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Marktsegment

Dokumentenmanagement Software & Tools im Vergleich

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) unterstützen Unternehmen dabei, ihre Dokumente zu organisieren und abrufbar zu machen. Dafür bieten Dokumentenmanagement-Softwares Funktionen zum digitalen Erfassen, Verwalten und Archivieren von Dokumenten und helfen beim Automatisieren der Dokumentenverwaltungsprozesse. Durch das zentrale und strukturierte Ablegen der Dokumente finden Mitarbeiter:innen zudem die Dokumente, die sie benötigen, können diese zurückverfolgen, untereinander teilen und miteinander an diesen arbeiten.

Mithilfe von Dokumentenmanagement-Software können Firmen Kosten und Aufwand einsparen, die Sicherheit von Dokumenten erhöhen, die Einhaltung von Vorschriften, wie der DSGVO, einfacher gewährleisten und Dokumentenverlust vermeiden. Darüber hinaus bieten Dokumentenmanagement-Systeme einfache Integrationsmöglichkeiten zu weiteren Softwares, was die Weitergabe von Dokumenten vereinfacht und zusätzliche Prozessautomatisierungen ermöglicht. Solche Automatisierungen sowie unkomplizierter und schneller Dokumentenzugriff kann zu verbesserter Produktivität des ganzen Unternehmens führen.

Meist werden DMS-Softwares in mittelständischen Unternehmen und Konzernen im Personalwesen, Finanzwesen, Marketing, Human Resources und im Vertrieb eingesetzt und bieten Schnittstellen zu Digital Asset Management Software, HR-Software, CRM-Tools, ERP-Systemen, Buchhaltungssoftwares und Wissensmanagement-Software.

Microsoft OneDrive for Business

Was ist Microsoft OneDrive for Business?

Mit der Microsoft OneDrive for Business können Nutzer:innen persönliche und freigegebene Dateien von einem bevorzugten Gerät speichern, öffnen und suchen. Dabei werden Offline-Änderungen automatisch synchronisiert, sobald man wieder mit dem Internet verbunden ist. Durch OneDrive arbeiten Nutzer:innen effizient mit internen und externen Personen zusammen und teilen Dateien auf sichere Weise, um über Word, Excel und PowerPoint in Echtzeit im Team zu arbeiten – per Webbrowser, Mobilgerät oder Desktop. Insgesamt stehen vier Preispläne zur Verfügung, die ab 4,20 € pro Monat und Benutzer:in starten.

Dropbox Business

Was ist Dropbox Business?

Dropbox Business ist die Business-Variante des Filehosting-Dienstes Dropbox. Unternehmen soll hier ein
smarter Arbeitsbereich geboten werden, in dem deren Teams, Tools und Inhalte zusammenkommen können. Cloud-Content bzw. -Assets von Google Docs, Tabellen oder Präsentationen, Microsoft
Office-Dokumente und Dropbox Paper-Dateien sind direkt in Dropbox erstellbar, zu bearbeiten und zu teilen. Weiterhin gibt es die Möglichkeit der Integration von typischen Kommunikations-Tools, wie Slack oder Zoom, sodass sich Teams in Dropbox Business zu Assets und entsprechenden Vorgängen
austauschen können. Dropbox Business steht ab 12 € monatlich zur Verfügung. Ein kostenloser Test ist möglich.

Bynder

Was ist Bynder?

Die Digital Asset Management Plattform von Bynder hilft Teams, in der Cloud zusammenzuarbeiten, Inhalte schneller auf den Markt zu bringen und die Wirkung ihrer Marketinginhalte zu maximieren. Wir stellen kundenspezifische Lösungen zur Verfügung, die den Bedürfnissen aller Unternehmen gerecht werden. Unsere Zusatzmodule bieten Merkmale und Funktionen, die Digital Asset Management als Kernlösung von Bynder optimal ergänzen.

CAYA Document Cloud

Was ist CAYA Document Cloud?

