Schichtplan erstellen: So gelingt’s in deinem Betrieb

1. Warum strukturierte Schichtpläne wichtig sind
2. Excel, Word und Co. – manuelle vs. automatisierte Schichtplan-Erstellung
3. Schichtplan erstellen: Schritt für Schritt
4. Mit der passenden Software besonders effizient Schichten planen
5. Fazit: Schichtpläne erstellen muss nicht schwer sein

Ob Gastronomie, Einzelhandel oder Pflegeeinrichtung – in vielen Branchen gehört Schichtarbeit zum Alltag. Doch einen Schichtplan zu erstellen, kann schnell zur Herausforderung werden. Wer arbeitet wann? Wie lassen sich Urlaubstage, Krankheitsausfälle und individuelle Wünsche der Mitarbeitenden berücksichtigen? Und vor allem: Wie kannst du den Schichtplan so gestalten, dass dein Team motiviert bleibt und dein Betrieb reibungslos läuft?

Ein gut durchdachter Schichtplan sorgt nicht nur für eine gerechte Verteilung der Arbeitszeiten, sondern reduziert auch Fehlzeiten und Überstunden. Gleichzeitig minimierst du Planungsfehler und stellst sicher, dass immer genügend Personal verfügbar ist. Doch wie lässt sich ein Schichtplan effizient erstellen? Von klassischen Excel-Tabellen bis hin zu spezialisierten Software-Lösungen – deine Dienstpläne kannst du auf unterschiedliche Weise optimieren.

Wir verraten dir, worauf du bei der Schichtplanung achten musst und welche Vor- und Nachteile die einzelnen Methoden haben.

Warum strukturierte Schichtpläne wichtig sind

In Unternehmen mit Schichtbetrieb ist eine durchdachte Schichtplanung essenziell, um den reibungslosen Ablauf des Betriebs sicherzustellen. Fehlt eine klare Struktur, kann das schnell zu Problemen führen: Personalengpässe, unzufriedene Mitarbeitende oder ungeplante Überstunden sind nur einige der möglichen Folgen.

Ein Schichtplan muss viele Faktoren berücksichtigen, dazu zählen unter anderem gesetzliche Vorgaben, z. B. für die Nachvollziehbarkeit der Pläne oder für eventuelle Änderungen, individuelle Arbeitszeitmodelle oder -wünsche und spontane Ausfälle durch Krankheit. Besonders in Branchen mit wechselnden Dienstzeiten wie Gastronomie, Pflege oder Produktion kann das Erstellen eines Schichtplans schnell zur Mammutaufgabe werden.

Vorteile eines effizienten Dienstplans:

• Reduzierte Fehlzeiten: Mitarbeitende wissen frühzeitig, wann sie arbeiten müssen, was die Verlässlichkeit erhöht.
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Eine faire und transparente Schichtverteilung motiviert das Team.
• Bessere Planbarkeit für dein Unternehmen: Mit einem klaren Überblick über Verfügbarkeiten und Engpässe lassen sich Schichten optimal besetzen.
• Weniger Überstunden und Doppelbelegungen: Strukturierte Schichtpläne reduzieren ungewollte Mehrarbeit und sorgen für eine ausgeglichene Work-Life-Balance.

Mit einem gut geführten Schichtplan sorgst du dafür, dass alle Mitarbeitenden wissen, wann sie arbeiten müssen. Besonders einfach ist die Planung mithilfe der passenden Software. Quelle: ZMI

Excel, Word und Co. – manuelle vs. automatisierte Schichtplan-Erstellung

Für die Schichtplanung gibt es verschiedene Möglichkeiten – von klassischen, manuellen Methoden bis zu modernen, digitalen Tools. Viele Unternehmen setzen beispielsweise auf Excel-Vorlagen,  die sich mit Formeln und Automatisierungen recht gut anpassen lassen und so eine gewisse Flexibilität bieten. Diese Methode erfordert allerdings viel manuelle Arbeit und ist besonders fehleranfällig, wenn mehrere Personen gleichzeitig an der Dienstplanung beteiligt sind.

Neben Excel nutzen einige Unternehmen digitale Kalendertools wie Google Kalender für ihre Schichtpläne. Hier können sie Arbeitseinsätze als Termine anlegen und mit den jeweiligen Mitarbeitenden teilen. Diese Methode bietet den Vorteil, dass Änderungen in Echtzeit synchronisiert werden und Benachrichtigungen automatisch erfolgen. Allerdings sind Kalendertools nicht speziell für die Schichtplan-Erstellung entwickelt, weshalb es an wichtigen Funktionen wie automatisierten Schichtwechseln oder einer klaren Übersicht über Verfügbarkeiten mangelt.

