WhatsApp Recruiting: So gewinnst du Talente auf ihrem Lieblingskanal

1. Vorteile von Personalgewinnung über WhatsApp
2. Bewerbungsprozess auf WhatsApp in 10 Schritten
3. So gelingt das WhatsApp Recruiting
4. Fazit: WhatsApp als Recruiting-Kanal? Ein echter Gamechanger!

WhatsApp ist mit einer Reichweite von mehr als 60 Millionen Nutzer*innen allein in Deutschland eine der beliebtesten Apps. Laut Statista ist in der Altersgruppe unter 43 Jahren der Messenger mit über 90 % Nutzungsrate der gefragteste private Kommunikationskanal. Und auch Firmen lassen ihre Marketingkommunikation gezielt hier stattfinden, setzen bei ihrer Personalgewinnung allerdings noch oft auf unmoderne Methoden.

Bewerbungen finden – wenn nicht absolut veraltet in Papierform – per E-Mail oder direkt über Recruitingplattformen ihren Weg zur Personalabteilung. Das ist natürlich recht digital und praktisch, allerdings erreichst du mit einem Bewerbungsverfahren per E-Mail nicht mehr alle Kandidat*innen. Einige Unternehmen nutzen nämlich mittlerweile zusätzlich WhatsApp für die Bewerberkommunikation und profitieren so von den Vorteilen des Messengers.

Worauf es beim WhatsApp Recruiting ankommt und wie du es als HRler*in gezielt in der Mitarbeitergewinnung einsetzen kannst, erfährst du in diesem Artikel.

Vorteile von Personalgewinnung über WhatsApp

WhatsApp bietet einige entscheidende Vorteile fürs Recruiting, nicht nur im Vergleich zu Bewerbungsverfahren per Post oder E-Mail. Einer der größten Vorzüge besteht darin, dass du die gesamte Bewerberkommunikation hier abwickeln kannst – von der ersten Kontaktaufnahme bis zu den letzten Onboarding-Schritten. Dadurch, dass viele Leute ohnehin sehr viel Zeit mit ihrem Smartphone verbringen, dauern Abstimmungen und Recruitingabläufe kürzer und du verringerst automatisch die Time-to-hire. Insbesondere bei nischigen Stellen mit wenig Zulauf oder in Unternehmen mit vielen Vakanzen ein klarer Vorteil.

Außerdem bestechen WhatsApp-Nachrichten durch eine hohe Öffnungsrate: Verglichen mit ungelesenen E-Mails oder anderen Formen des E-Recruitings, zeigt WhatsApp eine Quote von bis zu 98 % (Quelle: AISensy). Das heißt, dass bei 100 Nachrichten nur zwei nicht gesehen werden. Neben WhatsApp-Newslettern kannst du dir das auch im WhatsApp-Recruitment zunutze machen; denn ein plötzliches Ghosting durch die Bewerbenden wird unwahrscheinlicher und Absagen erhältst du schneller.

Ein weiterer Vorteil ist die spezifische Zielgruppenansprache. Baldige Auszubildende, Praktikant*innen, Werkstudierende, Trainees oder Berufseinsteiger*innen gehören mittlerweile der Gen Z (oder den Millennials) an und nutzen WhatsApp noch stärker als Kommunikationsmittel of Choice. Die meisten 18- bis 29-Jährigen findest du also ohnehin schon hier und du steigerst so die Erfolgschancen deiner Recruiting-Anstrengungen.

Zu guter Letzt besticht die niedrige Einstiegshürde für potenzielle Kandidat*innen: Bewerbungen über WhatsApp erfordern keine langen Formulare oder das Hantieren mit PDF-Dateien. Statt einer Bewerbung als Startzeichen des Recruiting-Prozesses genügt eine Nachricht, um die Kommunikation zwischen dir und dem Talent zu beginnen. Besonders in Branchen mit wiederkehrender Saisonarbeit wie Einzelhandel, Gastronomie oder Logistik erleichtert WhatsApp den Einstieg erheblich.

Bewerbungsprozess auf WhatsApp in 10 Schritten

Der Recruitingprozess über WhatsApp lässt sich in zehn einfachen Schritten direkt umsetzen. Natürlich kannst du sie an deine Wünsche sowie die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen oder erweitern. Hier eine typische Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Das Video zeigt einen typischen Flow der Bewerbenden: Stellenanzeige, Link, Chat (Quelle: Tellent).