CAYA bietet eine Plug- and Play-Lösung für Selbstständige und kleine und mittlere Unternehmen. Mit CAYA können Nutzer:innen Dokumente digital empfangen, organisieren und weiterverarbeiten - inklusive Briefpost und Nachsendepost. Zudem kann CAYA eine Postfachadresse für alle Personen einrichten, von denen Nutzer:innen Post digital empfangen können. Die Nutzer:innen erhalten ihre Post in der CAYA Document Cloud und werden per E-Mail oder Push-Benachrichtigung informiert. In der Document Cloud können zudem Post und alle anderen wichtigen Dokumente digital und revisionssicher abgelegt und bearbeitet werden. Eingehende Dokumente können so einfach im Unternehmen verteilt, Rechnungen bezahlt oder Formulare ausgefüllt und unterschrieben werden.

ownCloud

Was ist ownCloud?

Bei ownCloud handelt es sich um eine Open-Source-Software zur Synchronisierung und gemeinsamen Nutzung von Dateien und Inhalten, die Teamarbeit überall und auf jedem Gerät möglich macht. Nutzer:innen können ihre Dokumente auf Mobilgeräten vom Büro oder von zu Hause aus finden, bearbeiten und teilen. Dabei
arbeiten sie mit ihrem Team in Echtzeit gerät- und plattformunabhängig zusammen. ownCloud eignet sich für Unternehmen mit mehr als 25 Benutzer:innen. Die Software kostet ab 12 € pro Benutzer:in und Monat. Eine 30-tätige Testversion ist vorhanden.

Adobe Document Cloud

Was ist Adobe Document Cloud?

Document Cloud vereint Adobes PDF-Technologie mit den Kollaborations-Funktionen von Adobe Acrobat und Adobe Sign, um Mitarbeiter:innen und Kund:innen zu 100 % digitale Erlebnisse zu bieten. Teams haben die Möglichkeit, Dokumente zu erstellen, gemeinsam zu bearbeiten sowie wichtige Unterschriften orts- und zeitunabhängig einzuholen. Die Adobe Document Cloud ist ab 17,84 € pro Monat verfügbar. Zudem bietet die Software eine 30-tätige Testversion.

heyData

Was ist heyData?

heyData ist ein Compliance-Software-as-a-Service Unternehmen, das KMUs dabei hilft, schnell und digital DSGVO-konform zu werden. Die smarte Softwarelösung stellt einen Cloud-Speicher für alle gesetzlich vorgeschriebenen und datenschutzrelevanten Dokumenten bereit. Dazu sind Schulungen für Mitarbeiter:innen als auch die Kommunikation mit zuständigen Behörden im Datenschutz-Kontext inbegriffen. Das Pricing richtet sich nach Faktoren wie der Unternehmensgröße und dem gebuchten Paket (Basic, Professional, Enterprise). Der Startpreis liegt bei 29 Euro im Monat.

enaio® by OPTIMAL SYSTEMS

Was ist enaio® by OPTIMAL SYSTEMS?

enaio® ist ein ganzheitliches Full Feature-DMS für ein organisationsweites Informationsmanagement. Mit elektronischen Akten, standortübergreifender Kollaboration, automatisierten Workflows und revisionssicherer Archivierung wird Dokumentenmanagement fit für das digitale Zeitalter gemacht. Nutzer:innen profitieren von einem papierlosen Büro und Effizienzsteigerungen in allen Arbeitsgängen. Das enaio®-DMS ist modular aufgebaut: Dank eines leistungsstarken Portfolios von über 100 Lösungen und breitem Support für Industriestandards und -normen integriert sich dieses DMS nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen.

amagno

Was ist amagno?

Amagno ist Hersteller und Anbieter der gleichnamigen, mehrfach prämierten Digital Workplace Lösung, basierend auf selbstentwickelten Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise
Content Management (ECM) Technologien. Amagno bietet Unterstützung bei der Nutzung und beim Finden digitaler
Dokumente. Zudem können Dateien, Scans und E-Mails gefunden, angesehen, verknüpft und zusammen abgelegt werden. Fast alle Dateiformate lassen sich in blattgroßer Vorschau ohne
die notwendige Originalanwendung anzeigen. Amagno steht in vier Preispaketen zur Verfügung und startet ab 17 € pro Monat und Benutzer:in. Eine kostenlose Version für eine:n Benutzer:in ist vorhanden.

