Kanban vs. Scrum – so findet Ihr das richtige Projekt-Framework

1. Waterfall, lean oder agil?
2. Was versteht man unter Kanban?
3. Ablauf eines Kanban-Prozesses
4. Kanban zusammengefasst
5. Was Scrum ist – einfach erklärt
6. Ablauf von Scrum
7. Scrum zusammengefasst
8. Gemeinsamkeiten zwischen Kanban und Scrum
9. Unterschiede zwischen Kanban und Scrum
10. Wann Kanban, wann Scrum?
11. Fazit: Welches Framework ist das Richtige für Euch?

Waterfall, lean oder agil?

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• Waterfall: Beim Wasserfall-Modell läuft das Projekt linear ab und wird dazu in einzelne Phasen unterteilt. Diese Phasen sind klar voneinander abgegrenzt und bilden stets die Voraussetzung für den darauffolgenden Projektabschnitt. Die Nachteile beim Waterfall liegen häufig in der praktischen Umsetzung: In der Realität lassen sich die einzelnen Phasen nicht immer klar voneinander abgrenzen. Zudem ist die Wasserfall-Methode unflexibel, wenn zwischendurch noch etwas am Produkt geändert werden soll. Für heutige Projekte ist diese Vorgehensweise deshalb oft nicht mehr zeitgemäß. Prozesse finden schneller statt, Erwartungshaltungen und Anforderungen an ein Produkt ändern sich häufig noch während der Entwicklung. 

• Lean: Beim Lean Management handelt es sich um eine Vorgehensweise, die die effiziente Gestaltung der Wertschöpfungskette in den Fokus stellt. Dazu wird geschaut, welche Aktivitäten besser aufeinander abgestimmt, und wie überflüssige Tätigkeiten vermieden werden können. Diese Vorgehensweise ist vor allem bei Produkten und Projekten beliebt, die eine gewisse Standardisierung aufweisen.

• Agil: Auch das agile Projektmanagement zielt letzten Endes auf die Verbesserung von Prozessen ab. Agile Methoden legen aber im Vergleich zum Lean Management einen stärkeren Fokus auf Flexibilität. Ein wichtiges Prinzip dieser Vorgehensweise ist es, dass das Projekt offen gegenüber Änderungswünschen bleibt. Agile Methoden sind deshalb in der Softwareentwicklung beliebt.

Vereinfacht lässt sich sagen: Während sich Lean Management auf den Prozess fokussiert, stehen beim agilen Management die flexiblen Anpassungsmöglichkeiten am Produkt im Vordergrund.

Doch in welche dieser Kategorien lassen sich nun Kanban und Scrum einordnen? Tatsächlich ist es so, dass beide Frameworks Eigenschaften des Lean und des agilen Managements aufweisen. Warum das so ist, erfahrt Ihr in den folgenden Abschnitten.

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Was versteht man unter Kanban?

Kanban, was so viel wie ‘Karte’ bedeutet, stammt aus Japan und wurde dort von Taiichi Ōno in den 40er-Jahren beim Autohersteller Toyota entwickelt. Im Zentrum von Kanban steht ein laufender Prozess, bei dem nach dem Supermarkt-Prinzip (alternativ Pull-Prinzip) agiert wird: Ein Verbraucher (auch ‘Senke’ genannt) entnimmt die für seinen Arbeitsschritt benötigten Ressourcen einem sogenannten Pufferlager, welches wiederum von Zulieferern (‘Quelle’) aufgefüllt wird. Statt eines großen Zentrallagers werden die einzelnen, kleineren Pufferlager entlang der Produktionsstrecke verteilt. Dadurch bleiben die Kommunikations- und Beschaffungswege kurz und die Transparenz erhöht sich. 

Zwei wichtige Elemente zur Produktionssteuerung sind die Kanban-Karte und das Kanban-Board:

• Kanban-Karte: Diese Karte dient als Medium, um die Entnahme (und das folglich notwendige “Nachfüllen”) einer Ressource aus dem Pufferlager zu kommunizieren. Die Kanban-Karte enthält wichtige Angaben zu Menge und Qualität der entnommenen Ware, sodass die fürs Pufferlager verantwortliche Stelle den Vorrat zeitnah wieder auffüllen kann. Kanban sieht nicht vor, dass für die Pufferlager zu sehr auf Vorrat produziert wird. Das verhindert, dass das Kapital durch zu hohe Lagerbestände über längere Zeit gebunden wird. 

