easy software

Besonders gefällt uns, dass easy DMS eine stabile und bewährte Grundlage für dokumentenbasierte Geschäftsprozesse bietet. Als Partner können wir darauf sehr gut individuelle DMS- und ECM-Lösungen aufbauen, zum Beispiel für Purchase-to-Pay-Prozesse, Eingangsrechnungsverarbeitung, Auftragsbestätigungen und revisionssichere Archivierung. Ein großer Vorteil ist die gute Integrationsfähigkeit in bestehende IT- und ERP-Landschaften. Dadurch lassen sich Dokumente, Workflows, Freigaben und Archivierung sinnvoll mit den führenden Systemen der Kunden verbinden. Außerdem schätzen wir die Transparenz in den Prozessen. Dokumente und Vorgänge sind nachvollziehbar, Berechtigungen können sauber gesteuert werden und die digitale Bearbeitung reduziert Medienbrüche deutlich.

easy DMS ist eine professionelle DMS-/ECM-Lösung und dadurch nicht immer selbsterklärend für Anwender, die bisher wenig Erfahrung mit digitalen Dokumentenprozessen haben. Gerade zu Beginn eines Projekts sind eine gute Prozessanalyse, saubere Konzeption und Anwenderschulung wichtig. Bei komplexeren Kundenanforderungen braucht es teilweise individuelle Anpassungen und eine enge Abstimmung zwischen Kunde, Fachabteilung, IT und Implementierungspartner. Das ist fachlich sinnvoll, erhöht aber den Projektaufwand gegenüber einfachen Standardlösungen. Aus unserer Sicht liegt das Verbesserungspotenzial vor allem darin, Einstieg, Konfiguration und Modernisierung einzelner Oberflächen weiter zu vereinfachen. Mit einem erfahrenen Partner lässt sich die Einführung aber sehr gut strukturieren.

easy DMS löst für uns und unsere Kunden vor allem das Problem verteilter, papierbasierter und schwer nachvollziehbarer Dokumentenprozesse. Dokumente werden zentral abgelegt, digital bearbeitet und können über definierte Workflows transparent durch die Organisation geführt werden. Ein großer Vorteil liegt in der Verbindung von Dokumentenmanagement, Berechtigungen, Freigaben und revisionssicherer Archivierung. Dadurch lassen sich Prozesse wie Eingangsrechnungen, Auftragsbestätigungen oder Bedarfsanforderungen deutlich strukturierter und sicherer abbilden. Außerdem reduziert easy DMS Medienbrüche und manuelle Suchaufwände. Anwender finden relevante Dokumente schneller, Vorgänge bleiben nachvollziehbar und die Integration in ERP- und Fachsysteme schafft eine durchgängige digitale Prozessbasis.

easy archive verbindet einen etablierten Archivierungskern mit einem hochaktuellen Funktionsansatz. So ist zum Beispiel die integrierte KI-gestützte Metadaten-Extraktion ein klarer Fortschritt gegenüber klassischen OCR-Verfahren und reduziert den manuellen Erfassungsaufwand deutlich. Dadurch, dass sich auch Bestandsdokumente nachträglich anreichern lassen, wird außerdem die Datenqualität im gesamten Archiv verbessert. Ebenso überzeugt die Compliance-Basis: revisionssichere und GoBD-konforme Ablage, DSGVO-Konformität, Serverstandort Deutschland sowie ein nach ISO/IEC 27001 zertifiziertes ISMS. Das verkürzt Abstimmungen mit Datenschutz und Compliance erheblich.

easy archive ist eine konfigurierbare Enterprise-Lösung und keine Out-of-the-Box-Anwendung. Interessenten sollte daher von Anfang an klar sein, dass die eigentliche Arbeit vor dem Rollout ansteht und nicht danach. Bevor das erste Dokument abgelegt wird, müssen Archivierungsschemata, Metadatenmodell und Berechtigungskonzept sorgfältig erstellt werden, da sich die Nacharbeit sonst durch das gesamte Projekt zieht. Wer diese Vorarbeit einkalkuliert, erhält dafür ein System, das sich sehr präzise auf die eigenen Anforderungen zuschneiden lässt.

Wir selbst setzen mit unseren Lösungen konsequent auf die Cloud und Microsoft 365. Interessenten mit restriktiven IT-Vorgaben oder hohen regulatorischen Anforderungen, die On-Premises oder hybrid arbeiten möchten, bedienen wir mit unserem eigenen Portfolio jedoch nicht. Genau hier empfehlen wir easy archive: Die Lösung deckt On-Premises-, Hybrid- und Cloud-Szenarien gleichermaßen ab. Und über den Hybrid Connector lassen sich KI-Funktionen aus der Cloud nutzen, ohne dass die bestehende Infrastruktur umgebaut werden muss. So sind wir in der Lage, diesen Interessenten eine fundierte Empfehlung zu geben, statt ihnen nur abzusagen.

