Die besten Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) für den Mittelstand

Was ist Microsoft OneDrive for Business?

Mit der Microsoft OneDrive for Business können Nutzer:innen persönliche und freigegebene Dateien von einem bevorzugten Gerät speichern, öffnen und suchen. Dabei werden Offline-Änderungen automatisch synchronisiert, sobald man wieder mit dem Internet verbunden ist. Durch OneDrive arbeiten Nutzer:innen effizient mit internen und externen Personen zusammen und teilen Dateien auf sichere Weise, um über Word, Excel und PowerPoint in Echtzeit im Team zu arbeiten – per Webbrowser, Mobilgerät oder Desktop. Insgesamt stehen vier Preispläne zur Verfügung, die ab 4,20 € pro Monat und Benutzer:in starten.

Was ist WISO MeinBüro Rechnungen?

WISO MeinBüro Rechnungen ist ein Online-Rechnungsprogramm, mit welchem rechtssicher Rechnungen im Browser oder per mobiler App geschrieben und Belege digitalisiert werden können. WISO MeinBüro Rechnungen richtet sich an Gründer*innen, Kleinunternehmer*innen, Freiberufler*innen und Freelancer. Alle Daten werden auf den mehrfach geschützten Servern der Buhl Data Service GmbH in Deutschland gespeichert und unterliegen den europäischen Vorgaben zum Datenschutz.

Welche Funktionen bietet WISO MeinBüro Rechnungen?

In WISO MeinBüro Rechnungen können Artikel, Kund*innen und Lieferanten angelegt werden. Es ist möglich, Angebote zu erstellen, in Rechnungen umzuwandeln und nach eingegangener Zahlung per angepasstem DATEV Standardkontenrahmen 03 und 04 zu verbuchen. Pflichtangaben werden dabei automatisch ergänzt. Angebote und Rechnungen können den Kund*innen über das Kundencenter online zur Verfügung gestellt werden. Dabei stehen Zahlungsmöglichkeiten wie PayPal, Kreditkarte oder Lastschrift zur Verfügung. Bei angebundenem Bankkonto unterstützt WISO MeinBüro Rechnungen durch einen automatischen Abgleich offener Posten. Zusätzlich dazu, ist es möglich, den Steuerberater*innen einen separaten Zugang zu WISO MeinBüro Rechnungen einzurichten oder alternativ steuerlich relevante Daten per DATEV-Export oder per DATEV-Cloud-Services-Schnittstelle zu teilen. Darüber hinaus kann die UStVa auch per ELSTER-Schnittstelle direkt an das Finanzamt versendet werden.

Was kostet WISO MeinBüro Rechnungen?

WISO MeinBüro Rechnungen kann unverbindlich und kostenlos bis zu 14 Tage getestet werden. Es werden keine Kreditkarten- oder andere Zahlungsdaten benötigt. Die Testphase endet automatisch – es ist keine Kündigung notwendig. Eine Demoversion und Informationen zu den Preisen können über die Website von WISO MeinBüro Rechnungen erhalten werden.

Was ist Dropbox Business?

Dropbox Business ist die Business-Variante des Filehosting-Dienstes Dropbox. Unternehmen soll hier ein smarter Arbeitsbereich geboten werden, in dem deren Teams, Tools und Inhalte zusammenkommen können. Cloud-Content bzw. -Assets von Google Docs, Tabellen oder Präsentationen, Microsoft Office-Dokumente und Dropbox Paper-Dateien sind direkt in Dropbox erstellbar, zu bearbeiten und zu teilen. Weiterhin gibt es die Möglichkeit der Integration von typischen Kommunikations-Tools, wie Slack oder Zoom, sodass sich Teams in Dropbox Business zu Assets und entsprechenden Vorgängen austauschen können. Dropbox Business steht ab 12 € monatlich zur Verfügung. Ein kostenloser Test ist möglich.

Was ist HRlab?

HRlab ist eine HR-Software die sich insbesondere an mittelständische Unternehmen wendet und alle wesentlichen Funktionen zur effizienten Verwaltung von Mitarbeiter:innen abbilden möchte. Im Fokus stehen dabei Flexibilität hinsichtlich der Kundenanforderungen sowie die Kundenbetreuung durch das Unternehmen.

Warum HRlab?