Docuware

Was ist Docuware?

DocuWare bietet Cloud-basiertes Dokumenten-Management und Software zur Workflow-Automation. Damit lassen sich beliebige Geschäftsdokumente digitalisieren, revisionssicher archivieren und bearbeiten, um so die Kernprozesse von Unternehmen zu optimieren. DocuWare eignet sich für Teams, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten und maximale Produktivität erreichen möchten. Auf der website ist eine kostenlose-Demo-Version verfügbar.

Templafy

Was ist Templafy?

Templafy ist eine Content-Enablement-Plattform, mit der Unternehmen und Mitarbeitende effizient Unternehmensinhalte erstellen, bearbeiten und optimieren können. Zu diesen Unternehmensinhalten zählen unter anderem Vorlagen, Bilder, Textbausteine und E-Mail Signaturen, die cloud-basiert verwaltet und über Schnittstellen direkt in der gewohnten Arbeitsumgebung wie Microsoft Office, Google Workspace und Salesforce zur Verfügung gestellt werden. Mit Templafy sind Nutzer:innen in der Lage Inhalte zu verwalten, regelmäßig zu aktualisieren und allen Mitarbeiter:innen des Unternehmens bereitzustellen. Zusätzlich kann bereits veröffentlichter Content mit verschiedenen Tracking-Funktionen analysiert werden. Der Preis des Tools hängt davon ab, wie viele Nutzer:innen und Funktionen benötigt werden. Über die Website kann eine kostenlose Demoversion angefragt werden.

Filestage

Was ist Filestage?

Filestage ist eine Software für die Abstimmung von Medieninhalten. Die Cloud-Lösung vereinfacht die Kommunikation zwischen Freelancern, Agenturen und Marketingabteilungen. Mit Filestage können Videos, Designs und Dokumente direkt im Browser geteilt, kommentiert und freigegeben werden – Teams und Kund:innen können gemeinsam daran arbeiten. Filestage steht in vier Preispaketen zur Verfügung und startet ab 9 € pro Nutzer:in und Monat. Über die Website kann ein kostenloses Demo angefragt werden.

Zoho Docs

Was ist Zoho Docs?

Zoho Docs ist eine funktionsreiche Lösung für sicheres Speichern und Verwalten von Dateien. Nutzer:innen können Dateien unterschiedlicher Formate erstellen, hochladen und teilen, ohne eine zusätzliche Software zu installieren. Zudem können Videos, Produktscreenshots und ganze Datenbanken gespeichert werden, ohne dass sich Nutzer:innen Gedanken über die Dateigröße machen müssen. Zoho Docs kann ab 4 € pro Monat und Benutzer:in genutzt werden. Zudem steht eine 15-tätige Testversion zur Verfügung.

Doxis4

Was ist Doxis4?

Doxis4 ist eine Dokumentenmanagement-Software zur Verwaltung diverser Dokumente eines Unternehmens. So können durch unterschiedliche Funktionen Verträge, Bestellungen, Rechnungen oder ähnliche Dokumente verwaltet und digital gesteuert werden. Ziel ist es dabei Fehler zu vermeiden und durch den beschleunigten Prozess schnellere Entscheidungen zu erlangen. Zu diesen Funktionen gehören unter anderem die Schlagwortsuche, das vereinfachte Ablegen durch automatische Kontextzuordnungen oder das Versionieren aller Änderungen von Dokumenten. Weiterhin können digitale Kommentare angebracht werden, ohne das Original-Dokument zu verändern. Eine Demo kann auf der Website von Doxis4 angefordert werden.

d.velop documents

Was ist d.velop documents?

