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Von Recruiting bis Onboarding: Wie HR-Chatbots die Arbeit vereinfachen

Tim Fischer13.11.2024

Hier erfährst du, wie HR-Chatbots Routineaufgaben automatisieren und Effizienz und Produktivität im Personalwesen steigern

Inhalt
  1. Was ist ein HR-Chatbot?
  2. Anwendungsbereiche von HR-Chatbots
  3. Welche Vorteile bieten HR-Chatbots?
  4. Wie viel kostet ein HR-Chatbot?
  5. 5 Tipps zur Implementierung eines HR-Chatbots
Die Digitalisierung macht auch vor dem Personalwesen nicht halt. So lassen sich schon heute mit HR-Chatbots zeitaufwendige Routineaufgaben effizienter gestalten. In diesem Ratgeber gehen wir darauf ein, wie HR-Chatbots funktionieren, welche Anwendungsbereiche sie abdecken und welche Aufgaben und Kosten bei einer Implementierung auf dich zukommen.

Was ist ein HR-Chatbot?

Ein HR-Chatbot ist eine Software, die darauf programmiert ist, Routineaufgaben des Personalwesens zu automatisieren. Hierzu ermöglicht sie einen Dialog in natürlicher Sprache zwischen menschlichen Anwendern und einem technischen System. Die Kommunikation erfolgt dabei über eine Chat-Oberfläche oder eine sprachbasierte Schnittstelle.
HR-Chatbots basieren auf vordefinierten Regeln oder Künstlicher Intelligenz (KI). Sie sind in der Lage, häufig gestellte Fragen zu beantworten, Informationen bereitzustellen oder sich wiederholende Aufgaben auszuführen. 
Je nach Komplexität und technologischer Grundlage lassen sich die digitalen Assistenten in zwei Kategorien unterteilen:
  1. Regelbasierte Chatbots: Diese arbeiten mit vordefinierten Regeln und antworten auf spezifische Keywords und Phrasen.
  2. KI-basierte Chatbots: Diese Systeme sind lernfähig und können durch Machine Learning komplexere und variablere Konversationen führen.

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Anwendungsbereiche von HR-Chatbots

HR-Chatbots haben vielfältige Einsatzmöglichkeiten in der Personalabteilung. Sie sind imstande, nahezu jede administrative Aufgabe zu automatisieren. Die gängigsten Anwendungsbereiche umfassen:
  1. Recruiting und Bewerbermanagement: HR-Chatbots können Bewerbern und Bewerberinnen automatisierte Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Stellenanzeigen und dem Bewerbungsprozess geben. Außerdem können sie die Vorauswahl von Kandidaten mittels automatisierter Fragen unterstützen und dem HR-Team bei der Planung von Vorstellungsgesprächen helfen.
  2. Onboarding-Prozess: HR-Chatbots können eine große Hilfe für neue Mitarbeiter*innen sein. Zum einen stellen sie wichtige Informationen zu Richtlinien und Arbeitsprozessen bereit. Zum anderen helfen sie bei der Bereitstellung von notwendigen Ressourcen, die für die ersten Arbeitstage benötigt werden.
  3. Mitarbeiteranfragen: Auch gängige Fragen zu Lohnabrechnungen, Urlaubsanträgen oder Arbeitszeitregelungen beantworten die Chatbots . Damit sparen sie der Personalabteilung viel Zeit.
  4. Mitarbeiterfeedback: Chatbots können auch zur Erhebung von Feedback eingesetzt werden – sei es im Rahmen der Mitarbeiterzufriedenheit oder zur Bewertung von neuen Arbeitsmitteln.
  5. Schulungen und Weiterbildungen: HR-Chatbots können dem Personal auf Anfrage Informationen zu verfügbaren Kursen geben oder sie bei der Anmeldung zu Schulungen unterstützen.

Welche Vorteile bieten HR-Chatbots?

HR-Chatbots bieten eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen und insbesondere deren Personalabteilungen. Zu den wichtigsten gehören:
  1. 24/7 Verfügbarkeit: HR-Chatbots können rund um die Uhr ihren Aufgaben nachgehen. Sie stehen Mitarbeitenden oder Bewerbenden auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten zur Verfügung.
  2. Zeitersparnis: HR-Chatbots übernehmen Routineaufgaben wie die Beantwortung häufig gestellter Fragen. Dadurch bleibt dem HR-Team mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.
  3. Kostenersparnis: Die Automatisierung durch Chatbots führt langfristig zu Einsparungen bei den Personalkosten. Schließlich fällt weniger Arbeitsaufwand für einfache, sich wiederholende Aufgaben an.
  4. Verbesserte Mitarbeitererfahrung: HR-Chatbots ermöglichen eine schnelle Beantwortung von Anfragen, was die Mitarbeiterzufriedenheit steigert.
  5. Datengestützte Entscheidungen: KI-basierte HR-Chatbots sammeln wertvolle Daten über Mitarbeiterinteraktionen und -bedürfnisse. Diese können zur Optimierung von Prozessen und der Personalstrategie verwendet werden.

