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Rechnungen digitalisieren: So klappt’s auf jeden Fall!

Erfahrt jetzt, welche Vorteile digitale Rechnungen haben und worauf Ihr dabei achten müsst

Unternehmer:innen, Handwerker:innen und Dienstleister:innen aller Art werden täglich mit Unmengen an Papierkram konfrontiert und müssen sich neben ihrer eigentlichen Tätigkeit auch noch um die Buchhaltung kümmern. Wäre es nicht schön, wenn man all diese Rechnungen digitalisieren und so die Menge an Papierkram drastisch reduzieren könnte? Wir zeigen Euch, wie das geht und warum Ihr nie wieder ohne digitalisierte Rechnungen arbeiten solltet.

Wie digitalisiert und archiviert Ihr Rechnungen ordnungsgemäß?

Da Rechnungen einen wichtigen Teil der Buchhaltung darstellen, müsst Ihr beim Digitalisieren und Archivieren von Belegen ordnungsgemäß vorgehen. Ihr dürft dabei auf keinen Fall die Anforderungen des Finanzamts vergessen, da Ihr sonst mit bösen Überraschungen rechnen könnt. Doch keine Sorge, wir erklären Euch ganz genau, auf was Ihr achten müsst, damit auch in Eurer papierlosen Buchhaltung alles stimmt.

Welche Anforderungen des Finanzamts müsst Ihr beachten?

Zunächst müssen die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) genau beachtet werden. Sie umfassen alle von der deutschen Finanzverwaltung aufgestellten Richtlinien zur digitalen Buchführung beziehungsweise Buchhaltung. Alle steuerpflichtigen Personen, also auch Ihr, sind für die Einhaltung dieser Richtlinien verantwortlich – insbesondere beim Digitalisieren von Belegen. Dabei geht es vor allem um die Richtigkeit, Vollständigkeit, Übersichtlichkeit und Sicherheit Eurer Belege. Auch digitalisierte Rechnungen müssen in jedem Fall den GoBS entsprechen.

Des Weiteren muss die Unveränderbarkeit der digitalisierten Rechnungen sichergestellt werden können. Das betrifft vor allem das Archivieren von Belegen. Rechnungen sollten weder auf dem Datenträger (Hardware) noch mithilfe einer Software (zum Beispiel durch Zugriffsprotokolle) gefälscht oder verändert werden können. Ihr seid für die Sicherheit Eurer Rechnungen zuständig. Reguliert den Zugang oder Zugriff zu Euren Belegen.

Solltet Ihr digitale Dokumente wie Rechnungen verändern wollen, müsst Ihr jede Veränderung klar kenntlich machen. Nicht nur die veränderte Version, sondern auch die Originalrechnung muss dann aufbewahrt werden, sodass jede Veränderung stets nachverfolgt werden kann. Zudem darf die Änderungshistorie weder verändert, gefälscht noch gelöscht werden.

Wie lange müsst Ihr digitalisierte Rechnungen aufbewahren?

Sowohl analoge als auch digitalisierte und bereits digital erhaltene Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt sowohl für Eingangs- als auch für Ausgangsrechnungen. Bei der Aufbewahrung von digitalisierten Rechnungen muss also darauf geachtet werden, dass die verwendeten Bild- oder Datenträger auch in 10 Jahren noch funktionieren und die Rechnungen lesbar sind.

Was sind die Vor- und Nachteile digitaler Rechnungen?

Immer mehr Personen verwalten ihre Rechnungen einfach und sicher mit effizienten digitalen Buchhaltung-Softwares. Rechnungsprogramme helfen dabei, den Überblick über all die Belege zu bewahren und erleichtern den Arbeitsprozess. Außerdem können mithilfe unterschiedlicher Programme Rechnungen in Papierformat digitalisiert und somit auch digital verwaltet und sogar archiviert werden. Welche Vor- und Nachteile die Digitalisierung von Belegen mithilfe eines Rechnungsprogramms jedoch tatsächlich bringt, haben wir hier für Euch zusammengefasst.

Welche Vorteile hat die Digitalisierung von Rechnungen?