• Kanban-Board: Die Kanban-Tafel kann als Alternative zur Kanban-Karte gesehen werden. Eine solche Tafel visualisiert den Produktionsprozess anhand von mehreren Spalten, in denen die einzelnen Teilaufgaben eingeordnet sind. Diese Spalten teilen sich meist in die Phasen “Planung”, “Zu erledigen” und “Fertig”. Die Grundprinzipien eines Kanban-Boards sind neben der Visualisierung die Begrenzung unfertiger Arbeiten und die stetige Verbesserung der Effizienz.

Euer Kanban-Board könnte so aussehen:

Ablauf eines Kanban-Prozesses

Bei Kanban wird die Produktionskette von der letzten Fertigungsstufe angestoßen. Sobald der Lagerbestand in dieser Fertigungsstufe einen gewissen Wert unterschreitet, wird der vorangehenden Produktionsstätte signalisiert, dass das Pufferlager aufgefüllt werden muss. Die vorgelagerte Einheit entnimmt dafür wiederum Ressourcen aus dem eigenen Pufferlager, um mit der Produktion zu beginnen, was gegebenenfalls wieder vorangehende Produktionen initiiert. 

Ein einfaches Beispiel hierfür wäre der Supermarkt: Kund*innen (Senke) entnehmen Waren aus dem Regal (Pufferlager). Sobald dieses leer ist oder einen gewissen Mindestbestand unterschreitet, wird das Regal von den Mitarbeiter*innen (Quelle) wieder aufgefüllt. 

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Kanban zusammengefasst

Kanban ist ein Prozess, bei dem der tatsächliche Verbrauch die Produktionsketten steuert. Eine Überproduktion wird auf diese vermieden. Das Pull-Prinzip und die dezentralisierten Pufferlager fördern nicht nur die Eigenverantwortlichkeit und Selbstorganisation der Beteiligten, sie verkürzen zudem die Kommunikationswege und erhöhen die Transparenz. 

Kanban ist vor allem für standardisierte Produkte geeignet, die über geringe Varianz verfügen sollen und für die eine mehr oder weniger gleichbleibende Nachfrage besteht. Kanban fokussiert sich vor allem auf die kostenoptimierte Produktion, weshalb sie oftmals zum Lean Management gezählt wird. Durch dezentralisierte Lager und die dadurch erhöhte Flexibilität bei der Produktion weist das Framework aber auch Eigenschaften des agilen Managements auf. Noch mehr Infos zu dieser Methode findet Ihr in unserem anderen Ratgeber zu den 7 besten Tools für Digital-Kanban-Boards.

Was Scrum ist – einfach erklärt

Neben Kanban ist Scrum eine der beliebtesten Methoden für das Projektmanagement. Sie wurde in den 60er-Jahren vom Mathematiker Tony Buzan entwickelt. Die Methode ist seit Beginn der 2000er-Jahre vor allem in der Softwareentwicklung beliebt, kann prinzipiell aber in allen Bereichen angewandt werden. Während bei Kanban ein mehr oder weniger linearer Prozessverlauf stattfindet, ist die Scrum-Methode iterativ, das heißt, sich wiederholend. 

Bei Scrum wird das Projekt in mehrere Zyklen unterteilt, die Sprints genannt werden und zwischen einer und vier Wochen andauern. Nach jedem Sprint findet eine Evaluierung der Arbeitsergebnisse und der internen Prozesse statt, um sowohl das Produkt als auch die eigene Arbeitsweise laufend zu optimieren. Grundsätzlich besteht Scrum aus drei Säulen: den drei Rollen, den fünf Ereignissen und den drei Artefakten.

• Rollen: Scrum ordnet jede am Projekt beteiligte Person eine Rolle zu: dem Scrum-Master, dem Product Owner und den Entwickler*innen. Aufgabe des Scrum-Masters ist es, die Einhaltung der Scrum-Regeln (mehr dazu weiter unten) sicherzustellen. Der Product Owner ist für die Anforderungen an das Produkt zuständig und priorisiert zu erledigende Aufgaben. Die Entwickler*innen sind das Team, das während des Sprints eigenständig an der Erfüllung dieser Aufgaben arbeitet. 

• Ereignisse: Scrum kennt fünf Ereignisse: die Sprint-Planung, den Sprint, die Sprint-Review, die Sprint-Retrospektive und den Daily Scrum. In der Sprint-Planungssitzung werden die Aufgaben festgelegt, die es innerhalb des kommenden Sprints zu erledigen gilt. Außerdem wird die Herangehensweise und die Dauer des Sprints festgelegt. Im eigentlichen Sprint arbeiten die Entwickler*innen diese Aufgaben ab und informieren sich in kurzen Daily Scrums über den aktuellen Status des Projekts. Nach jedem Sprint findet eine Review statt, in der die bisherigen Arbeitsergebnisse beurteilt und häufig auch bereits Anwender*innen vorgestellt werden. In der teaminternen Sprint-Retrospektive wird noch einmal die eigene Arbeit evaluiert, um die Effizienz für den nächsten Sprint zu erhöhen.

