Was macht einen guten Bewerbungsprozess aus? 

Kathrin Justen 13.2.2024

Unsere Gastautorin Kathrin Justen erklärt dir, was einen guten Bewerbungsprozess ausmacht

Immer wieder wurde ich in den vergangenen Jahren gefragt, ob ich wohl mal über eine Bewerbung lesen könne. Die Frage danach, wie die perfekte Bewerbung aussehen sollte, bekam ich dabei ebenso gestellt wie die Frage danach, wie die Sicht der Rekrutierenden darauf sei und was die Personaler*innen in den Gesprächen hören wollten. 

Die eine Antwort habe ich dafür nicht. Aber die erste Antwort auf all diese Fragen lautet oft für den Fragenden - unbefriedigend: „Es kommt darauf an.“

Es kommt darauf an, in welcher Branche man sich bewegt und welche Menschen oder welchen Job man sucht. Ebenfalls kommt es darauf an, welche Vorerfahrungen und Kenntnisse diese mitbringen müssen und wie die Unternehmenskultur ist. Und es kommt darauf an, mit welcher Perspektive die Frage gestellt wird. 

Unter Umständen wird ein*e Mitarbeiter*in aus dem Recruiting die Frage anders beantworten als die Person, die sich bewirbt und einen neuen Job sucht. Es kann beispielsweise sein, dass die internen Prozesse inklusive unterstützender Tools gut aufeinander abgestimmt sind, auf der anderen Seite aber bei den Bewerbenden holprig oder langwierig ankommen. Oder es kann sein, dass alles darauf ausgerichtet ist, für die Kandidat*innen alles möglichst niedrigschwellig zu bauen, was aber dazu führt, dass im Hintergrund mehr Arbeit vonnöten ist. So beispielsweise schon gesehen, wenn jemand die Unterlagen via E-Mail schickt und dann im Hintergrund alles von Hand in ein Recruiting-Tool nachgetragen werden muss. 

Daneben gilt: Für die Recruiter*innen ist der Prozess in der Regel erfolgreich, wenn die ausgeschriebene Stelle mit einer passenden Person besetzt ist. Für den Bewerbenden ist der Prozess erfolgreich, wenn die Stelle mit ihm besetzt wurde, und zwar nur mit ihm. 

Zwar sollten sich diese Perspektiven in den letzten Jahren angenähert haben, wie die Allgegenwart von Begriffen wie Arbeitnehmermarkt, Fachkräftemangel und Ghosting zeigt, mein Eindruck ist aber, da ist noch Luft nach oben. 

Ein guter Bewerbungsprozess dient dem gegenseitigen Kennenlernen und berücksichtigt gleichermaßen die Perspektive der bewerbenden Person und die des Unternehmens.

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Passt der Begriff Bewerbungsprozess eigentlich noch und wofür steht er? 

Diese Frage stelle ich mir seit einiger Zeit. Und verwende selbst gerne den Begriff des Kennenlernprozesses. Warum? 

Es wird sehr viel über Fachkräftemangel geredet und darüber, dass sich das Verhältnis von Arbeitnehmern zu Arbeitgebern verändere, sodass die Arbeitnehmer*innen nun am längeren Hebel säßen. Demzufolge fühlt sich der althergebrachte Begriff auf den ersten Blick für mich nicht mehr richtig an.

Denn er meint erst einmal den Prozess, dass sich Menschen auf eine ausgeschriebene Stelle bewerben und dann durch Screening der Bewerbungsunterlagen, Referenzen, Gespräche, Assessment-Center, diverse Aufgaben oder Probearbeitstage eine Auswahl einer oder mehrerer Personen stattfindet, die ein Jobangebot bekommen. Oder wie ChatGPT sagt: „Ein Bewerbungsprozess ist eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten und Verfahren, die sowohl von Arbeitgebenden als auch von Arbeitssuchenden durchlaufen werden, wenn letztere sich um eine Stelle bewerben.“

Der Fokus lag also bisher darauf, dass sich diese Menschen beim Unternehmen bewerben und ihre Eignung für den Job gegenüber der Organisation unter Beweis stellen müssen. Das passt nicht mehr. Daher habe ich zuletzt meist den Begriff des Kennenlernens verwendet. Er nimmt für mich die Gegenseitigkeit mehr in den Blick und eine Augenhöhe, die ich essenziell finde. Denn darum geht es doch: Man will sich gegenseitig kennenlernen, um zu entscheiden, ob man miteinander arbeiten möchte.