Einfachere Verwaltung

Digitalisierte Rechnungen können einfach und schnell abgelegt werden und sind später auch wieder leicht aufzufinden. Ihr müsst also keine Zeit mehr in das Lochen, Sortieren und Suchen von Rechnungen investieren, sondern könnt Euch den wichtigen Aspekten Eures Unternehmens widmen.

Weniger Platzbedarf und Zeitaufwand

Volle Aktenschränke und ganze Sammlungen an archivierten Belegen gehören der Vergangenheit an! Mithilfe von Rechnungsprogrammen könnt Ihr Eure digitalisierten Belege ordnen und archivieren. Zudem könnt Ihr mittels Schlagwortsuche Eure archivierten Rechnungen schnell und einfach wiederfinden und müsst keine vollen Aktenschränke durchstöbern. So verliert Ihr weder den Platz in Eurem Büro noch die Nerven bei der Suche nach den Belegen.

Weniger Kosten

Ihr erspart Euch sowohl sämtliche Papier- und Druckkosten als auch das Porto beim Versenden von Rechnungen. Außerdem müsst Ihr nicht in teure Aktenschränke und passende Ordner investieren.

Ortsunabhängig

Ihr könnt jederzeit und von überall auf Eure Rechnungen und Euer Rechnungs-Archiv zugreifen und müsst dafür nicht mehr extra ins Büro fahren. Selbst im Urlaub könntet Ihr Eure Rechnungen verwalten, doch wer will schon im Urlaub arbeiten?

Verfügbarkeit

Gerade in größeren Unternehmen sind oft mehrere Mitarbeiter:innen und Abteilungen für die Handhabung oder Verwaltung von Rechnungen zuständig. Mithilfe digitalisierter oder digital erstellter Rechnungen können alle betroffenen Mitarbeiter:innen und Abteilungen zeitgleich auf die Rechnungen zugreifen. Die Rechnungen müssen also nicht mehr kopiert und per Hand verteilt werden.

Schutz vor Datenverlust

Wer hat nicht schon mal unabsichtlich einen wichtigen Beleg verlegt? Bei digitalen Rechnungen ist das nicht mehr möglich. Wichtig dabei ist, dass Ihr stets ein Back-up Eurer digitalisierten Belege macht oder diese zusätzlich in der Cloud speichert. So habt Ihr selbst bei Verlust der Daten Zugriff auf Eure digitalen Rechnungen.

Welche Nachteile hat die Digitalisierung von Rechnungen?

Voraussetzungen des Finanzamts

Nur wer die Anforderungen des Finanzamts erfüllt, kann die Vorsteuer abziehen. Rechnungen müssen also richtig digitalisiert und anschließend archiviert werden.

Abhängigkeit von der Technik

Wie auch beim Lesen von E-Mails oder Arbeiten am Computer, seid Ihr auch beim Digitalisieren von Rechnungen von der Technik (Server, Leitungen, Strom) abhängig. Lässt Euch die Technik hängen, könnt Ihr auch keine E-Mails lesen oder am Computer arbeiten. Sollte Euch diese also mal im Stich lassen, heißt es zurücklehnen und abwarten.

Datensicherheit und DSGVO

Sollten Eure Rechnungen sensible Daten umfassen, so ist es wichtig, dass Ihr dementsprechende Vorkehrungen trefft. Auch Eure digitalisierten Rechnungen müssen immer vor Hacker-Angriffen geschützt und die DSGVO stets eingehalten werden.

Rechnungen digitalisieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Belege und Rechnungen sammeln

Bevor Ihr mit der Digitalisierung der Rechnungen beginnt, sammelt zunächst alle analogen Rechnungen, die Ihr digitalisieren möchtet.

Schritt 2: Belege und Rechnungen prüfen

Prüft Eure Belege nochmals auf Echtheit und Vollständigkeit. 

Schritt 3: Belege und Rechnungen qualitativ hochwertig scannen oder fotografieren

Um die Rechnungen digital verwalten zu können, müsst Ihr sie anschließend mit einem Scanner einscannen oder einfach mit der Handy-Kamera fotografieren. Achtet dabei auf die Qualität des Scans. Um ein optimales Ergebnis zu bekommen, empfehlen wir Euch Scanner mit einer Auflösung von 300 dpi. Es gibt verschiedene Apps, mit denen Ihr qualitativ hochwertige Aufnahmen mit dem Handy machen könnt.

