Die 5 besten Enterprise-Content-Management-Tools

1. Was ist Enterprise-Content-Management (ECM)?
2. Was genau macht ein ECM-Tool und welche Funktionen kennt es?
3. Was ist der Unterschied zwischen ECM und DMS?
4. Was sind die Vorteile eines Enterprise-Content-Managements?
5. Das sind 5 gefragte ECM-Tools auf OMR Reviews
6. 1. enaio by OPTIMAL SYSTEMS
7. 2. amagno
8. 3. Templafy
9. 4. SAP ECM
10. 5. ELO ECM Suite

Wenn du folgendes Szenario kennst, solltest du dringend darüber nachdenken, ein ECM-Tool in deinem Unternehmen zu installieren – falls es noch nicht geschehen ist: Mitarbeiter*in A erstellt eine Excel-Tabelle mit wichtigen Informationen zu einem Kundenprojekt. Speichername: „Infos_Kunde A“. Mitarbeiter*in B benötigt Informationen zu ebendiesem Kund*innen und geht im digitalen Netzwerk deines Unternehmens auf die Suche. Die Zeit verstreicht. Irgendwann findet Mitarbeiter*in B die Datei von Mitarbeiter*in A. Die Tabelle wird ergänzt und als „Info_Kunde A_bearbeitet“ abgespeichert. Nun multipliziere diese wenigen Arbeitsschritte mit der Anzahl deiner Mitarbeiter*innen, internen Dateien und Informationen im Umlauf sowie deiner Kund*innen. Ruckzuck kommt da ein ganzes Chaos zusammen, obwohl du möglicherweise dachtest, dass es direkt organisiert wäre, alles digital abzulegen – auch die analogen Dokumente. So einfach ist es leider nicht!

Mit einem ECM-Tool hebst du das Ganze noch auf ein höheres Level. Wie genau ein solches System funktioniert, was der Unterschied zwischen ECM und DCM ist und welche Funktionen eine ECM-Software bietet, verraten wir dir in diesem Artikel. On top erhältst du einen Überblick über die 5 besten Anbieter.

Was ist Enterprise-Content-Management (ECM)?

Wir starten den Fragenkatalog mit der grundlegendsten Frage: Was ist ECM eigentlich? Unter Enterprise-Content-Management (ECM) versteht man verschiedene Methoden, Dokumente und andere Assets zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, aufzubewahren und bereitzustellen. Der Content kann aus Personalakten, Rechnungen, Kundenunterlagen oder auch analogen Dokumenten bestehen. Dabei wird zwischen strukturierten, schwach strukturierten und unstrukturierten Content unterschieden. Doch jeder Inhalt kann Relevanz für dein Business haben, weshalb ein System Sinn ergibt. Von außen betrachtet wird ein ECM ein wesentlicher Part deiner Unternehmensstruktur. Dabei wird ein ECM-System nicht durch ein einzelnes Tool definiert, sondern entsteht aus dem Netzwerk mehrerer.

Das Hauptziel eines ECM ist es, den Zugriff auf Inhalte zu erleichtern und deren Verwaltung zu optimieren, um die betriebliche Effizienz zu steigern, die Compliance mit rechtlichen und regulatorischen Anforderungen sicherzustellen und das Risiko von Informationsverlust zu minimieren. ECM-Softwares bieten Funktionen wie Dokumentenmanagement, digitale Archivierung, Workflow-Automatisierung, Content-Collaboration und Records Management. Diese Werkzeuge unterstützen die Zusammenarbeit im Team und verbessern die Entscheidungsfindung, indem sie sicherstellen, dass relevante Informationen schnell und sicher zugänglich sind.

Was genau macht ein ECM-Tool und welche Funktionen kennt es?

Mithilfe einer ECM-Software kannst du eine Strategie aufbauen, die bestimmt, wie Dokumente grundsätzlich erfasst, bearbeitet, verwaltet und gespeichert werden. Teil dessen sind jedoch auch andere Softwares wie CMS oder DMS. Ein ECM-Tool gilt unternehmensweit, für jede Abteilung und jeden*jede Mitarbeiter*in. Dabei können die Workflows manuell festgehalten, aber auch automatisiert werden, um die Prozesse effizienter zu gestalten. Ein beispielhafter Ablauf innerhalb eines ECM-Tools könnte wie folgt aussehen:

1. Dokument wird erfasst (gescannt oder in digitaler Form übernommen).
2. Das Dokument wird den passenden Mitarbeiter*innen und Units zugeordnet, für die es relevant ist (z. B. Rechnungen nur für die Buchhaltung).
3. Dabei sorgt die ECM-Software dafür, dass es bei einer Datei bleibt und doppeltes Bearbeiten verhindert wird.
4. Das Dokument kann nun von jedem*jeder Berechtigten mittels Suchfeature gefunden werden – unabhängig vom Titel des Dokuments. Was zählt, ist der Inhalt.
5. Prozesse werden automatisiert, indem Arbeitsschritte wegfallen, die ein Dokument betreffen, aber vorher zeitfressend waren. Sämtliche Wege zwischen berechtigten Mitarbeiter*innen werden digital gegangen.
6. Das Dokument kann seinen Weg auch in externe Programme finden, da ein ECM-Tool nicht geschlossen ist. Gleichzeitig haben externe Nutzer*innen Zugriff auf das System. Das Dokument verlässt das System jedoch nicht, sondern erhält einen passwortgeschützten Link, der weitergeleitet werden kann.
7. Dem Dokument können eingangs Attribute zugeordnet werden, welche darüber entscheiden, wann es gelöscht oder dauerhaft archiviert werden soll.