Das Datenhosting erfolgt ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren mit dem deutschem Hosting-Partner IONOS unter 100% DSGVO-konformen Standards. Außerdem lassen sich Drittsysteme problemlos anbinden. Ein Beispiel für die gute Integration: Alle Stamm- und Bewegungsdaten werden per Klick an DATEV übergeben. 

HRlab vereint verschiedenste Mitarbeiterdaten an einem Ort und dient so als Single Source of Truth. Mitarbeitende haben darüber hinaus durch Self Service Zugriff auf die eigenen Dokumente und Daten. Mit HRlab sollen doppelte Datenpflege, wiederholte Nachfragen von Mitarbeiter:innen oder mühsame Vorbereitung der Lohnabrechnung der Vergangenheit angehören. 

Persönlicher Kontakt im Kundenservice

Um der Herausforderung zu begegnen eine neuen Software im Unternehmen einzuführen, möchte HRlab alle neuen Kund:innen hierbei bestmöglich mit ihrem Kundenservice unterstützen. Schon vom ersten Kontakt an möchten die Ansprechpartner von HRlab individuelle Anwendungsfälle verstehen und HRlab bestmöglich dafür einrichten.

Um Suchende bei der Softwareauswahl zu unterstützen, hat HRlab eine Vorlage zum Vergleichen erstellt. 

Was ist Filestage?

Filestage ist eine Review- und Freigabe-Software. Mit der Cloud-Lösung können Nutzer*innen Inhalte teilen, Deadlines setzen und Feedback erhalten. Von größeren Konzernen bis hin zu unabhängigen Agenturen hilft Filestage Teams dabei, in den einzelnen Schritten des Freigabeprozesses, effizienter und effektiver zusammenzuarbeiten. Dies funktioniert mit zahlreichen Dateiformaten, wie beispielsweise Dokumente, PDFs, Designs, Bilder, Videos, Live-Websites, interaktiven HTML- oder Audio-Dateien. So wird die Anzahl der zu sendenden E-Mails reduziert und Freigaben in einer Tabelle verwaltet.

Was ist empower?

empower® ist eine Software-Suite für Microsoft 365 und besteht aus vier Lösungen, die den Prozess der Erstellung und Verteilung von Office-Dokumenten unterstützen. Diese können auch einzeln eingesetzt werden. Mit empower® können auch ungeübte Anwendende professionelle Dokumente erstellen, die markenkonform, korrekt und optisch ansprechend sind. empower® löst den Konflikt zwischen Markenkonformität und Produktivität, dem Anwendende bei der Arbeit mit Microsoft Office ausgesetzt sein können. Dank der in Microsoft Office integrierten Markenrichtlinien, einer zentralen Vorlagen- und Asset-Bibliothek und automatischen Konvertierungsfunktionen können Anwendende Dokumente erstellen, die die Marke korrekt wiedergeben. empower® vereinheitlicht E-Mail-Signaturen, Vorlagen, Bilder und eigenwillige Präsentationen.

Was ist enaio® by OPTIMAL SYSTEMS?

enaio® ist ein ganzheitliches Full Feature-DMS für ein organisationsweites Informationsmanagement. Mit elektronischen Akten, standortübergreifender Kollaboration, automatisierten Workflows und revisionssicherer Archivierung wird Dokumentenmanagement fit für das digitale Zeitalter gemacht. Nutzer:innen profitieren von einem papierlosen Büro und Effizienzsteigerungen in allen Arbeitsgängen. Das enaio®-DMS ist modular aufgebaut: Dank eines leistungsstarken Portfolios von über 100 Lösungen und breitem Support für Industriestandards und -normen integriert sich dieses DMS nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen.

Was ist Sawayo? Die Software Sawayo unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung von Arbeitgeber- und Unternehmerpflichten. Das Tool ermöglicht das Management von Dokumenten mit Echtzeit Rücklaufkontrolle und revisionssichere Archivierung, gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter über die Sawayo-App sowie Personalverwaltung mit Urlaubsplanung. Das Programm erlaubt Teammitgliedern die digitale Signatur per App sowie ein Dokumenten-Archiv zur Einsicht. Die integrierte Arbeitszeiterfassung, Dokumenten- und Vertragsverwaltung lässt Unternehmen verschiedene Compliance Anforderungen mit wenig Aufwand, zeitsparend und rechtskonform umsetzen.

Was ist Google Drive?