d.velop documents ist eine Software, die Unternehmen bei der Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten unterstützt. Ziel ist es, Abläufe und Vorgänge durch automatisierte Prozesse zu vereinfachen. Zu den Funktionen gehören das Scannen, Ablegen und Verwalten der Dokumente. Unter anderem können so Rechnungen, Angebote, Lieferscheine oder E-Mails in digitalen Prozessen und durch automatisierte Arbeitsabläufe bearbeitet werden. Die Software ist sowohl am Desktop und mobil – ob on- oder offline, nutzbar.
Rund 2,8 Millionen Anwender:innen nutzen bereits die Features des Tools.
Eine Demo sowie eine kostenlose Testversion können auf der Website von d.velop documents angefordert werden. Danach ist die Software in zwei unterschiedlichen Paketen, startend ab 20 € pro Monat und User erhältlich.

CloudConvert

Was ist CloudConvert?

CloudConvert ist ein Online-Dateikonverter und unterstützt fast alle Audio-, Video-, Dokument-, eBook-, Archiv-, Bild-, Tabellenkalkulations- und Präsentationsformate. Die API ermöglicht individuelle Integrationen mit eigenen App. Nutzer:innen zahlen nur für das, was Sie tatsächlich nutzen. Zudem bietet die Software Funktionen wie die vollständige Integration von Amazon S3. Die CloudConvert ist für bis zu 25 Konvertierungen pro Tag kostenlos nutzbar. Darüber hinaus bietet die Software flexible Zahlungsoptionen.

Drooms

Was ist Drooms?

Drooms ist Europas führender Anbieter von Secure-Cloud-Lösungen für einen sichere Zugang zu vertraulichen Dokumenten und deren Austausch mit Dritten in aller Welt. Der Software-Spezialist ermöglicht Unternehmen durch virtuelle Datenräume den kontrollierten Zugriff auf sensible Unternehmensdaten. Drooms ist spezialisiert auf maßgeschneiderte Lösungen für die gesamte Wertschöpfungskette und das LifeCycle-Management von Assets. Vertrauliche Geschäftsprozesse, wie gewerbliche Immobilienverkäufe, Mergers & Acquisitions,
NPL-Transaktionen oder Board Communication werden mit Drooms sicher, transparent und effizient abgewickelt. Zum Kundenstamm gehören weltweit führende Immobilienunternehmen, Berater, Kanzleien und Konzerne. Alle Server befinden sich in Deutschland und der Schweiz und sind DSGVO konform.

idgard

Was ist idgard?

Mit idgard können Nutzer:innen alle ihre Daten in einer sicheren Online-Umgebung mit sich führen. Dabei können sie von überall auf der Welt mit einer der mobilen Apps oder über ihren Webbrowser auf ihre Daten zugreifen. Im Gegensatz zu einer gewöhnlichen “Cloud-Storage”-Lösung bietet idgard eine umfassende Reihe von Funktionen für die Online-Kommunikation und die Zusammenarbeit mit Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen. Die patentierte versiegelte Cloud-Technologie verhindert, dass unbefugte Dritte auf Daten zugreifen können, einschließlich uniscon. idgard ist in drei Preiskategorie verfügbar und startet ab 15 € pro Monat und Benutzer:in.

ecoDMS

Was ist ecoDMS?

ecoDMS ist eine Dokumentenmanagement-Software zum Digitalisieren, Archivieren, Teilen, Verwalten und Finden aller Dokumente am PC, Smartphone und Tablet. Die Software enthält umfangreiche Funktionen wie z.B.: automatische Archivierung und Sicherung, Filter- und Suchfunktionen (inkl. Volltextsuche), Export, E-Mailversand, Versionsverwaltung, Notizenfunktion uvm.
Die Lebenslange-Lizenzpreis-Garantie bietet einen stetig gleichbleibenden Lizenzpreis.

Fabasoft Business Process Cloud

Was ist Fabasoft Business Process Cloud?

