Onboarding-Prozess gestalten: So gelingt das Welcome to the Team

1. Onboarding-Prozess: Definition und Relevanz
2. Die fünf Onboarding-Phasen
3. Onboarding-Prozess optimieren – aber wie?
4. Best Practices, um den Onboarding-Prozess zu verbessern
5. Fazit: So werden die Prozesse des Onboardings in deinem Team erfolgreich

Ein gutes Onboarding spart Zeit, senkt Fluktuation und erhöht die Produktivität. Erfahre, wie du mit digitalen HR-Lösungen wie Papershift neue Mitarbeitende effizient und strukturiert einarbeitest – vom ersten Kontakt bis zur erfolgreichen Integration ins Team.

Mehrere aktuelle Studien belegen: Der Onboarding-Prozess entscheidet grundlegend darüber, wie gut die Erfahrung während der Recruiting-Phase empfunden wird. Laut JobScore geben 56 % der Unternehmen mit einer hervorragenden Candidate Experience ihren Bewerbenden innerhalb von 3 bis 5 Tagen Rückmeldung. Fast 75 % aller Mitarbeitenden stimmen zu, dass ein gutes Onboarding wichtig für ihre langfristige Bindung sei, so die Quelle CareerPlug.

Und die Zahlen von Devlin Peck zeichnen ein drastisches Bild: 88 % der Mitarbeitenden bewerten ihr Onboarding-Erlebnis negativ; 41 % geben an, ihr Einlernen sei unstrukturiert. Dabei entscheiden 70 % aller neuen Kolleg*innen bereits im ersten Monat, ob ein Job zu ihnen passt. Unternehmen mit einem standardisierten Prozess seien in der Lage, um 50 % produktiver zu sein.

In diesem Artikel erfährst du, wie du einen erfolgreichen Onboarding-Prozess aufbaust, was zu einem gelungenen Einstieg in den neuen Jobs gehört und wie du dabei von Softwarelösungen profitieren kannst.

Onboarding-Prozess: Definition und Relevanz

Im Allgemeinen bezeichnet Onboarding alle Abläufe, die nötig sind, um sich in einer neuen Rolle oder mit einer neuen Situation zurechtzufinden. Software und Systeme werden durch ein Onboarding implementiert, neue Mitarbeitende werden eingelernt und an ihre neue Position herangeführt.

Der Begriff „Onboarding“ bedeutet wörtlich „an Bord holen“ und umfasst insofern alle Maßnahmen, neue Mitarbeitende sowohl fachlich als auch sozial in das Unternehmen zu integrieren. Dazu zählen die Einführung in den Arbeitsbereich, die Übergabe von Arbeitsmitteln sowie das Abstecken von Wünschen und Erwartungen. Damit ist die erste Phase in einer neuen Firma strategisch wie auch emotional wichtig.

Insgesamt ist das Onboarding also aus verschiedenen Gründen essenziell und für beide Seiten zukunftsrelevant. Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess hat das Ziel, neuen Mitarbeitenden zu helfen, sich schnell im Unternehmen einzuleben, sich mit ihren Aufgaben vertraut zu machen und die Unternehmenskultur zu verstehen. Der Prozess fördert die Mitarbeitermotivation (Candidate Journey), die langfristige Bindung an das Unternehmen und die Produktivität.

Zentrale Ziele des Onboarding-Prozesses:

• Schnelle Integration: Neue Mitarbeitende sollen sich schnell willkommen fühlen.
• Bindung ans Unternehmen: Arbeitskräfte bleiben durch Wertschätzung länger im Unternehmen.
• Steigerung der Produktivität: Ein gut strukturiertes Onboarding reduziert Fehler und erhöht die Leistungsfähigkeit neuer Kolleg*innen.
• Kostensenkung: Durch die Vermeidung von Fluktuation nach der Vertragsunterzeichnung sparen Unternehmen Ressourcen im Recruiting-Prozess.

Die fünf Onboarding-Phasen

Ein guter Onboarding-Prozess fängt nicht erst beim ersten Arbeitstag an und hört nicht schon nach der ersten Arbeitswoche auf. Im Idealfall planst du das individuelle Onboarding bereits vor der Bewerbersuche, sodass dieses schon im Laufe des Hiring-Prozesses begonnen werden kann.

Ein erfolgreiches Onboarding lässt sich grob in drei Hauptphasen unterteilen, die dann teilweise noch tiefer aufgeschlüsselt werden können. Und alle lassen sich mithilfe praktischer Onboarding-Software digital gestalten.

Die 5 Phasen des Onboardings

1. Preboarding – Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag

In diesem Schritt geht es darum, alle administrativen Aufgaben zu erledigen und dem neuen Mitarbeitenden vorab wichtige Informationen zu geben. Dazu gehören:

• Vertragsschluss und Versand von Arbeitsmitteln
• Bereitstellung von Informationen zur Unternehmenskultur und Teamstruktur
• Koordination der IT-Ausstattung und Zugangsdaten
• Versand von ersten Termineinladungen für Onboarding- und Team-Meetings
• Organisation von Schlüsseln bzw. Mitarbeiterausweisen
• Definition von ersten To-dos und Abstimmung mit Verantwortlichen
• Festlegen von Buddy bzw. Ansprechpartner*in

​​Je nach Abteilung können zum Pre- und Onboarding natürlich weitere Aufgaben hinzukommen.

