Workflow-Software im Vergleich: Effizienz auf Knopfdruck
Tim Fischer5.1.2026
Diese Lösungen strukturieren Arbeitsabläufe und stärken die Teamarbeit
Inhalt
- Workflow-Management-Systeme im Vergleich
- Die passende Workflow-Software für jedes Team
- Diese Workflow-Softwares ergänzen die Top-Lösungen
- Workflow-Systeme: So triffst du die richtige Entscheidung
Workflow-Software soll für mehr Ordnung, Transparenz und eine reibungslosere Zusammenarbeit sorgen. In der Realität sehen sich viele Teams jedoch mit einer Vielzahl an Tools konfrontiert, die ganz unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Projektarbeit, operative Abläufe, Vertragsprozesse oder agile Entwicklung lassen sich nicht mit einer einzigen Lösung abdecken.
Die eigentliche Herausforderung besteht darin, ein System zu finden, das den eigenen Arbeitsalltag sinnvoll unterstützt und bestehende Engpässe wirklich entschärft. Genau hier setzt dieser Artikel an: Du erhältst eine Übersicht der besten Workflow-Systeme und erfährst, welche Lösungen für deine konkreten Anforderungen relevant sind.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Vergleich zeigt die besten Workflow-Tools für Unternehmen und Freelancer basierend auf unabhängigen Nutzerbewertungen.
- Die Auswahl bietet spezialisierte Lösungen für Agenturen, operative Teams, Vertragsmanagement sowie agile Softwareentwicklung.
- Alle vorgestellten Systeme helfen dabei, Transparenz zu schaffen und individuelle Engpässe in der Teamzusammenarbeit zu lösen.
- Die Empfehlungen unterstützen dich dabei, die passende Software für deine spezifische Branche und dein verfügbares Budget zu finden.
Auf der Suche nach einem Tool, das die User wirklich lieben? Im „Best-of“ erstellen wir basierend auf dem OMR Score eine Bestenliste und vergleichen Top-Tools einer Kategorie für dich.
Workflow-Management-Systeme im Vergleich
Workflow-Tool | Preis | Kostenlose Version | Branche | USP |
|---|---|---|---|---|
ab 5 € pro User*in / Monat | Nein | Agenturen, projektbasierte Dienstleister | Einziges Workflow-Tool, das konsequent auf Agenturprozesse, und Auslastung ausgelegt ist | |
ab 100 € pro Monat | Nein | Operative Branchen wie Logistik, Pflege, Gastronomie, Industrie | Schließt den Kommunikationsbruch zwischen Verwaltung und operativen Teams | |
ab 19 € pro User*in / Monat | Ja | Recht, Einkauf, Vertrieb | KI-gestütztes Vertragsmanagement über den gesamten Vertragslebenszyklus inklusive eIDAS-Signaturen | |
ab 10,99 USD pro User*in / Monat | Ja | Branchenübergreifend, wissensbasierte Teams | Sehr flexibles Workflow-Software für Aufgaben-, Projekt- und Portfolio-Management | |
ab 7 USD pro User*in / Monat | Ja, bis 10 User*innen | IT, Softwareentwicklung, Produktteams | Hochgradig anpassbare Workflows für agile und komplexe Entwicklungsprozesse |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. awork
awork ist ein Workflow-Tool, das Agenturen bei der Steuerung von Kundenprojekten hilft. Es kombiniert Projektmanagement, Kapazitätsplanung und Zeiterfassung in einem System und adressiert damit typische Engpässe im Agenturalltag. Hinzu kommen eine KI-Assistenz sowie DSGVO-konformes Hosting auf ISO-27001-zertifizierten Microsoft-Servern in Deutschland.