Funktionalität, Anpassbarkeit, Hersteller-Support Otris, verfügbare Templates und Schnittstellen, OEM-Programme mit Preisanpassungsoptionen

Keine echte Cloud-Strategie erkennbar, hohe Plattformkosten für einen einzelnen Prozess

Zugriff auf Daten und Dokumente im Kontext von Akten, Vorgängen und Workflow. Steuerung von Prozessen.

Die Archivierung von easy ist durch seine Skalierbarkeit eine perfekte Lösung für die revisionssicher Ablage und Abfrage von Dokumente und Daten bei Unternehmen unterschiedlichster Größen und Branchen. Am Ende macht es genau das was es machen soll.

Die veraltete Administrationsoberfläche die aber Dank KI-Agenten Integration mehr und mehr in den Hintergrund rückt.

Die strukturierten Ablage und Abfrage von Dokumenten und Daten aus unterschiedlichsten Systemen. Mit der KI Schnittstelle MCP noch einfacher mit Agenten.

Bekannter Brand, zuverlässig für deutschen Mittelstand-Markt, stabiler Hersteller, hohe Flexibilität für Businessmodelle des Resellers, gute Margen (in der onprem-Welt)

Schleppende Innovationen im Archiv-Stack, zu viele notwendige Plattformen für komplexe Lösungen notwendig und damit schwieriges Preis-Leistung-Verhältnis

Revisionssichere Ablage von wichtigen Daten und Dokumenten. Einfacher Zugriff direkt oder über Dritt-Applikationen

Als langjähriger Implementierungs- und Vertriebspartner der EASY Software unterstützen wir Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Dokumenten- und Vertragsprozesse. EASY Contract hat sich dabei als leistungsstarke Lösung für die zentrale Verwaltung von Verträgen und vertragsrelevanten Informationen bewährt. Besonders geschätzt werden von unseren Kunden die Transparenz über Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und Verantwortlichkeiten sowie die automatisierten Erinnerungs- und Eskalationsmechanismen. Dadurch können Risiken reduziert und manuelle Verwaltungsaufwände deutlich verringert werden. Aus Partnersicht überzeugt EASY Contract durch seine Flexibilität bei der Abbildung individueller Anforderungen und die gute Integration in bestehende Geschäftsprozesse. Die Lösung unterstützt Unternehmen dabei, Compliance-Anforderungen einzuhalten und gleichzeitig die Effizienz im Vertragsmanagement zu steigern.

Aktuell gibt es keine wesentlichen Punkte, die uns im Projektalltag negativ auffallen. Wie bei jeder Enterprise-Lösung können individuelle Anforderungen zu spezifischen Anpassungswünschen führen.

EASY Contract unterstützt Unternehmen dabei, ihre Verträge zentral, transparent und revisionssicher zu verwalten. Fristen, Kündigungstermine und Vertragsverpflichtungen werden zuverlässig überwacht, wodurch Risiken durch verpasste Termine minimiert werden. Gleichzeitig reduziert die Lösung den manuellen Verwaltungsaufwand und schafft eine bessere Transparenz über bestehende Vertragsbeziehungen.

EASY Archive überzeugt vor allem durch seine revisionssichere und DSGVO-konforme Archivierung. Die Lösung wird kontinuierlich weiterentwickelt und bietet moderne Integrationsmöglichkeiten, beispielsweise für KI-gestützte Anwendungsfälle und intelligente Dokumentenprozesse. Besonders positiv sind die hohe Rechtssicherheit, die zuverlässige Langzeitarchivierung sowie die flexible Einbindung in bestehende Unternehmensprozesse und ERP Systeme.

Die Einführung und Konfiguration von EASY Archive kann insbesondere in komplexen Umgebungen anspruchsvoll sein und erfordert häufig erfahrene Partner sowie spezialisiertes Fachwissen. Dadurch sind Implementierungsprojekte teilweise stärker von qualifizierten Experten abhängig als bei einigen anderen Lösungen. Zudem werden Cloud-Szenarien aktuell primär über die EASY Cloud angeboten, was die Auswahl an Betriebsmodellen einschränkt.

EASY Archive ermöglicht die revisionssichere und HGB- sowie DSGVO-konforme Archivierung von Dokumenten direkt aus dem ERP-System und unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten zuverlässig einzuhalten. Durch die Anbindung an Kundenportale können Endkunden ihre Dokumente jederzeit selbstständig abrufen und einsehen, wodurch Serviceprozesse beschleunigt und manuelle Anfragen reduziert werden. Gleichzeitig erhalten Mitarbeitende standortunabhängigen Zugriff auf archivierte Dokumente und Informationen, was die Zusammenarbeit erleichtert und die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden deutlich verbessert.

