Digitalisierung im Mittelstand: So wird dein Unternehmen endlich digital
Schluss mit Excel-Listen, E-Mail-Chaos und isolierten Systemen – hier erfährst du, wie du deine Vertriebsprozesse smart digitalisierst
- Status Quo: Wie steht es um die Digitalisierung im deutschen Mittelstand?
- Tradition vs. Zukunft: Vier typische Herausforderungen mittelständischer Unternehmen
- Checkliste: Die Wahl der passenden Digitalisierungssoftware
- Schritt für Schritt: Der Weg zu einem digitalisierten Mittelstand
- Software-Tipp: Mit diesem Tool gelingt die Digitalisierung im Mittelstand
- Fazit: Die Digitalisierung im Mittelstand ist kein Hexenwerk
Digitalisierung – das Wort hörst du überall. Auf jeder Konferenz, in jedem Fachmagazin, bei jedem Berater*innen-Gespräch. Klar denkst du dir: „Nicht schon wieder!“ Aber ehrlich – hinter dem abgenutzten Begriff stecken konkrete Schritte, die deinen Arbeitsalltag tatsächlich einfacher machen.
In diesem Artikel zeigen wir dir, wo der deutsche Mittelstand bei der Digitalisierung steht, welche typischen Stolpersteine es gibt und wie du mit dem richtigen CRM-System zu einem funktionierenden, digitalisierten Vertriebsprozess kommst.
- Mittelständische Unternehmen erkennen das Potenzial der Digitalisierung, um Effizienz zu steigern und den Vertrieb zu fördern, scheitern aber oft an internen und externen Hürden wie Datenschutz, Fachkräftemangel oder fehlender Zeit und Budgets.
- Häufige Probleme sind Datensilos, unstrukturierte Vertriebsprozesse und Skepsis gegenüber neuen Systemen, die auf schlechten Erfahrungen beruhen.
- Ein erfolgreicher digitaler Wandel erfordert eine strategische Planung Schritten, von der Analyse der Systemlandschaft über die Definition klarer Ziele bis hin zur Migration der Daten.
- Die Wahl der richtigen CRM-Software für dein Unternehmen ist entscheidend. Berücksichtige Kriterien wie Kernfeatures, einfache Bedienung und Change-Management-Anforderungen.
Status Quo: Wie steht es um die Digitalisierung im deutschen Mittelstand?
Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Laut Statista-Umfrage von 2025 sehen 30,8 % der mittelständischen Unternehmen Digitalisierung und KI als ihre drittgrößte Herausforderung. Aber warum ist das so?
Externe Faktoren
- Datenschutz steht ganz oben: 88 % nennen die Anforderungen an den Datenschutz als größte externe Hürde. Verständlich, denn DSGVO und Co. bereiten auch erfahrenen Unternehmer*innen Kopfzerbrechen.
- Fachkräftemangel bremst aus: 74 % kämpfen damit, überhaupt die richtigen Expert*innen zu finden.
- Sicherheit und verfügbare Lösungen: 51 % sorgen sich um technische Sicherheit, 48 % finden schlicht keine passenden Lösungen am Markt.
Interne Faktoren
- Zeit ist der Killer: 60 % haben schlicht keine Zeit für Digitalisierungsprojekte. Das Tagesgeschäft frisst alle Kapazitäten.
- Geld ist knapp: 55 % fehlen die finanziellen Mittel. Digitalisierung kostet erstmal, bevor sie sich rechnet.
- Risiko scheuen: 43 % sind zu vorsichtig, 37 % brauchen zu lange für Entscheidungen. Das kennt jede*r, der*die schon mal versucht hat, neue Software in einem traditionellen Unternehmen einzuführen.