Wie viel kostet ein HR-Chatbot?

Die Kosten für die Einführung eines HR-Chatbots hängen vor allem davon ab, ob ein regelbasierter Chatbot oder ein KI-gestützter Chatbot implementiert werden soll.
  • Regelbasierte HR-Chatbots: Diese Chatbots arbeiten nach vordefinierten Regeln und erkennen nur spezifische Keywords. Ihr Automatisierungsgrad ist daher begrenzt, wobei sie grundlegende Aufgaben zuverlässig erledigen. Die Preise für diese Art von Chatbots beginnen bei etwa 10-15 Euro pro Monat, abhängig von den genutzten Funktionen. Die Kosten für die Implementierung, einschließlich der Entwicklung von Dialogen und der Integration ins Unternehmenssystem, können zwischen vier- und fünfstelligen Beträgen liegen, je nach Umfang des Projekts.
  • KI-basierte HR-Chatbots: Diese Chatbots sind deutlich komplexer und in der Lage, aus großen Datenmengen zu lernen. Dadurch sind sie imstande, präzisere und kontextbezogene Antworten zu geben. Die Preise für die Implementierung und Individualisierung eines KI-basierten HR-Chatbots beginnen im fünfstelligen Bereich, da die Entwicklung und das Training der Software sehr aufwendig sind.

5 Tipps zur Implementierung eines HR-Chatbots

  1. Definiere klare Ziele: Bevor du einen HR-Chatbot einführst, solltest du genau festlegen, welche Aufgaben der digitale Assistent übernehmen soll. Ein klarer Anwendungsfall erleichtert die Entwicklung und Implementierung.
  2. Technologie und Funktionen prüfen: Entscheide dich, ob ein regelbasierter oder KI-gestützter Chatbot für die Anforderungen deines Unternehmens besser geeignet ist. Achte dabei auf das Budget, die Komplexität der Aufgaben und die langfristigen Anforderungen deines Unternehmens.
  3. Integration in bestehende Systeme: Achte darauf, dass der Chatbot problemlos in die bereits vorhandenen HR-Systeme integriert werden kann. Nur so kann er nahtlos in den Arbeitsalltag eingebunden werden.
  4. Kontinuierliche Optimierung: Ein KI-basierter HR-Chatbot muss regelmäßig mit neuen Daten trainiert und angepasst werden, um präzise und aktuelle Antworten zu liefern. Selbst bei regelbasierten Chatbots ist eine ständige Aktualisierung der Inhalte notwendig.
  5. Transparente Kommunikation: Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter*innen über die Einführung des Chatbots informiert sind und wissen, wie sie ihn bedienen können. Ebenso sollte klar kommuniziert werden, in welchen Fällen der Chatbot eingesetzt wird und wann HR-Mitarbeiter*innen die Aufgaben übernehmen müssen.
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Tim ist seit über sechs Jahren als freiberuflicher Journalist und SEO-Autor tätig und schreibt unter anderem für OMR und Netzwelt. Sein Schwerpunkt liegt dabei auf Themengebieten wie Marketing, B2B-Software sowie Consumer-Tech, die er praxisnah und suchmaschinenoptimiert aufbereitet. Damit vermittelt er Leser*innen Orientierung im digitalen Markt und unterstützt sie dabei, die richtigen Tools und Plattformen auszuwählen.

