Rechnungsprogramme & Buchhaltung

Die 7 beliebtesten Rechnungsprogramme für Handwerker:innen

Nils Martens 30.10.2021

Als Handwerker:in erfahrt Ihr in diesem Artikel alles rund um Rechnungsprogramme und wie Ihr korrekt Rechnungen stellt

Morgens, halb neun in Deutschland. Euer kleines Team aus Dachdeckern ist auf der nächsten Baustelle angekommen und beginnt mit seiner Arbeit, so wie es mit Eurem Auftraggeber besprochen ist. Derweil kümmert Ihr Euch im Büro um das niemals stillstehende Telefon, schreibt Kostenvoranschläge und besprecht Details zu zukünftigen Projekten. Und ehe Ihr Euch verseht, ist der Tag auch schon wieder rum. Der Alltag als Chef:in eines Handwerksbetriebes sieht zahlreiche Aufgaben vor, die oftmals ziemlich zeitfressend sind. Besonders an Papierkram kommt einiges zusammen. Doch Ihr müsst nicht gleich eine:n Buchhalter:in einstellen.

Denn Ihr habt schon einen anstrengenden Beruf und müsst nicht noch Euren wohlverdienten Feierabend für die Rechnungsstellung und Buchhaltung opfern. Aus diesem Grund widmen wir diesen Artikel allein Euch und verraten Euch, wie Ihr einfach und effizient Rechnungen stellt. In diesem Zusammenhang schlagen wir Euch die 7 besten Rechnungsprogramme für Handwerker:innen vor, mit denen der Papierkram mit samt Eurer Buchhaltung im Handumdrehen läuft. Dabei beachten wir natürlich die besonderen Bedürfnisse, die Ihr als Handwerker:innen gegenüber Geschäftsführer:innen in anderen Branchen habt.

Welche Funktionen müssen Rechnungsprogramme für Handwerker:innen aufweisen?

Ein x-beliebiges Rechnungsprogramm wie jedes andere Unternehmen als Handwerker:in zu verwenden, wäre ungefähr so als würde ein:e CEO eines Tech-Start-ups mit einem Hammer zur Arbeit kommen. Die Anforderungen an die Kombination Buchhaltung und Rechnungsprogramm für Handwerksbetriebe sind speziell. Um den passenden Software-Anbieter zu finden, müsst Ihr somit auf folgende allgemeine und spezielle Funktionen achten:

  • Lohn- und Materialkosten können getrennt auf den Rechnungen angegeben werden
  • Erstellen von Kostenvoranschlägen, Angeboten und Rechnungen innerhalb eines Workflows
  • Dafür dient eine Übersicht an Materialkosten, Tarifen und Preisen als präziser Support
  • Automatische Mahnungen
  • Verwaltung von Anzahlungen
  • Ausweisen von mehreren Umsatzsteuersätzen innerhalb einer Rechnung
  • Übersicht der Ein- und Ausgaben
  • Mobile Nutzung, um bei den Kund:innen vor Ort Kostenvoranschläge kalkulieren oder Rechnungen bearbeiten zu können
  • Zeiterfassung, um genaue Stunden abzurechnen
  • Ausstellen von elektronischen Rechnungen (für öffentliche Kund:innen)
  • Übersicht der Lager- und Bestandsverwaltung bzw. Übersicht der Lieferanten-Preise
  • Passende Schnittstellen zu anderen Softwares (DATEV, Handwerksprogrammen etc.)
  • GoBD-Konformität

Darüber hinaus muss das Rechnungsprogramm zur Größe Eures Handwerksunternehmens passen. Dafür gibt es Anbieter, die Tools extra für KMU und Kleinbetriebe geschaffen haben. Zudem legt Ihr ein Budget fest, welches Ihr für Eure digitale Buchhaltung aufwenden möchtet, und findet heraus, wie viele Menschen Zugriff zum Rechnungsprogramm benötigen.

Wie schreibt Ihr als Handwerker:in eine Rechnung?

Die Summe, die Ihr gerne hättet, Euren Firmennamen und vielleicht noch den Hinweis, dass die Rechnung innerhalb von 14 Tagen beglichen sein muss. Schon ist eine Rechnung erstellt. Na ja, so einfach ist es leider nicht. Grundsätzlich müsst Ihr als Selbstständige einiges bezüglich Rechnungsstellung und Buchhaltung beachten. Als Handwerker kommen weitere Punkte hinzu, die Ihr auf einer Rechnung ausweisen müsst. Welche das sind verraten wir in einer Checkliste:

  • Euren Firmennamen sowie die vollständige Anschrift
  • Vollständiger Name des:der Kunden:in
  • Steuernummer Eurer Firma
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Datum der Ausstellung
  • Aufzählung der Dienstleistungen und Materialien
  • Angabe von Anzahlungen
  • Sämtliche Umsatzsteuersätze entsprechend der Leistungen
  • Nettobetrag der Leistungen und verwendeten Materialien
  • Höhe der Umsatzsteuerbeträge
  • Gesamter Rechnungsbetrag (Bruttobetrag) sowie Angabe, was abzüglich der Anzahlung noch von dem:der Kunden:in zu begleichen ist
  • Zeitraum der erbrachten Leistungen
  • Im Falle der Anwendung der Kleinunternehmerregelung müsst Ihr das am Ende der Rechnung festhalten

Für mehr Details zur Rechnungsstellung informiert Ihr Euch am besten in unserem Artikel zum Thema Rechnung erstellen. Neben den Pflichtangaben klärt er über spezielle Szenarien, gesetzliche Vorgaben und über Mahnungen, Eintreibung sowie Verzug auf.

Das sind 7 besten Rechnungsprogramme für Handwerker:innen

Damit Ihr massiv Zeit in Eurem Alltag als Handwerker:in spart, solltet Ihr auf das richtige Rechnungsprogramm setzen, um Euch ganz den Leistungen für Eure:n Kunden:in zu widmen. In unserer Top-7-Liste stellen wir Euch die besten Lösungen vor, wobei jede seine Vorzüge hat. Wisst Ihr vorab, welche Anforderungen Ihr habt, könnt Ihr Euch nun das passende Rechnungsprogramm für Dienstleister aus der Handwerksbranche herauspicken:

1. Lexware handwerk

Es gibt kaum eine Branche, die Lexware nicht abdecken kann, wenn es um das Erstellen von Rechnungen und die Buchhaltung geht. An vielen Stellen im Netz wird demnach Lexware handwerk als bestes Rechnungsprogramm für Handwerker bezeichnet. Software ist ausschließlich auf die speziellen Bedürfnisse verschiedener Handwerksbereiche ausgerichtet. Das Design lässt vielleicht zu Wünschen übrig, hat aber hierbei wohl auch keine Priorität. Die Funktionen dagegen sind allumfassend: vom CRM, über Materialverwaltung, bis hin zur Rechnungsstellung und professionellem Mahnwesen. Außerdem stellt Euch der Software-Entwickler mit Lexware mobile eine App zur Verfügung, die auf iOS- und Android-Geräten Anwendung findet. Die Spitze des Eisbergs: Lexware handwerk bietet verschiedene Schnittstellen für den Austausch von Materialdaten und Steuerangelegenheiten. Aus dem gleichen Unternehmen stammt by the way auch Lexoffice.

Lexware handwerk Kosten

Lexware handwerk bekommt Ihr in zwei verschiedenen Varianten: „plus“ und „premium“. Beide Pakete beinhalten sämtliche Grundfunktionen, wobei „premium“ von bis zu 5 User:innen verwendet werden kann und ein integriertes Kassenmodul sowie Kalkulationsfunktionen besitzt. Außerdem ist die „premium“-Variante für Euch geeignet, wenn Ihr mehrere Handwerks-Firmen führt. Das „plus“-Paket gibt es für monatlich 23 Euro und das „premium“-Paket für 55 Euro. Die Preise gelten bei jährlicher Zahlweise. Darin sind jedoch 30-Test-Tage inklusive.

Lexware handwerk Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Lexware handwerk Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für das für Euch passende Rechnungsprogramm entscheiden.

2. easybill

easybill Screenshot

 easybill auf OMR Reviews

Die cloudbasierte Rechnungssoftware easybill ist für kleine und mittelständische Unternehmen ausgelegt und vereint einige nützliche Funktionen für Handwerker:innen. Dazu gehört unter anderem die Auftragsabwicklung, Zeiterfassung, Projektverwaltung sowie ein CRM. Die Rechnungen lassen sich entsprechend des Firmen-CI individualisieren. Außerdem kümmert sich easybill automatisch um Euer Mahnwesen – sofern notwendig. Die fertigen Rechnungen lassen sich per Mail, per Fax oder per Post verschicken.

easybill Kosten

easybill könnt Ihr in drei Größenordnungen ersteigern: Basic, Plus und Business. Während Basic für maximal 20 Kund:innen ausgelegt ist, haben die anderen beiden Pakete keine Kunden-Grenze und eine Vielzahl mehr an Funktionen. Basic gibt es für 8 Euro, Plus für 16 Euro und Business für 34 Euro. Sämtliche Preise gelten pro Monat und müssen jährlich überwiesen werden. Bei monatlicher Zahlung wird es etwas teurer. easybill könnt Ihr ebenfalls 30 Tage testen, bevor Ihr Euch entscheiden müsst.

easybill Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den easybill Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für das für Euch passende Rechnungsprogramm entscheiden.