Es gibt auch Argumente dafür, weiterhin den Begriff des Bewerbungsprozesses zu verwenden. Solange es die Unternehmen ernst mit der Augenhöhe meinen und sich eben auch bei denjenigen bewerben, die Interesse an einem Job haben. Was können wir bieten? Wie ticken wir? Wie wollen wir uns entwickeln und welche Rolle kannst du darin spielen? Werden diese oder ähnliche Fragen aktiv und ausführlich im Bewerbungsprozess adressiert, kann das für das Gegenüber ein starkes Argument für den Beitritt in die Organisation sein.

Aber genug der Wortklauberei – wenngleich Sprache wichtig ist. Nicht umsonst reden viele nicht mehr von Human Resources, sondern von People & Culture. Was deutlich werden soll: 

Die dahinter liegende Haltung, mit der man als Recruiter*in an Bewerbungsprozesse herangeht, ist entscheidend für einen Prozess, den beide Seiten als angenehm und gewinnbringend empfinden. 

Wie baue ich einen guten Bewerbungsprozess und wie lange sollte dieser dauern? 

Es gibt keine allgemeingültige Antwort auf diese Frage. Organisationen sollten sich zunächst fragen, welche Menschen sie gewinnen möchten und wie sie dies am besten tun könnten. Ebenso sollten sie sich fragen, was sie im Laufe des Prozesses von sich vermitteln möchten. 

Ich finde es wichtig, Vergleichbarkeit und individuelles Kennenlernen möglichst gut in Einklang zu bringen. Für mich zeugt das von Fairness und Augenhöhe jeder kandidierenden Person gegenüber. Schon bei der Erstellung der Stellenausschreibung kann ich mir Gedanken dazu machen, was ich in jedem Fall von meinen Gesprächspartner*innen im Laufe unserer Gespräche erfahren möchte. Dies packe ich als Leitfragen in Fragebögen für die verschiedenen Schritte des Kennenlernens. Das ist auch hilfreich für den Fall, dass verschiedene Kolleg*innen am Bewerbungsprozess beteiligt sind und Gespräche mit Bewerbenden führen

Individualität bedeutet dann für mich, dass ich nicht strikt am Leitfaden festhalte, sondern es mir erlaube, mit den Menschen ins Gespräch zu kommen. Das, plus die Tatsache, dass es für mich einen Unterschied macht, ob ich mit jemanden via Empfehlung, Personalberatung oder Bewerbungsformular in Kontakt komme, führt dazu, dass das erste Gespräch manchmal bereits länger dauert als gedacht, oder dass wir bereits im zweiten Gespräch fachlich sehr tief gehen, obwohl das vielleicht erst im dritten Gespräch angedacht war. 

Bei uns bedeutet dies, dass beim ersten Kennenlernen im Vordergrund steht, sicherzustellen, dass die Kandidat*innen die ausgeschriebene Stelle und die dahinterliegende Rolle gut verstanden hat und einen ersten Eindruck davon gewonnen hat, wie wir ticken und arbeiten. Zudem versuche ich mir ein Bild davon zu machen, was den oder diejenige dazu motiviert hat, sich auf das Gespräch einzulassen bzw. sich zu bewerben. Im folgenden Gespräch vertiefen wir diesen ersten Eindruck, schauen darauf, was jemand bereits fachlich mitbringt, wie diese Person an die Arbeit herangeht und was diese Person für ein Arbeitsumfeld braucht, um gut arbeiten zu können. 

Diese beiden Gespräche werden jeweils von nur einer Person geführt. Dann geht es in ein vertieftes Kennenlernen mit Fokus auf Fachlichkeit. Dafür bitten wir die Kandidat*innen, eine Aufgabe vorzubereiten. Hier gehen wir zu zweit ins Gespräch. Danach laden wir zu einem Coffee Date mit weiteren Teammitgliedern ein und als Letztes folgt das konkrete Angebot.  

Und wer jetzt denkt „Oh wow, ganz schön viel“, dem würde ich antworten: Ja, es sind ein paar Gespräche, die wir führen. Das kann sich gegensätzlich dazu anfühlen, dass momentan oft beschrieben wird, dass Bewerbungsprozesse möglichst schlank gestaltet sein sollen, da die Menschen sonst schnell abspringen. 

