Was eine professionelle B2B-Rechnung auszeichnet

Die Rechnungsstellung ist ein wichtiger Aspekt aller B2B-Unternehmen. Erfahre hier, was eine B2B-Rechnung enthalten muss und wie sie sich von einer B2C-Rechnung unterscheidet.

Was sind B2B-Rechnungen?

Am Ende des Verkaufsprozesses erstellen B2B-Unternehmen Rechnungen, um Kund*innen zur Zahlung aufzufordern. Diese Dokumente enthalten die erbrachten Produkte oder Dienstleistungen, die damit verbundenen Kosten, das Fälligkeitsdatum sowie die verfügbaren Zahlungsarten. In den meisten Unternehmen werden B2B-Rechnungen bei oder unmittelbar nach der Lieferung erstellt. Einige nutzen den Postweg, wobei die meisten Rechnungen heutzutage per E-Mail oder Rechnungssoftware verschickt werden.

 

Es gibt vier Hauptkategorien von B2B-Rechnungen:

1. Standardrechnungen: die grundlegendste Rechnungsart, die im B2B-Bereich verwendet wird.
2. Proformarechnungen: Eine Art von B2B-Rechnung, die vor der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen verschickt wird. Anstelle einer Standardrechnung, in der die Zahlung sofort verlangt wird, informiert die Proformarechnung Kund*innen darüber, was sie nach der Lieferung zu zahlen haben.
3. Wiederkehrende Rechnungen: Diese Rechnungen werden für Stammkund*innen verwendet, die in einem bestimmten Rhythmus Waren oder Dienstleistungen kaufen. Oft ist dies im Rahmen einer Mitgliedschaft oder eines Abonnements der Fall.
4. Handelsrechnungen: Diese Rechnung ist recht komplex, da sie Zollwertangaben für Produkte enthält, die internationale Grenzen überschreiten. Dazu gehören das Ursprungsland und die Frachtkosten.

Die Vorteile von B2B-Rechnungen

Die Ausstellung von B2B-Rechnungen stellt nicht nur sicher, dass du pünktlich bezahlt wirst. Sie bietet auch eine Reihe weiterer Vorteile für Unternehmen, darunter:

• Effektive Bestandsverwaltung: Wenn dein B2B-Geschäft physische Produkte verkauft, sind Rechnungen entscheidend für die Bestandsverfolgung. Sie geben Aufschluss über deinen Lagerbestand und die eingehenden Bestellungen. Dadurch kannst du genauere Bestandsprognosen erstellen und diese Informationen in deine Marketingstrategien einfließen lassen. Ein Beispiel hierfür wäre, die Bestseller zu bewerben, um den Umsatz zu steigern.
• Organisierte Buchhaltung: Rechnungen sind wichtig, um deine Buchhaltung zu organisieren. Sie stellen sicher, dass du den Überblick über ausstehende Zahlungen nicht verlierst.
• Genaue Analysen: Deine Rechnungen liefern Einblicke in die Budgetierung und Daten für die Geschäftspläne und -entwicklung. So kannst du zukünftige Cashflows vorhersagen und Budgets für deine neuen Investitionen aufstellen.
• Rechtsschutz: Rechnungen helfen, Unternehmen vor unberechtigten Klagen zu schützen, da sie Details über die erbrachten Leistungen und das Datum der Lieferung enthalten. Wenn sie unterschrieben wurden, können Rechnungen auch als rechtsverbindliche Vereinbarungen dienen.

Was muss in B2B-Rechnungen enthalten sein?

Eine B2B-Rechnung besteht aus mehreren Elementen. Nachfolgend findest du die Pflichtangaben einer B2B-Rechnung:

• Rechnungsnummer oder Rechnungs-ID: Hierbei handelt es sich um eine eindeutige Identifikationsnummer, die zu jeder Rechnung gehört. Sie dient als Referenz für die Zahlung, die du von den Käufer*innen erhalten hast.
• Verkäuferinformationen: Achte darauf, dass du deinen Firmennamen, deine Adresse und deine Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse) angibst, falls Kund*innen Fragen haben. Du musst außerdem deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in deiner B2B-Rechnung angeben, wenn du als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer agierst. Solltest du von der Steuer befreit sein, musst du dies auf deiner Rechnung vermerken.
• Name und Adresse der Kund*innen: Der Name und die Adresse des*der Käuferin gehören zu den Standardangaben aller B2B-Rechnungen. Die Angabe ist auch für Kund*innen wichtig, die Steuerrückerstattungen geltend machen wollen.
• Beschreibung der Waren und Dienstleistungen: Deine Rechnungen müssen eine klare und genaue Beschreibung der von dir gelieferten Waren oder Dienstleistungen enthalten. Jedes Produkt, jede Dienstleistung und jeder Artikel sowie die jeweiligen Kosten müssen in separaten Zeilen angegeben werden.
• Rechnungsdatum: Das ist das Datum, an dem die Rechnung erstellt und an die Kund*innen geschickt wurde. 
• Datum der Lieferung: An diesem Datum wurden die Produkte oder Dienstleistungen geliefert. Obwohl das Lieferdatum und das Rechnungsdatum unterschiedlich sein können, liegen sie in der Regel innerhalb von 30 Tagen beieinander.
• Gesamtbetrag: Hierzu gehören die Summe aller auf der Rechnung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen sowie die Steuersätze und der Steuerbetrag.
• Zahlungsbedingungen: Hier wird vermerkt, bis wann die Zahlung bei dir eingehen soll. Weiterhin kannst du angeben, welche Zahlungsmethode du bevorzugst: Scheck, ACH, Überweisung oder Kreditkarte.

