Onboarding-Prozess gestalten: So optimierst du den Mitarbeitenden-Einstieg!

1. Was bedeutet Onboarding und wie lange kann es dauern?
2. Welche Ziele verfolgt das Onboarding und welche Aufgaben sind damit verbunden?
3. Warum sollten Unternehmen ihren Onboarding-Prozess optimieren?
4. Die verschiedenen Phasen eines Onboarding-Prozesses 
5. Best Practices eines gelungenen Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter*innen
6. Anbieter für Onboarding-Softwares am Markt
7. Weitere Onboarding-Softwares
8. Fazit zur erfolgreichen Einarbeitungsphase

Die Zeiten, in denen Arbeitgeber sich aus einer Vielzahl von Bewerbenden eine Person aussuchen konnten, sind schon lange vorbei. Im Gegenteil: Für Unternehmen ist es heutzutage wichtiger denn je, sich um die besten Talente zu bemühen. Dazu gehört – neben einer starken Arbeitgebermarke – ein Onboarding-Prozess, der den*die neue Kolleg*in ab dem Moment der Vertragsunterschrift ans Unternehmen und dessen Kultur bindet.

In diesem Artikel erfährst du, was es mit dem Onboarding auf sich hat, welche Ziele, Aufgaben und Phasen damit verbunden sind und wie du den Onboarding-Prozess in deinem Unternehmen optimierst. Zum Abschluss verraten wir dir noch einige Best Practices und geben dir eine Übersicht verschiedener Anbieter für Onboarding-Softwares.

Was bedeutet Onboarding und wie lange kann es dauern?

Laut der Candidate Experience-Studie 2023 der softgarden e-recruiting GmbH haben bereits 10,2 % der Bewerbenden schon einmal eine Stelle gekündigt bzw. nicht angetreten, obwohl sie bereits den Arbeitsvertrag unterschrieben hatten. 45 % derjenigen, die eine Stelle trotz Vertragsunterschrift nicht angetreten haben, geben an, der Arbeitgeber hätte den Absprung verhindern können. Es ist folglich extrem wichtig, deine neu gewonnenen Mitarbeiter*innen von Anfang an gut zu begleiten, sie in die einzelnen Prozesse einzuführen, sie mit ihren Aufgaben vertraut zu machen.

Um die neuen Mitarbeiter*innen an sich zu binden, sollte mit der Vertragsunterschrift das Preboarding beginnen – sonst verschwinden deine Kolleg*innen möglicherweise bereits vor dem ersten Arbeitstag wegen eines besseren Angebots. Aber selbst wenn der neue Wunschmitarbeitende die Position antritt, kannst du dir als Arbeitgeber nicht sicher sein, dass dieser nach den ersten 100 Tagen noch da ist. Die Zahl derjenigen, die in den ersten 100 Tagen gekündigt haben, hat sich laut der eingangs genannten Studie seit 2018 fast auf 21 % verdoppelt in 2023 (2018: 11,6 %). Gründe für die Kündigungen sind: Job entsprach nicht den Versprechen (70,5 %), die Führungskraft war unsympathisch (66,6 %) und es fehlte ein Programm oder Plan zur Einarbeitung (56,7 %).

Arbeitgeber sollten daher das Pre- und Onboarding als Teil des Recruitings begreifen. Ein*e Mitarbeitende*r ist erst dann für das Unternehmen gewonnen, wenn sie*er die Probezeit überstanden hat. Daher sollten Unternehmer neue Mitarbeitende herzlich willkommen heißen: mit strukturierten Onboarding-Programmen – und das bereits weit vor dem ersten Arbeitstag. Für dich bedeutet das, dass der Pre- sowie Onboarding-Prozesse mehrere Monate dauern kann.

Welche Ziele verfolgt das Onboarding und welche Aufgaben sind damit verbunden?

Wie eben schon angedeutet, sind die Themen Onboarding und Onboarding-Prozess elementare Bestandteile der Personalbeschaffung bzw. der Mitarbeiterbindung. Denn die Arbeit hört nicht auf, nur weil der*die Mitarbeiter*in den Vertrag unterschrieben hat. Das Onboarding ist nach der Bewerbungsphase der erste Kontakt eurer neuen Kolleg*innen mit euch und eurem Unternehmen, wodurch der Onboarding-Prozess einen großen Impact hat.