Quelle: Bitkom Research, aufbereitet von Statista; Umfrage: „Was sind die größten Hürden für die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen“
Die Schlussfolgerung
Mittelständler*innen erkennen das Potenzial der Digitalisierung. Sie wissen, dass sie handeln müssen. Aber Unsicherheit, Komplexität und der pure Implementierungsaufwand halten viele zurück. Das Paradox: Alle wollen digitaler werden, aber die Hürden scheinen zu hoch.
Genau hier liegt die Chance: Denn wer diese Hürden clever umgeht und pragmatisch anfängt, verschafft sich einen echten Wettbewerbsvorteil.
Tradition vs. Zukunft: Vier typische Herausforderungen mittelständischer Unternehmen
Zu den offensichtlichen Problemen – Zeit- und Fachkräftemangel, Datenschutz und fehlende Budgets – schließen sich bei vielen Unternehmen weitere Herausforderungen an, die oftmals tief im Unternehmen verwurzelt sind:
1. Datensilos statt Datenstrom
Eine fragmentierte Systemlandschaft bestehend aus unterschiedlichen Softwares für Kommunikation, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Vertrieb sind für viele Mittelständler*innen nach wie vor ein Problem. Medienbrüche und Systemwechsel erhöhen nicht nur die Fehleranfälligkeit, sie kosten vor allem auch wertvolle Zeit bei der Datenpflege.
2. Unstrukturierte Sales-Prozesse
Dein Unternehmen arbeitet strukturiert. Für Einkauf, Produktion und Logistik gibt es klare Abläufe. Aber im Vertrieb? Da läuft bisweilen vieles nach Bauchgefühl. Leads werden unterschiedlich bearbeitet. Nachfassen passiert zufällig. Erfolgreiche Verkaufsstrategien bleiben an einzelnen Personen hängen, statt systematisch genutzt zu werden. Das führt schnell zu Ineffizienz und verschenkten Chancen.
Lesetipp: Mehr zu diesem Thema erfährst du in unserem Artikel CRM im Vertrieb.
3. Schlechte Erfahrungen in der Vergangenheit
Viele Unternehmen haben im Zuge der Digitalisierung bereits CRM-Lösungen getestet. Und stießen dabei auf Probleme wie komplizierte Bedienung, mangelnde Anpassbarkeit an bestehende Prozesse und schlechte Datenqualität. Das Team empfand die Software als Belastung statt als Hilfe.
Solche Erfahrungen verstärken die Skepsis gegenüber neuen Systemen. Der Status quo erscheint sicherer als ein weiterer Änderungsversuch.
4. Unklare Anforderungen
Mittelständische Unternehmen benötigen Systeme, die sich in bestehende Arbeitsabläufe einfügen. Wichtig sind schnelle Einführung, intuitive Bedienung und sofortiger Nutzen. Lange Einrichtungsphasen oder umfangreiche Schulungen sind im Tagesgeschäft oft nicht umsetzbar.
Die Software sollte sich an die Arbeitsweise anpassen, nicht umgekehrt. Flexibilität ist wichtiger als umfangreiche Funktionen.
Checkliste: Die Wahl der passenden Digitalisierungssoftware
Die Wahl der richtigen CRM-Software ist ein entscheidender Schritt in jeder Digitalisierungsstrategie. Die richtige Lösung modernisiert nicht nur Prozesse, sie sorgt dafür, dass Teams intelligenter arbeiten, stärkere Kundenbeziehungen aufbauen und messbares Unternehmenswachstum erzielen können. Unsere Checkliste unterstützt dich bei deiner Entscheidung:
Kernfeatures definieren
Anforderungen ans Change Management
Plattform und Anbieter bewerten
Schritt für Schritt: Der Weg zu einem digitalisierten Mittelstand
Die Digitalisierung deines Vertriebs braucht einen Plan. Diese sechs Schritte helfen dir dabei:
Schritt 1: Architektur planen
Mache eine Bestandsaufnahme. Liste dazu zunächst alle Programme auf, die dein Team nutzt. Zeichne auf, wie Daten zwischen den Systemen fließen.
