Elektronische Gehaltsabrechnung: Voraussetzungen, Vorteile und Herausforderungen

Kennst du dieses Gefühl, wenn ein großer Stapel Arbeit endlich vom Schreibtisch verschwindet und so Platz für neue, frische Gedanken macht? In der HR-Welt war dieser Stapel für mich jahrelang die Gehaltsabrechnung oder besser gesagt, die dazugehörigen Stundenzettel (oftmals noch als Excel-Tabelle), klassische Krankmeldungen und Urlaubsanträge. Das alles musste sortiert und vor allem rechtskonform berücksichtigt werden.

Deswegen bildet ein Programm für die elektronische Zeiterfassung wie Personizer, Personio oder Shiftbase als Basis für die elektronische Gehaltsabrechnung weit mehr als nur ein technisches Fundament. Es schafft neben einem Freiraum für mich, den ich für andere Projekte nutzen kann, auch die nötige Rechts- und Datensicherheit für das Unternehmen bei der Gehaltsabrechnung. Das teuerste Lohnprogramm nützt nichts, wenn die gefütterten Daten falsch sind. Zeiterfassungstools wie Personizer schließen die gefährliche Lücke zwischen dem Arbeitsalltag der Mitarbeiter*innen und der Lohnbuchhaltung.

Wenn wir von der Gehaltsabrechnung sprechen, dann meine ich die Übersicht am Ende des Monats, die alle relevanten Informationen zu Gehalt oder Lohn, aber auch deinen Steuerangaben und personenbezogenen Daten enthält. Die vorgesehenen Daten werden in der sogenannten Entgeltbescheinungsverordnung (EBV) rechtlich festgelegt. Gehalt und Lohn unterscheiden sich dabei anhand eines besonderen Merkmals: Die Lohnabrechnung ist ein stundenbasierter Abrechnungsprozess deiner Arbeitszeit und variiert pro Monat, dies ist beispielsweise bei Schichtarbeiter*innen der Fall. Bei der Gehaltsabrechnung handelt es sich um einen fixen Satz, der am Ende des Monats ausgezahlt wird. Zusammengefasst werden diese beiden Rechnungsarten unter dem Begriff der Entgeltabrechnung.

Die Gehaltsabrechnung darf mittlerweile nicht nur in Papierform, sondern auch digital bereitgestellt werden. Und seit dem 28.01.2025 bestätigt ein BAG-Urteil, dass dafür nicht mehr die Zustimmung des Arbeitnehmers notwendig ist. Natürlich müssen bestimmte Punkte bei dieser Art der Zurverfügungstellung bedacht werden. So muss zum Beispiel jederzeit ein Zugang zu diesen Lohndokumenten möglich sein, weshalb sich idealerweise ein Mitarbeiterportal für den Abruf eignet. Zusätzlich müssen die Dokumente mindestens zwölf Monate aufbewahrt werden und die sensiblen Daten müssen DSGVO-konform geschützt sein. Technisch betrachtet ist die elektronische Gehaltsabrechnung lediglich ein Textdokument, welches den Mitarbeiter*innen in einem Portal zum Abruf zur Verfügung gestellt wird. Hier ist aber noch einmal zwischen Zeiterfassungssystemen und Abrechnungs-Tools zu unterscheiden. Letztere ermöglichen die Erstellung und den Abruf der finalen Abrechnung, während erstere die rechtskonforme Erfassung der Arbeitszeit ermöglichen.

Gibt es im Vorfeld der Gehaltsabrechnung immer noch die berühmt-berüchtigte Zettelwirtschaft bei der Erfassung von Arbeitszeiten sowie von Urlaubs– und Krankentagen, wird es den betroffenen Abteilungen unnötig schwer gemacht, was genau die effizienten Abläufe in Unternehmen verhindert. Viele Unternehmen unterschätzen, dass die Lohnabrechnung nicht erst beim Steuerberater beginnt, sondern jeden Morgen beim Einloggen der Mitarbeiter. Wer hier noch auf Zettelwirtschaft setzt, baut auf Sand. Digitale Zeiterfassung ist das notwendige Fundament, um das Prinzip "Garbage In, Garbage Out" zu durchbrechen.