• Artefakte: Die Artefakte bei Scrum bestehen aus dem Product Backlog, dem Sprint Backlog und dem Inkrement. Das Product Backlog enthält sämtliche Anforderungen an das Produkt und die zu erledigenden Aufgaben. Daraus speist sich das Sprint Backlog, welches die Teilaufgaben für den bevorstehenden Sprint enthält. Das Inkrement ist das Arbeitsergebnis, das am Ende eines Sprints steht. 

Grafisch dargestellt sieht ein Scrum-Prozess so aus:

Ablauf von Scrum

Wie bereits erwähnt, ist die Scrum-Methode iterativ, das heißt, sie besteht aus sich wiederholenden Zyklen. Zu Beginn von Scrum steht die Planungssitzung an. In dieser werden die bevorstehenden Aufgaben für den Sprint festgelegt und im Sprint Backlog festgehalten. Im anschließenden Sprint arbeiten die Entwickler*innen an der Umsetzung dieser Aufgaben. 

Wichtig ist hierbei, dass innerhalb eines Sprints keine Änderungen an den Aufgaben oder Prioritäten mehr vorgenommen wird. Zudem agiert das Entwicklungsteam vollständig selbstorganisiert. Die Aufgabe des Scrum-Masters ist hier lediglich, den Entwickler*innen eine reibungslose Arbeit zu ermöglichen. In den Daily Scrums, die maximal 15 Minuten dauern, berichten die einzelnen Akteure vom aktuellen Stand Ihrer Aufgabe. Am Ende des Sprints stellt das Team die Ergebnisse (Inkrement) in einer Review vor und reflektiert in der Retrospektive die eigene Herangehensweise.

Scrum zusammengefasst

Scrum ist ein iteratives Framework für das Projektmanagement. Das Projekt wird dazu in mehrere, kürzere Sprints unterteilt, in denen die Aufgaben durch die Entwickler*innen selbstorganisiert und ohne weiteren Einfluss von außen erledigt werden. Tägliche, kurze Update-Meetings und umfassendere Evaluierungen nach jedem Sprint erhöhen die Transparenz und fördern die Prozessoptimierung. 

Obwohl im Sprint keine Änderungen der Aufgaben vorgesehen sind, liegt der Fokus von Scrum auf dem agilen Management: Anforderungen ans Produkt und die Aufgaben werden im Zuge des Reviews und der Planungssitzung immer wieder neu bewertet und gegebenenfalls angepasst. Flexibilität steht hier im Vordergrund. Eine weitere wichtige Eigenschaft von Scrum: Die Dauer aller Ereignisse ist zeitlich festgelegt. Ein Sprint darf beispielsweise maximal vier Wochen dauern, die Planungssitzung maximal zwei Stunden pro Sprint-Woche. Wie lange die einzelnen Ereignisse dauern und noch vieles mehr erfahrt Ihr auch in unserem Glossar-Artikel zum Thema Scrum.

Gemeinsamkeiten zwischen Kanban und Scrum

Wie bereits deutlich wurde, haben Kanban und Scrum einige Gemeinsamkeiten, die wir hier noch einmal kurz zusammenfassen: 

• Agil und lean: Sowohl Scrum als auch Kanban weisen Eigenschaften des Lean Managements und des agilen Projektmanagements auf. Beide streben eine kontinuierliche Prozess- und Kostenoptimierung des Lean Managements sowie die Anpassungsfähigkeit des agilen Managements an. Im Falle von Kanban geschieht das dadurch, dass der Verbrauch die Produktionsmenge reguliert. Bei Scrum wird die Effizienz durch die Reviews und Retrospektive bewertet und optimiert.  

• Selbstorganisation: Beide Methoden fördern die Eigenverantwortung der Beteiligten. Durch das Wegfallen von zentralen Steuerungsstellen (beispielsweise das Zentrallager bei Kanban) agieren die Mitarbeiter*innen weitgehend eigenständig.  Bei Scrum ist die Selbstorganisation vor allem während des Sprints gegenwärtig, wenn die Entwickler*innen ihre Aufgaben selbst organisieren und abarbeiten.