Was ist der Unterschied zwischen ECM und DMS?

Der Unterschied zwischen einem Enterprise Content Management (ECM) System und einem Dokumentenmanagement-System (DMS) liegt vor allem im Umfang ihrer Funktionen und Anwendungsgebiete.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) fokussiert sich primär auf die Organisation, Speicherung und Sicherung von Dokumenten. Es ermöglicht das effiziente Auffinden, Bearbeiten und Teilen von Dokumenten innerhalb einer Organisation. Typische Funktionen eines DMS umfassen die Versionskontrolle, das Check-in/Check-out-System zum Bearbeiten von Dokumenten und Sicherheitsmechanismen zum Schutz sensibler Informationen.

Ein Enterprise Content Management (ECM) hingegen hat einen breiteren Ansatz und umfasst die Verwaltung aller Arten von Inhalten, einschließlich Dokumenten, Webseiteninhalten, digitalen Assets und mehr. ECM-Systeme integrieren verschiedene Technologien und Strategien, um den gesamten Lebenszyklus von Informationen zu verwalten. Dies schließt nicht nur Dokumentenmanagement ein, sondern auch Web-Content-Management, Records Management, Workflow-Automatisierung, und digitale Archivierung. ECM-Lösungen zielen darauf ab, die Effizienz zu steigern, indem sie die Kollaboration erleichtern und automatisierte Prozesse für eine Vielzahl von Geschäftsfunktionen bereitstellen.

Was sind die Vorteile eines Enterprise-Content-Managements?

Warum du ein ECM-Tool in deinem Unternehmen einsetzen solltest? Ganz einfach aus folgenden Gründen:

• Arbeitszeit und Infrastruktur effizienter nutzen
• Leichter Zugriff auf relevante Dokumente
• Monetäre Ersparnis (vor allem mit Blick auf deine IT-Infrastruktur)
• Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente deines Unternehmens
• Strukturierte Ansammlung aller interner Dokumente
• Zugriff mittels passwortgeschützter Links für externe Partner*innen
• Vor jeder Bearbeitung ist ein Check-in erforderlich, was mehrfach versionierte Dokumente verhindert
• Beim Eingang eines Dokuments entscheidet das ECM-Tool automatisch anhand von Vorgaben, welcher Unit und welchen Mitarbeiter*innen es zugeordnet werden soll
• Die Suche erfolgt auf Basis des Inhaltes eines Dokuments, nicht auf Basis des Titels

Das sind 5 gefragte ECM-Tools auf OMR Reviews

Bevor wir dir 5 beliebte ECM-Tools zeigen, möchten wir eindrücklich darauf hinweisen, dass die Implementierung eines solchen Systems in einem Unternehmen eine große Sache ist. Während eine Buchhaltungssoftware fix herausgefiltert und im Unternehmen eingesetzt werden kann, ist die Wahl des richtigen ECM-Systems nur ein erster Schritt. Die tatsächliche Arbeit ist es, die ECM-Lösung inklusive Struktur zu installieren und das Onboarding zu organisieren. Nimm dir also genug Zeit.

Nun kannst du dich an Schritt eins machen und zunächst die richtige ECM-Software auswählen. Dazu haben wir dir die sechs Besten aufgelistet, die du u.a. auf OMR Reviews finden kannst:

• enaio by OPTIMAL SYSTEMS
• Templafy
• amagno
• SAP ECM
• ELO ECM Suite

1. enaio by OPTIMAL SYSTEMS

enaio by OPTIMAL SYSTEMS bietet eine umfassende Lösung für das Enterprise Content Management, die darauf ausgerichtet ist, Informationsmanagement in Bereichen wie Finanzbuchhaltung, Vertragswesen und Human Resources neu zu gestalten. Diese Plattform unterstützt Unternehmen dabei, ihre Digitalisierungsstrategien effektiv umzusetzen und von papierbasierten zu vollständig digitalen Prozessen überzugehen. Mit enaio können Dokumente sicher als digitale Akten verwahrt und zentral auf Unternehmensdaten zugegriffen werden, wodurch die Produktivität gesteigert und die Prozesseffizienz verbessert wird. Der nahtlose Datenfluss und -austausch über alle Anwendungen hinweg eliminiert Medienbrüche und beschleunigt geschäftskritische Abläufe.

enaio by OPTIMAL SYSTEMS Kosten

enaio bietet individuelle Preismodelle an – je nachdem, welche Module und Funktionen das Unternehmen bucht. Entsprechend fallen die Kosten für das Tool je nach Use Case unterschiedlich aus.