Wenn Betriebe sich nicht auf eine digitale Zeiterfassung umstellen, um damit eine valide Grundlage für ihre Gehaltsabrechnung zu schaffen, kann dies im Zweifel der Grund dafür sein, dass sie gegen unternehmenseigene Compliance-Richtlinien verstoßen oder macht sich arbeitsrechtlich gemäß dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH Rs. 55/18 CCOO) angreifbar. Dazu kommt: Wer auf Excel-Sheets setzt und dabei immer wieder Abrechnungsfehler macht oder die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter*innen infrage stellt, der sorgt für unnötige Unruhe in seinen Abteilungen und macht sich für neue Fachkräfte unattraktiv und wird somit im Rennen um dieselbigen abgehängt werden.

Werden die Arbeitszeiten, Krankheitstage und Urlaub elektronisch erfasst, können diese Daten digital an das entsprechende Abrechnungsprogramm weitergegeben werden. Die daraus resultierenden Gehaltsabrechnungen können dann elektronisch in einem Portal gebündelt zur Verfügung gestellt werden. Beides spart den Mitarbeiter*innen Zeit! Denn für sie bedeutet jede neue Abrechnung weitere Dokumente für die Ablage und somit einen nicht zu unterschätzenden zeitlichen Mehraufwand für das entstandene Dokumentenmanagement. Zusätzlich lassen die Self-Service-Portale für die Gehaltsabrechnung und/oder Zeiterfassung einen Zugriff von überall zu. Dies gewährleistet eine höhere Flexibilität für die Mitarbeiter*innen, beispielsweise wenn diese zeitweise im Ausland arbeiten.

Neben der Attraktivität für neue und bestehende Angestellte werden auf diesem Weg auch noch Kosten und Nerven gespart. Gerade die Prozesskosten, die bei der manuellen Bearbeitung entstehen, sind in der Realität oftmals um ein Vielfaches höher als von den Unternehmen geschätzt. Die Zeitersparnis, die sich durch die Automatisierung von HR-Workflows ergibt, ist enorm und sollte deswegen keinesfalls unterschätzt werden. Ganz nebenbei wird ebenfalls der ökologische Fußabdruck gesenkt, da sich auf diesem Weg auch noch Papier und somit CO2 einsparen lassen.

Die Umstellung auf digitale Entgeltabrechnung und Zeiterfassung bringt einige wichtige Aspekte mit sich, die du im Vorfeld berücksichtigen solltest. Im digitalen Bereich betrifft das vor allem die datenrechtlichen Bestimmungen und Vorgaben sowie die eigentliche Datensicherung, da wir hier, wie zuvor erwähnt, mit hochsensiblen personenbezogenen Daten arbeiten. Die Einhaltung der DSGVO-Bestimmungen hat dabei oberste Priorität, gerade weil diese Informationen tiefe Einblicke in die Privatsphäre der Mitarbeiter*innen gewähren können und ein rechtlich sicheres Fundament die Grundvoraussetzung für das Vertrauen deiner Belegschaft in deinem Unternehmen ist.

Hand in Hand mit dem Datenschutz geht die allgemeine IT-Sicherheit: Damit die sensiblen Gehaltsdokumente wirklich nur für die berechtigten Personen einsehbar sind, müssen moderne Cyber-Security-Maßnahmen implementiert werden, die unbefugte Zugriffe von außen aber auch innen konsequent verhindern. Darüber hinaus solltest du sicherstellen, dass die anvisierten Software-Tools über kompatible Softwareschnittstellen, sogenannte APIs, verfügen, die es ihnen ermöglichen, miteinander zu kommunizieren. Ohne automatische Schnittstelle sollten die Daten zumindest leicht exportierbar sein, damit sie in der Gehaltsabrechnung ohne Aufwand weiterverarbeitet werden können. In der Regel hat sich hier der DATEV-Standard etabliert und garantiert genau diese Möglichkeit.

