Überblick Mitarbeiterkommunikation- & Aufgabenmanagement-Software

Entlastung einzelner Mitarbeiter:innen; Gesprächsprotokolle mit Aufgaben beim Kundentermin erstellen und diese erreichen den Innendienst sofort; Neuigkeiten auf kurzem Wege bekannt geben; offene Aufgaben im Krankheitsfall oder bei Urlaub sehr einfach an andere Kollegen übergeben

Eine sehr praktische Funktion von Überblick ist die Aufgabenverwaltung, dort kann jeder Nutzer Aufgaben erstellen und dabei die Empfängerschaft auf den jeweils betreffenden Personenkreis festlegen, sowie Aufgaben annehmen und den Stand der ihn betreffenden Aufgaben sehen bzw. rückmelden. Häufig verwendet werden auch Infos, ebenfalls gerichtet an den jeweiligen Personenkreis, meist zusammen mit der Bestätigungsfunktion. Sowohl Aufgaben, also auch Infos lassen sich von den adressierten Nutzern kommentieren. Und schließlich ist noch die Übersetzungsfunktion vom Deutschen in andere Sprachen zu erwähnen, die für ausländische Kollegen sehr hilfreich ist. Überblick hat noch mehr Funktionen, die Beschriebenen sind nur die von uns häufig verwendeten.

Unsere To-Do Liste an der Rezeption erscheint jeden Morgen als Aufgabe. So werden keine Punkte vergessen und es ist genau nachvollziehbar, wer welche Aufgaben erledigt hat. Sämtliche Aufgaben an unser Housekeeping Team, Haustechnik, Service, Küche werden per Überblick gesendet. So wissen wir immer, wer für die Aufgabe zuständig ist und wenn diese erledigt wurde. Wichtige Informationen an das gesamte Team werden per Überblick gesendet.

Betrifft die Nutzung in zwei Hotels und einer Eventlocation parallel: Sämtliche Aufgaben und Reparaturaufgaben für Haustechnik werden von sämtlichen Abteilungen hier eingegeben und können dadurch nach Prio abgearbeitet werden. Die Abteilung sieht immer den Stand. Durch Kommentarfunktion kann innerhalb einer Aufgabe immer perfekt berichtet werden. Informationen, die viele Abteilungen betreffen, können hier zielgerichtet verbreitet werden. Und durch den "Bestätigen" Button sieht man, dass es auch jeder gelesen hat! Interne Laufzettel (Functions) für Events werden hier zentral hoch geladen und jede Abteilung in drei Häusern kann sofort alles wichtige über das Event sehen & lesen was sie betrifft. Die Wissensdatenbank ist perfekt für ein internes "Wiki" in dem wir alles von Serviceleitfäden, über Infos zu Monatsmeetings und Erklärvideos ablegen. Ebenfalls das "Onboarding" kann perfekt durch Vorlagen definiert werden, sodass ein neuer Mitarbeiter, der noch nicht im Betrieb ist schon alle seine "To Do`s" sieht und abarbeiten kann. Einfach mächtig und umfangreich das Tool :)

Schon beschrieben - das System kann weiter ausgereizt werden für alle Abteilungen, z.B, Erinnerungsoptionen für Mitarbeiter, z.B. Termine wie Probezeitgespräche, Trainings, Brandschutz, Datenschutz, PSD2 Training,...große Hilfe auch für die administrativen Abteilungen, nicht nur für die Operative.

In Zeiten in denen man durch verschiedene Faktoren immer weniger Zeit hat Mitarbeiter zu trainieren und zu schulen ist der Bereich „Wissen“ besonders wertvoll. Wir haben dort viele Videos, Tutorials und SOPs eingestellt – von Mitarbeitern für Mitarbeiter. So kann jeder auch nochmal schnell ein Video anschauen, wie man z.B. die Kaffeemaschine reinigt…

Sämtliche Übergabebücher und Listen fallen weg. Den größten Nutzen sehen wir darin, dass wir strukturierter Arbeiten und die Mitarbeiter einen Leitfaden haben. Checklisten poppen genau zum richtigen Zeitpunkt auf und es kann nachverfolgt und kontrolliert werden wer welchen Punkt abgehakt hat.

Verschiedenste Aufgaben im Hotelalltag können ganz einfach an eine Abteilung gesendet werden und man kann ganz genau sehen, wer die Aufgabe angenommen und erledigt hat. Sollte eine Aufgabe noch nicht auf erledigt gesetzt worden sein, kann man direkt über die App nochmal einen Reminder senden. Jeder Mitarbeiter kann somit zu jeder Zeit einsehen, welche Aufgaben noch offen sind und welche ggfs schon bearbeitet werden.

Wir können damit endlich Informationen an alle Mitarbeiter teilen. Die Büroarbeitsplätze waren bisher schon gut vernetzt. Allerdings gab es keine Möglichkeit die Fertigung und Montage und Außenstehende, wie z.B. zukünftige Mitarbeiter oder Lehrlinge zu erreichen.

Schnelle Information an alle Mitarbeiter oder einzelne Gruppe. Bei Veranstaltungen kann jeder die Informationen und Änderungen lesen. Jeder Mitarbeiter ist immer auf dem neuesten Stand. Das ganze ohne ein Blatt Papier!