Features:
- Projekt- und Ressourcenplanung speziell für Agenturen
- Integrierte Zeiterfassung zur Steigerung der Abrechenbarkeit
- Einbindung von Kund*innen und Freelancer*innen ohne Zusatzkosten
- KI-Assistenz als Projekt-Co-Pilot
- Hosting auf ISO-27001-zertifizierten Servern in Deutschland
Geeignet für: Agenturen und projektgetriebene Dienstleister mit Fokus auf Auslastung und Abrechnung
awork Preise: ab 5 € monatlich pro User*in, 14 Tage kostenlose Testversion verfügbar
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Schwächen |
|---|---|
Sehr intuitive Bedienung | Mobile App weniger ausgereift |
Starker Kundensupport | Gelegentliche Performance-Probleme |
Gute Projekt- & Zeiterfassung | Anpassungsmöglichkeiten begrenzt |
Hohe Team-Akzeptanz |
Jedes Projekt sei es eine neue Recruiting-Kampagne, ein Integrationsprozess für Fachkräfte oder die Planung von Messen wird in awork als eigenes Projekt mit klaren Meilensteinen und Deadlines angelegt. Wir lieben die verschiedenen Ansichten (Listen, Boards, Timeline), weil sie es uns ermöglichen, sowohl den großen Überblick zu behalten als auch tief ins Detail zu gehen. - Anna, Bonding Bridges GmbH
2. Überblick
Sobald Teams nicht am PC arbeiten, entstehen Kommunikationslücken – genau dafür ist Überblick entwickelt worden. Die Workflow-Software unterstützt dich dabei, Mitarbeitende standort- und schichtübergreifend zu erreichen und Aufgaben zentral zu steuern. Damit ersetzt du typische Übergangslösungen wie WhatsApp-Gruppen oder Zettelprozesse.
Features:
- Zentrale Aufgaben- und Prozesskoordination
- Interne Kommunikation als Ersatz für WhatsApp und Zettelwirtschaft
- Wissensbereich für kontextbezogenen Zugriff
- Mobile Nutzung für operative Teams
- Fokus auf hohe Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden
Geeignet für: Unternehmen mit operativen Teams in Logistik, Pflege, Gastronomie, Industrie oder Handel
Überblick Preise: ab 100 € pro Monat, 14 Tage kostenlose Testversion verfügbar
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Schwächen |
|---|---|
Sehr einfache Einrichtung | Weniger Individualisierung |
Klare Aufgabenübersicht | Performance punktuell |
Reduziert Rückfragen deutlich | |
Sehr guter Support |
Wir nutzen die App Überblick bereits seit einiger Zeit – und sie ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Nahezu die gesamte interne Kommunikation läuft mittlerweile über die App. Die Handhabung ist intuitiv und auch für Mitarbeiter, die nur eingeschränkt Deutsch sprechen, dank der integrierten Übersetzungsfunktion hervorragend geeignet. - Ben, Kapuzinerhof GbR
3. fynk
Im Vergleich zu anderer Workflow-Software ist fynk klar auf Vertragsverwaltung ausgerichtet. Das Tool bildet den gesamten Lebenszyklus von Verträgen digital ab – von der Erstellung und Genehmigung bis zur elektronischen Unterschrift. Es gibt zudem nützliche Funktionen wie den Import bestehender Verträge und eine KI-gestützte Analyse.