Google Drive ist Teil von Google Workspace, einem Paket aus Tools für Produktivität und Zusammenarbeit, die alle aufeinander abgestimmt sind. Mit Google Drive lassen sich Dateien und Ordner von jedem Gerät aus speichern, freigeben und gemeinsam bearbeiten. Ein integrierter Schutz vor Malware, Spam und Ransomware sorgt für die Sicherheit. Zudem lässt sich die Software in andere Tools integrieren, wie z. B. Adobe, Salesforce und Slack. Die private Nutzung von Google Drive ist kostenfrei, während eine Business-Nutzung ab 5,75 € pro User/ Monat angeboten wird. In jedem Preismodell sind alle Google-Workspace-Tools enthalten.

Was ist Adobe Document Cloud?

Document Cloud vereint Adobes PDF-Technologie mit den Kollaborations-Funktionen von Adobe Acrobat und Adobe Sign, um Mitarbeiter:innen und Kund:innen zu 100 % digitale Erlebnisse zu bieten. Teams haben die Möglichkeit, Dokumente zu erstellen, gemeinsam zu bearbeiten sowie wichtige Unterschriften orts- und zeitunabhängig einzuholen. Die Adobe Document Cloud ist ab 17,84 € pro Monat verfügbar. Zudem bietet die Software eine 30-tätige Testversion.

Was ist DocuWare?

DocuWare ist ein Dokumentenmanagement-System, um Informationen und Geschäftsprozesse zu digitalisieren und Workflows zu automatisieren. Ziel ist es, Dokumente sicher zu jeder Zeit und an jedem Ort, mit mandantenfähigen Services aus der Cloud oder als lokale oder hybride Lösung zu verwalten. Damit lassen sich beliebige Geschäftsdokumente digitalisieren, revisionssicher archivieren und bearbeiten, um so die Kernprozesse von Unternehmen zu optimieren. DocuWare eignet sich für Teams, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten und maximale Produktivität erreichen möchten. Auf der Website ist eine kostenlose Demo-Version verfügbar.

Was ist ownCloud?

Bei ownCloud handelt es sich um eine Open-Source-Software zur Synchronisierung und gemeinsamen Nutzung von Dateien und Inhalten, die Teamarbeit überall und auf jedem Gerät möglich macht. Nutzer:innen können ihre Dokumente auf Mobilgeräten vom Büro oder von zu Hause aus finden, bearbeiten und teilen. Dabei arbeiten sie mit ihrem Team in Echtzeit gerät- und plattformunabhängig zusammen. ownCloud eignet sich für Unternehmen mit mehr als 25 Benutzer:innen. Die Software kostet ab 12 € pro Benutzer:in und Monat. Eine 30-tätige Testversion ist vorhanden.

Was ist Templafy?

Templafy ist eine Content-Enablement-Plattform, mit der Unternehmen und Mitarbeitende effizient Unternehmensinhalte erstellen, bearbeiten und optimieren können. Zu diesen Unternehmensinhalten zählen unter anderem Vorlagen, Bilder, Textbausteine und E-Mail Signaturen, die cloud-basiert verwaltet und über Schnittstellen direkt in der gewohnten Arbeitsumgebung wie Microsoft Office, Google Workspace und Salesforce zur Verfügung gestellt werden. Mit Templafy sind Nutzer:innen in der Lage Inhalte zu verwalten, regelmäßig zu aktualisieren und allen Mitarbeiter:innen des Unternehmens bereitzustellen. Zusätzlich kann bereits veröffentlichter Content mit verschiedenen Tracking-Funktionen analysiert werden. Der Preis des Tools hängt davon ab, wie viele Nutzer:innen und Funktionen benötigt werden. Über die Website kann eine kostenlose Demoversion angefragt werden.

Was ist Prolution?

Prolution ist eine Softwarelösung, die von der Innolution GmbH entwickelt wurde. Sie richtet sich an Unternehmen, die ihren Anfrage- und Angebotsprozess digitalisieren möchten. Ursprünglich wurde Prolution für ein technologieintensives Industrieunternehmen entwickelt, daher sind die Funktionen praxisorientiert und werden ständig weiterentwickelt. Die Hauptfunktionen von Prolution umfassen die Digitalisierung des Anfrage- und Angebotsprozesses, Lieferantenmanagement und Risikominimierung. Das Pricing-Modell von Prolution ist nicht öffentlich zugänglich, Interessent*innen können jedoch eine Unternehmenspräsentation herunterladen oder sich direkt an Innolution wenden.

