der Dokumente finden Mitarbeiter:innen zudem die Dokumente, die sie benötigen, können diese zurückverfolgen, untereinander teilen und miteinander an diesen arbeiten. Mithilfe von Dokumentenmanagement-Software können Firmen Kosten und Aufwand einsparen, die Sicherheit von Dokumenten erhöhen, die Einhaltung von Vorschriften, wie der DSGVO, einfacher gewährleisten und Dokumentenverlust vermeiden. Darüber hinaus bieten Dokumentenmanagement-Systeme einfache Integrationsmöglichkeiten zu weiteren Softwares, was die Weitergabe von Dokumenten vereinfacht und zusätzliche Prozessautomatisierungen ermöglicht. Solche Automatisierungen sowie unkomplizierter und schneller Dokumentenzugriff kann zu verbesserter Produktivität des ganzen Unternehmens führen. Meist werden DMS-Softwares in mittelständischen Unternehmen und Konzernen im Personalwesen, Finanzwesen, Marketing, Human Resources und im Vertrieb eingesetzt und bieten Schnittstellen zu Digital Asset Management Software, HR-Software, CRM-Tools, ERP-Systemen, Buchhaltungssoftwares und Wissensmanagement-Software.

Ein Human Resource Management System, kurz HRMS, ist eine integrierte Softwareplattform, die darauf ausgelegt ist, die vielfältigen und komplexen Aufgaben im Personalmanagement zu automatisieren, zu optimieren und zu zentralisieren. Durch die Kombination von traditionellen HR-Aufgaben mit moderner Informationstechnologie ermöglicht ein HRMS die Steigerung sowohl der Effizienz als auch der Effektivität von Personalabteilungen. Diese Systeme sind in verschiedenen Geschäftsbereichen weit verbreitet. Großunternehmen nutzen sie, um die komplexen Anforderungen der Personalverwaltung für eine große Belegschaft zu bewältigen. Mittelständische Unternehmen setzen HRMS ebenfalls ein, um Effizienz zu steigern und wettbewerbsfähig zu bleiben. Aber auch Non-Profit-Organisationen und der öffentliche Dienst haben die Vorteile erkannt und nutzen HRMS-Systeme zur Verwaltung ihrer Mitarbeiter*innen und Freiwilligen. Die Hauptzielgruppen für HRMS sind HR-Manager*innen und -Mitarbeiter*innen, die das System für die tägliche Verwaltung von Personalangelegenheiten nutzen. Darüber hinaus greifen Führungskräfte auf die Analyse- und Berichtsfunktionen des Systems zurück, um strategische Entscheidungen zu treffen. Ein HRMS löst dadurch eine Vielzahl von Herausforderungen in Unternehmen. Es spart Zeit durch die Automatisierung von Prozessen und erhöht die Datenkonsistenz durch die Zentralisierung von Informationen. Außerdem unterstützt es die Compliance mit gesetzlichen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien.  Um als Human Resource Management System zu gelten, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen:  * Personalverwaltung  * Zeit- und Anwesenheitsmanagement  * Rekrutierung und Talentmanagement * Berichtsfunktionen und Analysen