Features:
- KI-gestützte Vertragserstellung und -analyse
- Elektronische Signaturen nach eIDAS (SES, AES, QES)
- Zentrale Vertragsdatenbank mit Audit-Logs
- Browserbasierte Nutzung ohne Installation
- Hosting in EU-zertifizierten Rechenzentren
Geeignet für: Rechts-, Einkaufs- und Vertriebsteams mit hohem Vertragsvolumen
fynk Preise: ab 19 € monatlich pro User*in, Free-Plan verfügbar
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Schwächen |
|---|---|
Sehr übersichtliches Vertragsmanagement | Editor teils verbesserungswürdig |
Hohe Zeitersparnis | Wunsch nach mehr Integrationen |
Starke KI-Funktionen | |
Exzellenter Support |
Der größte Vorteil von fynk war für uns der flexible Lizenzansatz. Wir konnten mit nur zwei Lizenzen starten und dennoch über 2000 Dokumente hochladen und das System aufsetzen. Das hat uns erhebliche Kosten gespart und ermöglichte einen risikoarmen Einstieg. Das Tag-System ist außerordentlich flexibel und hat sich als Gamechanger erwiesen. - Peter, StreamView GmbH
4. Asana
Asana gehört zu den bekanntesten Lösungen für Aufgaben- und Projektmanagement. Die Workflow-Software eignet sich für unterschiedlichste Teams und bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Strukturierung von Aufgaben und Projekten. Automatisierungen und KI-gestützte Priorisierung helfen dir obendrein, Abläufe effizienter zu steuern.
Features:
- Flexibles Aufgaben- und Projektmanagement
- Automatisierte Workflows und Priorisierung
- Umfangreiche Reporting- und Dashboard-Funktionen
- Skalierbar von kleinen Teams bis Enterprise
- Breites Integrations-Ökosystem
Geeignet für:Teams und Unternehmen mit komplexen Projekt- und Aufgabenstrukturen
Asana Preise: ab 10,99 USD monatlich pro User*in, kostenloser Plan verfügbar
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Schwächen |
|---|---|
Hohe Flexibilität | Ersteinrichtung komplex |
Gute Transparenz im Team | Benachrichtigungen teils überfordernd |
Starke Projektstrukturierung | Gelegentliche Leistungsprobleme |
Breite Einsatzmöglichkeiten |
Wir nutzen Asana seit über fünf Jahren als zentrales Tool für Projektmanagement und Teamkommunikation – und es ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Gerade im direkten Vergleich zu ähnlichen Tools hat uns Asana überzeugt. Besonders in unserer Agentur, in der mehrere Projekte parallel laufen, sorgt Asana für Struktur, Transparenz und klare Verantwortlichkeiten. - Olaf, netkin Digital Marketing
5. Jira
Das Workflow-Tool Jira ist auf strukturierte Prozesse und agile Arbeitsweisen ausgelegt. Du planst und verfolgst Aufgaben über Scrum- und Kanban-Boards und kombinierst das mit anpassbaren Workflows und Berichten. Je nach Teamgröße kannst du auch das Setup problemlos skalieren.
Features:
- Hochgradig anpassbare Workflows
- Kanban- und Scrum-Boards
- Starke Automatisierungsfunktionen
- Skalierbar für große Teams
- Kostenlose Version für kleine Teams
Geeignet für: Produkt-, IT- und Entwicklungsteams mit agilen Prozessen
Jira Preise: ab 7 USD monatlich pro User*in, kostenloser Plan für bis zu 10 Nutzer*innen verfügbar
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Schwächen |
|---|---|
Hohe Flexibilität und Anpassbarkeit | Komplexe Ersteinrichtung |
Sehr gut geeignet für agile Softwareentwicklung | Benutzeroberfläche nicht immer intuitiv |
Kanban-Boards und Workflow-Automatisierung | Steile Lernkurve für neue Nutzer*innen |
Gute Unterstützung für Sprintplanung und Teamarbeit | Hohe Kosten bei größeren Teams |
JIRA begleitet mich schon seit Beginn meiner Berufs-Karriere im E-Commerce und in der Produktentwicklung. Es gehört meiner Meinung nach zu den Tools, die man immer wieder und bei allen möglichen Unternehmen wiederfindet. JIRA ist für mich sehr logisch aufgebaut und Tickets für Anforderungen oder Bugs sind einfach erstellt. - Stane, Douglas
Die passende Workflow-Software für jedes Team
Unsere Übersicht der besten Workflow-Systeme zeigt, wie vielseitig diese Lösungen in der Praxis eingesetzt werden. Um das passende Tool für dein Team auszuwählen, reicht eine allgemeine Bestenliste somit nicht aus. Entscheidend ist vielmehr, wie dein Team arbeitet und an welchen Stellen aktuell Zeit oder Übersicht verloren geht.