Doch das beste digitale System nützt nur wenig, wenn es im Alltag nicht vorgelebt wird. Ein digitaler Prozess steht und fällt mit seiner Akzeptanz im Betrieb, wie auch im Team. Deshalb ist es wichtig, etwaige Vorbehalte der Belegschaft ernst zu nehmen. Insbesondere bei älteren Kolleginnen oder generellen Kritikerinnen der Digitalisierung gilt es, durch transparente Kommunikation und einfache Handhabung die Angst vor der Umstellung zu nehmen. Nur so gelingt der nachhaltige Abschied von der Zettelwirtschaft.

Dabei solltest du jedoch nicht aus den Augen verlieren, dass mit der Nutzung moderner Cloud-Strukturen eine gewisse Abhängigkeit der zugrunde liegenden Infrastruktur entsteht. Um bei potenziellen Systemausfällen nicht handlungsunfähig zu sein, ist die Wahl eines verlässlichen Partners entscheidend, der eine äußerst geringe Ausfallsicherheit garantiert und sicherstellt, dass der Zugriff auf die steuerrelevanten Bescheide jederzeit und ohne lange Unterbrechungen gewährleistet bleibt.

Wenn du dich für den Weg der digitalen Entgeltabrechnung entscheidest, ist eine strukturierte Umsetzung das A und O, damit der Übergang reibungslos gelingt. Alles beginnt mit einer fundierten Status-quo-Analyse, bei der du die aktuelle IT-Infrastruktur genau unter die Lupe nimmst. Hierbei wird geprüft, ob die vorhandenen Systeme die technischen Voraussetzungen erfüllen, um die Tools sicher und stabil einzubinden.

Sobald die technischen Rahmenbedingungen geklärt sind, ist die frühzeitige Einbindung des Betriebsrates, sofern vorhanden, ein wichtiger Faktor. Da die Einführung einer neuen Software der Mitbestimmung dieses Gremiums unterliegt, sorgt eine rechtzeitige und transparente Kommunikation mit ihm dafür, dass das Vorhaben zwar kritisch hinterfragt werden wird, aber im Fortschreiten auf breite Unterstützung treffen wird. Gleichzeitig sollten alle rechtlichen Vorgaben gewahrt bleiben, um mögliche Probleme von Anfang an zu minimieren. Der Rückhalt ist die Basis für ein erfolgreiches Change-Management, denn die Umstellung bedeutet für viele Kolleg*innen erst einmal eine Umgewöhnung. Die Belegschaft sollte bei diesem Prozess aktiv begleitet werden, indem beispielsweise verständliche Anleitungen und FAQ-Listen bereitgestellt werden, die die häufigsten Fragen vorab klären und so mögliche Berührungsängste abgebaut werden.

Um beim finalen Rollout nichts dem Zufall zu überlassen, empfiehlt sich im ersten Monat eine gezielte Testphase. Denn ein Parallelbetrieb, bei dem der Abrechnungsprozess sowohl digital als auch noch in gewohnter Form vorliegt, gibt allen Beteiligten die nötige Sicherheit. So kannst du prüfen, ob die Datenübertragung reibungslos läuft, bevor der Postversand endet und das neue System vollständig live geht.

Damit die Theorie in die Praxis umgesetzt werden kann, benötigst du das passende Werkzeug, wobei der Markt eine Vielzahl an Möglichkeiten bietet. Grundsätzlich lässt sich die Software-Landschaft in zwei Kategorien unterteilen: Es gibt zum einen umfassende HR-Management-Systeme, die den gesamten Mitarbeitenden-Lifecycle abbilden, und zum anderen spezialisierte Lohnabrechnungssoftware, die sich ganz auf die Kalkulation der Entgelte fokussiert.