Fabasoft ist ein österreichisches Software-Unternehmen aus Linz, das Firmen eine intuitive Plattform für die Digitalisierung von organisationsübergreifenden Geschäftsprozessen bietet. Dafür umfasst die Fabasoft Business Process Cloud Features, wie die Möglichkeit der Zusammenarbeit über Teamräume, automatisiertes Workflow-Management, Unterstützung beim strukturierten Bearbeiten von Aufgaben sowie Digitale Signaturen und Integrationen u. a. von Microsoft Office, Microsoft Teams, SAP. Sicherheit spielt dabei auf verschiedenen Ebenen eine wichtige Rolle: Es gibt Funktionen für Zugriffsschutz, Compliance und Nachvollziehbarkeit sowie Datenschutz. Pro Lizenz ist die Fabasoft Business Process Cloud ab 15 € monatlich nutzbar.

Mehr über Dokumentenmanagement Software & Tools im Vergleich

Dokumentenmanagement-System Definition: Was ist Dokumenten-Verwaltung und warum wird eine DMS Software benötigt?

In jedem Betrieb gibt es eine große Masse an Dokumenten, die gemäß spezifischer Richtlinien korrekt zu handhaben sind, die einmalig oder regelmäßig die richtigen Stellen erreichen müssen und/oder an denen im Team gearbeitet wird. Die Organisation dieser und weiterer typischer To-dos im Zusammenhang mit Dokumenten lassen sich mithilfe eines sogenannten Dokumentenmanagement-Systems, kurz DMS, vereinfachen oder teilweise sogar automatisieren. Digitale Dateien wie auch Papierdokumente können mittels Dokumenten Manager Software in einem zentralen Archiv abgespeichert, bearbeitet und über dieses verteilt werden. Ein entsprechendes Programm ist häufig in der Lage, verschiedenste Dokumente zu verarbeiten – von Standardformularen für die Qualitätssicherung über wiederkehrende Verträge bis hin zu Einzelkorrespondenzen. Für die Organisation stehen spezifische Features bereit.

Dokumentenmanagement-Systeme wichtige Funktionen - folgende Komponenten sind typisch für DMS-Systeme

  • Erfassung, Speicherung und Management: Dokumente können im DMS-Programm häufig aus verschiedenen Quellen zusammenlaufen. Digitale Dokumente sind genauso zu erfassen wie Scans und Drucke. Die Speicherung erfolgt in einem zentralen Archiv, in dem Dateien zum Beispiel durch Kategorisierung oder Zuweisung von Tags weiter zu organisieren sind.
  • Zugriffsrechte und Sicherung: Oftmals ist es bei einer Document-Management-Lösung möglich, Regeln für Zugriffsrechte auf einzelne Dokumente oder für Archivbereiche festzulegen. Vertrauliche Dokumente werden so garantiert nur von Befugten gesichtet.
  • Zeitgenau Dokumente teilen oder zuweisen: Ausgehend von der DMS-Software können Dokumente über mehrere Systeme verlustfrei und sicher geteilt werden. Eine Document-Management-Software ist dazu verwendbar, beispielsweise Verträge fristgerecht an die richtigen Stellen zu senden – mitunter automatisiert.
  • Zusammenarbeit: Im Dokumentenmanagement (DMS) kann gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden. Dabei ist das typische Problem einer Bearbeitung von mehrere Versionen sicher auszuschließen, da sich jeweils ein relevantes Dokument festlegen lässt, an dem alle arbeiten müssen.
  • Business-Intelligence- bzw. Analytics-Tools: Zentral abgespeicherte Dokumente können ganzheitlich analysiert werden. Anhand entsprechender Daten lassen sich zielgenaue bzw. effiziente Entscheidungen treffen.
  • Integration: Viele Dokumentenmanagement-Anbieter ermöglichen es, ihre Produkte mit anderen business-relevanten Systemen, in denen Dokumente eine wichtige Rolle spielen, zu verbinden. So können ganzheitlich - auch um das konkrete Dokumentenmanagement herum - effiziente Strukturen geschaffen werden.

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagement-System?