Wenn du Agenturprojekte mit klarer Auslastungs- und Abrechnungslogik steuern willst, ist awork das passende Workflow-Tool. Es verbindet Projektplanung und Zeiterfassung in einem Setup, das auf den Agenturalltag zugeschnitten ist.
Arbeitest du mit operativen Teams ohne festen PC-Arbeitsplatz, unterstützt Überblick die zentrale Kommunikation und Aufgabenkoordination. Informationen und To-dos erreichen damit alle Mitarbeitenden zuverlässig über Standorte und Schichten hinweg.
Geht es um strukturierte Vertragsprozesse im Vertrieb, Einkauf oder Legal, ist fynk die richtige Workflow-Software. Du steuerst die Vertragserstellung und Freigaben zentral und senkst somit den manuellen Aufwand dank KI-Funktionen.
Für wachsende Teams mit vielfältigen Projekten eignet sich hingegen Asana als eine äußerst flexible Lösung. Das Tool erlaubt dir, Aufgaben und Projekte an unterschiedliche Arbeitsweisen anzupassen, ohne Prozesse zu stark zu verkomplizieren.
Wenn du stattdessen agile Prozesse mit hoher Detailtiefe abbilden musst, ist Jira das passende Workflow-Tool. Es ermöglicht eine präzise Sprintplanung und Skalierung für größere Teams sowie konfigurierbare Workflows.
Diese Workflow-Softwares ergänzen die Top-Lösungen
Anforderungen an Prozesse, Teams und Tools unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Falls du in der Liste oben nicht fündig geworden bist, kann sich ein Blick über die Toplösungen hinaus auszahlen. In unserem Vergleich der besten Workflow-Software findest du weitere Tools, die Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe auf unterschiedliche Weise unterstützen und sich für spezielle Einsatzszenarien eignen.
Zu den möglichen Alternativen zählen unter anderem monday.com, medikit und MeisterTask. monday.com eignet sich dabei für Teams, die Workflows flexibel modellieren und an verschiedene Abteilungen anpassen möchten. medikit richtet sich an Organisationen im Gesundheits- und Sozialwesen und vereinfacht die interne Kommunikation und Zusammenarbeit. MeisterTask fokussiert sich hingegen auf übersichtliches Aufgaben- und Projektmanagement und bietet eine benutzerfreundliche Plattform mit Kanban-Boards und automatisierten Abläufen.
Im Folgenden findest du auch eine zusätzliche Übersicht weiterer Workflow-Systeme für diverse Einsatzbereiche sowie angrenzende Kategorien. Dazu zählen Lösungen aus den Bereichen Projektmanagement, Collaboration, Process Mining und IT-Dienstleistungen, die je nach Anforderung gezielt eingesetzt werden können.
Item 1 of 20
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Workflow-Systeme: So triffst du die richtige Entscheidung
Die Auswahl einer Workflow-Software ist mehr als eine technische Entscheidung. Sie beeinflusst, wie du deine Arbeit strukturierst und Prioritäten setzt. Ein Tool, das nicht zu deinen Abläufen passt, verlagert dagegen Probleme lediglich an eine andere Stelle und schafft neue Abhängigkeiten.
Deshalb lohnt es sich, den eigenen Bedarf klar zu definieren. Frage dich, an welchen Punkten heute Zeit verloren geht, wo Abstimmungen stocken oder Aufgaben unklar bleiben. Die richtige Workflow-Software unterstützt dich genau dort und sorgt dafür, dass die Zusammenarbeit auch bei steigender Komplexität zuverlässig funktioniert.
Disclaimer: Alle Preise und Features basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen (Stand: Januar, 2026). Änderungen durch die Anbieter sind möglich.