Worauf muss bei der Rechnungsstellung im B2B geachtet werden?

Abgesehen von den oben genannten Pflichtangaben solltest du bei der Ausstellung einer B2B-Rechnung die folgenden Punkte beachten: 

• B2B-Rechnungen müssen in einer „lebenden Sprache“ verfasst sein. Daher kann das Finanzamt bei nicht deutschen Rechnungen eine Übersetzung verlangen.
• Du kannst deine B2B-Rechnung per Post oder sogar elektronisch verschicken, wenn du das Einverständnis der Empfänger*innen hast. In beiden Fällen brauchst du die Rechnung nicht zu unterschreiben. 
• Wenn du deine Leistungen im Ausland erbracht hast, gilt das dortige Steuerrecht. 
• Achte darauf, dass du deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und den berechneten Steuerbetrag angibst.
• Wenn du dich mit deinen Kund*innen auf Zahlung auf Rechnung oder Ratenzahlung geeinigt hast, müssen die Bedingungen ebenfalls in der Rechnung auftauchen.
• Du musst deine B2B-Rechnungen bis zu 10 Jahre lang aufbewahren.

Was ist der Unterschied zwischen B2B-Rechnungen und B2C-Rechnungen?

Die Abgrenzung zwischen B2B und B2C basiert auf der Kaufabsicht und dem Verwendungszweck. B2C-Unternehmen zielen darauf ab, Produkte an Endverbraucher*innen zu verkaufen. B2B-Unternehmen hingegen verkaufen Produkte oder Dienstleistungen an ein anderes Unternehmen. Aus diesem Grund unterliegen B2C-Transaktionen dem Bürgerlichen Gesetzbuch, während B2B-Transaktionen dem Handelsrecht unterworfen sind. Für B2B-Unternehmen ergeben sich daraus bestimmte rechtliche Besonderheiten im Prozess der Rechnungsstellung. 

Bei einer B2C-Rechnung zum Beispiel erhalten die Kund*innen eine Bruttorechnung mit dem Gesamtbetrag der gekauften Waren. Es wird zwar die Umsatzsteuer ausgewiesen, aber alle anderen zusätzlichen Kosten sind bereits im Bruttopreis enthalten. Im B2B-Bereich weist die Rechnung den Nettowert für jedes einzelne Produkt aus (ohne die Umsatzsteuer). Am Ende der Rechnung wird die Umsatzsteuer dann zum Gesamtnettobetrag addiert. So können deine Kund*innen die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer in ihrer Steuererklärung geltend machen.

Welche Tools eignen sich für die Erstellung von B2B-Rechnungen?

Um Fehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden, setzen die meisten B2B-Unternehmen auf ein digitales Rechnungsmanagement. Dabei erfolgt das Erstellen, Versenden, Empfangen und Verarbeiten der Rechnungen auf dem elektronischen Weg. Damit entfällt für deine Mitarbeiter*innen die Notwendigkeit, sich um umfangreiche Papierarbeiten zu kümmern – von der Rechnungserstellung und -bearbeitung bis zum Versand und der Nachverfolgung von Zahlungen. Zudem können deine Kund*innen einfach und sicher online auf ihre Rechnungen zugreifen.

Die folgenden Rechnungsprogramme gehören zu den besten, die der B2B-Markt aktuell hergibt:

orgaMAX Buchhaltung

Lexoffice

FastBill

GetMyInvoices.com

Zervant

finway

easybill

elopage

Um dir die Auswahl deiner Rechnungssoftware zu vereinfachen, kannst du dir unser OMR-Briefing zum Thema digitales Rechnungswesen und Rechnungsprogramme herunterladen.

E-Invoicing: Die Zukunft der B2B-Rechnungen

Eine B2B-Rechnung ist ein Dokument, das die an die Kund*innen gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen samt deren Bepreisung auflistet. Vollständige und genaue Rechnungen fördern pünktliche Zahlungen und minimieren das Risiko von Streitigkeiten. So kannst du Stammkund*innen an dich binden und für einen stetigen Cashflow sorgen – und letztlich dein Geschäft ausbauen. Allerdings ist das Ausstellen von Rechnungen im B2B-Bereich komplizierter als im B2C-Bereich. Es gibt viele Dinge zu beachten, darunter die Steuern und die verschiedenen Zahlungsbedingungen.

Um den Prozess zu vereinfachen, kannst du Rechnungsprogramme nutzen, wie wir sie oben beschrieben haben. Sie stellen nicht nur sicher, dass deine Rechnungen korrekt sind. Sie ersparen dir auch die manuelle Arbeit, die für das Erstellen und Versenden von Rechnungen nötig ist. Und wenn man bedenkt, dass Deutschland bis 2025 die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Verkaufstransaktionen durchsetzen will, bist du mit diesen Lösungen schon jetzt für die Zukunft gerüstet.