Weitere Infos zu den Preisen von enaio® by OPTIMAL SYSTEMS sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

enaio by OPTIMAL SYSTEMS Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der enaio by OPTIMAL SYSTEMS-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete ECM-Tool entscheiden.

2. amagno

amagno ist ein Hersteller und Anbieter der gleichnamigen, mehrfach prämierten Digital Workplace Lösung, die auf selbstentwickelten Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Technologien basiert. Diese Plattform erleichtert dir die Nutzung und das Auffinden digitaler Dokumente erheblich und unterstützt das Verwalten von Dateien, Scans und E-Mails. Nutzer*innen können Dateien nicht nur finden und anzeigen, sondern auch verknüpfen und gemeinsam ablegen. Eine der zentralsten Funktionen von amagno ist die Möglichkeit, fast alle Dateiformate in einer blattgroßen Vorschau zu betrachten, ohne dass die Originalanwendung benötigt wird.

amagno Kosten

Der Anbieter kommuniziert keine festen Preise – allerdings kannst du amagno 30 Tage lang kostenlos testen. Weitere Infos zu den Preisen von amagno sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

amagno Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der amagno-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete ECM-Tool entscheiden.

3. Templafy

Templafy ist eine ECM-Software, die speziell darauf ausgerichtet ist, Unternehmen und Mitarbeitenden zu ermöglichen, Unternehmensinhalte wie Vorlagen, Bilder, Textbausteine und E-Mail Signaturen effizient zu erstellen, bearbeiten und optimieren. Diese Inhalte werden cloud-basiert verwaltet und über Schnittstellen nahtlos in Arbeitsumgebungen wie Microsoft Office, Google Workspace und Salesforce integriert. Templafy ermöglicht es Nutzer*innen, Inhalte nicht nur zu verwalten und regelmäßig zu aktualisieren, sondern diese auch allen Mitarbeiter*innen des Unternehmens bereitzustellen. Ein weiteres Merkmal von Templafy ist die Möglichkeit, veröffentlichten Content mithilfe verschiedener Tracking-Funktionen zu analysieren, was die Effizienz und Effektivität der Content-Nutzung wesentlich verbessert.

Templafy Kosten

Templafy berechnet die Kosten individuell und an das jeweilige Unternehmen angepasst. Insofern sind keine Festpreise verfügbar. Weitere Infos zu den Preisen von Templafy sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Templafy Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Templafy-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete ECM-Tool entscheiden.

4. SAP ECM

SAP Extended Enterprise Content Management von OpenText auf OMR Reviews

Zusammen mit dem größten kanadischen Softwareunternehmen OpenText hat sich auch SAP in den ECM-Markt eingeschlichen. Mithilfe des SAP ECM kannst du sämtliche Geschäftsabläufe digitalisieren, Echtzeitinformationen managen und Dokumente speichern, wie es ein On-Premise ECM-System vorsieht. Demnach lassen sich Dokumente und Akten erfassen, bearbeiten und archivieren. Im Mittelpunkt des SAP ECM stehen eine prozessorientierte Zusammenarbeit und effizientere Workflows.

SAP ECM Kosten

SAP hat kein einheitliches Preisschild an sein ECM gehängt. Du kannst das SAP Extended Enterprise Content Management by OpenText testen und individuell ein Preismodell mit dem Entwickler aushandeln. Dadurch bezahlst du aber auch nur für das, was du brauchst.

Weitere Infos zu den Preisen von SAP ECM sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

SAP ECM Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der SAP-ECM-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für dich am besten geeignete ECM-System entscheiden.

5. ELO ECM Suite

ELO ECM Suite auf OMR Reviews

Das ELO Enterprise-Content-Management ermöglicht es dir, betriebliche Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Dafür stellt dir der Software-Entwickler ein allumfassendes ECM zur Verfügung, welches ortsunabhängig angewendet werden kann. Es soll sich nahtlos in deine IT-Infrastruktur einfügen können und einen sicheren Ort für all deine Unternehmensdaten bieten. Die ELO ECM Suite umfasst somit mehrere Tools in einer Software: Dokumentenmanagement, mobiles Arbeiten, Automatisieren von Workflows und eine intelligente Suche. Zusätzlich lassen sich Softwares von Microsoft, Salesforce, SAP und DATEV integrieren.

ELO ECM Suite Kosten

Die ELO ECM Suite ist zu keinem festen Preis zu haben. Ein Anruf beim Entwickler wird jedoch deine Fragen diesbezüglich beantworten.

Weitere Infos zu den Preisen von der ELO ECM Suite Suite sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

ELO ECM Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Alternativen zur ELO ECM Suite und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für dich am besten geeignete ECM-System entscheiden.