E-Rechnung: Pflicht im B2B ab 2025 für Selbstständige und Unternehmen

1. Was ändert sich mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 für die Rechnungsstellung?
2. Anforderungen an die E-Rechnung und welche Vorteile sie bietet
3. Wie lässt sich die E-Rechnungspflicht leicht einhalten?
4. Fazit: So bist du bereit für die E-Rechnungspflicht 2025

Bevor neuer Umsatz dein Unternehmen erreichen kann, erfolgt ein recht langweiliger, aber notwendiger Schritt: das Erstellen einer Rechnung. Hier gibt es nicht nur bestehende gesetzliche Vorgaben, sondern auch immer mal wieder neu eingeführte Richtlinien. Diese solltest du stets beachten, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Grundsätzlich gibt es im Rechnungswesen nach deutschem Recht bereits viele Regelungen: Rechnungen müssen beispielsweise mit einer Nummer, einem Datum und der Umsatzsteuer versehen sein, um gültig zu sein. In den vergangenen Jahren durchlief zudem eine neue Richtlinie mehrere Instanzen der Europäischen Union, welche nun als E-Rechnungspflicht 2025 in Deutschland umgesetzt wird.

Dieser Artikel erklärt dir alles, was du zur neuen Pflicht bezüglich strukturierter E-Rechnungen wissen musst und zeigt dir, wie du die neuen Vorgaben einfach und schnell umsetzen kannst. Denn eins steht fest: Eine Rechnung mit Word zu erstellen und sie dann als PDF zu verschicken, ist ab 2025 kaum noch möglich.

Was ändert sich mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 für die Rechnungsstellung?

Die E-Rechnungspflicht ist genau genommen nichts Neues – jedenfalls in Bezug auf öffentliche Auftraggeber. Hier existiert die Verpflichtung, Rechnungen in elektronischer Form zu erstellen und verfügbar zu machen, bereits seit 2020. Ab dem 1.01.2025 wird die Pflicht nun neben diesem sogenannten B2G-Bereich auf die B2B-Branche (Business-to-Business) ausgeweitet.

(Übrigens: Bei beidseitiger Zustimmung greift eine Übergangsregelung bis 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000. Ab 2028 gibt es dann bei der E-Rechnungspflicht keinerlei Ausnahmen mehr.)

Das heißt für dich als Unternehmen mit Businesskundschaft eine Umstellung deiner Rechnungsprozesse und insbesondere der Rechnungsformate. Ausnahmen gibt es für Kleinstunternehmen sowie bestimmte Berufsgruppen. Auch im B2C-Bereich, also für Endkund*innen, müssen keine E-Rechnungen gestellt werden. Außerdem müssen die rechnungsstellenden und -empfangenden Parteien beide in Deutschland ansässig sein und die Rechnung muss einen höheren Betrag als 250 € ausweisen, der nicht von der Umsatzsteuer befreit sein darf. Zudem sind Fahrausweise ausgeschlossen.

Das Ziel der E-Rechnungspflicht ist die Digitalisierung und Standardisierung des Rechnungsprozesses, um Effizienz und Interoperabilität zu steigern. Zum einen gehört sie damit zum EU-weiten Wachstumschancengesetz, zum anderen soll sie laut Bundesministerien die deutsche Bürokratie abbauen und die Digitalisierung hierzulande vorantreiben. Denn Papierrechnungen oder jene als PDF stellen die Zahlungsdaten nicht strukturiert dar, sodass Buchhaltungssysteme und Rechnungsprogramme es schwer haben, diese auszulesen.

Das Zauberwort hierbei lautet Unveränderlichkeit. Neben Zeitstempeln sorgen bestimmte (strukturierte) Rechnungsformate genau dafür, dass sich übermittelte Rechnungen im Nachhinein nicht mehr manipulieren lassen. Echtheit und Integrität der Abrechnung können so gewährleistet werden.

Bereits jetzt ist in Planung, dass in einem weiteren Schritt Rechnungen mit einer transaktionsbezogenen VAT-Meldung versehen sein müssen. Hier steht allerdings noch keine Frist fest.

Anforderungen an die E-Rechnung und welche Vorteile sie bietet

Streng genommen ist der Begriff E-Rechnung etwas irreführend, denn er umfasst eben nicht alle Rechnungen in digitaler Form – etwa eine eingescannte Papierrechnung oder ein klassisches PDF-Dokument –, sondern nur jene, die elektronisch und lesbar für digitale Systeme erstellt sind. Dabei lässt sich im Allgemeinen zwischen drei Formaten unterscheiden, die allesamt die Anforderungen der neuen E-Rechnungspflicht erfüllen und in Deutschland geläufig sind:

• XRechnung (EU-Standard)
• ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland, Hybridformat)
• EDI (Electronic Data Interchange)

Hinweis zum EDI-Format: Um dieses Format für deine digitalen Rechnungen zu nutzen, benötigst du das Einverständnis der Rechnungsempfänger*innen. Gemäß der neuen Pflicht wird das Format nur noch möglich sein, wenn es die Norm EN 16931 erfüllt. Daher sind die beiden anderen Rechnungsformate eindeutig zu bevorzugen, schließlich erfüllen die XRechnung sowie ZUGFeRD immer die Bestimmungen dieser Norm.

