Von Recruiting bis Onboarding: Wie HR-Chatbots die Arbeit vereinfachen

1. Was ist ein HR-Chatbot?
2. Anwendungsbereiche von HR-Chatbots
3. Welche Vorteile bieten HR-Chatbots?
4. Wie viel kostet ein HR-Chatbot?
5. 5 Tipps zur Implementierung eines HR-Chatbots

Die Digitalisierung macht auch vor dem Personalwesen nicht halt. So lassen sich schon heute mit HR-Chatbots zeitaufwendige Routineaufgaben effizienter gestalten. In diesem Ratgeber gehen wir darauf ein, wie HR-Chatbots funktionieren, welche Anwendungsbereiche sie abdecken und welche Aufgaben und Kosten bei einer Implementierung auf dich zukommen.

Was ist ein HR-Chatbot?

Ein HR-Chatbot ist eine Software, die darauf programmiert ist, Routineaufgaben des Personalwesens zu automatisieren. Hierzu ermöglicht sie einen Dialog in natürlicher Sprache zwischen menschlichen Anwendern und einem technischen System. Die Kommunikation erfolgt dabei über eine Chat-Oberfläche oder eine sprachbasierte Schnittstelle.

HR-Chatbots basieren auf vordefinierten Regeln oder Künstlicher Intelligenz (KI). Sie sind in der Lage, häufig gestellte Fragen zu beantworten, Informationen bereitzustellen oder sich wiederholende Aufgaben auszuführen. 

Je nach Komplexität und technologischer Grundlage lassen sich die digitalen Assistenten in zwei Kategorien unterteilen:

1. Regelbasierte Chatbots: Diese arbeiten mit vordefinierten Regeln und antworten auf spezifische Keywords und Phrasen.

2. KI-basierte Chatbots: Diese Systeme sind lernfähig und können durch Machine Learning komplexere und variablere Konversationen führen.

Anwendungsbereiche von HR-Chatbots

HR-Chatbots haben vielfältige Einsatzmöglichkeiten in der Personalabteilung. Sie sind imstande, nahezu jede administrative Aufgabe zu automatisieren. Die gängigsten Anwendungsbereiche umfassen:

1. Recruiting und Bewerbermanagement: HR-Chatbots können Bewerbern und Bewerberinnen automatisierte Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Stellenanzeigen und dem Bewerbungsprozess geben. Außerdem können sie die Vorauswahl von Kandidaten mittels automatisierter Fragen unterstützen und dem HR-Team bei der Planung von Vorstellungsgesprächen helfen.

2. Onboarding-Prozess: HR-Chatbots können eine große Hilfe für neue Mitarbeiter*innen sein. Zum einen stellen sie wichtige Informationen zu Richtlinien und Arbeitsprozessen bereit. Zum anderen helfen sie bei der Bereitstellung von notwendigen Ressourcen, die für die ersten Arbeitstage benötigt werden.

3. Mitarbeiteranfragen: Auch gängige Fragen zu Lohnabrechnungen, Urlaubsanträgen oder Arbeitszeitregelungen beantworten die Chatbots. Damit sparen sie der Personalabteilung viel Zeit.

4. Mitarbeiterfeedback: Chatbots können auch zur Erhebung von Feedback eingesetzt werden – sei es im Rahmen der Mitarbeiterzufriedenheit oder zur Bewertung von neuen Arbeitsmitteln.

5. Schulungen und Weiterbildungen: HR-Chatbots können dem Personal auf Anfrage Informationen zu verfügbaren Kursen geben oder sie bei der Anmeldung zu Schulungen unterstützen.

Welche Vorteile bieten HR-Chatbots?

HR-Chatbots bieten eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen und insbesondere deren Personalabteilungen. Zu den wichtigsten gehören:

1. 24/7 Verfügbarkeit: HR-Chatbots können rund um die Uhr ihren Aufgaben nachgehen. Sie stehen Mitarbeitenden oder Bewerbenden auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten zur Verfügung.

2. Zeitersparnis: HR-Chatbots übernehmen Routineaufgaben wie die Beantwortung häufig gestellter Fragen. Dadurch bleibt dem HR-Team mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.

3. Kostenersparnis: Die Automatisierung durch Chatbots führt langfristig zu Einsparungen bei den Personalkosten. Schließlich fällt weniger Arbeitsaufwand für einfache, sich wiederholende Aufgaben an.

4. Verbesserte Mitarbeitererfahrung: HR-Chatbots ermöglichen eine schnelle Beantwortung von Anfragen, was die Mitarbeiterzufriedenheit steigert.

5. Datengestützte Entscheidungen: KI-basierte HR-Chatbots sammeln wertvolle Daten über Mitarbeiterinteraktionen und -bedürfnisse. Diese können zur Optimierung von Prozessen und der Personalstrategie verwendet werden.

Wie viel kostet ein HR-Chatbot?

Die Kosten für die Einführung eines HR-Chatbots hängen vor allem davon ab, ob ein regelbasierter Chatbot oder ein KI-gestützter Chatbot implementiert werden soll.

• Regelbasierte HR-Chatbots: Diese Chatbots arbeiten nach vordefinierten Regeln und erkennen nur spezifische Keywords. Ihr Automatisierungsgrad ist daher begrenzt, wobei sie grundlegende Aufgaben zuverlässig erledigen. Die Preise für diese Art von Chatbots beginnen bei etwa 10-15 Euro pro Monat, abhängig von den genutzten Funktionen. Die Kosten für die Implementierung, einschließlich der Entwicklung von Dialogen und der Integration ins Unternehmenssystem, können zwischen vier- und fünfstelligen Beträgen liegen, je nach Umfang des Projekts.
• KI-basierte HR-Chatbots: Diese Chatbots sind deutlich komplexer und in der Lage, aus großen Datenmengen zu lernen. Dadurch sind sie imstande, präzisere und kontextbezogene Antworten zu geben. Die Preise für die Implementierung und Individualisierung eines KI-basierten HR-Chatbots beginnen im fünfstelligen Bereich, da die Entwicklung und das Training der Software sehr aufwendig sind.

5 Tipps zur Implementierung eines HR-Chatbots

1. Definiere klare Ziele: Bevor du einen HR-Chatbot einführst, solltest du genau festlegen, welche Aufgaben der digitale Assistent übernehmen soll. Ein klarer Anwendungsfall erleichtert die Entwicklung und Implementierung.

2. Technologie und Funktionen prüfen: Entscheide dich, ob ein regelbasierter oder KI-gestützter Chatbot für die Anforderungen deines Unternehmens besser geeignet ist. Achte dabei auf das Budget, die Komplexität der Aufgaben und die langfristigen Anforderungen deines Unternehmens.

3. Integration in bestehende Systeme: Achte darauf, dass der Chatbot problemlos in die bereits vorhandenen HR-Systeme integriert werden kann. Nur so kann er nahtlos in den Arbeitsalltag eingebunden werden.

4. Kontinuierliche Optimierung: Ein KI-basierter HR-Chatbot muss regelmäßig mit neuen Daten trainiert und angepasst werden, um präzise und aktuelle Antworten zu liefern. Selbst bei regelbasierten Chatbots ist eine ständige Aktualisierung der Inhalte notwendig.

5. Transparente Kommunikation: Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter*innen über die Einführung des Chatbots informiert sind und wissen, wie sie ihn bedienen können. Ebenso sollte klar kommuniziert werden, in welchen Fällen der Chatbot eingesetzt wird und wann HR-Mitarbeiter*innen die Aufgaben übernehmen müssen.

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