Für mich ist das allerdings kein Gegensatz. Uns liegt ein gutes Kennenlernen am Herzen UND ein schlanker Prozess. Diesen mache ich vor allem daran fest, dass wir ein schmales Bewerbungsformular haben und uns um maximale Responsivität und Schnelligkeit bemühen. Soll heißen: Eine Rückmeldung zu einer Bewerbung oder einem Gespräch sollte nach ein bis zwei Werktagen erfolgen, Terminvorschläge so schnell wie möglich erfolgen. Es hilft, sich eine Zielzahl zu setzen, wie viele Tage es vom Erstkontakt bis zum Vertragsangebot dauern sollte. Dabei ist es ebenso wichtig, die Kolleg*innen aus den Fachabteilungen gut einzubeziehen. Oft gibt es dort einen Bottleneck, da keine Terminslots für Recruiting-Gespräche zur Verfügung stehen. 

Schnelligkeit allein ist nicht alles, ein gutes Kennenlernen steht im Vordergrund. Das darf auch gerne vorzubereitende Übungen beinhalten.

Wie wähle ich ein passendes Tool aus, das meinen Bewerbungsprozess unterstützt?

Natürlich darf beim Bewerbungsprozess der administrative Aufwand nicht vergessen werden. Es lohnt sich auch für kleine Unternehmen, in unterstützende Software fürs Recruiting zu investieren, anstatt die Bewerbenden-Daten komplett händisch via Excel zu pflegen. Eine Software kann das Handling der Unterlagen erleichtern und durch hilfreiche Analytics das Recruiting verbessern. Der Markt bietet inzwischen eine Vielzahl von Tools, beispielsweise Personio, Recruitee, Softgarden oder SmartRecruiters

Um für sich persönlich ein passendes Tool zu wählen, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

  1. Ein Software-Auswahlprozess benötigt Zeit und Ressourcen. Stelle sicher, dass du beides hast.
  2. Erstelle eine Analyse des Status Quo und leite daraus deine Bedarfe und Ziele an die neue Software ab. 
  3. Erstelle Kriterien, anhand derer du die Angebote der Anbieter*innen bezüglich deiner Anforderungen gut vergleichen kannst. Unter Umständen benötigst du auch detaillierte Ausschreibungsdokumente, damit die Software-Anbieter*innen sich daraufhin mit einem Angebot bei dir melden können. Diese sollten auch Informationen zum geplanten Zeitplan der Implementierung enthalten sowie deine Kontaktdaten.
  4. Identifiziere selbst potenzielle Anbieter*innen, die für dich infrage kommen. Falls du eine Ausschreibung planst, veröffentliche diese auf geeigneten Plattformen.
  5. Bewertung der Long List: Sichte die eingegangenen Angebote und die von dir selbst identifizierten Anbieter*innen anhand deiner Kriterien und lade im Anschluss deine Favoriten zu einem persönlichen Briefing ein.
  6. Eventuell holst du dir bei Referenzkund*innen weitere Einblicke. 
  7. Dann geht es mit den verbleibenden Favorit*innen in die Angebotsverhandlungen. 
  8. Um final eine Entscheidung zu treffen, legst du alle gesammelten Informationen nochmal mit deinen Kriterien übereinander.
  9. Nach dem Vertragsabschluss geht es nun in die Implementierungsphase der neuen Software. 

Was sind Gründe für eine Absage im Bewerbungsprozess?

Ein Bewerbungsprozess ist - für beide Seiten - mit Hoffnungen und Erwartungen verbunden. Eine offene Stelle soll besetzt werden, ein neues Karriere-Kapitel soll aufgeschlagen werden. Natürlich ist es dann ein Dämpfer, wenn es von einer Seite eine Absage gibt. Und leider sind beide Seiten in den meisten Fällen nicht besonders transparent dazu, welche Gründe dahinter stehen, auch wenn es dadurch viel zu lernen gäbe. Arbeitgeberseitig gibt es oft die Befürchtung, sich durch zu transparente Begründungen rechtlich angreifbar zu machen.