- Revisionssichere Ablage - Integrierte Plugins - Einheitliches Layout seit Jahren - Schnittstellen zum ERP System sind vorhanden.

Scripting, hier wenig Führung - Tools nicht aus GUI heraus als CMD Prozess startbar

Archivierung und revisionsichere Ablage von Archivmappen, Verarbeitung von zyklischen Importläufen

Das easy Archivsystem hat unsere Dokumentenverwaltung erheblich vereinfacht. Besonders positiv ist die schnelle und zuverlässige Auffindbarkeit von Dokumenten, wodurch sich Suchzeiten deutlich reduzieren. Die zentrale und revisionssichere Archivierung sorgt zudem für mehr Transparenz und Sicherheit in unseren Geschäftsprozessen.

Bei sehr umfangreichen Anpassungen könnte die Konfiguration an einigen Stellen noch etwas einfacher gestaltet werden. Neue Anwender benötigen je nach Einsatzgebiet eine kurze Einarbeitungszeit. Insgesamt handelt es sich jedoch um kleinere Optimierungspotenziale bei einem ansonsten sehr ausgereiften System.

Das System löst vor allem die Herausforderung einer verteilten und zeitaufwendigen Dokumentensuche. Durch die zentrale Archivierung stehen Informationen schnell und revisionssicher zur Verfügung. Dadurch werden Prozesse beschleunigt, die Transparenz erhöht und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen unterstützt.

Recherchieren ist sehr einfach und trotz hoher Datenmenge sehr schnell. Ergebnisse werden übersichtlich in Trefferlisten und der Dokumentenanzeige dargestellt. Das System ist sehr zuverlässig und stabil.

Die Konfiguration der Suchmaske. Ist ausbaufähig. Zusätzliche Konfigurationen für den Webclient erforderlich

Die Ablage der Masse an Dokumente ist gelöst und ich kann sehr schnell die richtigen Dokumente finden. Durch CWS ist Easy sehr offen und eine Anbindung an andere Systeme super einfach. Zu empfehlen ist auch die SAP Anbindung - Konfiguration schnell erledigt und läuft über Jahre fehlerfrei und stabil

Durch easy DMS konnten wir papierbasierte Abläufe weitgehend digitalisieren und die Transparenz im Unternehmen erhöhen. Die Suchfunktionen sparen täglich Zeit und erleichtern den Zugriff auf wichtige Informationen. Zudem unterstützt das System eine strukturierte und nachvollziehbare Dokumentenablage.

Bei der Vielzahl an Funktionen ist eine gewisse Einarbeitungszeit erforderlich, um alle Möglichkeiten optimal zu nutzen. Zusätzlich könnten vereinzelte Oberflächenelemente moderner gestaltet werden. Die Vorteile im täglichen Einsatz überwiegen jedoch deutlich.

Das System schafft Transparenz über wichtige Unternehmensdokumente und reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Gleichzeitig verbessert die zentrale Ablage die Informationsverfügbarkeit und unterstützt standardisierte Prozesse. Dadurch gewinnen Mitarbeiter Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten und die Organisation arbeitet effizienter.

An easy archive gefällt uns vor allem, wie einfach und übersichtlich Dokumente archiviert werden können. Die Bedienung ist intuitiv, sodass man sich schnell zurechtfindet. Besonders schätzen wir die sichere und revisionssichere Ablage von Informationen. Außerdem lässt sich die Lösung gut in die Systemlandschaft der Kunden integrieren, was die Zusammenarbeit mit unseren Kunden deutlich erleichtert.

Wie bei vielen Enterprise-Lösungen braucht es am Anfang etwas Zeit, um sich mit der Einrichtung und Konfiguration vertraut zu machen, vor allem, wenn individuelle Anforderungen umgesetzt werden sollen. Ist das System jedoch einmal eingerichtet, funktioniert die tägliche Nutzung sehr unkompliziert und zuverlässig.

Unsere Kunden archivieren mit der Lösung ihre Dokumente und wichtigen Informationen zentral, sicher und langfristig. Das spart ihnen Zeit bei der Suche nach Unterlagen und unterstützt die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Auf diese Weise werden papierbasierte Prozesse weiter digitalisiert. Der größte Vorteil ist für uns der schnelle Zugriff auf archivierte Informationen sowie die höhere Transparenz und Effizienz in den täglichen Geschäftsprozessen.