BewerbermanagementHR

Absage auf Bewerbungen: So geht's!

Wir zeigen Euch, wie Ihr Bewerber:innen richtig absagt

Seid Ihr Recruiter:in und möchtet wissen, wie sich eine Bewerbungsabsage formulieren lässt – natürlich wertschätzend und rechtssicher? Oder aber seid Ihr auf Jobsuche und möchtet erfahren, ob und wie Ihr bei einer Bewerbungsabsage nachfragen könnt? Auf all diese und noch mehr Fragen liefern wir Euch nützliche Antworten.

Welche Gründe gibt es für eine Bewerbungsabsage?

Die Gründe, weshalb ein Unternehmen und ein:e Kandidat:in nicht zusammenfinden, können variieren. Dafür ist der zum Zeitpunkt der Absage erreichte Prozessschritt relevant.

Wird eine Bewerbung unmittelbar nach Bewerbungseingang abgelehnt ohne, dass es zu einem Gespräch kommt, kann dies mit den Rahmenbedingungen wie Gehalt, Startdatum, Arbeitsort oder dem Wunsch nach Remote-Work zusammenhängen.

Ebenfalls kann es daran liegen, dass die in der Stellenbeschreibung genannten fachlichen Skills für die Position nicht aus der Bewerbung hervorgehen und die Bewerbung im Screening aussortiert wird. Für manche Unternehmen ist jedoch nicht nur die fachliche Passung wichtig. Bei Tomorrow zum Beispiel achten wir im gleichen Maße auf die Motivation. Warum möchte ein:e Kandidat:in Teil von Tomorrow werden? Eine fehlende oder nicht überzeugende Aussage über die individuelle Motivation kann ebenfalls Grund für eine Absage sein.

Nach erfolgtem Interview kann sich eine Absage auf fehlende fachliche Eignung für die Position beziehen. Darüber hinaus hat ein Jobinterview auch das Ziel herauszufinden, wie Kandidat:in und Unternehmen langfristig zusammenpassen. Aus diesem Grund lohnt es sich zu prüfen und zu hinterfragen, ob eine Connection zwischen Kultur des Unternehmens und Bedürfnissen einer Person besteht.

Ein Beispiel kann der Wunsch nach schnellen Karrieremöglichkeiten sein, während Arbeitgeber:innen möglicherweise nach Langfristigkeit und Teamstabilität Ausschau hält. Stellt sich heraus, dass der:die Kandidat:in sich mittel- bis langfristig gar nicht auf der jeweiligen Position sieht, kann das ein Absagegrund sein.

Zudem ist es oft wichtig, dass eine gewisse Identifikation mit den Unternehmenswerten existiert, um sich selbst und der Unternehmenskultur treu zu bleiben. Wenig oder keine Parallelen in kulturellen und wertebezogenen Aspekten können daher ebenfalls ein Absagegrund sein.

Außerdem:

  • Der Bewerbungszeitpunkt spielt eine wichtige Rolle. Ein weit fortgeschrittener Besetzungsprozess kann bedeuten, dass neu eingehende Bewerbungen nicht mehr berücksichtigt werden können.
  • Zudem kann es immer vorkommen, dass sich andere noch geeignetere Kandidat:innen beworben haben.

Warum ein Absageschreiben ein MUSS ist

In einer Bewerbung stecken viel Zeit und Aufwand, sodass es nur fair ist, dass Unternehmen sich auf Bewerbungen immer final zurückzumelden. Transparenz, Respekt und Empathievermögen spielen in diesem letzten Schritt der Candidate Experience eine große Rolle.

Aus dem gleichen Grund haben Absagen auch immer einen Effekt auf die Außenwirkung eines Unternehmens. Die Werte, für die ein Unternehmen steht, sollten unbedingt in dessen Handlungen und Prozessen erlebbar sein. Das gilt auch für den Umgang mit Bewerber:innen. Jede ausbleibende Rückmeldung stellt einen kleinen Angriff auf die Marke und den Wert eines Unternehmens sowie dessen Produkte dar.