⁠Die häufigsten Gründe sind:

  • Die inhaltlich-fachlichen Anforderungen werden nicht erfüllt.
  • Die Erwartungen an die Organisationskultur und das Arbeitsumfeld gehen auseinander.
  • Es passt von den Rahmenbedingungen her nicht, bspw. aufgrund der verfügbaren Arbeitsstunden.
  • Jemand anderes war ein klein wenig überzeugender - leider kann die Rolle nur einmal besetzt werden.
  • Die Stelle wurde doch nicht besetzt. 

Und natürlich gilt für die Bewerbenden-Seite: Es gab woanders ein besseres Angebot. 

Es ist nicht immer leicht, die echten Gründe für eine Absage zu erfahren. Manchmal lohnt es sich, telefonisch noch einmal nachzuhaken. 

Drei Tipps für den Bewerbungsprozess

Die Liste möglicher Tipps für den Bewerbungsprozess könnte lang werden. Ich beschränke mich auf drei Punkte, die für beide Seiten gleichermaßen relevant sind: 

  1. Sei responsiv. Antworte zügig und verlässlich als bewerbende Person genauso wie als Recruiter*in. Als bewerbende Person möchte man nicht ewig im Unklaren darüber gelassen werden, wie es mit dem Kennenlernen weitergeht. Da ist es oft sogar besser, einen Zwischenstand zu kommunizieren, wie beispielsweise: „Leider konnten wir noch keine Entscheidung treffen. Wir melden uns voraussichtlich Ende kommender Woche wieder bei dir.“ Ebenso ist es für mich als Recruiterin wichtig zu wissen, ob jemand noch Interesse an einer Mitarbeit im Unternehmen hat. Ghosting kenne ich auch. Und verstehe nicht, warum manche Bewerber*innen auf eine Einladung zum Gespräch nicht wenigstens kurz schreiben, dass sie eben inzwischen kein Interesse mehr haben.  
  2. Sei authentisch. Es hilft keiner Seite, sich nicht so zu zeigen, wie man ist. Schließlich will am Ende eine wichtige Entscheidung getroffen werden. Dazu zählt für mich auch: Zeige, was dich an der Person oder dem Unternehmen interessiert. Ich kann verstehen, dass das Anschreiben an Reiz verliert - ich lese es auch nicht gern, wenn da nur der CV wiedergegeben wird und ich nichts dazu erfahre, was jemanden neugierig auf uns gemacht hat. Aber spätestens im Gespräch finde ich es als Recruiterin wichtig, zu verstehen, warum sich mein Gegenüber für den Job interessiert, wo er oder sie sich sieht oder hinwill. Das gilt insbesondere, wenn die Aufgaben nicht 1:1 dem bisherigen Profil entsprechen.
  3. Sei geduldig. Es ist für die meisten Menschen keine kleine Entscheidung, den Job zu wechseln. Als Recruiter*in kann das heißen, auch mal ein Telefonat neben dem üblichen Prozess zu führen oder jemanden an potenzielle Teamkolleg*innen zu vermitteln für einen Austausch - Hauptsache, die Bewerbenden bekommen die Antworten, die sie für eine Entscheidung benötigen. Ebenso nehmen sich viele Unternehmen aus guten Gründen gern Zeit dafür, jemanden gut kennenzulernen, bevor ein Angebot erfolgt.

Fazit

„Es kommt darauf an.“ Mit dieser Antwort auf die Frage, was einen guten Bewerbungsprozess ausmacht, bin ich in diesen Text eingestiegen. Eine Blaupause gibt es aus meiner Sicht nicht. Dafür sind die Branchenumfelder und die Menschen, die sich darin und in den verschiedenen Professionen bewegen, zu unterschiedlich. Maßgebliche Gestalter der Bewerbungsprozesse sind immer noch die Unternehmen. Sie sollten sich und ihre Zielgruppen gut kennen, um daran ausgerichtet, einen Prozess zu etablieren, der Haltung, Prozessorientierung und Tool-Unterstützung zielgerichtet kombiniert. 

Kathrin Justen
Autor*In
Kathrin Justen

Kathrin Justen ist bei der Digitalberatung digital dna GmbH für People & Culture zuständig. Sie verantwortet dort alle HR-Themen – von Recruiting bis Personal- und Organisationsentwicklung. Im Recruiting ist es ihr wichtig, nahbar zu sein und auf Augenhöhe ins Gespräch zu kommen. Bewerber und Bewerberinnen bekommen von ihr mit der Einladung zu einem Call auch ihr Kurzprofil – ein Pendant zu deren CV. 

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