1. WhatsApp-Link in Stellenanzeige integrieren: Starte wie gewohnt mit einer ansprechenden Stellenanzeige, die die Bewerbung über WhatsApp hervorheben sollte. Platziere einen „Click-to-Chat“-Link oder einen QR-Code als Call-to-Action ganz zum Schluss. Dies macht den Einstieg für Kandidat*innen schnell und unkompliziert, da Anmeldungen oder gar das Abtippen eines Links wegfallen. Genau diesen Link kannst du zusätzlich auch an anderen Stellen platzieren (Social Media, Printanzeigen, Jobmessen etc.), um eine hohe Reichweite zu nutzen und besser auf deine Zielgruppe einzugehen.

2. Bewerbung starten: Wenn Kandidat*innen auf den WhatsApp-Link klicken, gelangen sie direkt zum Chat mit deinem Recruiting-Team. Natürlich sollte jetzt automatisch eine freundliche Nachricht erscheinen, die über den Bewerbungsprozess über WhatsApp aufklärt.

Beispiel: „Hallo [Name], danke für dein Interesse an unserer Stellenanzeige! Lass uns gleich mit ein paar Fragen beginnen, damit wir dich besser kennenlernen können.“

3. Automatisierte Fragen stellen: Nach dem Erstkontakt kannst du entweder manuell oder mithilfe eines Chatbots ein abgespecktes Vor-Interview einleiten. Stelle dazu Fragen zur Qualifikation, zur Verfügbarkeit oder zu den Gehaltswünschen. Mit vorab definierten Antwortmöglichkeiten können Bewerbende nun ihre Antworten schnell und einfach eingeben. Spare dadurch Zeit, dass Spam-Anfragen oder nicht gemeinte Bewerbungen als solche erkennbar sind sowie durch die erste Eignungsprüfung.

Das Video führt vor, wie beide Seiten bei Bedarf Zwischenfragen stellen können (Quelle: Tellent).

4. Kandidatenauswahl: Der nächste Schritt besteht darin, die Antworten auf die Fragen zu analysieren. So kannst du den besten Fit bestimmen, was deine Entscheidung für ein Gespräch erleichtert. Oft lassen sich diese Daten aus WhatsApp zudem direkt in dein Bewerbermanagementsystem übertragen.

5. Interviews vereinbaren: Vorstellungsgespräche oder Assessments kannst du auch über WhatsApp vereinbaren. Hierbei kommt der Vorzug des Tools besonders zur Geltung: Während die Terminabsprache per E-Mail fast schon einem Pingpong gleicht, findet sich über die mobile App schneller ein passender Zeitpunkt.

Beispiel: „Hallo [Name], du passt gut zu uns und wir möchten dich zu einem Interview einladen, um uns besser kennenzulernen! Wie passt dir der Termin am [Datum und Uhrzeit]?“

6. Bewerbungsgespräch per Video-Call: Sollte das Interview virtuell stattfinden, kannst du es entweder direkt über WhatsApp durchführen oder die nötigen Details zum Video-Call (z. B. Zoom-Link, Termineintrag, Microsoft-Teams-Einladung) unmittelbar teilen. Wenn es zu kurzfristigen Absagen oder Verzögerungen kommen sollte, kann dies ebenfalls direkt im Chat geklärt werden.

7. Rückmeldung: Nach dem persönlichen Interview kannst du den Bewerber*innen über WhatsApp schnell Feedback geben – ob positiv oder negativ. Besonders wichtig ist es, stets transparent zu bleiben und die Talents über den weiteren Verlauf des Recruiting-Prozesses zu informieren. Bei allen Bewerbenden lassen sich anschließende Feedbackfragen einsetzen, um den gesamten Ablaufes zu verbessern und wertvolle Kommentare zu erhalten.

Beispiel: „Danke für das Interview, [Name]. Wir werden uns in den nächsten Tagen mit weiteren Informationen bei dir melden. Danke für deine Geduld.“

8. Weitere Bewerbungsschritte anfordern: Wenn du nach dem Interview Unterlagen wie Zeugnisse oder Arbeitsproben benötigst, kannst du diese bequem über WhatsApp anfordern. Zusätzlich kannst du eine Probeaufgabe digital stellen oder ein potenzielles Probearbeiten terminlich abstimmen.

9. Vertragsunterzeichnung: Kommt es zu einer Zusage, kannst du deiner*deinem Wunschkandidat*in direkt über WhatsApp den Vertrag oder wichtige Informationen zur Einstellung übermitteln. Die Vertragsunterzeichnung kann ebenfalls dank Dokumentenanhang und elektronischer Unterschrift über den Messenger mobil abgewickelt werden.