Bevor eine Absage erfolgen kann, wird eine Bewerbung jedoch gründlich geprüft, zum Teil auch durch mehr als eine Person. Bei hohen Bewerbungszahlen kann das dazu führen, dass es mal ein paar Tage länger dauert, bis eine Rückmeldung erfolgt. Das muss nicht mal zwingend mit dem Kandidatenprofil zusammenhängen.

Die Realität von Recruiter:innen sind oft meetingreiche Tage und zahlreiche Bewerbungsgespräche. Dauert es also einmal etwas länger, kann das viele Gründe haben. Unsere Empfehlung bewegt sich im Bereich von fünf bis maximal 10 Tagen ausgehend vom letzten Kontakt, nach dem eine Absage erfolgen sollte. Im besten Fall habt Ihr die Kandidat:innen im Vorfeld informiert, wann diese mit einer Rückmeldung rechnen können – und haltet Euch auch daran.

Bewerbungsabsage formulieren: freundlich & rechtssicher

Eine gute Absage ist wertschätzend formuliert und honoriert die Zeit und Mühe, die Bewerber:innen in die Erstellung ihrer Unterlagen und den Bewerbungsprozess investiert haben.

Folgende Punkte sollten beim Inhalt und Aufbau der Absage berücksichtigt werden:  

  • Personalisierte Anrede
  • Danksagung – z. B. für das Interesse am Unternehmen
  • Bezugnahme auf den bisherigen Bewerbungsprozess sowie den aktuellen Prozessschritt – z. B. die bisherigen Gespräche oder die Prüfung der Unterlagen

Die Formulierung orientiert sich demnach am Zeitpunkt der Absage je nach aktuellem Schritt im Bewerbungsprozess. Zum Beispiel wird eine Absage, die nach der Vorauswahl erfolgt, anders formuliert, als eine, die nach dem Interview verschickt wird.  

  • Kommunikation des Ergebnisses der Entscheidung (=Absage)

Besondere Vorsicht ist an dieser Stelle geboten, wenn der Absagegrund konkret benannt wird. Prinzipiell sollten die Gründe natürlich immer objektiv und anforderungsbezogen sein – ganz besonders gilt das jedoch, wenn es darum geht, die Rechtssicherheit der Absage sicherzustellen.

  • Optional: Vorschlag zur Aufnahme in den Talentpool des Unternehmens
  • Aussprache von Wünschen
  • Grußformel und Namen der Absender:innen

Muster für eine Absage nach einer Bewerbung

Ein allgemeingültiges Muster für eine Absage gibt es nicht. Die Formulierungen der verschiedenen Schreiben, die im Bewerbungsmanagement Einsatz finden, sollten aufeinander abgestimmt sein.

Zudem kann die Sprache je nach Unternehmen und auch Bewerber-Zielgruppe von sehr formell bis sehr locker variieren, wonach auch zu entscheiden ist, ob gesiezt oder geduzt wird. Dementsprechend ist folgendes vor allem als Beispiel zum vorherigen Absatz sowie vielleicht als Grundlage für Eure individuellen Absagenvorlagen zu verstehen:

 

_____ Direktabsage:

 

Betreff: Bewerbung als [Position] bei [Unternehmensname]

 Hallo [Name],

vielen Dank für Deine Bewerbung und Dein Interesse an [Unternehmensname].

 

Wir haben Deine Bewerbung geprüft und einen guten Überblick über Deine bisherigen Erfahrungen erhalten. Nach Rücksprache mit den Kolleg:innen aus dem betreffenden Fachbereich, müssen wir Dir jedoch mitteilen, dass andere Bewerbungen noch besser zu den Anforderungen der Position passen und wir deine Bewerbung nicht weiter berücksichtigen können. [Hier ggf. konkrete Details ergänzen] Wir bedauern es, heute keine positive Nachricht für dich zu haben.

 

Wir wünschen dir beruflich weiterhin viel Erfolg sowie persönlich alles Gute.

Viele Grüße, [Name]

[Signatur]

_____ Absage nach Interview:

Betreff: Bewerbung als [Position] bei [Unternehmensname] / unser Gespräch vom dd.mm.yyyy

Hallo [Name],

nochmal vielen Dank für Deine Zeit und das gemeinsame Gespräch.