Eine effizientere Alternative bieten automatisierte Software-Lösungen: Moderne Cloud-Tools oder spezialisierte Schichtplan-Apps erleichtern die Planung erheblich, indem sie Abwesenheiten automatisch berücksichtigen, Schichten dynamisch zuweisen und Änderungen in Echtzeit mit dem Team teilen. Solche Lösungen reduzieren nicht nur den organisatorischen Aufwand, sondern sorgen auch für mehr Transparenz und Fairness in der Dienstverteilung.

Übrigens: Einige Betriebe erstellen ihre Schichtpläne sogar noch analog auf Papier oder Whiteboards. Bei sehr wenigen Mitarbeitenden mag das funktionieren, Änderungen sind so jedoch nicht gleich ersichtlich und Fehler können schnell zu Planungsproblemen führen.

Manuelle und digitale Schichtplanung im Vergleich:

Schichtplan erstellen: Schritt für Schritt

Ein sorgfältig erstellter Schichtplan ist entscheidend für reibungslose Abläufe in deinem Betrieb – so viel ist klar. Befolge bei deiner Planung folgende Schritte, um deinen Mitarbeitenden einen guten Überblick über ihre anstehenden Schichten zu geben:

1. Anforderungen definieren

Beginne damit, die spezifischen Anforderungen deines Betriebs festzulegen. Dazu gehören:

• Arbeitszeiten: Bestimme die täglichen Betriebszeiten und die Anzahl der Schichten pro Tag.
• Schichtmodelle: Lege fest, welche Schichtmodelle für dein Unternehmen geeignet sind, z. B. Früh-, Spät- und Nachtschichten.
• Gesetzliche Vorgaben: Berücksichtige arbeitsrechtliche Bestimmungen, wie maximale Arbeitszeiten, Mindestruhezeiten und Pausenregelungen.

2. Verfügbarkeiten und Abwesenheiten berücksichtigen

Erfasse die Verfügbarkeiten deiner Mitarbeitenden sowie geplante Abwesenheiten wie Urlaub oder Fortbildungen. So kannst du Schichten entsprechend zuweisen und Engpässe vermeiden.

3. Schichten zuteilen und planen

Weise den erstellten Schichten die passenden Mitarbeitenden zu – basierend auf Qualifikationen und Verfügbarkeiten. Achte dabei auf eine ausgewogene Verteilung, um Überlastungen zu vermeiden und die Zufriedenheit im Team zu fördern.

4. Automatisierungen nutzen

Setze auf digitale Tools oder Software-Lösungen, die den Planungsprozess erleichtern. Sie können dir dabei helfen, Schichten automatisch zuzuweisen, Verfügbarkeiten zu verwalten und Änderungen in Echtzeit zu kommunizieren. Solche Tools reduzieren deinen manuellen Aufwand und minimieren Fehlerquellen.

5. Kommunikation mit dem Team sicherstellen

Sorge dafür, dass der fertige Schichtplan allen Mitarbeitenden rechtzeitig und transparent zur Verfügung steht. Nutze hierfür digitale Plattformen oder Apps, über die das Team jederzeit auf den aktuellen Plan zugreifen kann. Mit einer klaren Kommunikation vermeidest du Missverständnisse und stellst sicher, dass alle informiert sind.

6. Anpassungen und Optimierungen vornehmen

Überwache regelmäßig die Effektivität des Schichtplans und sammle Feedback von deinem Team. Sei bereit, Anpassungen vorzunehmen, um auf Veränderungen im Betriebsablauf oder im Personalbestand zu reagieren. Kontinuierliche Optimierungen tragen dazu bei, die Effizienz deines Betriebs zu steigern und die Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden zu erhöhen.

Mit der passenden Software besonders effizient Schichten planen

In der digitalen Arbeitswelt sind spezialisierte Software-Lösungen für die Dienstplanung unverzichtbar geworden. Mit ihnen kannst du auch komplexe Pläne schreiben, dabei individuelle Mitarbeiterbedürfnisse berücksichtigen und gleichzeitig gesetzliche Vorgaben einhalten. Schichtplan-Softwares und -Apps helfen dir dabei, Prozesse zu automatisieren, Fehler zu minimieren und besser mit deinem Team zu kommunizieren. Cloudbasierte Lösungen sind dabei von überall zugänglich, was dir und deinen Mitarbeitenden mehr Flexibilität verschafft und dein Team stets auf dem Laufenden hält.

