Die 5 besten Enterprise-Content-Management-Tools

1. Was ist Enterprise-Content-Management (ECM)?
2. Was genau macht ein ECM-Tool und welche Funktionen kennt es?
3. Was ist der Unterschied zwischen ECM und DMS?
4. Was sind die Vorteile eines Enterprise-Content-Managements?
5. Das sind 5 besten ECM-Tools auf OMR Reviews
6. 1. agorum core
7. 2. Storyblock
8. 3. d.velop documents
9. 4. windream
10. 5. empower

Wenn du folgendes Szenario kennst, solltest du dringend darüber nachdenken, ein ECM-Tool in deinem Unternehmen zu installieren – falls es noch nicht geschehen ist: Mitarbeiter*in A erstellt eine Excel-Tabelle mit wichtigen Informationen zu einem Kundenprojekt. Speichername: „Infos_Kunde A“. Mitarbeiter*in B benötigt Informationen zu ebendiesem Kund*innen und geht im digitalen Netzwerk deines Unternehmens auf die Suche. Die Zeit verstreicht. Irgendwann findet Mitarbeiter*in B die Datei von Mitarbeiter*in A. Die Tabelle wird ergänzt und als „Info_Kunde A_bearbeitet“ abgespeichert. Nun multipliziere diese wenigen Arbeitsschritte mit der Anzahl deiner Mitarbeiter*innen, internen Dateien und Informationen im Umlauf sowie deiner Kund*innen. Ruckzuck kommt da ein ganzes Chaos zusammen, obwohl du möglicherweise dachtest, dass es direkt organisiert wäre, alles digital abzulegen – auch die analogen Dokumente. So einfach ist es leider nicht!

Mit einem ECM-Tool hebst du das Ganze noch auf ein höheres Level. Wie genau ein solches System funktioniert, was der Unterschied zwischen ECM und DCM ist und welche Funktionen eine ECM-Software bietet, verraten wir dir in diesem Artikel. On top erhältst du einen Überblick über die 5 besten Anbieter.

Was ist Enterprise-Content-Management (ECM)?

Wir starten den Fragenkatalog mit der grundlegendsten Frage: Was ist ECM eigentlich? Unter Enterprise-Content-Management (ECM) versteht man verschiedene Methoden, Dokumente und andere Assets zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, aufzubewahren und bereitzustellen. Der Content kann aus Personalakten, Rechnungen, Kundenunterlagen oder auch analogen Dokumenten bestehen. Dabei wird zwischen strukturierten, schwach strukturierten und unstrukturierten Content unterschieden. Doch jeder Inhalt kann Relevanz für dein Business haben, weshalb ein System Sinn ergibt. Von außen betrachtet wird ein ECM ein wesentlicher Part deiner Unternehmensstruktur. Dabei wird ein ECM-System nicht durch ein einzelnes Tool definiert, sondern entsteht aus dem Netzwerk mehrerer.

Das Hauptziel eines ECM ist es, den Zugriff auf Inhalte zu erleichtern und deren Verwaltung zu optimieren, um die betriebliche Effizienz zu steigern, die Compliance mit rechtlichen und regulatorischen Anforderungen sicherzustellen und das Risiko von Informationsverlust zu minimieren. ECM-Softwares bieten Funktionen wie Dokumentenmanagement, digitale Archivierung, Workflow-Automatisierung, Content-Collaboration und Records Management. Diese Werkzeuge unterstützen die Zusammenarbeit im Team und verbessern die Entscheidungsfindung, indem sie sicherstellen, dass relevante Informationen schnell und sicher zugänglich sind.

Was genau macht ein ECM-Tool und welche Funktionen kennt es?