Wir haben uns gefreut, Dich persönlich kennenzulernen und mehr über Deine fachlichen Kenntnisse und Fähigkeiten zu erfahren. [Hier ggf. konkrete Details ergänzen, z.B.: Besonders gut gefallen hat uns a) Deine große Motivation für unser Unternehmen und/oder b) Deine tiefen Kenntnisse im Bereich XY.] Unsere Gesamteinschätzung ist jedoch, dass andere Kandidat:innen den Anforderungen der Stelle noch etwas mehr entsprechen. Aus diesem Grund können wir Deine Bewerbung für die Position leider nicht weiter berücksichtigen. Wir bedauern es, heute keine positive Nachricht für dich zu haben.

Danke nochmal für Dein Interesse an unserem Unternehmen sowie die Zeit, die Du in Deine Bewerbung bei uns investiert hast.

Wir wünschen Dir beruflich weiterhin viel Erfolg sowie persönlich alles Gute.

Viele Grüße, [Name]

[Signatur]

_______ Zusatz: Direktabsage + Aufnahme in Talentpool

Betreff: Bewerbung als [Position] bei [Unternehmensname]

Hallo [Name],

vielen Dank für Deine Bewerbung und Dein Interesse an [Unternehmensname].

Wir haben Deine Bewerbung geprüft und einen guten Überblick über Deine bisherigen Erfahrungen erhalten. Nach Rücksprache mit den Kolleg:innen aus dem betreffenden Fachbereich, müssen wir Dir jedoch mitteilen, dass andere Bewerbungen noch besser zu den Anforderungen der Position passen und wir Deine Bewerbung nicht weiter berücksichtigen können. [Hier ggf. konkrete Details ergänzen] Wir bedauern es, heute keine positive Nachricht für Dich zu haben.

Dieses Mal passt es leider nicht, wir würden uns aber freuen, Dich für zukünftige Positionen berücksichtigen zu dürfen. Dafür benötigen wir eine schriftliche Bestätigung von Dir, dass Du mit der Aufbewahrung Deiner Bewerbung für 24 Monate einverstanden bist. Das gibt uns die Möglichkeit, in Kontakt zu bleiben und uns bei Dir zu melden, sobald eine interessante neue Position entsteht.

Wir freuen uns auf Deine Rückmeldung.

Viele Grüße, [Name]

[Signatur]

Ob Ihr nun Copy & Paste macht, liegt natürlich bei Euch. Den meisten Bewerber:innen dürfte klar sein, dass nicht jede Kommunikation individualisiert ist. Dennoch wissen sie es zu schätzen, wenn – und deswegen empfehlen wir es hier ganz klar – dem Schreiben eine persönliche Note gegeben wird.

Generell gilt: Je weiter fortgeschritten ein Bewerbungsprozess, desto individueller sollte die Absage sein. Eventuell empfiehlt sich auch eine telefonische Absage. Die Erfahrung zeigt allerdings, dass nicht jede:r die Informationen auf persönlichem Weg am Telefon leicht annehmen kann.

Alternativ könnt Ihr im Absageschreiben ergänzen, dass Ihr für Rückfragen zur Verfügung steht. Auf diese Weise drückt Ihr Wertschätzung aus und allen Beteiligten wird die Möglichkeit gegeben, das Gesicht zu wahren ohne, dass direkt die Tür vor der Nase zugeschlagen wird.

Soll ich als Kandidat:in nach Gründen für die Absage fragen?

Es ist absolut verständlich, dass Bewerber:innen die Absagegründe so genau wie möglich kennen und nachvollziehen möchten. Die Realität in Personalabteilungen lässt das individuelle Beantworten dieser Rückfragen aus Kapazitätsgründen leider oft nicht zu. Zudem wird Unternehmen aus rechtlichen Gründen davon abgeraten, detailliertes Feedback zu geben.