Natürlich gibt es für einen guten Onboarding-Prozess auch technische Unterstützung in Form von Onboarding-Softwares wie softgarden. Solche Tools helfen dir dabei, deine Mitarbeitenden individuell einzuarbeiten und von deiner Marke zu begeistern. Sie bieten dir dafür eine Reihe von Vorteilen wie die Automatisierung von administrativen Aufgaben, Prozessvorlagen und eine lückenlose Nachverfolgung des Onboarding-Status.

6 Ziele und Aufgaben des Onboardings neuer Mitarbeiter*innen:

1. Neue Mitarbeiter*innen sollen sich schnell im Unternehmen wohlfühlen und sich mit ihren Aufgaben identifizieren. Dadurch können sie sich schneller ins Team einbringen und ihren Beitrag zur Zielerreichung leisten.

2. Wertgeschätzte Mitarbeiter*innen zeigen mehr Eigeninitiative und bauen eine Bindung zum Unternehmen auf, wodurch du sie auch über die Probezeit hinweg halten kannst.

3. Angestellte, die im Unternehmen eine positive Arbeitsatmosphäre erleben und die individuell gefördert werden, kommunizieren dies auch bewusst oder unterbewusst nach außen, wodurch das Unternehmen im Recruiting-Prozess eine bessere Position durch ein positives Unternehmensimage genießt.

4. Durch einen gut vorbereiteten Onboarding-Prozess wird das Fehlerrisiko bei den neuen Kolleg*innen reduziert, wodurch wiederum mögliche wirtschaftliche Schäden im Unternehmen minimiert werden.

5. Zudem reduziert ein gut vorbereiteter Onboarding-Prozess den Stress bei allen Beteiligten.

6. Neue Mitarbeiter*innen, die den Job nicht einmal antreten oder noch während der Probezeit kündigen und das Unternehmen verlassen, kosten diesem aufgrund des Recruiting-Prozesses und allen vorgenommenen Recruiting-Maßnahmen viel Geld und Ressourcen. Das kann mit einem guten Onboarding-Prozess vermieden werden.

Warum sollten Unternehmen ihren Onboarding-Prozess optimieren?

Die Zahlen aus der eingangs erwähnten Studie der softgarden e-recruiting GmbH machen es im Grunde deutlich: Um heutzutage konkurrenzfähig zu bleiben, ist ein optimierter Onboarding-Prozess unverzichtbar geworden. Ansonsten läufst du Gefahr, deine neuen Kolleg*innen zu verlieren, bevor oder kurz nachdem sie ihre Stelle angetreten haben. Dies ist besonders wichtig in einer Zeit, in der Fachkräftemangel herrscht und die Diversität sowie Inklusion in deinem Unternehmen gefördert werden sollte.

Der Schlüssel liegt darin, bereits mit der Vertragsunterschrift mit dem Preboarding zu beginnen und somit eine Brücke zum Onboarding und darüber hinaus zu bauen. Statistiken zeigen, dass eine signifikante Anzahl von Bewerbenden Angebote ablehnt oder Positionen verlässt, weil die Erwartungen an den Job oder das Arbeitsumfeld nicht erfüllt werden. Ein maßgeschneidertes Onboarding-Programm, das weit vor dem ersten Arbeitstag beginnt und sich durch die Probezeit erstreckt, kann hier Abhilfe schaffen.

Mit Lösungen wie der Onboarding-Software von softgarden kannst du einen nahtlosen Übergang vom Recruiting zum Onboarding schaffen. Durch individuelle Automatisierungen ermöglicht das Tool dir, dich auf deine Mitarbeitenden zu konzentrieren, anstatt auf monotone Verwaltungsaufgaben. Dies gilt für alle Mitarbeiter, egal ob vor Ort oder remote, denn die softgarden Onboarding Solution bietet eine jederzeit zugängliche Willkommensseite für neue Teammitglieder. Ziel ist es, deine neuen Mitarbeitenden schnell ins Team zu integrieren, Onboarding-Ziele zu setzen und den Einarbeitungsprozess effizient zu verfolgen.