Die wesentliche Aufgabe einer Dokumentenverwaltung-Software liegt in der digitalen und zentralen Archivierung von Dokumenten. Neben der Speicherung lassen sich die Dokumente in einem solchen System auf vielfältige Weise verwalten. DMS-Systeme unterstützen Unternehmen bzw. deren Abteilungen sowie schließlich die betreffenden Mitarbeiter:innen mit spezifischen Tools sowie gegebenenfalls individualisierbaren Workflows, um wichtige Prozesse rund um Dokumente schnell und zuverlässig zu gestalten. Eine gute Dokumenten-Software begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments und ermöglicht es, diesen mithilfe seines Funktionsumfangs effizienter zu machen: beginnend bei der Erfassung und Bearbeitung über die zielgenaue Verteilung, bis hin zur langfristigen Archivierung, Auswertung oder Löschung. Dokumentenmanagement erfolgt dabei typischerweise in vier Schritten:

  1. Erfassung von Dokumenten in digitaler Form oder von Papier
  2. Strukturierung und eventuelle Bearbeitung der digitalen Dokumente
  3. Verteilung mithilfe von individuellen Workflows und anschließendes Controlling
  4. Langfristig sichere bzw. unveränderbare und rechtskonforme Archivierung oder Löschung

Vorteile und Nachteile von Dokumentenmanagement-Systeme

Das schon vorab: Dokumentenmanagement-Software bringt kaum Nachteile mit sich, die Vorteile sind dafür aber umso deutlicher. Papierkram ist in vielen Unternehmen nach wie vor an der Tagesordnung. Die korrekte Ablage, das Auffinden oder die Verteilung von Dokumenten sind dabei stets große Zeit- und Kostenfresser. Dieser ineffizienten Arbeitsweise kann mit einem Dokumentenmanagement Tool effektiv entgegengewirkt werden.

Es ergeben sich zentral folgende Dokumentenmanagement-System-Vorteile.

  • Weniger Papier: DMS-Programme bilden in allen Unternehmen wichtige Wegbereiter hin zu papierlosen Büros. Sie ermöglichen es, Papierdokumente effizienter zu bearbeiten oder bestenfalls ganz abzuschaffen und sorgen für eine immense Zeitersparnis. Letztere manifestiert sich insbesondere darin, dass digitale oder digitalisierte Dokumente viel einfacher zu organisieren sind, sie schneller übermittelt werden können und keine Papierkosten anfallen. Es bleibt schließlich mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
  • Mehr Compliance und Sicherheit: In Dokumenten sind sogar sehr häufig unternehmenskritische Informationen verfasst, die sicher aufbewahrt bzw. vom Zugriff Unbefugter geschützt werden müssen. Dokumenten-Systeme bieten diverse Möglichkeiten, sichere Bedingungen zu schaffen. Dazu zählen insbesondere Verschlüsselungen, Rechteverwaltung, mehrfache Speicherung - eventuell sogar an unterschiedlichen Serverstandorten - oder auch Notfallwiederherstellungsoptionen. Darüber hinaus umfassen DMS-Systeme, die den deutschen und europäischen Markt fokussieren, praktisch immer spezifische Funktionen zur Einhaltung der DSGVO.
  • Schnelle und einfache Integration: Idealerweise sind Dokumentenmanagement-Systeme an relevanten Stellen unkompliziert in bestehende Software-Architekturen zu integrieren. So können Anwender:innen mit der Software Dokumentenverwaltung betreiben und darüber hinaus Unternehmensprozesse, in denen entsprechende Dateien wichtig sind, ganzheitlich optimieren. Es entsteht bestenfalls eine konsistente Dokumenten-Infrastruktur mit Automatisierungen einzelner Vorgänge. Beispielsweise ist es möglich, Dokumente, finanzielle Informationen und E-Mails aus einem bestimmten Geschäftsbereich automatisiert zu archivieren, zu indexieren, auszuwerten und sicher zu teilen. Der Fantasie sind hinsichtlich der Individualisierung kaum Grenzen gesetzt.