Erfolgt die Absage zu einem frühen Zeitpunkt im Bewerbungsprozess, ist es vergleichsweise unwahrscheinlich detaillierte Gründe für die Absage zu erfahren. Je nach Unternehmensgröße und Bewerbungsaufkommen sind Kandidat:innen mit ihrem Anliegen nicht allein. Hinzu kommt die Herausforderung des rechtskonformen Formulierens von Gründen.

Doch bei einem weit fortgeschrittenen Prozess, zum Beispiel nach mehreren Interviews für eine Position ist es absolut berechtigt, ein fundiertes Feedback erhalten zu wollen. Ein “andere waren besser” ist dann unangebracht und stiftet keinen Wert.

Ein valider Auswahlprozess versetzt Recruiter:innen normalerweise in die Lage, objektive Gründe nennen zu können. Und diese sind quasi unbezahlbare Impulse für Weiterentwicklung und Wachstum – egal, ob es am Umfang oder an den Inhalten der Vorerfahrung oder ganz anderen Gründen liegt.

Jene, bei denen der Groschen nun gefallen ist und die nach den Gründen für die Absage ihrer Bewerbung fragen wollen, sollten sich zuvor auch selbst eine Frage stellen: Kann und möchte ich mit einer ehrlichen Antwort umgehen? Die Erwartungshaltung sollte stimmen, denn anschließende Gegenargumente oder gar Rechtfertigungen ändern in der Regel nichts an der vorherigen Einschätzung.

Applicant Tracking Systeme können den Prozess unterstützen

Eine Bewerbungsmanagement-Software oder auch Applicant-Tracking-System, kurz ATS, ist in 2022 ein Muss. Es hilft nicht nur dabei, alle Prozesse, die Bearbeitungszeiten und Bewerbungen im Blick zu behalten, sondern auch Kandidat:innen zeitnah Feedback zu geben (Welches ATS was anbietet, stellt Euch diese Kategorie-Übersicht vor – noch mehr Software für Euren Arbeitsalltag findet Ihr bei auf OMR Reviews.

Bei Tomorrow arbeiten wir mit Personio. Zu diesem Zweck lassen sich Textvorlagen hinterlegen, die eine grundlegende Formatierung sowie die wichtigsten Bausteine bereits enthalten. Bei Bedarf werden diese Texte individualisiert und an die jeweilige Person und Situation angepasst. Das kann der Fall sein, wenn eine Person bereits mehrere Vorstellungsgespräche hatte oder es unabhängig vom Prozessschritt vorgesehen ist, dass Bewerber:innen die individuellen Gründe für die Absage erfahren

Weitere nützliche Tools zur Unterstützung im Applicant-Tracking sind unter anderem:

Neben einem ATS kann es außerdem hilfreich sein, die Textvorlagen für Absagen nicht nur rechtlich, sondern auch von Kolleg:innen aus dem Marketing hinsichtlich “Tone of Voice” prüfen zu lassen. Absagentexte und generell die Kommunikation mit Bewerber:innen auf die Unternehmenskommunikation abzustimmen, dürfte die ultimative Disziplin des Bewerbungsmanagements sein. Denn auch eine Bewerbung ist ein Berührungspunkt mit der Marke und kann die Wahrnehmung und Authentizität der Candidate Experience steigern.

Anne Jakobi
Autor:In
Anne Jakobi
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Anne Jakobi

Anne Jakobi liebt smoothe Recruitingprozesse, die Eignungsdiagnostik und motivationale Aspekte vereinen und dabei immer Kandidat:innen-zentriert bleiben. Die richtigen Menschen mit den richtigen Jobs zusammenzubringen, treibt sie darüber hinaus an, das Recruiting von Morgen bei der Tomorrow GmbH zu gestalten.

Carolin Hardtke
Autor:In
Carolin Hardtke
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Carolin Hardtke

Carolin Hardtke lieben smoothe Recruitingprozesse, die Eignungsdiagnostik und motivationale Aspekte vereinen und dabei immer Kandidat:innen-zentriert bleiben. Die richtigen Menschen mit den richtigen Jobs zusammenzubringen, treibt sie darüber hinaus an, das Recruiting von Morgen bei der Tomorrow GmbH zu gestalten.

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