Onboarding-Dashboard – softgarden Onboarding Solution

Die verschiedenen Phasen eines Onboarding-Prozesses 

Ein guter Onboarding-Prozess fängt nicht erst beim ersten Arbeitstag an und hört nicht schon nach der ersten Arbeitswoche auf. Im Idealfall planst du das individuelle Onboarding bereits vor der Bewerbersuche durch, sodass dieses schon im Laufe des Bewerbungsprozesses begonnen werden kann. 

Ein erfolgreiches Onboarding lässt sich grob in drei Hauptphasen unterteilen, die dann teilweise noch tiefer aufgeschlüsselt werden können:

1. Vorbereitungsphase des Onboarding-Prozesses

Die erste Phase des Onboarding-Prozesses ist die Vorbereitungsphase – oder auch Preboarding genannt. Das bedeutet, dass hier alle Tätigkeiten, die vor dem Start des Neuzugangs anfallen, definiert und geklärt werden müssen. Diese Aufgaben bilden somit die Grundlage für einen erfolgreichen ersten Arbeitstag und einer guten Einarbeitung.

Zu den wichtigen Tätigkeiten der ersten Phase gehören:

• Vorbereitung und Durchführung der Vertragsunterzeichnung

• Ggf. Zusendung von ersten Infomaterialien und Willkommensmail

• Bereitstellung von Arbeitsmitteln, Einrichtung des Arbeitsplatzes inkl. aller Zugangsdaten sowie Ausstattung fürs Homeoffice

• Erste Termineinladungen für Onboarding- und Team-Meetings versenden bzw. einstellen

• Organisation von Schlüsseln bzw. Mitarbeiterausweisen

• Erste To-dos überlegen und mit Verantwortlichen abstimmen

• Buddy bzw. Ansprechpartner*in festlegen

Je nach Abteilung können zum Pre- und Onboarding natürlich weitere Aufgaben hinzukommen. Ein Onboarding-Tool wie softgarden hilft dir dabei, die individuellen Prozesse für jedes Team zu definieren und dadurch einen maßgeschneiderten Arbeitseinsteig zu ermöglichen:

Flow-Dashboard für verschiedene Abteilungen in der softgarden Onboarding Solution.

2. Eintrittsphase des Onboarding-Prozesses

Die Eintrittsphase des Onboarding-Prozesses bezieht sich auf den ersten Arbeitstag, an dem der*die neue Mitarbeiter*in bei dir im Unternehmen anfängt. Dieser Tag ist vor allem für die Person sehr aufregend und wichtig, weshalb Ihr hier möglichst gut vorbereitet sein solltet, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.

Auf folgende Aufgaben solltest du dich in der Eintrittsphase vorbereiten:

• Neue*n Kolleg*in willkommen heißen und sie*ihn im Unternehmen vorstellen

• Einweisung in Aufgabenbereiche 

• Vorstellung der internen Prozessabläufe

Wie erwähnt variieren die Anforderungen an das eigentliche Onboarding je nach Abteilung. Definiere deshalb für jedes Team einen individuellen Prozess:

Detailansicht für individuelle Onboarding-Flows in der softgarden Onboarding Solution.

3. Integrationsphase des Onboarding-Prozesses

Die Integrationsphase kann im Onboarding-Prozess entweder sehr allgemein gestaltet werden oder auch etwas detaillierter, indem sie bspw. in weitere Unterphasen aufgeteilt wird. Diese Unterphasen können aufgeteilt werden nach erster Woche, erster Monat, Ende der Probezeit und erstes Jahr. Das entscheidet jedes Unternehmen ganz individuell.

Relevante To-dos, die in diesen Phasen anfallen, sind:

• Kennenlernen aller Kolleg*innen

• Im Unternehmen & Team ankommen und sich in Aufgaben einarbeiten

• Erste Zielvereinbarungen zwischen der*die Neuen und dem Team-Lead besprechen

• Regelmäßige Feedback-Gespräche (sowohl von Team-Leads als auch den neuen Mitarbeiter*innen)

• Unterschiedliche Teambuilding-Maßnahmen

• Möglichkeiten für Schulungen und Weiterbildungen anbieten

Aufgabenliste fürs umfassende Onboarding in der softgarden Onboarding Solution.