Was ist fynk?

fynk ist eine All-In-One Vertragsmanagement-Software, die den gesamten Lebenszyklus von Verträgen von der Erstellung bis zur Unterschrift mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz automatisiert. Nutzer*innen können Verträge effizient erstellen, prüfen, genehmigen und elektronisch signieren. Ein besonderes Feature ist der KI-Import, der bestehende Verträge nahtlos in das System integriert. Mit fynk haben Unternehmen jederzeit und überall vollen Überblick und Kontrolle über ihre rechtlichen Dokumente direkt im Browser. Ein kostenloser Test ist möglich. Im Anschluss beginnen die Preise beginnen bei € 99 pro Monat.

Was ist Bynder?

Die Digital Asset Management Plattform von Bynder hilft Teams, in der Cloud zusammenzuarbeiten und wirkungsvollen Content schneller zu veröffentlichen. Bynder bietet eine individuell auf jeden Kunde*innen anpassbare Lösung, um die Erstellung von Content zu skalieren, die Markteinführungzseit zu verkürzen und so den ROI von Content-Marketing zu steigern. Mit fast 4000 Kund*innen aus den verschiedensten Bereichen und mehr als 80 Integrationspartnern ist Bynder eigenen Angaben zufolge einer der führenden Anbieter von Digital Asset Management für Customer Experience. Die intuitive Benutzeroberfäche, starke Portalfunktionen und Zusatzmodule wie Brand Templates oder Bynder Studio machen das Tool zu einem No-Brainer für Marken wie SIXT, Spotify, Jägermeister, Siemens und viele andere.

Was ist flair ?

flair ist die Nr. 1 HR Software auf Salesforce und setzt Maßstäbe in der Strukturierung und Optimierung von Personal- & Recruitingprozessen. Sie deckt dabei alle HR-Funktionen ab:

• Recruiting: Stellenausschreibungen, KI zur Identifikation von Kandidaten, u.v.m.

• Personalmanagement: Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement., Lohnbuchhaltung (DATEV Integration), Schichtplanung, e-Signaturen, Dokumentenverwaltung, Berichtautomatisierungen.

• Mitarbeiterengagement & -entwicklung: Werkzeuge und Reports zur Mitarbeiterförderung und Leistungs-beurteilung, ergänzt durch tiefgreifende analytische Funktionen.

• Mobile app für iOS und Android verfügbar.

Darüber hinaus ermöglicht das Self-Service-Portal 'Employee HUB' Mitarbeitern, wichtige Updates zu erhalten, Arbeitszeiten zu erfassen, Anfragen zu stellen und Dokumente einzusehen und herunterzuladen. Die mobilen Anwendungen für iOS und Android steigern die Zugänglichkeit, und reduzieren gleichzeitig den Aufwand.

Für wen ist flair geeignet?

flair ist sehr flexibel und kann sich an komplexe Unternehmensstrukturen anpassen. Neben der Adaption landesspezifischer Vorschriften lässt sich flair nahtlos in bestehende Prozesse integrieren.

Da flair nativ auf Salesforce aufgebaut ist, ist die Software prädestiniert für Unternehmen, die Salesforce bereits nutzen, kann aber auch problemlos ohne Salesforce-Lizenz implementiert werden.

Was ist Nitro?

Nitro ist eine Software zur Verwaltung von Dokumentenabläufen und richtet sich an verschiedene Branchen, wie Gesundheitswesen, Finanzdienste, Energie- und Versorgungsunternehmen und professionelle Dienstleistungen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören PDF-Produktivitäts-, E-Signatur-, Dokumentenerstellungs- und Identitätsdienste. Durch Integration in bestehende Geschäftssysteme wie Salesforce werden Arbeitsabläufe vereinfacht. Nitro kann kostenlos getestet werden und ein Pricing gibt es auf Anfrage.

Was ist TOPIX ?

Mit der All-in-one Plattform TOPIX können KMUs ihr komplettes Unternehmen in nur einer Software steuern. Von Adressdaten und Vertrieb über die Warenwirtschaft und dem Servicemanagement bis hin zur Finanzbuchhaltung und HR: alle Abläufe greifen in TOPIX zentral ineinander. Die Software kann umfangreich an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Besonders stark ist TOPIX für die Branchen Handel und Dienstleistung und bietet eine Reihe an branchenspezifischen Sonderfunktionen. TOPIX kann auf MacOs, Windows-Rechnern, on-premises oder in der Cloud genutzt werden und passt sich mit flexiblen User-Paketen an die Kundenanforderungen an.