Mithilfe einer ECM-Software kannst du eine Strategie aufbauen, die bestimmt, wie Dokumente grundsätzlich erfasst, bearbeitet, verwaltet und gespeichert werden. Teil dessen sind jedoch auch andere Softwares wie CMS oder DMS. Ein ECM-Tool gilt unternehmensweit, für jede Abteilung und jeden*jede Mitarbeiter*in. Dabei können die Workflows manuell festgehalten, aber auch automatisiert werden, um die Prozesse effizienter zu gestalten. Ein beispielhafter Ablauf innerhalb eines ECM-Tools könnte wie folgt aussehen:

1. Dokument wird erfasst (gescannt oder in digitaler Form übernommen).
2. Das Dokument wird den passenden Mitarbeiter*innen und Units zugeordnet, für die es relevant ist (z. B. Rechnungen nur für die Buchhaltung).
3. Dabei sorgt die ECM-Software dafür, dass es bei einer Datei bleibt und doppeltes Bearbeiten verhindert wird.
4. Das Dokument kann nun von jedem*jeder Berechtigten mittels Suchfeature gefunden werden – unabhängig vom Titel des Dokuments. Was zählt, ist der Inhalt.
5. Prozesse werden automatisiert, indem Arbeitsschritte wegfallen, die ein Dokument betreffen, aber vorher zeitfressend waren. Sämtliche Wege zwischen berechtigten Mitarbeiter*innen werden digital gegangen.
6. Das Dokument kann seinen Weg auch in externe Programme finden, da ein ECM-Tool nicht geschlossen ist. Gleichzeitig haben externe Nutzer*innen Zugriff auf das System. Das Dokument verlässt das System jedoch nicht, sondern erhält einen passwortgeschützten Link, der weitergeleitet werden kann.
7. Dem Dokument können eingangs Attribute zugeordnet werden, welche darüber entscheiden, wann es gelöscht oder dauerhaft archiviert werden soll.

Was ist der Unterschied zwischen ECM und DMS?

Der Unterschied zwischen einem Enterprise Content Management (ECM) System und einem Dokumentenmanagement-System (DMS) liegt vor allem im Umfang ihrer Funktionen und Anwendungsgebiete.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) fokussiert sich primär auf die Organisation, Speicherung und Sicherung von Dokumenten. Es ermöglicht das effiziente Auffinden, Bearbeiten und Teilen von Dokumenten innerhalb einer Organisation. Typische Funktionen eines DMS umfassen die Versionskontrolle, das Check-in/Check-out-System zum Bearbeiten von Dokumenten und Sicherheitsmechanismen zum Schutz sensibler Informationen.

Ein Enterprise Content Management (ECM) hingegen hat einen breiteren Ansatz und umfasst die Verwaltung aller Arten von Inhalten, einschließlich Dokumenten, Webseiteninhalten, digitalen Assets und mehr. ECM-Systeme integrieren verschiedene Technologien und Strategien, um den gesamten Lebenszyklus von Informationen zu verwalten. Dies schließt nicht nur Dokumentenmanagement ein, sondern auch Web-Content-Management, Records Management, Workflow-Automatisierung, und digitale Archivierung. ECM-Lösungen zielen darauf ab, die Effizienz zu steigern, indem sie die Kollaboration erleichtern und automatisierte Prozesse für eine Vielzahl von Geschäftsfunktionen bereitstellen.

Was sind die Vorteile eines Enterprise-Content-Managements?

Warum du ein ECM-Tool in deinem Unternehmen einsetzen solltest? Ganz einfach aus folgenden Gründen:

• Arbeitszeit und Infrastruktur effizienter nutzen
• Leichter Zugriff auf relevante Dokumente
• Monetäre Ersparnis (vor allem mit Blick auf deine IT-Infrastruktur)
• Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente deines Unternehmens
• Strukturierte Ansammlung aller interner Dokumente
• Zugriff mittels passwortgeschützter Links für externe Partner*innen
• Vor jeder Bearbeitung ist ein Check-in erforderlich, was mehrfach versionierte Dokumente verhindert
• Beim Eingang eines Dokuments entscheidet das ECM-Tool automatisch anhand von Vorgaben, welcher Unit und welchen Mitarbeiter*innen es zugeordnet werden soll
• Die Suche erfolgt auf Basis des Inhaltes eines Dokuments, nicht auf Basis des Titels

