Rechnungen digitalisieren: So klappt’s auf jeden Fall!

Buchhaltungssoftware, auch Buchführungssoftware genannt, erleichtert das Alltagsgeschäft von Mitarbeiter:innen der Buchhaltungsabteilung, indem sie alle wichtigen Aufgaben und Prozesse der Buchhaltung bzw. Buchführung oder Teilbereiche dieser digital abbildet. Somit trägt sie auch zur Digitalisierung von Unternehmungen bei. Die Softwares werden in allen Teilbereichen der Buchhaltung wie beispielsweise der Finanzbuchhaltung, der Debitorenbuchhaltung oder auch der Lohnbuchhaltung eingesetzt und ermöglichen es, in kleinen, mittleren und großen Unternehmen, effiziente Buchhaltungsprozesse umzusetzen und die unternehmensinterne Kollaboration zu verbessern. Wichtige Funktionen von Buchhaltungssoftware sind beispielsweise die digitale Belegerfassung, die Anbindung zum Onlinebanking und Zahlungsdienstleistern, ein integriertes CRM oder eine Schnittstelle zu einem Customer-Relationship-Management-System, die Inventarverwaltung und die Auftragsübersicht sowie das Projektmanagement. Zur Buchhaltung gehört auch die Rechnungserstellung. Während einige Buchhaltungssoftwares diese integriert haben, gibt es auch spezialisierte Rechnungsprogramme. Buchhaltung kann auch ein Modul eines ERP-Systems sein oder in ein solches integriert sein. Da die Buchhaltung mitunter sehr aufwendig und komplex ist, unterstützen Buchhaltungsprogramme Unternehmen dabei, immer alle Finanzen im Blick zu haben, womit schwerwiegende Fehler wie falsche Buchungen schneller erkannt und behoben werden können. Dadurch können Probleme mit Finanzbehörden häufig abgewendet werden, bevor sie entstehen. Zu den größten Vorteilen der Softwares zählen außerdem mögliche Kosten- und Zeitersparnisse.

Fakturierungs- und Rechnungsprogramme werden in Unternehmen eingesetzt, um Rechnungen zu erstellen und sie an Kund:innen zu senden, um diese zur Zahlung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen aufzufordern. Mithilfe dieser Softwarelösungen können Unternehmen Zeit einsparen und den Arbeitsaufwand für die Rechnungsverwaltung verringern sowie die Genauigkeit ihrer Abrechnungsprozesse erhöhen.  Meist setzen Buchhaltungsabteilungen Rechnungssoftwares ein. Aber auch Vertriebsmitarbeiter:innen oder Projektmanager:innen können die Tools nutzen, um Kostenvoranschläge oder Pro-Forma-Rechnungen für ihre Kund:innen zu erstellen. Fakturierungssoftware hilft Unternehmen, die Fakturierung für verschiedene Arte von Dienstleistungen und Produkten zu managen. So gibt es beispielsweise Rechnungstools für Dienstleister:innen zur Projektfakturierung oder für Versorgungsunternehmen zur wiederkehrenden Fakturierung. Ein Rechnungsprogramm lässt sich in Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme oder CRM-Software integrieren, in denen alle Kundeninformationen sowie die von ihnen gekauften Produkte und Dienstleistungen gespeichert sind. Die letzte Phase des Abrechnungsprozesses, der Zahlungseingang, wird in der Regel in einer Buchhaltungssoftware oder in einem Modul einer umfangreicheren Software, wie einem ERP, abgewickelt. Um sich als Rechnungsprogramm zu qualifizieren, muss die Lösung: * dazu fähig sein, mehrere Arten von Rechnungen erstellen zu können * mehrere Rechnungen zu einer einzigen konsolidieren oder eine Rechnung aufteilen können * Rechnungs- und Dokumentenvorlagen enthalten * Funktionen zum Versand von Rechnungen in verschiedenen Dateiformaten, wie PDF und Microsoft Word, über verschiedene Kommunikationskanäle, wie E-Mail und Fax, bieten * über Reports und Analysen über den Status jeder einzelnen Rechnung verfügen * Benachrichtigungen über Zahlungseingänge versenden * Integrationsmöglichkeiten zu Softwarelösungen wie ERP-Software, CRM-Systemen oder Buchhaltungsprogrammen bieten