Entwirf dann deine Ziel-Architektur: Überlege, wie deine ideale Systemlandschaft aussieht. Welche Programme bleiben? Was wird ersetzt? Wo entstehen neue Verbindungen?
Definiere im Anschluss die Schnittstellen. Bestimme, welche Systeme miteinander sprechen müssen. Das CRM braucht Kundendaten aus dem ERP. Die Buchhaltung will Verkaufszahlen. Plane diese Verbindungen von Anfang an.
Schritt 2: Geschäftsprozesse und Customer Journey abbilden
Dokumentiere deinen Verkaufsprozess und schreibe auf, wie aus deinen Leads Kund*innen werden. Nimm hierbei die Kundenperspektive ein. Verfolge den Weg deiner Kunden: Wie finden sie dich? Was brauchen sie in jeder Phase? Wo hakt es? Diese Erkenntnisse fließen in dein neues System ein.
Im Anschluss hieran markierst du die Schwachstellen. Wo verlierst du Kund*innen? Wo dauert etwas zu lange? Wo passieren Fehler? Markiere diese Punkte rot. Das neue System muss hier Abhilfe schaffen.
Schritt 3: Ziele definieren und Prioritäten setzen
Lege messbare Ziele fest. „Besserer Vertrieb" ist kein Ziel. „12 % mehr Abschlüsse in sechs Monaten" schon. Definiere also konkrete Zahlen: Kürzere Reaktionszeiten, höhere Abschlussquoten, weniger Zeitaufwand pro Lead.
Ebenso wichtig ist es, Quick Wins zu identifizieren. Was bringt schnell Erfolg? Oft sind es einfache Prozessautomatisierungen. Lege außerdem fest, wie du den Erfolg misst. Welche Zahlen schaust du dir wie oft an? Wer ist für das Tracking zuständig?
Schritt 4: Vertrieb und Marketing ausrichten
Findet eine gemeinsame Sprache: Was ist ein Lead? Ab wann ist er qualifiziert? Wann übernimmt der Vertrieb? Diese Begriffe müssen alle gleich verstehen. Regelmäßige Meetings zwischen den Teams, Feedback-Runden und gemeinsame Ziele helfen dabei, dass alle an einem Strang ziehen.
Schritt 5: User Experience definieren
Setz dich zu deinen Mitarbeiter*innen. Schau zu, wie sie arbeiten. Welche Programme nutzen sie? Wie oft wechseln sie? Was nervt sie? Diese Erkenntnisse fließen ins neue System.
Entwickle darauf basierend ein Bedienkonzept: Das System muss zur Arbeitsweise passen. Verkäufer*innen arbeiten anders als Marketingmitarbeiter*innen. Berücksichtige das bei der Implementierung.
Schritt 6: Datenquellen migrieren
Erfasse alle Datenbestände: Wo liegen deine Kundendaten? In welchem Format? Wie aktuell sind sie? Erstelle eine Liste aller Datenquellen und prüfe auch gleich die Datenqualität. Achte beispielsweise darauf, dass es keine Dubletten gibt und alle Kontaktdaten noch aktuell sind.
Plane anschließend die Datenmigration: Welche Daten wandern ins neue System? In welcher Reihenfolge? Wer ist dafür zuständig? Teste den Import mit kleinen Datenmengen, bevor du alles überträgst. Auch nach der Datenmigration sollten die Verantwortlichkeiten geregelt sein. Bestimme Stakeholder und welche Personen für die kontinuierliche Datenpflege zuständig sind.
Software-Tipp: Mit diesem Tool gelingt die Digitalisierung im Mittelstand
Zugegeben: Wenn man sich unsere Checkliste und Schritt-für-Schritt-Anleitung so ansieht, könnte man denken, dass die Digitalisierung im Mittelstand ein wahres Mammutprojekt ist. Mit einem CRM-System wie SugarCRM, das speziell auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnitten ist, muss Digitalisierung nicht schwierig sein. Das Tool richtet sich gezielt an kleine und mittelständische Unternehmen, die schnell und unkompliziert die Zusammenarbeit ihrer Vertriebs-, Marketing- und Serviceteams optimieren möchten.