Hat ein Dokumentenmanagementsystem Nachteile, die wirklich ins Gewicht fallen?
Zwar ist die Implementierung einer solchen Lösung immer mit nicht unerheblichen fortlaufenden Kosten verbunden und die Etablierung im Betrieb kann durchaus aufwendig sein. In Anbetracht der signifikanten Vorteile sind diese (eventuellen) Nachteile jedoch hinnehmbar. Um Nachteile möglichst vollkommen auszuschließen, sollte wirklich die am besten zu den eigenen Anforderungen passende Dokumente Software ausgewählt werden.

Dokumentenmanagement-System-Vergleich: Wie wählt man den passenden DMS-Anbieter aus bzw. worauf sollte man achten?

Zur Bestimmung des optimalen Dokumenten-Management-Systems bzw. bei der Auswahl von einem passenden DMS Software Anbieter sollte vor allem auf die folgenden Aspekte geachtet werden: die Anforderungen an das System, die Funktionen sowie die Einsatzbereiche und der Aufbau.

Dokumentenmanagementsystem Anforderungen
Zunächst gilt es den Ist-Zustand im Unternehmen zu analysieren und sämtliche Abteilungen, die in Zukunft mit dem Digital Document Management arbeiten sollen, festzustellen. Idealerweise werden alle betreffenden Mitarbeiter:innen einbezogen und geschaut, wo konkreter Handlungsbedarf besteht bzw. wie sich die allgemeinen Möglichkeiten gestalten. Je höher der bisherige Papierverbrauch, desto größer ist normalerweise auch das Optimierungspotenzial. Alle Beteiligten sollten insbesondere überlegen, an welchen Stellen es im Umgang mit Dokumenten typischerweise zu Problemen kommt. Diese Bereiche muss das Dokumentenmanagement-System primär beheben können. Des Weiteren ist es klug, einen Blick in die Zukunft zu wagen. Die Dokumentenmanagement-Software sollte den Anforderungen im Unternehmen langfristig zuverlässig genügen können.

Dokumentenmanagement-System Funktionen und Einsatzbereiche
Interessierte sollten sich immer eine möglichst breite DMS-Systeme Übersicht verschaffen. Die ersten Fragen dabei sind: Welche DMS-Systeme gibt es und werden vielleicht ganz spezielle Lösungen für meine Bedarfe angeboten? Letztere können zum Beispiel DMS für die Buchhaltung, DMS für Personaler:innen oder DMS für Online-Marketing sein. Solche Programme sind nicht selten Teil von Suiten mit weiteren Features für den jeweiligen Geschäftsbereich. Entsprechende DMS Beispiele finden Interessierte neben vielen weiteren in der obigen Liste. In diesem Zusammenhang sind auch Integrationsmöglichkeiten immer ein wichtiges Thema. Wenn im DMS-Anbieter Vergleich kein spezialisiertes und/oder umfassendes System für die eigenen Voraussetzungen zu finden ist, sollte zumindest eine problemlose Integration in die bestehende Systemlandschaft möglich sein. Bei der Bestimmung des konkreten Funktionsumfangs können sich Verantwortliche an den oben aufgeführten ganz zentralen Features von DMS-Software orientieren.

Aufbau von Dokumentenmanagement-Systemen
Es ist elementar, dass sich das DMS an das jeweilige Unternehmen bzw. dessen Anforderungen anpassen lässt und es nicht erforderlich ist, das Rad der jeweiligen Betriebsprozesse vollkommen neu zu erfinden. Ansonsten ist Unmut bei den Nutzer:innen vorprogrammiert. Ein gutes DMS ist in seinem Aufbau entsprechend flexibel. Verantwortliche sollten prüfen, wie viel Aufwand es bedeutet, die Dokumenten-Verwaltung an die eigenen Bedarfe anzupassen. Wichtig dabei ist auch, dass hier oftmals jede Menge verdeckte Kosten lauern. Viele Anbieter versprechen, dass eine individuelle Ausrichtung kein Problem ist. Sie lassen sich diese aber mitunter auch fürstlich bezahlen – besonders dann, wenn spezielle Programmierungen erforderlich sind. Manche Lösungen im DMS-Anbieter-Vergleich verfolgen dagegen direkt den Ansatz eines modularen Aufbaus und können infolgedessen sogar recht preiswert angepasst werden.