3. Zervant

zervant Screenshot

 Zervant auf OMR Reviews

Rechnungsprogramme für Handwerker gibt es auch kostenlos – allerdings in abgespeckter Version. Zervant bietet Euch demnach eine Version an, die für bis zu 5 Kunden frei für Euch nutzbar ist. Wer ein größeres Business am Laufen hat, dem bietet Zervant schier endlos viele Funktionen an. Ihr könnt E-Rechnungen erstellen, Kostenvoranschläge aufsetzen oder die integrierte Zeiterfassung nutzen. Zusätzlich beinhalten alle Pakete bei Zervant eine Mobil-App, die auf iOS und Android läuft. Damit seid Ihr immer und überall flexibel – für Euch und für Eure Kund:innen. Das Dashboard bietet Euch außerdem einen wunderbaren Überblick über alle Ein- und Ausgaben, offenen Rechnungen und Eure Kund:innen.

Zervant Kosten

Wie erwähnt, gibt es von Zervant eine kostenlose Version. Diese kommt jedoch schnell an ihre Grenzen. Entsprechend gibt es noch die Tarife Starter, Pro und Wachstum, die 8 Euro, 15 Euro und 36 Euro pro Monat kosten. Starter hat eine Grenze von 30 Kund:innen, während die anderen beiden Pakete diesbezüglich keine Grenze kennen. Dabei handelt es sich um Kosten, die jährlich zu begleichen sind. Möchtet Ihr flexibel bleiben, zahlt Ihr pro Monat ein bis zwei Euro mehr – je nach Paket.

Zervant Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Zervant Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für das für Euch passende Rechnungsprogramm entscheiden.

4. Hero

Hero ist der Rechnungsheld für Handwerker:innen. Das Rechnungsprogramm wurde bereits mehrmals von Medien wie WirtschaftsWoche ausgezeichnet. Hero deckt sämtliche Anforderungen an eine Buchhaltung ab und digitalisiert sämtlichen Papierkram, der möglicherweise aktuell noch Euren Schreibtisch füllt. Die Software bietet Euch Spezialitäten wie einen Baustellenplaner, eine Aufgaben-Verwaltung, Schnittstellen wie IDS-Connect und Datanorm sowie eine App für Euer Smartphone. Letzteres wird von Hero als das mobile Handwerkerbüro bezeichnet. In Anbetracht der Möglichkeiten, die Ihr mit der App habt, ist das nicht einmal übertrieben. Ach ja: Rechnungen stellen könnt Ihr mit Hero natürlich auch!

Hero Kosten

Das Rechnungsprogramm für Handwerker:innen ist cloudbasiert und vor allem preiswert. Eine funktionell übersichtliche Variante könnt Ihr kostenlos nutzen – inklusive der App. Für mehr zahlt Ihr auch mehr. Das Starter-Paket kostet 10,50 Euro und das Pro-Paket 21 Euro. Benötigt Ihr nur eine mobile Version, zahlt Ihr für die App (in gleicher Reihenfolge) 3,50 Euro oder 7 Euro. Das Geld möchte Hero pro Monat und pro User:innen bei 36 Monaten Laufzeit von Euch haben. Wollt Ihr Euch nicht so lange binden, gibt es auch 24- und 12-monatige Verträge.

Hero Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Hero Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für das für Euch passende Rechnungsprogramm entscheiden.

5. work4all

Die cloudbasierte Software work4all ist nicht nur ein Rechnungsprogramm, sondern deckt gleich sämtliche anderen administrativen Bereiche eines Handwerksbusiness ab. Demnach versammelt work4all Funktionen aus den Bereichen CRM, Warenwirtschaft (ERP), Buchhaltung, Projektmanagement, Produktion und HR unter einem Software-Dach. Das spart Euch Zeit, Aufwand und vor allem zahlreiche Arbeitsschritte. Workflows könnt Ihr also innerhalb einer Software-Lösung festlegen. In Sachen Buchhaltung könnt Ihr mit work4all Angebote erstellen, kalkulieren, Rechnungen erstellen, das Lager verwalten und Online-Banking machen. Obendrauf kommt noch eine App, womit Ihr auch mobil organisiert seid.

work4all Kosten

Der Kölner Entwickler hinter work4all gestaltet sein Preis-Modell etwas aufwendiger. Ihr könnt die Software inklusive externer Server (Cloud) abonnieren, kaufen oder abonnieren, aber lokal laufen lassen (ohne Cloud). Alle drei Möglichkeiten sind in drei Paketgrößen sowie auf drei verschiedene Anwenderzahlen gestaffelt.