Theoretisch gäbe es auch die oben angesprochene Planungsphase des Onboardings. Diese haben wir bewusst in der Übersicht der Onboarding-Phasen außen vor gelassen. Immerhin ergibt sie sich aus den Ergebnissen der drei hier vorgestellten Onboarding-Phasen. 

Best Practices eines gelungenen Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter*innen

Wie du siehst, gibt es für ein erfolgreiches Onboarding eine Menge zu beachten. Um dir die Planung zu erleichtern, haben wir hier noch einmal 5 Tipps aus der Candidate Experience 2023-Studie von softgarden mitgebracht.

1. Onboarding als Teil des Recruitings begreifen – Jobkandidat*innen sind erst dann gewonnen, wenn sie die Probezeit überstanden haben.

2. In der Bewerbungsphase realistisch sein – Dazu gehören beispielsweise eine realistische Jobbeschreibung in der Stellenanzeige, die auch Belastungsspitzen nicht verschweigt, sowie die Integration von Arbeitgeberbewertungen in der Kommunikation.

3. Für strukturierte Onboardingprogramme sorgen – Definiere Standards, Rollen und Maßnahmen für deine Prozesse.

4. Onboarding ist auch Führungsaufgabe – Führungskräfte sollten darauf sensibilisiert werden, ihre Onboarding-Aufgaben proaktiv anzugehen.

5. Strukturiert informieren und Angebote machen – Eine eigene Landingpage für neue Mitarbeitende mit den anstehenden Aufgaben, eine Fortschrittsanzeige und regelmäßige Informationsmaßnahmen binden die neuen Kolleg*innen und schaffen Transparenz.

Weitere mögliche Best Practices sind:

• Goodie Bag als Willkommensgeschenk

• Herzlicher und ausführlicher Welcome Day im gesamten Team (bspw. mit Team-Frühstück, gemeinsamen Lunch und/oder After-Work)

• Onboarding, bei dem auch Kolleg*innen aus anderen Abteilungen/Büros vorgestellt werden

• Sonder-Onboarding mit der Unternehmensführung, um diese auch persönlich kennenzulernen

• Gemeinsame Kaffee- oder Lunch-Dates im Team und/oder mit dem*r Teamleiter*in

Anbieter für Onboarding-Softwares am Markt

Nach all der Theorie bist du nun bestimmt gespannt, welche Tool-Anbieter dir bei diesem komplexen und doch wichtigen Prozess unterstützen können. Deswegen fangen wir direkt an und geben dir einen kleinen Überblick über verschiedene Onboarding-Software-Anbieter:

Mit softgarden den Onboarding-Prozess optimieren

softgarden auf OMR Reviews

softgarden ist eine Software-Lösung, die dir dabei hilft, den gesamten Bewerbungs- und Onboarding-Prozess abzubilden – oder anders ausgedrückt: Mit softgarden findest du neue Mitarbeiter*innen und stellst diese ein. Das Tool ist modular aufgebaut und bietet für jeden Abschnitt deines Recruitings die passende Funktion:

• Das Bewerbermanagementsystem von softgarden beschleunigt den gesamten Recruiting-Prozess, von der Bewerbung bis zur Einstellung, und eliminiert ineffiziente Abläufe. Mit Funktionen wie Multiposting, einer eigenen App und einem Smart Calendar werden Bewerbungsgespräche effizient terminiert und Kandidat*innen können sich mühelos über verschiedene Kanäle bewerben. Zudem ermöglichen Vorlagen, Automatisierung und Werkzeuge zur Auswertung des Recruiting-Prozesses Optimierung interner Prozesse.
• Mit dem Modul Karriereseite erstellst du schnell und einfach eine Website für deine Stellenangebote. Diese lässt sich optisch wie inhaltlich ganz nach deinen Wünschen konfigurieren und sorgt für Transparenz und bessere Bewerbungen.
• Das Modul Arbeitgeberbewertung aktiviert automatische, anonyme und verifizierte Bewertungen von Bewerber*innen und neuen Mitarbeitenden, um Transparenz und Vertrauen zu fördern. Es bietet wertvolles Feedback zur Optimierung interner Prozesse und verbessert das Bewerbererlebnis. Zugleich stärkt es die Employer Brand, indem es authentische Einblicke in die Unternehmenskultur ermöglicht.
• Nutze mit dem Modul Mitarbeiterempfehlungen das Netzwerk deiner Kolleg*innen zur Erweiterung deiner Reichweite und gewinne so qualifizierte Kandidat*innen mit einem hohen Cultural Fit, die du sonst nicht erreichen würdest. Dieses Modul ermöglicht es, Mitarbeiter*innen einfach über neue Jobs zu informieren und effizient Empfehlungen zu sammeln, was die Einstellungsprozesse beschleunigt.
• Die Multiposting-Lösung von softgarden ermöglicht es, Jobanzeigen mit nur einem Klick auf über 1.200 Jobbörsen sowie auf Google und Social-Media-Kanälen zu veröffentlichen, wodurch die Reichweite signifikant erhöht und gleichzeitig Kosten um bis zu 47 % gesenkt werden können. 
• Das Modul Onboarding optimiert den gesamten Einarbeitungsprozess von Preboarding bis Offboarding durch Automatisierung administrativer Aufgaben, was mehr Raum für persönliche Interaktion lässt. Sie ermöglicht eine schnelle Integration neuer Mitarbeitender ins Team, unterstützt durch Best Practices und individuelle Anpassungen, und stärkt die Arbeitgebermarke durch CI-konforme Gestaltung aller Kontaktpunkte. Zusätzlich bietet die Lösung spezielle Funktionen für Remote-Mitarbeitende und eine nahtlose Anbindung an den Hiring-Prozess, einschließlich der Möglichkeit, individuelle Ziele zu setzen und den Fortschritt online zu verfolgen.

Für wen eignet sich softgarden?

Softgarden richtet sich an Unternehmen aller Branchen und Größen, die auf der Suche nach einer umfassenden Lösung zur Digitalisierung ihres Recruiting-Prozesses sind. Die Plattform aus Deutschland ist darauf ausgerichtet, den Prozess der Kandidatensuche zu beschleunigen, dabei passende Bewerber*innen zu identifizieren und gleichzeitig die Arbeitgebermarke eines Unternehmens zu fördern. Als DSGVO-konforme Lösung bietet softgarden eine breite Unterstützung für verschiedene Aspekte des Recruiting-Prozesses. Dank des modularen Aufbaus der Software kannst du das Tool bereits ab einem Preis von nur 99 € pro Monat nutzen, was softgarden zu einer zugänglichen Option für eine Vielzahl von Organisationen macht, unabhängig von ihrer Größe oder dem Sektor, in dem sie tätig sind.

Weitere Onboarding-Softwares

Du willst noch mehr Onboarding-Tools entdecken? Auf OMR Reviews findest du viele weitere Software-Lösungen für deinen Einstellungs-Prozesse finden:

Personio

KiwiHR

Factorial

Zoho People

Fazit zur erfolgreichen Einarbeitungsphase

Wenn auch du auf der Suche nach einem Onboarding-Tools bist, solltest du dir vorab Gedanken darüber machen, wie der gesamte Onboarding-Prozess aufgebaut und strukturiert werden soll. Denn nur so kannst du feststellen, in welchen Bereichen du technische Unterstützung durch eine Onboarding-Software wie softgarden benötigst und welche Anforderungen dieses Tool erfüllen sollte. Der klare Vorteil eines solchen Programms liegt darin, dass die Daten aus dem Recruiting-Prozess direkt für das Personalmanagement zur Verfügung stehen, dass alle am Onboarding-Prozess beteiligten Personen automatisch Checklisten und sämtliche Erinnerungen erhalten, dass eine automatisierte Kommunikation mit den zukünftigen Mitarbeiter*innen stattfinden kann und du somit immer alle relevanten Informationen auf einem Blick parat hast.