Das sind 5 besten ECM-Tools auf OMR Reviews

Bevor wir dir 5 beliebte ECM-Tools zeigen, möchten wir eindrücklich darauf hinweisen, dass die Implementierung eines solchen Systems in einem Unternehmen eine große Sache ist. Während eine Buchhaltungssoftware fix herausgefiltert und im Unternehmen eingesetzt werden kann, ist die Wahl des richtigen ECM-Systems nur ein erster Schritt. Die tatsächliche Arbeit ist es, die ECM-Lösung inklusive Struktur zu installieren und das Onboarding zu organisieren. Nimm dir also genug Zeit.

Nun kannst du dich an Schritt eins machen und zunächst die richtige ECM-Software auswählen. Dazu haben wir dir die sechs Besten aufgelistet, die du u.a. auf OMR Reviews finden kannst:

• agorum core
• Storyblok
• d.velop documents
• windream
• empower

Du hast ein Tool in unserem Ranking vermisst? Teile es uns gerne mit! Als Redaktion sind wir immer offen für deine Vorschläge und prüfen, ob wir das Tool in einem nächsten Update ergänzen können. Wir freuen uns, gemeinsam mit dir unsere Liste noch vollständiger zu machen.

1. agorum core

agorum core auf OMR Reviews

agorum core ist ein Open‑Source Enterprise Content Management System (ECM), entwickelt von der agorum Software GmbH in Deutschland. Es erlaubt dir, Dokumente wie in einem normalen Netzlaufwerk zu nutzen – sämtliche Programme, von Office bis Scanner‑Software, können direkt auf das ECM zugreifen – ohne Umgewöhnung. So löst agorum core typische Probleme wie unstrukturierte Ablage, fehlende Volltextsuche und Medienbrüche zwischen Dateien und Fachprogrammen. Im Vergleich zu anderen Tools setzt agorum core seinen Schwerpunkt auf maximale Flexibilität, einfache Bedienung, revisionssichere Archivierung und KI‑gestützte Automatisierung - besonders durch Erweiterung mit der ALBERT.

Weitere Funktionen von agorum core

• Dokumentfreigabe und Check‑In/Check‑Out mit Versionsverwaltung

• Volltext‑, phonetische, Metadaten‑ und boolesche Suche

• Integrierte Workflow‑Engine (basierend auf jBPM) zur Automatisierung

• E‑Mail‑Integration (IMAP/SMTP) mit automatischer Archivierung

• OCR‑Modul zur Texterkennung in gescannten Dokumenten

• Plugins für Wiki, Forum und Reporting (Jasper/iReport)

• Active‑Directory‑ oder LDAP‑Synchronisation für Benutzerverwaltung

• Rest‑API (z. B. Mandantenverwaltung via client areas API) zur Admin‑Automatisierung

agorum core Kosten

agorum core bietet individuelle Preismodelle an – je nachdem, welche Module und Funktionen das Unternehmen bucht. Entsprechend fallen die Kosten für das Tool je nach Use Case unterschiedlich aus.

Weitere Infos zu den Preisen von agorum core sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

agorum core Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von agorum core sowie der agorum core‑Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und ‑bewertungen für das am besten geeignete Tool entscheiden

2. Storyblock

Storyblok auf OMR Reviews

Storyblok ist ein cloud-natives, Enterprise‑Headless‑CMS, das Entwickler*innen und Content-Teams gleichermaßen produktiv macht. Es kombiniert eine API-first-Architektur mit einem visuellen WYSIWYG-Editor, mit dem du Inhalte direkt im Kontext bearbeiten und sofort visualisieren kannst. Das Tool löst typische Probleme wie getrennte Workflows zwischen Marketing und IT, komplexe Frontend-Deployments und Content-Wiederverwendung. Im Vergleich zu klassischen CMS wie WordPress oder Drupal liegt der Schwerpunkt von Storyblok auf Wiederverwendbarkeit (komponentenbasierte Inhalte), Omnichannel-Auslieferung via REST- und GraphQL‑APIs, Performanz-Optimierung und globaler Skalierbarkeit mit hoher Sicherheit und ISO‑Zertifizierungen.