· Die günstigste Cloud-Variante für 3-20 User:innen: ab 61 Euro monatlich pro Anwender:in und Monat

· Die günstigste Kauf-Variante für 3-20 User:innen: ab 980 Euro pro Anwender:in und Monat

· Die lokale Abo-Lösung für 3-20 User:innen: ab 47 Euro pro Anwender:in und Monat

Im Vergleich zu den anderen sechs Software-Empfehlungen wirken die Preise sehr teuer. Allerdings dürft Ihr nicht vergessen, dass Ihr mit work4all nicht nur ein Rechnungsprogramm für Bauleistungen und Handwerker erhaltet, sondern auch weitere Software. Alles in einem eben!

work4all Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den work4all Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für das für Euch passende Rechnungsprogramm entscheiden.

6. SevDesk

sevDesk Screenshot

 SevDesk auf OMR Reviews

Der stetige Spitzenreiter auf OMR Reviews im Bereich Accounting findet seinen Weg auch in unseren Rechnungsprogramm-für-Handwerker-Vergleich. SevDesk ist GoBD-zertifiziert, erhält regelmäßig Auszeichnungen und ist made (und hosted) in Germany. Das Programm eignet sich für Handwerksbetriebe seiner diversen Add-ons wegen. Wozu u. a. Features wie Zeiterfassung und Inventarverwaltung gehören. Auf der Website des Unternehmens könnt Ihr Euch sämtliche Vorzüge je nach Handwerksbranche durchlesen. Die Anzahl der dort angegebenen Branchen zeigt wie flexibel SevDesk ist.

SevDesk Kosten

Normalerweise sind Spitzenreiter oft die teuersten Lösungen, nicht so im Falle von SevDesk. Ihr könnt zwischen den drei Tarifen Rechnung, Buchhaltung und Warenwirtschaft sowie zwischen den drei Laufzeiten 24 Monate, 12 Monate und 1 Monat wählen. Umso länger die Laufzeit, desto günstiger wird es. Somit fangt Ihr beim kleinsten Tarif bei 8 Euro, beim mittleren Tarif bei 16 Euro und beim umfangreichsten Tarif bei 40 Euro pro Monat und 24 Monate Laufzeit an. Doch sevDesk ist dafür bekannt, regelmäßig Angebote zu machen, bei denen Ihr deutlich günstiger wegkommt – nur als kleiner Tipp!

SevDesk Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den SevDesk Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für das für Euch passende Rechnungsprogramm entscheiden.

7. orgaMAX

orgaMAX Screenshot

 orgaMAX auf OMR Reviews

Zu guter Letzt kommen wir zu einer weiteren All-in-One-Software, die sich praktischerweise für kleine und mittelständische Unternehmen jeder Branche eignet. Neben den klassischen Funktionen wie Angebote und Rechnungen erstellen, liefert orgaMAX auch in den Bereichen Lager und Warenwirtschaft, CRM und Buchhaltung ab. Mit der orgaMax-App seid Ihr zudem mobil auf Eurem iOS- oder Android-Gerät in Action und könnt Eure Buchführung von unterwegs managen. Glaubt Ihr uns nicht, dann glaubt den mehr als 50.000 Anwender:innen und den zahlreichen Bewertungen auf OMR Reviews, welchen Mehrwert orgaMAX in Eure Firma bringen kann.

orgaMAX Kosten

Die deltra Business Software GmbH überlässt Euch Ihre Software im monatlichen Abonnement für 13,50 Euro, 27 Euro oder 54 Euro, je nachdem wie groß der Funktionsumfang sein soll. Die Pakete Startup, Standard und Business gibt es auch in der flexiblen „Pro-Monat-zahlen-Variante“. Ihr bezahlt dafür jedoch den ein oder anderen Euro mehr. Ihr könnt Euch zwischen einer Online- und einer Desktop-Version von orgaMAX entscheiden, was sich ebenfalls auf den Preis auswirkt.

orgaMAX Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den orgaMAX Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für das für Euch passende Rechnungsprogramm entscheiden.

Weitere Rechnungsprogramm-Anbieter

Weitere Rechnungsprogramm-Anbieter könnt Ihr auf unserer Vergleichplattform OMR Reviews finden. Dort haben wir über 20 Rechnungsprogramme und Buchhaltungssoftwares gelistet. Also schaut vorbei und vergleicht die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:

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Verfolgt die Software-Welt schon seit Windows 3.1 – als Slack, Google Meets und Ahrefs noch nicht existierten. Für OMR Reviews ist Nils als Redakteur mit Hype auf Technik, Internetkultur und Software unterwegs. Außerdem kümmert er sich als Freelancer um die Content Creation & das Personal Branding von CEOs auf LinkedIn. In seiner Freizeit findet ihr ihn gerne mal beim FPS-Zocken.

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