Was ist Haufe HR Services?

Haufe HR Services bietet integrierte Lösungen, die Nutzer:innen dabei helfen, administrative HR Arbeit zu digitalisieren. Das Angebot ist modular aufgebaut, sodass die Nutzer*innen bestimmen können, in welchem Bereich sie genau Unterstützung benötigen. Die Haufe HR Services sind zu 100 % rechtssicher, papierlos und ohne IT-Kenntnisse anwendbar. Eine Beratung sowie Online-Seminare zu dem Software-Angebot können auf der Website von Haufe HR Services angefordert werden.

Zu dem Angebot gehören u. a. Haufe Digitale Personalakte, der Haufe Zeugnis Manager, Haufe Onboarding sowie der Haufe HR Assistant.

Digitale Personalakte:

Mit der Digitalen Personalakte von Haufe legen Nutzer:innen in nur wenigen Sekunden eine neue, digitale Personalakten an. Alle Personaldaten und HR-Dokumente sind an einem zentralen Ort gespeichert. So haben die Kund:innen direkten Zugriff und einen Überblick über alle relevanten Mitarbeiterdaten und Dokumente. Dies steigert die Effizienz, Geschwindigkeit und Transparenz in der täglichen HR-Arbeit – nicht nur abteilungsintern, sondern auch mit Mitarbeiter:innen.

Haufe Zeugnis Manager:

Mit dem Haufe Zeugnis Manager erstellen Nutzer:innen hochwertige Zeugnisse in wesentlich geringerer Zeit; so vereinfachen sie ihren Arbeitsalltag und arbeiten effizienter. Der Zeugnis Manager umfasst geprüfte Vorlagen und einige praktische Features. Zudem können Linienvorgesetzte ganz einfach in den Zeugnisprozess eingebunden werden. Auch die Erstellung englischer Zeugnisse in allen Zeugnisformen ist möglich, alle personenbezogenen Daten bleiben in Deutschland. Weitere Funktionen sind Single-Sign-On-Anbindung, IP-Filter und REST-Schnittstelle zur Integration von Stammdaten und Tätigkeitsbeschreibungen.

Haufe HR Assistant:

Der Haufe HR Assistant erledigt HR-Mitarbeiteranfragen rechtssicher, schnell und effizient. Es stehen mehr als 300 vorformulierte Antworten mit rechtssicheren und tagesaktuellen Inhalten von der hauseigenen, renommierten Fachredaktion zur Verfügung. Der Haufe HR Assistant ist in wenigen Tagen implementiert und für alle Mitarbeiter:innen einsatzbereit.

Haufe Personal Office:

Das Haufe Personal Office liefert HR-Abteilungen rechtssichere Antworten auf Fragen rund um Arbeitsrecht, Entgeltabrechnung und Personalmanagement.  Neben umfangreichem Fachwissen finden Nutzer:innen praktische Arbeitshilfen und digitale Generatoren. Zum Beispiel einen Kündigungs-Check, einen Zeugnisgenerator für bis zu 25 Zeugnisse pro Jahr, einen Abmahnungsgenerator, einen Lohn- und Gehalts-Rechner, Checklisten, Vertragsvorlagen und weitere. Als Ergänzung enthält die Fachdatenbank aktuelle Online-Seminare und e-Trainings, mit denen die Nutzer*innen orts- und zeitunabhängig up-to-date bleiben. Alle Inhalte werden laufend aktualisiert und sind verständlich für die Praxis aufbereitet.

Haufe Onboarding:

Haufe Onboarding ist eine webbasierte Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, den gesamten Onboarding-Prozess digital abzubilden, zu strukturieren und für neue Mitarbeiter*innen eine umfängliche Onboarding Experience zu gestalten. Haufe Onboarding bietet für die am Onboarding-Prozess beteiligten Personen eine Reihe von verschiedenen Funktionen, wie z.B. standardisierte Onboarding-Journeys, Taskmanagement, oder ein flexibles Rechte- & Rollen-Konzept. Onboardees erhalten sämtliche Inhalte – z.B. Artikel mit Informationen oder Aufgaben, die noch erledigt werden müssen – über die (Web-)App. Alle zentralen Inhalte des Onboardings und der nächsten Schritte werden den Onboardees mit Haufe Onboarding ab der Vertragsunterschrift zur Verfügung gestellt.

Alle Tools von Haufe findet Ihr auf der Übersichts-Seite des Software-Herstellers.