Schaut man sich im OMR-Kontext um, finden sich für jeden Bedarf die richtigen Tools. Sage Lohnabrechnung gilt als ein im Arbeitsalltag bewährter Klassiker, gerade wenn es um komplexe Anforderungen und tiefe Integrationen geht. Suchst du hingegen eher nach einer schlanken Lösung für KMU, bietet FastBill einen Fokus auf einfache Rechnungsprogramme, die den administrativen Aufwand gering halten. Oft ist es jedoch sinnvoll, die Abrechnung direkt mit der Arbeitszeit zu verknüpfen, um an dieser Stelle manuelle Übertragungsfehler zu vermeiden. Tools wie Personizer, Personio oder Shiftbase zeigen hier ihre Stärken, indem sie sich als Zeiterfassungstools problemlos in Abrechnungsworkflows einbinden lassen.

Bevor du dich final für eine mögliche Lösung entscheidest, solltest du sicherstellen, dass das Tool zu deinem Unternehmen passt und nicht zu einer Dauerbaustelle wird. Ein entscheidendes technisches Merkmal stellen dabei die Software-Schnittstellen (APIs) dar. Die Software sollte sich einfach mit deinem ERP- oder Buchhaltungssystem verbinden lassen, damit Daten automatisch übernommen werden und kein manuelles Kopieren nötig ist.

Doch Technik ist nicht alles: Die Benutzerfreundlichkeit (UX) entscheidet letztlich darüber, ob deine Mitarbeiter*innen das Portal gerne nutzen oder aber frustriert aufgeben. Eine intuitive und leicht zu bedienende Oberfläche sorgt dafür, dass die digitale Abrechnung als Entlastung und nicht als zusätzliche Hürde wahrgenommen wird. Zudem solltest du langfristig planen und auf die Skalierbarkeit der Software achten. Dein Tool sollte heute für dein Team funktionieren, aber auch problemlos mitwachsen, wenn deine Unternehmung größer wird. Und falls es doch einmal hakt, was gerade bei der sensiblen monatlichen Abrechnung vorkommen kann, ist ein schneller, gut erreichbarer und kompetenter Support unverzichtbar. Die externe Hilfe bei Abrechnungsfehlern ist oft das Zünglein an der Waage, wenn es darum geht, die pünktliche Auszahlung der Gehälter sicherzustellen.

An der Digitalisierung der Arbeitszeit und Entgeltabrechnung führt kein Weg mehr vorbei. Die Nutzung von Papier, egal, ob zur Zeiterfassung oder zum Postversand der Entgeltabrechnung, ist in unserer digitalen Welt schlichtweg nicht mehr zeitgemäß. Schlimmer noch: Auf diesem Weg wird die Effizienz in Unternehmen unnötig ausgebremst. Wir stehen allerdings erst am Anfang einer spannenden Entwicklung. Der nächste große Schritt wird der verstärkte Einsatz von KI in der Welt der HR-Tools sein. So werden solche intelligente Systeme künftig in der Lage sein, Anomalien bei Arbeitszeiten und Abrechnungen automatisch zu erkennen oder neue gesetzliche Änderungen schneller zu implementieren, was die Fehlerquote in beiden Fällen gegen Null sinken lassen dürfte.

Wichtig aber ist: Hab selbst Mut zur digitalen Transformation! Es geht nicht nur darum, Papier zu sparen, sondern darum, Prozesse schlanker und vor allem schneller zu gestalten und als Arbeitgeber*in attraktiv zu bleiben. Wer jetzt diese Weichen stellt und die alte Zettelwirtschaft hinter sich lässt, schafft die Basis für ein modernes, effizientes Personalmanagement, das für die Herausforderungen der kommenden Jahre bestens gerüstet ist und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann als Abrechnungen und Arbeitszeiten zu prüfen.