Die Software-Lösung besteht aus drei Kernkomponenten, die nahtlos miteinander verzahnt sind: Sugar Market für Marketingautomatisierung, Sugar Sell für den Vertriebsprozess und Sugar Serve für das Customer Experience Management. Diese modulare Architektur ermöglicht es Unternehmen, mit den Komponenten zu starten, die sie benötigen, und bei Bedarf zu erweitern.
„Endlich haben wir eine Vogelperspektive, in der wir alle Informationen über einen Kunden auf einen Blick sehen können. Dadurch sind die Ziele unseres Unternehmens klarer, und wir können Kundenbeziehungen aufbauen, den Umsatz steigern und kommerziellen Erfolg erzielen.“ — HOLGER O., Leiter CRM-Service, FAMO
Kernfeatures von Sugar CRM
Funktion | Nutzen |
|---|---|
User Adoption | Konfigurierbare Dashboards, Outlook-/Mobile-Integration mit Offline-Modus und intuitive Bedienbarkeit fördern die tatsächliche Nutzung im Team |
Account Health Indikatoren | Automatische Kombination von CRM- und ERP-Daten zeigt Kundenrisiken auf und löst entsprechende Tasks und Alerts aus |
AI Recommendations (Revenue Intelligence) | Automatische Vorschläge für Cross- und Upselling-Möglichkeiten ohne teure Add-ons - standardmäßig verfügbar |
Guided Selling / Smart Guides | Vordefinierte Workflows und Regeln führen den Vertrieb durch konsistente Prozesse und beschleunigen die Einarbeitung |
Mobile First | Offline-Funktionalität, Sprachaufnahme und kartenbasierte Kundensuche für optimale Außendienst-Unterstützung |
ERP-Integration | Nahtlose Anbindung an ERP-Systeme für echte 360°-Kundensicht mit Angebots-, Rechnungs- und Projektdaten |
Einfache Bedienung, starke Funktionen | Intuitive Benutzerführung bei gleichzeitig hochkomplexen Hintergrundprozessen – ideal für mittelständische Anforderungen |
AI Summaries & Next Best Action | KI-generierte Zusammenfassungen und direkt umsetzbare Handlungsvorschläge (z.B. Meeting-Erstellung per Klick) |
Fazit: Die Digitalisierung im Mittelstand ist kein Hexenwerk
Die Digitalisierung im Mittelstand ist kein Hexenwerk, aber sie ist durchaus eine große Herausforderung, die gut geplant und umgesetzt werden muss. Viele Digitalisierungsprojekte im Mittelstand scheitern, oft wegen fehlender Digitalkompetenz, unklarer Strategien, mangelndem Mut von Führungskräften und fehlendem Personal mit digitalem Know-how.
Der Prozess erfordert neben der richtigen Technik vor allem auch einen kulturellen Wandel im Unternehmen, schrittweises Vorgehen und die Einbindung des gesamten Teams. Wenn diese Faktoren beachtet werden, kann die Digitalisierung von Vertriebsprozessen mit Hilfe eines passenden Systems wie SugarCRM erfolgreich gelingen und große Chancen für Wachstum und Effizienz bringen.
Nils ist SEO-Texter bei OMR Reviews und darüber hinaus ein echter KI-Enthusiast. Und als solcher ist er immer auf der Suche nach Anwendungsfällen und Workflows, die sich mit Hilfe von künstlicher Intelligenz (teil-)automatisieren lassen – egal, ob im Alltag oder auf der Arbeit. Nur bei einer Sache lässt er sich nicht von KI unter die Arme greifen: Nämlich dann, wenn er in Ableton Live seinem liebsten Hobby nachgeht und Techno produziert.