Weitere Funktionen von Storyblok

• Visueller Editor mit Drag‑and‑Drop‑Bearbeitung und Live‑Preview

• Wiederverwendbare Content-Komponenten (Composable Components) und globale Komponenten

• REST‑ und GraphQL APIs sowie SDKs für moderne Frontend-Frameworks (Next.js, Nuxt, React etc.)

• Digital Asset Manager mit integrierter Bildoptimierung und globalem CDN

• Granulare Rollen‑ und Berechtigungssteuerung, Audit Trails, Versionierung & Content Governance mit SSO/2FA-Unterstützung

• Vielfältige Workflow-, Review- und Approval-Prozesse inkl. Ideation Room & Kollaboration direkt im Editor

• Multi-Site-, Multi-Brand- und Multi-Language-Support für internationale Projekte

• Automatische Skalierung und 99,99 % Uptime SLA dank global verteilter AWS-Architektur

Storyblok Kosten

Storyblok startet bei 99 €/Monat (Growth) und 349 €/Monat (Growth Plus). Premium- und Elite-Tarife sind individuell und bieten erweiterte Funktionen wie AI SEO, unbegrenzte Inhalte und Prioritäts-Support. Weitere Infos zu den Preisen von Storyblok sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Storyblok Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Storyblok-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete ECM-Tool entscheiden.

3. d.velop documents

d.velop documents auf OMR Reviews

d.velop documents ist eine cloudbasierte Dokumentenmanagement-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Informationsprozesse vollständig zu digitalisieren. Du kannst Dokumente revisionssicher archivieren, Workflows automatisieren und Informationen teamübergreifend verfügbar machen – unabhängig vom Standort. Das Tool richtet sich insbesondere an mittelständische und große Unternehmen, die ihre analogen Ablagestrukturen ablösen und Compliance-Anforderungen erfüllen möchten. Im Vergleich zu klassischen DMS-Lösungen punktet d.velop documents mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, schneller Implementierung und zahlreichen Schnittstellen zu Drittanwendungen wie Microsoft 365, DATEV oder SAP.

Weitere Funktionen von d.velop documents

• Revisionssichere Archivierung nach GoBD und DSGVO

• Volltextsuche mit intelligenter Texterkennung (OCR)

• Integration mit Microsoft 365, Teams, Outlook, SAP, DATEV u. v. m.

• Automatisierte Workflows zur Dokumentenfreigabe

• Digitale Aktenstrukturen (z. B. Personal-, Vertrags- oder Kundenakte)

• Mobiler Zugriff via App für iOS und Android

• Nutzer- und rollenbasierte Zugriffssteuerung

• Anbindung an E‑Mail-Postfächer zur automatischen Archivierung von Nachrichten und Anhängen

d.velop documents Kosten

d.velop documents ist ab 27 €/Monat pro Nutzer*in verfügbar. Die Tarife „Business“ (39 €) und „Ultimate“ (55 €) bieten zusätzlichen Cloud-Speicher, Workflow-Automatisierung, Systemanbindungen sowie Funktionen für mobiles und offline Arbeiten. Weitere Infos zu den Preisen von d.velop documents sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

d.velop documents Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der d.velop documents-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete ECM-Tool entscheiden.