Was kosten DMS-Systeme?

Eine pauschale Beantwortung dieser Frage ist selbstverständlich nicht möglich. Es kommt vor allem auf den Funktions- und Service-Umfang an. Es gibt aber einige kostenlose Dokumentenmanagement-Systeme. Diese bieten aber in aller Regel nur Basic-Funktionen. Wer ein Open-Source-Dokumentenmanagement-System herunterlädt und auf den eigenen Servern installiert, muss dafür mitunter ebenfalls nichts bezahlen und hat deutlich mehr Möglichkeiten. Dafür muss ein solches Open-Source-Dokumentenmanagement-System aber auch komplett selbst verwaltet werden, was natürlich immer einen erheblichen Aufwand bedeutet. Die typischen Kosten für unterschiedliche Software-Arten gestalten sich wie folgt:

Kosten für DMS in der Cloud als SaaS
Bei einer Cloud-Lösung zahlen DMS-Kunden normalerweise einen festen monatlichen Betrag für die DMS-Software und den Serverplatz sowie eventuelle zusätzliche Services beim jeweiligen Anbieter. Mit wie viel ein solches System monatlich zu Buche schlägt, hängt vor allem von dessen Umfang ab. Wird das Programm lediglich zum Speichern von Daten verwendet, kostet das logischerweise weniger, als wenn direkte Integrationen von CRM, Personal-Management, E-Mail oder anderen Programmen in Anspruch genommen werden. Je mehr Funktionen benötigt werden, desto mehr Ressourcen muss der Provider bereitstellen und desto höher sind die monatlichen Kosten. Die Features werden häufig in verschiedenen Paketen und/oder Modulen gefasst. Ein Standardpaket deckt dabei im Allgemeinen lediglich die ganz wesentlichen Funktionen ab. Es lässt sich bei Bedarf erweitern. Gute Standardpakete sind bereits für rund 30 Euro pro Benutzer:in und Monat erhältlich. All-Inclusive-Pakete kosten mindestens das Doppelte - je nachdem, wie umfangreich die individuellen Anpassungsbedarfe sind. Die Kosten für den Support, die Wartung, Updates und weitere wichtige Dienste sind meistens in den Bundles enthalten. Unternehmen müssen keine administrativen Aufgaben selbst übernehmen.

Kosten für lokale Dokumentenmanagement-Systeme (on premise)

Wenn man sich den Dokumentenmanagement-System Markt anschaut, zeigt sich, dass es durchaus zahlreiche On-Premise-DMS, also als lokal auf den hauseigenen Servern installierbare Software, gibt. Hier setzen sich die Kosten etwas anders zusammen. Die Software ist entweder open-source und kann kostenlos heruntergeladen werden, wobei ausschließlich Aufwände für Server und Wartung anfallen. Oder sie wird einmal gekauft und dann installiert sowie langfristig eigenständig verwaltet. Gerade dann, wenn ein Open-Source-Dokumentenmanagement-System genutzt wird, haben Unternehmen alle erdenklichen Freiheiten bei der Anpassung. Entsprechende Individualisierungen müssen aber auch vollkommen eigenständig geplant und realisiert werden. Das kostet schnell viel Geld. Besonders hervorzuheben sind bei dieser Variante eines Dokumentenmanagement-Systems die typischen laufenden Kosten. Der Betrieb der Server, die Schaffung von Sicherheit, die Wartung der Software wie auch der Hardware und weitere Must-Haves bedeuten regelmäßigen Aufwand. In aller Regel müssen hier personelle Ressourcen freigemacht bzw. geschaffen werden – intern oder extern. Das lohnt sich nur für relativ wenige Firmen. Die SaaS-Cloud-Option ist da schon weitaus breiter zweckdienlich einsetzbar. Die großen Vorteile der On-Premise-Variante sind in den Tatsachen zu sehen, dass Unternehmen hier mehr Freiheiten bei der Gestaltung des Systems haben und ihre Daten ausnahmslos bei ihnen liegen.