2. Welcome Day – Der erste Arbeitstag

Am ersten Tag sollten alle wichtigen Einführungen stattfinden. Neue Mitarbeitende sollten nicht nur ihre Aufgaben und Prozesse kennenlernen, sondern auch das Team und die Unternehmenskultur verstehen. Zu den wichtigen Aufgaben gehören:

• Begrüßung und Vorstellung im Team
• Einführung in Aufgabenbereiche und interne Abläufe
• Einweisung in Unternehmenswerte und Ziele

3. Eintrittsphase – Die ersten paar Wochen im neuen Unternehmen

Innerhalb der ersten circa vier Wochen werden neue Mitarbeitende mit weiteren Personen, Arbeitsbereichen, Methoden und Prozessen vertraut gemacht. Es wird häufig noch über die Schulter geschaut, bevor dann erste eigene Projekte und Verantwortlichkeiten anstehen.

• Konkrete Aufgaben starten
• Erste kleine Projekte übernehmen
• Fragen klären, Schulungen planen

4. Integrationsphase – Die ersten Monate im Unternehmen

Diese Phase dient der weiteren Einarbeitung und der kontinuierlichen Unterstützung des*der Mitarbeitenden. Hier sollten regelmäßige Feedback-Gespräche stattfinden, um den Fortschritt zu überprüfen und etwaige Herausforderungen zu besprechen.

• Team-Building-Maßnahmen
• Ankommen im Unternehmen sowie Einarbeitung der Aufgaben
• Erste Zielvereinbarungen zwischen der*die Neuen und dem Team-Lead

5. Evaluationsphase – Nach rund drei Monaten in den Regelbetrieb

Die Evaluationsphase ist bestimmt durch die beidseitige Entscheidung, ob eine langfristige Zusammenarbeit sinnvoll und Erfolg versprechend ausfallen wird. Es wird bewertet, wie es perspektivisch bezüglich Probezeit, Aufgabenbereich und Rollenentwicklung aussieht. Dazu sind Feedbackrunden und nachhaltige Zielsetzungen unersetzlich.

• Regelmäßige Feedback-Gespräche (sowohl von Team-Leads als auch den neuen Mitarbeiter*innen)
• Möglichkeiten für Schulungen und Weiterbildungen
• Entscheidung über langfristige Zusammenarbeit und Perspektive

Onboarding-Prozess optimieren – aber wie?

Die Zahlen der Studien verdeutlichen, dass Unternehmen mit schlechtem oder fehlendem Onboarding-Prozess Gefahr laufen, neue Talente schnell zu verlieren. Ein optimiertes Einlernen ist gerade in Zeiten des Fachkräftemangels und steigender Anforderungen an die Mitarbeiterbindung unverzichtbar.

Papershift auf OMR Reviews

Eine Softwarelösung wie Papershift ermöglicht, viele Schritte effizient zu gestalten. Von der Vertragsunterschrift bis zur erfolgreichen Integration ins Team – mehrere Funktionen helfen bei der Automatisierung der Prozesse:

• Individuelle Onboarding-Pläne erstellen
• Dokumentenmanagement und E-Signatur
• Automatisierte Workflows mit klaren Zuständigkeiten
• Kommunikation zentralisieren
• Koordination von Wissen sowie technischer Mittel

Papershift deckt übrigens auch nach der Einarbeitung neuer Arbeitskräfte als umfassendes HRMS Offboarding und weitere Prozesse des Mitarbeitenden-Lebenszyklus ab. Zudem lässt sich auch Lohnbuchhaltung innerhalb des Interfaces managen.

Funktionen von Papershift im Überblick

Best Practices, um den Onboarding-Prozess zu verbessern

Damit dein Onboarding wirklich erfolgreich wird, müssen einige Best Practices beachtet werden:

• Onboarding als Teil des Recruiting-Prozesses: Der Onboarding-Prozess beginnt bereits mit der Vertragsunterzeichnung und endet nicht nach dem ersten Arbeitstag. Es ist wichtig, den Mitarbeitenden von Beginn an eine strukturierte Einarbeitung zu bieten.
• Realistische Erwartungen: Neuen Teammitgliedern solltest du mit realistischen Erwartungen an den Job begegnen. Dies gilt besonders in der Bewerbungsphase, in der klare Informationen über den Arbeitsalltag und mögliche Herausforderungen gegeben werden sollten.
• Klare Planung: Ein gut strukturiertes Onboarding-Programm, das transparente und realistische Ziele und Aufgaben umfasst, ist entscheidend.
• Führungskräfte einbinden: Onboarding ist nicht nur Aufgabe der HR-Abteilung, vielmehr auch der Führungskräfte. Sie sollten aktiv in den Prozess eingebunden werden, um den neuen Mitarbeitenden die bestmögliche Unterstützung zu bieten.
• Feedback: Regelmäßige Rückmeldungen von neuen Mitarbeitenden helfen dabei, HR-Prozesse zu verbessern. Mit einer Software kannst du diese Feedback-Gespräche übrigens effizient planen und dokumentieren.

Um zu sehen, an welchen Stellen Papershift konkret unterstützen kann, hier noch einmal eine Übersicht:

Fazit: So werden die Prozesse des Onboardings in deinem Team erfolgreich

Ein strukturierter und gut geplanter Onboarding-Prozess ist der Schlüssel zur langfristigen Bindung neuer Mitarbeitenden. Gleichzeitig kannst du in Zeiten des Fachkräftemangels und des Arbeitnehmermarktes deine Fluktuation senken. Mit Tools wie Papershift lassen sich alle Prozesse effizient gestalten, die Mitarbeitererfahrung verbessern und so eine starke Unternehmenskultur fördern.

Wie Papershift das Onboarding vereinfachen kann

Auf diese Weise wird der Onboarding-Prozess zu einem echten Wettbewerbsvorteil, der sowohl für Mitarbeitende als auch für dein Unternehmen von großem Wert ist.