easy software

Besonders gefällt uns, dass easy DMS eine stabile und bewährte Grundlage für dokumentenbasierte Geschäftsprozesse bietet. Als Partner können wir darauf sehr gut individuelle DMS- und ECM-Lösungen aufbauen, zum Beispiel für Purchase-to-Pay-Prozesse, Eingangsrechnungsverarbeitung, Auftragsbestätigungen und revisionssichere Archivierung. Ein großer Vorteil ist die gute Integrationsfähigkeit in bestehende IT- und ERP-Landschaften. Dadurch lassen sich Dokumente, Workflows, Freigaben und Archivierung sinnvoll mit den führenden Systemen der Kunden verbinden. Außerdem schätzen wir die Transparenz in den Prozessen. Dokumente und Vorgänge sind nachvollziehbar, Berechtigungen können sauber gesteuert werden und die digitale Bearbeitung reduziert Medienbrüche deutlich.

easy DMS ist eine professionelle DMS-/ECM-Lösung und dadurch nicht immer selbsterklärend für Anwender, die bisher wenig Erfahrung mit digitalen Dokumentenprozessen haben. Gerade zu Beginn eines Projekts sind eine gute Prozessanalyse, saubere Konzeption und Anwenderschulung wichtig. Bei komplexeren Kundenanforderungen braucht es teilweise individuelle Anpassungen und eine enge Abstimmung zwischen Kunde, Fachabteilung, IT und Implementierungspartner. Das ist fachlich sinnvoll, erhöht aber den Projektaufwand gegenüber einfachen Standardlösungen. Aus unserer Sicht liegt das Verbesserungspotenzial vor allem darin, Einstieg, Konfiguration und Modernisierung einzelner Oberflächen weiter zu vereinfachen. Mit einem erfahrenen Partner lässt sich die Einführung aber sehr gut strukturieren.

easy DMS löst für uns und unsere Kunden vor allem das Problem verteilter, papierbasierter und schwer nachvollziehbarer Dokumentenprozesse. Dokumente werden zentral abgelegt, digital bearbeitet und können über definierte Workflows transparent durch die Organisation geführt werden. Ein großer Vorteil liegt in der Verbindung von Dokumentenmanagement, Berechtigungen, Freigaben und revisionssicherer Archivierung. Dadurch lassen sich Prozesse wie Eingangsrechnungen, Auftragsbestätigungen oder Bedarfsanforderungen deutlich strukturierter und sicherer abbilden. Außerdem reduziert easy DMS Medienbrüche und manuelle Suchaufwände. Anwender finden relevante Dokumente schneller, Vorgänge bleiben nachvollziehbar und die Integration in ERP- und Fachsysteme schafft eine durchgängige digitale Prozessbasis.

easy archive verbindet einen etablierten Archivierungskern mit einem hochaktuellen Funktionsansatz. So ist zum Beispiel die integrierte KI-gestützte Metadaten-Extraktion ein klarer Fortschritt gegenüber klassischen OCR-Verfahren und reduziert den manuellen Erfassungsaufwand deutlich. Dadurch, dass sich auch Bestandsdokumente nachträglich anreichern lassen, wird außerdem die Datenqualität im gesamten Archiv verbessert. Ebenso überzeugt die Compliance-Basis: revisionssichere und GoBD-konforme Ablage, DSGVO-Konformität, Serverstandort Deutschland sowie ein nach ISO/IEC 27001 zertifiziertes ISMS. Das verkürzt Abstimmungen mit Datenschutz und Compliance erheblich.

easy archive ist eine konfigurierbare Enterprise-Lösung und keine Out-of-the-Box-Anwendung. Interessenten sollte daher von Anfang an klar sein, dass die eigentliche Arbeit vor dem Rollout ansteht und nicht danach. Bevor das erste Dokument abgelegt wird, müssen Archivierungsschemata, Metadatenmodell und Berechtigungskonzept sorgfältig erstellt werden, da sich die Nacharbeit sonst durch das gesamte Projekt zieht. Wer diese Vorarbeit einkalkuliert, erhält dafür ein System, das sich sehr präzise auf die eigenen Anforderungen zuschneiden lässt.

Wir selbst setzen mit unseren Lösungen konsequent auf die Cloud und Microsoft 365. Interessenten mit restriktiven IT-Vorgaben oder hohen regulatorischen Anforderungen, die On-Premises oder hybrid arbeiten möchten, bedienen wir mit unserem eigenen Portfolio jedoch nicht. Genau hier empfehlen wir easy archive: Die Lösung deckt On-Premises-, Hybrid- und Cloud-Szenarien gleichermaßen ab. Und über den Hybrid Connector lassen sich KI-Funktionen aus der Cloud nutzen, ohne dass die bestehende Infrastruktur umgebaut werden muss. So sind wir in der Lage, diesen Interessenten eine fundierte Empfehlung zu geben, statt ihnen nur abzusagen.

An easy archive gefällt uns vor allem, wie einfach und übersichtlich Dokumente archiviert werden können. Die Bedienung ist intuitiv, sodass man sich schnell zurechtfindet. Besonders schätzen wir die sichere und revisionssichere Ablage von Informationen. Außerdem lässt sich die Lösung gut in die Systemlandschaft der Kunden integrieren, was die Zusammenarbeit mit unseren Kunden deutlich erleichtert.

Wie bei vielen Enterprise-Lösungen braucht es am Anfang etwas Zeit, um sich mit der Einrichtung und Konfiguration vertraut zu machen, vor allem, wenn individuelle Anforderungen umgesetzt werden sollen. Ist das System jedoch einmal eingerichtet, funktioniert die tägliche Nutzung sehr unkompliziert und zuverlässig.

Unsere Kunden archivieren mit der Lösung ihre Dokumente und wichtigen Informationen zentral, sicher und langfristig. Das spart ihnen Zeit bei der Suche nach Unterlagen und unterstützt die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Auf diese Weise werden papierbasierte Prozesse weiter digitalisiert. Der größte Vorteil ist für uns der schnelle Zugriff auf archivierte Informationen sowie die höhere Transparenz und Effizienz in den täglichen Geschäftsprozessen.