Darüber hinaus gibt es länderspezifische weitere Formate, wie die Factur-X in Frankreich, die die Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllen.

Zwar müssen einige Betriebe ihre Rechnungsstellung ab 2025 neu auf E-Invoicing ausrichten, doch dabei bieten sich für sie auch einige Vorteile:

• Automatisierung: Eingangsrechnungen liegen künftig immer digital vor, sodass sie direkt in die Buchhaltungssoftware der Wahl geschickt werden können, was den manuellen Aufwand reduziert und Fehler minimiert.
• Schnellere Abwicklung: E-Rechnungen sind schneller zu verarbeiten, was zu schnelleren Zahlungen bei der Kundschaft führt. Dies wirkt sich positiv auf die Liquidität aus. Wartezeiten und Verzögerungen für die Rechnungsempfänger*innen lassen sich vermeiden. Da PDF-Rechnungen und unstrukturierte Daten oft Nachbearbeitung erfordern, entfällt dieser Aufwand bei E-Rechnungen, wodurch der Abwicklungsprozess beschleunigt wird.
• Kostenersparnis: Durch den Wegfall von Druck und Porto sinken die Kosten. Zudem entfällt der zeitliche Aufwand, Papierrechnungen postalisch auf den Weg zu bringen.
• Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier trägt zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks bei.
• Sicherheit: Während PDF-Rechnungen nachträglich manipulierbar sind, sorgen die Formate der E-Rechnungen für Sicherheit und Seriosität.

Die Einführung der E-Rechnung erlaubt langfristig, Geschäftsprozesse effizienter und kostensparender zu gestalten. Und das nicht nur für dein Unternehmen, sondern branchen- und landesweit. Wettbewerbsnachteile werden ganz nebenbei verringert – ganz im Sinne der Chancengleichheit.

Wie lässt sich die E-Rechnungspflicht leicht einhalten?

Damit du für die neue Pflicht ab Anfang 2025 gewappnet bist, benötigst du ein Rechnungsprogramm, das mit den E-Rechnungsformaten arbeiten kann. FastBill bietet eine solche Softwarelösung für Rechnungswesen und Buchhaltung. Das Tool richtet sich speziell an Selbstständige, Freiberufler*innen und Kleinunternehmen – an alle, die von der E-Rechnungspflicht nächstes Jahr betroffen sind.

Im Detail unterstützen dich die Funktionen von FastBill bei folgenden fünf Schritten:

• Automatische Erstellung von E-Rechnungen: Die Software unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD (ab Dezember 2024), sodass Firmen die gesetzlichen Anforderungen problemlos erfüllen können.
• Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen: Mit FastBill kannst du E-Rechnungen empfangen und automatisiert auslesen lassen. Die strukturierten Rechnungsdaten fließen direkt in dein System, z. B. in Kundendaten und Umsatzstatistiken.
• Zentrale Ablage: Alle deine Rechnungen werden digital gespeichert, was die Verwaltung erleichtert. So sind wichtige Dokumente immer griffbereit, wenn du sie benötigst. Nach § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) bist du in der Regel nämlich gesetzlich dazu verpflichtet, Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren.
• Integrierte Buchhaltung: FastBill ermöglicht die automatische Übertragung der Rechnungsdaten in dein Buchhaltungssystem, was den gesamten Prozess effizienter macht und Fehler minimiert.

FastBill kann dir als All-in-one-Plattform auch bei anderen Aufgaben deiner Buchführung und deiner Abrechnungsprozesse behilflich sein. So kannst du etwa mit dem Tool deine Umsatzsteuervoranmeldung selbst erledigen.

Fazit: So bist du bereit für die E-Rechnungspflicht 2025

Egal, ob du als Freelancer selbstständig tätig bist oder in der Buchhaltung eines kleinen bis mittelgroßen Unternehmens arbeitest – bis 2025 solltest du dich mit der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich auseinandersetzen. Denn Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen gehören schon bald der Geschichte an. Grundsätzlich sind alle B2B-Unternehmen betroffen. Allerdings gibt es Ausnahmen und eine Übergangsregelung.

Mit FastBill als Rechnungsprogramm bist du bereit, künftige Rechnungen papierlos, strukturiert, unveränderbar und vor allem digital zu stellen. Durch die Unterstützung der beiden bevorzugten Formate XRechnung und ZUGFeRD, die vollautomatische Bedienbarkeit sowie weitere Features hilft dir die Software, dein Rechnungswesen zu digitalisieren. So hält dein Unternehmen in jedem Fall die neue E-Rechnungspflicht ein und kann idealerweise möglichst viele Rechnungen schreiben.