10. Follow-up: Selbst nach der Unterschrift bleibt WhatsApp ein nützlicher Kanal für deine Onboarding-Kommunikation. Du kannst nämlich die neuen Mitarbeitenden auf dem Laufenden halten und ihnen wichtige Informationen zum Arbeitsstart und zum Einlernen senden.

Du siehst also: WhatsApp-Chats sind die bessere Alternative zu E-Mail-Verläufen in der Personalkommunikation. Dabei ersetzt es allerdings keine Stellenausschreibung und kein Bewerbermanagementsystem, sondern ergänzt die bestehenden Kommunikationskanäle gezielt, um Top-Bewerber*innen zu erreichen und den War for Talent für sich zu entscheiden.

Tipp: Die Kontakte der abgesagten Bewerber*innen kannst du für weitere Marketingmaßnahmen wie WhatsApp-Newsletter nutzen – sofern du dafür die Zustimmung hast.

So gelingt das WhatsApp Recruiting

Die beschriebenen Steps kannst du alle manuell umsetzen. Mit spezieller Softwarelösungen lassen sich jedoch folgende Automatisierungsfunktionen nutzen: individualisierte Nachrichten, integrierte Chatbots und die ganzheitliche Verwaltung der Kommunikation – alles direkt auf einer einzigen Plattform. Ein Beispiel für eine solche Lösung ist Tellent Recruitee.

Tellent Recruitee auf OMR Reviews

Recruitee ist eine umfassende Bewerbermanagement-Lösung für einen ganzheitlich optimierten Bewerbungsprozess. Mit Funktionen wie E-Mail-Vorlagen, automatisierter Bewerberkommunikation und Terminvereinbarungen erlaubt es die Nutzeroberfläche, alle oben genannten Schritte durchzuführen. Der Recruitingprozess wird so deutlich effizienter und weniger belastend, insbesondere für Unternehmen, die durch befristete Anstellungsverhältnisse viele Bewerbungen erhalten und eine hohe (saisonale) Fluktuation haben.

Dank der einzigartigen nativen Integration von WhatsApp in die Recruiting-Management-Plattform kannst du als Recruiter*in direkt über den Messenger mit Bewerbenden kommunizieren (und diese mit dir). Die einzigartige Funnelbridge-Integration ermöglicht es zudem, alle Bewerbungsdaten aus WhatsApp und anderen Kanälen in einem zentralen System zu managen, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.

Die 2-Way-Kommunikationsintegration von Recruitee stellt einen direkten Datenfluss zwischen den Systemen des WhatsApp Recruitings her.

Recruitee unterstützt die Personalabteilungen in mittelständischen Firmen diverser Branchen (Einzelhandel, Manufacturing, Gesundheitswesen, Gastronomie, Logistik u. v. m.), in denen es einen hohen Bedarf an qualifiziertem Personal gibt und das Recruiting effizient ablaufen soll. Das Ziel: Du sollst möglichst viel Zeit für Vorstellungsgespräche und sinnstiftende Arbeit haben und weniger manuellen Administrationsaufwand.

Mithilfe der Funktionen kannst du von gleich mehreren Vorteilen (zusätzlich zu denen des WhatsApp Recruitings) der Software profitieren:

• Automatisierte Kommunikation: E-Mail-Vorlagen und automatisierte Nachrichten
• Kalenderintegration: Termine für Vorstellungsgespräche als Synchronisation
• Funnelbridge-Integration: Bidirektionaler Datentransfer zwischen Bewerbermanagementsystem und WhatsApp

Fazit: WhatsApp als Recruiting-Kanal? Ein echter Gamechanger!

WhatsApp spielt in der externen Kommunikation von Unternehmen und Brands eine immer wichtigere Rolle. Dabei bietet sich der Messenger längst nicht mehr nur für Marketing und Werbung an; auch für den Kontakt zu potenziellen Mitarbeitenden wird er immer relevanter. Egal, wie du durch Recruiting-Marketing auf die Vakanz aufmerksam machen konntest – wenn sie erst im Chat mit dir sind, kannst du den Bewerbungsprozess für sie äußerst nah und dynamisch gestalten.

Durch die direkte Kommunikation und die geringe Hürde für Bewerbende wird der Hiring-Prozess für alle Beteiligten vereinfacht. Kombiniert mit der Recruitee-Funnelbrigde zentralisieren Softwarelösungen fürs WhatsApp-Recruiting die gesamte Kommunikation und Verwaltung. So wird WhatsApp zu einem unverzichtbaren Tool in deiner Personalgewinnung. Setze WhatsApp als Kommunikationsmittel ein und gewinne die besten Talente auf ihrem Lieblingskanal!