• Transparenz: Kurze Kommunikationswege und Offenheit sind zwei zentrale Elemente bei Kanban und Scrum. Bei Kanban äußert sich dies beispielsweise in den Beschaffungswegen aus den Pufferlagern, wodurch die Verantwortlichen immer wissen, wie viele Ressourcen noch benötigt werden und zur Verfügung stehen. Bei Scrum geschieht dies durch die erwähnten Retrospektiven und den Austausch im Daily Scrum.

• Work-in-Progress-Limitierung: Sowohl Kanban als auch Scrum setzen darauf, die gleichzeitig ablaufenden Aufgaben so zu limitieren, dass kostenoptimal produziert wird. Bei Kanban ist dies zu erkennen, dass das Auffüllen der Pufferlager erst mit Unterschreiten eines Mindestbestands beginnt. In Scrum wird dies deutlich, da jeder Sprint einen limitierten Katalog an Aufgaben enthält. 

• Pull-Prinzip: Beide Frameworks arbeiten nach dem Pull-Prinzip. Bei Kanban geschieht dies beispielsweise in Form des Kanban-Boards, bei Scrum im Rahmen der Planungssitzung.

Unterschiede zwischen Kanban und Scrum

Bei allen Gemeinsamkeiten existieren auch einige Unterschiede zwischen Kanban und Scrum:

• Rollen: Scrum teilt allen Beteiligten eine Rolle zu. Bei der Kanban-Methode existiert diese Einteilung nicht.

• Rhythmus: Bei Scrum erfolgt die Entwicklung in mehreren, kurzen Sprints. Kanban dagegen gibt einen konstanten Produktionsfluss vor. 

• Zeitplanung: Scrum legt die Maximaldauer aller Ereignisse fest, bei Kanban ist dies optional. 

• Vorhersagbarkeit: Scrum ist vor allem für Projekte geeignet, deren Anforderungen und Endergebnisse sich mit Fortgang der Entwicklung noch ändern können. Bei Kanban ist es wichtig, dass das Produkt zum größten Teil standardisiert ist und das Outcome bereits feststeht.

Wann Kanban, wann Scrum?

Wann nutzt man also Kanban, und wann Scrum? Hilfreich ist es, bei der Entscheidung miteinzubeziehen, ob Euer Projekt eher einfach oder komplex ist. Doch was heißt das überhaupt?

Bei der Einordnung hilft die unten abgebildete Stacey-Matrix. Sie unterteilt die Anforderungen an ein Projekt in die vier Stufen einfach, kompliziert, komplex und chaotisch.

Ein Projekt gilt dann als einfach, wenn die wichtigsten Faktoren zur Erledigung der Arbeit bekannt sind – dazu zählen Dinge wie die benötigten Arbeitsmittel, der angepeilte Zeitrahmen und das gewünschte Resultat. Sind die meisten dieser Faktoren bekannt, aber einige noch unbekannt, ist das Projekt kompliziert. Als komplex gilt eine Aufgabe dann, wenn die relevanten Dinge größtenteils unbekannt sind und nur wenige bekannt. Ist über die Faktoren sehr wenig bekannt, gilt ein Projekt als chaotisch.

Kanban findet vor allem in den Bereichen der einfachen und komplizierten Projekt Anwendung. Der Grund: Kanban eignet sich hervorragend, um Prozesse zu optimieren, die zu einem gewissen Grad standardisiert sind und die entlang der Wertschöpfungskette optimiert werden sollen. 

Scrum ist vor allem dann hilfreich, wenn es in den komplexen Bereich der Stacey-Matrix geht. Komplexe Aufgaben mit vielen Unbekannten lassen sich in der Regel nicht vollumfänglich planen – eine solche Planung sieht Scrum aber auch gar nicht vor. Stattdessen wird die an sich komplexe Aufgabe in viele kleine Etappen unterteilt, in deren Verlauf die Herangehensweise und die Priorisierung von Aufgaben immer wieder angepasst werden können. Aus diesem Grund findet Scrum häufig in der Softwareentwicklung Anwendung.

Fazit: Welches Framework ist das Richtige für Euch?

Ob nun Kanban oder Scrum für Euch die geeignete Vorgehensweise darstellt, hängt von vielen Faktoren ab – dazu zählen die Komplexität Eures Projekts, die Art und Weise, wie Ihr im Team zusammenarbeiten wollt und nicht zuletzt, an was für einem Produkt Ihr arbeitet.

Um Euch die Planung und Durchführung zu erleichtern, existieren inzwischen zahlreiche Projektmanagement-Softwares, mit denen Ihr im Handumdrehen die Prozesse und Euer Team koordinieren könnt. Einige der beliebtesten Tools der Nutzer*innen auf OMR Reviews haben wir hier schon einmal für Euch aufgelistet:

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