Ein Tool, mit dem du zuverlässig Schichten planen kannst, ist ZMI. Der Software-Anbieter unterstützt dich mit Lösungen für Personalwesen und Sicherheit, sowohl in Form von Software als auch mit Hardware-Terminals und mobilen Apps für Zeiterfassung und Employee Self Services.

ZMI auf OMR Reviews

Die Schichtplanung ist einer der Hauptbestandteile der digitalen Zeiterfassung von ZMI und bietet zahlreiche Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Betrieben mit Schichtsystemen zugeschnitten sind:

• Automatische Schichtrotation: Dienste wie Früh-, Spät- und Nachtschichten werden automatisch rotiert, um eine gleichmäßige Verteilung sicherzustellen.
• Abwesenheitsverwaltung: Integration von digitalen Urlaubsanträgen sowie anderen Abwesenheiten wie Krankheit oder Elternzeit, inklusive Abruf von elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldungen (eAU).
• Integration mit Zeiterfassungssystemen: Verknüpfung der Schichtpläne mit der digitalen Arbeitszeiterfassung, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu kontrollieren, individuelle Arbeitszeitregelungen abzubilden und Schichten für gebuchte Arbeitszeiten automatisch zu erkennen.
• Erweiterte Personaleinsatzplanung: Optionale Erweiterung für die Planung von Mitarbeitenden an wechselnden Einsatzorten unter Berücksichtigung von Verfügbarkeiten und Qualifikationen.
• Detaillierte Reportings und Auswertungen: Für eine transparente Analyse lassen sich Berichte zu geleisteten Stunden, Überstunden und Schichtverteilungen erstellen.

ZMI ist sowohl in der Cloud (SaaS) als auch on-premise verfügbar. Die Software trägt dazu bei, Arbeitsabläufe zu optimieren, rechtliche Vorgaben auch bei Gesetzesänderungen einzuhalten und den Planungsprozess effizienter zu gestalten. Basisfunktionen für Zeiterfassung und Schichtplanung sind dabei ab 25 Euro pro Monat verfügbar, was die Software auch für kleinere Unternehmen attraktiv macht.

Fazit: Schichtpläne erstellen muss nicht schwer sein

Korrekte Dienstplanung kann auf den ersten Blick kompliziert wirken – doch mit der richtigen Herangehensweise und passenden Tools lässt sich dieser Prozess erheblich erleichtern. Eine strukturierte Planung sorgt nicht nur für eine gleichmäßige Verteilung der Arbeitszeiten, sondern reduziert auch Fehlzeiten, Überstunden und Unzufriedenheit im Team. Wer die Bedürfnisse seiner Mitarbeitenden berücksichtigt, gesetzliche Vorgaben einhält und moderne Technologien nutzt, stellt sicher, dass der Betrieb reibungslos läuft.

Während kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden und festen Arbeitszeiten oft noch mit Excel-Tabellen oder Kalendertools zurechtkommen, stoßen manuelle Methoden spätestens dann an ihre Grenzen, wenn Schichten häufig wechseln oder viele Mitarbeitende koordiniert werden müssen. Ab einer gewissen Unternehmensgröße oder Komplexität der Planung lohnt sich der Umstieg auf eine digitale Lösung. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn …

• du viele Mitarbeitende mit unterschiedlichen Schichten koordinieren musst.
• du Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit automatisch berücksichtigen möchtest.
• dein Team an verschiedenen Standorten oder in unterschiedlichen Abteilungen arbeitet.
• gesetzliche Vorgaben wie Ruhezeiten und Arbeitszeitgrenzen automatisch geprüft werden sollen.
• du Zeitaufwand und Fehlerquellen bei der Planung minimieren möchtest.

Moderne Software-Lösungen wie ZMI ermöglichen eine effiziente und transparente Einsatzplanung, indem sie Prozesse automatisieren, die Kommunikation erleichtern und Fehler reduzieren. Durch cloudbasierte Systeme bleibt dein Team jederzeit auf dem neuesten Stand – und du behältst die volle Kontrolle über deinen Betrieb.