4. windream

windream auf OMR Reviews

windream ist eine ECM‑Softwarelösung der dataglobal Group für digitales Dokumentenmanagement, revisionssichere Archivierung und automatisierte Geschäftsprozesse. Mit windream kannst du E‑Mails, Verträge, Dateien und Workflows zentral verwalten – rechtssicher nach GoBD/DSGVO und nutzerfreundlich in jeder Arbeitsumgebung, ob Büro, Home Office oder mobil. Die Version 9 fügt KI‑Funktionen hinzu: automatisch generierte Dokumentenzusammenfassungen, Chat‑Interface zur Abfrage von Datei-Inhalten sowie Übersetzungen direkt im System. Der sogenannte Dynamic Workspace bietet eine intuitive, anpassbare Oberfläche mit Favoriten-Funktion, individueller Navigation und Chat-Kommentar in Ordnern/Dateien – plattformübergreifend auf Desktop, Tablet und Smartphone.

Weitere Funktionen von windream

• KI‑gestützte Dokumentenzusammenfassungen und Chat-Interaktionen

• Dynamic Workspace mit Favoriten, konfigurierbarer UI und mobiler App

• Low‑Code BPM Designer für Prozessautomatisierung mit Smart Robots

• Revisionssichere und GoBD/DSGVO-konforme Archivierung

• Volltextsuche, Versionierung, E-Mail‑Management & Collaboration Tools

• Integration mit ERP, CRM, HR-Systemen via Smart Robots

• VFS‑X Technologie für performanten Zugriff auf Netzlaufwerke

• Unterstützung von Microsoft Entra ID für sichere Authentifizierung

windream Kosten

Für windream werden keine standardisierten Preise öffentlich kommuniziert. Du kannst jedoch ein individuelles Angebot direkt über die Website der dataglobal Group anfragen.

Weitere Infos zu den Preisen von windream sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

windream Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der windream-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für dich am besten geeignete ECM-System entscheiden.

5. empower

empower auf OMR Reviews

empower ist eine Suite von Microsoft‑Office-Add‑ins der empower GmbH, mit der du in Word, PowerPoint, Excel und Outlook markenkonforme Dokumente und Präsentationen effizient erstellst und verwaltest. Die Lösung vereint Template Management, Brand Control, Content Management, Chart Creation und Slide Creation in einem klar strukturierten Ribbon in Microsoft 365. Du löst typische Probleme wie inkonsistentes Branding, zeitaufwendiges Formatieren und fehlende zentrale Inhalte. Im Vergleich zu anderen Tools bietet empower besonders enge Integration in Office, hohe Nutzerfreundlichkeit und zunehmend auch KI-gestützte Automatisierung der Dokumentenerstellung.

Weitere Funktionen von empower

• Zentralisierte Verwaltung von Templates, Icons und Inhalten

• Automatische Überprüfung und Sicherstellung des Corporate Designs

• Effiziente Erstellung und Synchronisation von Diagrammen (Waterfall, Gantt etc.)

• Intelligente Dokumentensuche und Content‑Library für wiederverwendbare Elemente

• KI-basierte Automatisierung (z. B. DeepL-Übersetzung, Auto-Formatierung)

• Nahtlose Integration in PowerPoint, Word, Excel und Outlook

• Versionskontrolle, Zugriffsverwaltung und Compliance-Tracking

• Offline-Nutzung und Integration mit Microsoft Teams, Azure und SharePoint 

empower Kosten

empower bietet verschiedene Module zu unterschiedlichen Preisen an. Die empower Suite ist nur auf Anfrage erhältlich. Einzelmodule wie Charts für Windows starten ab 9,99 €/Monat pro Nutzer*in, Slides für macOS ab 19,99 € und Charts & Slides für Windows ab 29,99 €/Monat. Die Preise sinken mit zunehmender Useranzahl.

Weitere Infos zu den Preisen von empower Suite sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

empower Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Alternativen zu empower und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für dich am besten geeignete ECM-System entscheiden.