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Chatbot
Chatbot-Software, häufig auch einfach als Chatbots bezeichnet, sind virtuelle Assistenten und werden anstelle eines Menschen eingesetzt, um bestimmte Aufgaben auszuführen oder Informationen anhand schriftlicher oder gesprochener Anfragen bereitzustellen. Bei diesen kann es sich sowohl um externe, kundenorientierte als auch um interne, mitarbeiterorientierte Anfragen handeln. Chatbots führen mit Benutzer:innen eine Art Konversation, beispielsweise in Textform oder akustisch, um daraufhin zu antworten oder bestimmte Funktionen auszuführen. Die meisten Chatbot-Softwares verfügen über ein gewisses Maß an natürlicher Sprachverarbeitung bzw. Natural Language Processing (NLP), um geschriebene und gesprochene Sprache zu verstehen. Dennoch werden sie primär mithilfe von geskripteten Konversationen eingesetzt. Das steht im Gegensatz zu intelligenten virtuellen Assistenten mit natürlichem Sprachverständnis bzw. Natural Language Understanding (NLU), welche die Fähigkeit besitzen menschenähnliche Konversationen zu führen. Unternehmen setzen Chatbot-Tools bzw. Chatbots ein, um Aufgaben zu automatisieren, welche zuvor durch Menschen durchgeführt werden mussten. Chatbots reagieren dafür auf Anfragen von Nutzer:innen mit einer Ausgabe, das heißt mit einer textlichen oder sprachlichen Antwort auf die Anfrage. In Kundensupport-Softwares wie Live-Chat-Tools, Helpdesk-Software oder Kundencenter-Software, ist oftmals bereits ein Chatbot als erster Anlaufstelle für Kundenanfragen implementiert. Chatbots werden aber auch in anderen Softwares wie Wissensdatenbanken eingesetzt. Nutzer:innen können sogar Chatbots anstelle bestimmter Query Languages in einigen Business-Intelligence-Systeme nutzen, um Datenpunkte zu finden. Dies geschieht durch einfaches Einsprechen oder Eintippen von Anfragen. Als Trend ist zu erkennen, dass Chatbots in immer mehr Softwares integriert werden. Chatbot-Softwares können Ausgaben als Grundlagen von ursprünglichen Anfragen schriftlich oder sprachlich ausgeben, ermöglichen das automatisieren von bisher durch Menschen durchgeführten Aufgaben und sind eine eigenständige Software und nicht nur eine Konversationsschnittstelle mit Natural Language Processing (NLP).
HR
HR-Management, auch bekannt als Human Resource Management, bezeichnet den strategischen und kohärenten Ansatz zur Verwaltung des wertvollsten Assets eines Unternehmens: der Mitarbeitenden. In diesem Rahmen fungiert HR-Management als Schnittstelle zwischen der Organisation und ihren Mitarbeiter*innen und umfasst eine Vielzahl an Aufgaben und Verantwortungsbereichen, die darauf abzielen, die Arbeitsbeziehungen zu optimieren und eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen. Im Zuge der Digitalisierung haben sich diverse Software-Lösungen etabliert, die Unternehmen dabei unterstützen, HR-Aufgaben effizienter und strukturierter zu bewältigen. Diese reichen von ganzheitlichen HR-Management-Systemen bis hin zu spezialisierten Tools, die sich auf Teilbereiche des HR-Managements konzentrieren. Hierbei lassen sich verschiedene Software-Typen und Unterkategorien unterscheiden: * HR-Management-Systeme (HRMS): Komplexe, modulare Systeme, die eine Vielzahl von HR-Aufgaben abdecken können, darunter die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnungen und Rekrutierung. * Talent Management Software: Lösungen, die darauf abzielen, das Beste aus den Mitarbeitern herauszuholen, indem sie bei der Entwicklung von Fähigkeiten helfen und Karrierepfade aufzeigen. * Rekrutierungssoftware: Tools, die den gesamten Rekrutierungsprozess, von der Ausschreibung bis zur Einstellung, digitalisieren und somit effizienter gestalten. * Software für die Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung: Diese ermöglichen eine unkomplizierte Dokumentation und Verwaltung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Urlaubstagen. * Lern- und Entwicklungsplattformen: Systeme, die die Weiterbildung von Mitarbeiter*innen fördern, indem sie zum Beispiel E-Learning-Angebote zur Verfügung stellen.
KI Chatbots
KI-Chatbots sind fortschrittliche Lösungen, die künstliche Intelligenz (KI) nutzen, um auf menschliche Eingaben in natürlicher Sprache zu reagieren. Anders als herkömmliche Chatbots, die oft auf vordefinierten Skripten basieren, setzen KI-Chatbots auf maschinelles Lernen (ML) und die Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Understanding, NLU), um dynamisch und kontextbezogen auf Benutzeranfragen zu antworten. Diese Tools sind in der Lage, menschenähnliche Gespräche zu simulieren und personalisierte Antworten zu liefern, die auf den jeweiligen Eingaben und Fragen des Nutzers basieren. Das Herzstück von KI-Chatbots bildet der Einsatz von umfangreichen maschinellen Lernmodellen, die auf großen Datenmengen trainiert wurden. Diese Modelle, auch als große Sprachmodelle (Large Language Models, LLMs) bekannt, ermöglichen es den Chatbots, komplexe Inhalte zu verstehen und zu generieren, indem sie Muster in den Daten erkennen und darauf basierend die passenden Antworten vorhersagen. Dank dieser Fähigkeit können KI-Chatbots nicht nur kontextbezogene Antworten geben, sondern sich auch kontinuierlich verbessern, indem sie aus der Interaktion mit Nutzern lernen. KI-Chatbots sind äußerst vielseitig und können in einer Vielzahl von Anwendungsbereichen eingesetzt werden, darunter Kundenservice, Inhaltsgenerierung und persönliche Assistenz. Sie ermöglichen eine benutzerfreundliche und intuitive Interaktion, die dem Gespräch mit einem echten Menschen sehr nahekommt. Darüber hinaus können spezialisierte KI-Chatbots für bestimmte Aufgaben trainiert werden, wie etwa das Bereitstellen von Empfehlungen oder das Ausführen von komplexen Anfragen, die ein tiefes Verständnis erfordern. Um in der Kategorie KI-Chatbots aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Anforderungen erfüllen: - Nutzung von KI-Technologien zur Interaktion mit Benutzern - Eigenständiger Betrieb ohne die Notwendigkeit einer Integration in bestehende Systeme - Bereitstellung personalisierter Antworten auf Basis der Benutzereingaben - Kontinuierliche Verbesserung der Antworten und Funktionen durch maschinelles Lernen - Anpassungsfähigkeit an verschiedene Kontexte und Benutzerbedürfnisse

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