Tipp: Falls Ihr Rechnungen einscannen wollt, die kleiner als ein A4-Format sind, könnt Ihr außerdem Scanhüllen verwenden. So verrutscht beim Scannen nichts und Ihr könnt mehrere kleine Papier-Rechnungen gleichzeitig scannen.

Schritt 4: Scans/Fotos auf Lesbarkeit prüfen

Wurde alles richtig erfasst und sind alle digitalisierten Rechnungen gut lesbar? Sollte dies nicht der Fall sein, müsst Ihr die Rechnungen erneut fotografieren oder den Scan-Vorgang wiederholen.

Schritt 5: Belege und Rechnungen ablegen

Sobald Ihr all Eure Rechnungen eingescannt oder abfotografiert habt, könnt Ihr diese an eine zentrale E-Mail-Adresse schicken und dort sammeln. Anschließend könnt Ihr so auf Eure nun digitalen Rechnungen zugreifen und diese in die Buchhaltung aufnehmen. Dort könnt Ihr sie dann ganz einfach bearbeiten, verwalten und archivieren.

Welche Dateiformate eignen sich für digitale Rechnungen?

Sowohl beim Einscannen als auch beim Abfotografieren von Rechnungen habt Ihr mehrere Dateiformate für die Speicherung zur Auswahl. Meistens sind dies folgende Formate: TIF, JPG, PDF und PDF-A.

Da es sich bei dem Format PDF-A um ein standardisiertes Format handelt, empfehlen wir Euch, Eure digitalen Belege stets in diesem Format abzuspeichern. Aber auch TIF, JPG oder PDF sind mögliche Formate. Von DOCX, ODT oder XLSX raten wir Euch ab, wenn Eure digitalen Rechnungen gemäß den GoBS nach dem Speichern unveränderbar sein sollen.

Welche Apps und Softwares könnt Ihr zum Erstellen digitaler Rechnungen verwenden?

Es gibt bereits viele Apps und Softwares, die Euch bei der Erstellung von digitalen Rechnungen unterstützen. Außerdem bereiten sie digitale Rechnungen so auf, dass Ihr sie direkt an Eure Steuerberater:innen weiterleiten oder in die Buchhaltungs-Software übertragen könnt. Da jedes Unternehmen andere Anforderungen hat, ist es wichtig, das passende Rechnungsprogramm für Eure Situation zu finden.

Egal, ob Ihr die beste Software oder App für Dienstleister:innenHandwerker:innen oder Kleinunternehmer:innen sucht, wir haben sie für Euch genauer unter die Lupe genommen und unsere OMR-Reviews-Nutzer:innen haben sie bewertet.

Fazit: Rechnungen zu digitalisieren ist ein Kinderspiel!

Einfach Rechnungen fotografieren oder scannen und schon könnt Ihr sie digital verwalten und archivieren. Zudem gibt es bereits viele Softwares und Apps, die Euch dabei unterstützen. 

Na, neugierig geworden? Dann vergleicht doch die Buchhaltung auf OMR Reviews und entscheidet selbst, welches das perfekte Rechnungsprogramm für Euch und Eure digitalen Rechnungen ist.

So spart Ihr in Zukunft nicht nur wertvolle Zeit beim Digitalisieren von Rechnungen, sondern könnt diese auch ganz einfach verwalten und archivieren. Damit Ihr Euch auf das konzentrieren könnt, was wirklich wichtig ist.

Sarah Magdalena Huber
Autor:In
Sarah Magdalena Huber
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Sarah Magdalena Huber

Sarah ist sprachaffin und liebt Herausforderungen. Die gebürtige Österreicherin verfasst und übersetzt Texte in Deutsch, Englisch und Spanisch. Sie ist seit einigen Jahren selbständige Übersetzerin und Dolmetscherin und schreibt als freie Redakteurin bei OMR Reviews zu den Themen Software und Co.

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