Mit einem guten Onboarding-Prozess Kapazitäten sparen und Mitarbeiter:innen gewinnen

Das Thema Mitarbeitergewinnung wird für Unternehmen immer schwieriger. Denn heutzutage ist es nicht mehr so, dass Bewerber:innen sich froh und glücklich schätzen können, wenn ein Unternehmen sich für sie entscheidet. Im Gegenteil – in Zeiten von War of Talents sind es häufig die Unternehmen, die bangen müssen, ob sich der:die Bewerber:in für sie oder für ein anderes Unternehmen entscheidet. 

Aber dies ist nicht die einzige Herausforderung, vor der viele Unternehmen stehen. Denn was passiert nach einem vermeintlich perfekten Match zwischen Bewerber:innen und dem zukünftigen Arbeitgeber? Genau, der Beginn einer Zusammenarbeit. Und damit diese möglichst erfolgreich und von langer Dauer ist, ist der Einstieg ins Unternehmen für neue Mitarbeiter:innen extrem wichtig und bildet die Entscheidungsgrundlage für das weitere Fortbestehen ihrer Anstellung.

In diesem Artikel erfahrt ist, was es mit dem Onboarding auf sich hat, welche Ziele, Aufgaben und Phasen damit verbunden sind und wie Ihr den Onboarding-Prozess in Eurem Unternehmen optimieren könnt. Zum Abschluss verraten wir Euch noch einige Best Practices und geben Euch eine Übersicht verschiedener Anbieter für Onboarding-Softwares

Was bedeutet Onboarding und wie lange kann es dauern?

In Unternehmen gibt es viele Prozesse und Strukturen, die sich von Abteilung zu Abteilung unterscheiden. Hier den Überblick zu behalten, ist gar nicht so leicht. Vor allem, wenn das Unternehmen über die Jahre wächst. Was bestehende Mitarbeiter:innen schon ins Schwitzen bringen kann, ist für neue Kolleg:innen eine echte Herausforderung. Deswegen ist es extrem wichtig, neu gewonnene Mitarbeiter:innen von Anfang an gut zu begleiten, sie in die einzelnen Prozesse einzuführen, sie mit ihren Aufgaben vertraut zu machen und ihnen den Start im Team so einfach wie möglich zu gestalten. 

Dieser Prozess wird im Personalmanagement auch als Onboarding bezeichnet. Je nach Abteilungsgröße und Umfang der zu besetzenden Stelle schwankt die Dauer eines optimalen Onboardings und kann so von wenigen Wochen bis ein paar Monate andauern. In manchen Unternehmen endet das Onboarding auch erst mit Ablauf der Probezeit bzw. nach dem ersten Anstellungsjahr.

Welche Ziele verfolgt das Onboarding und welche Aufgaben sind damit verbunden?

Wie eben schon angedeutet, sind die Themen Onboarding und Onboarding-Prozess ein elementarer Bestandteil der Personalbeschaffung bzw. der Mitarbeiterbindung. Denn die Arbeit hört nicht auf, nur weil der:die Mitarbeiter:in den Vertrag unterschrieben hat. Das Onboarding ist nach der Bewerbungsphase der erste Kontakt Eurer neuen Kolleg:innen mit Euch und Eurem Unternehmen, wodurch der Onboarding-Prozess einen großen Impact hat.

Natürlich gibt es für einen guten Onboarding-Prozess auch technische Unterstützung in Form von HR-Softwares wie Persis oder Personio. Solche Tools sind auch unheimlich wertvoll und erleichtern Euch die Arbeit. Dennoch ist es wichtig, die Relevanz und den Ablauf hinter einem gelungenen Onboarding-Prozess zu verstehen. Deshalb möchten wir Euch die Ziele und die damit verbundenen Aufgaben eines Onboarding-Prozesses aufzeigen.

6 Ziele und Aufgaben des Onboardings neuer Mitarbeiter:innen:

1. Neue Mitarbeiter:innen sollen sich schnell im Unternehmen wohlfühlen und sich mit ihren Aufgaben identifizieren. Dadurch können sie sich schneller ins Team einbringen und ihren Beitrag zur Zielerreichung leisten.
2. Wertgeschätzte Mitarbeiter:innen zeigen mehr Eigeninitiative und bauen eine Bindung zum Unternehmen auf, wodurch das Unternehmen sie auch über die Probezeit hinweg halten kann.
3. Angestellte, die im Unternehmen eine positive Arbeitsatmosphäre erleben und die individuell gefördert werden, kommunizieren dies auch bewusst oder unterbewusst nach außen, wodurch das Unternehmen im Recruiting-Prozess eine bessere Position durch ein positives Unternehmensimage genießt.
4. Durch einen gut vorbereiteten Onboarding-Prozess wird das Fehlerrisiko bei den neuen Kolleg:innen reduziert, wodurch wiederum mögliche wirtschaftliche Schäden im Unternehmen minimiert werden.
5. Zudem reduziert ein gut vorbereiteter Onboarding-Prozess den Stress bei allen Beteiligten.
6. Neue Mitarbeiter:innen, die den Job nicht einmal antreten oder noch während der Probezeit kündigen und das Unternehmen verlassen, kosten diesem aufgrund des Recruiting-Prozesses und allen vorgenommenen Recruiting-Maßnahmen viel Geld und Ressourcen. Das kann mit einem guten Onboarding-Prozess vermieden werden.

Warum sollten Unternehmen ihren Onboarding-Prozess optimieren?

Natürlich ergibt sich die Antwort auf die Frage, warum Unternehmen ihren Onboarding-Prozess optimieren sollten, aus den eben vorgestellten Zielen. Schaut man sich aber bspw. die beiden extremen Corona-Jahre 2020 und 2021 an, gibt es noch einen weiteren, zentralen Punkt: die dezentrale Arbeit. Denn ein Großteil der Unternehmen stand mit Ausbruch der Pandemie vor der Herausforderung der Homeoffice-Situation für ihre Mitarbeiter:innen und einer Remote-Situation für Beweber:innen. Alle Prozesse mussten nun plötzlich online und digital stattfinden. Zudem gab es keinen persönlichen Austausch mehr untereinander (weder unter Kolleg:innen noch in Vorstellungsgesprächen). Wer also nicht schon vorher gewisse Strukturen geschaffen hatte, stand derzeit vor einem vorher nie dagewesenen Umbruch: der gesamten Digitalisierung aller arbeitsnotwendigen Abläufe im Unternehmen. In kürzester Zeit mussten digitale Strukturen geschaffen werden, mit denen die Mitarbeiter:innen auch dezentral problemlos miteinander kommunizieren und arbeiten konnten. 

Hinzu kamen die Herausforderungen des Online-Recruitings und des Remote-Onboardings. Denn sicher war, so wie das Onboarding bis dahin immer offline im Unternehmen selbst durchgeführt wurde, ging es nicht mehr. Um also zukünftige Mitarbeiter:innen bei sich im Unternehmen zu integrieren und Teil des Teams zu machen, mussten neue Wege her. Der gesamte Prozess des Onboardings musste überdacht und angepasst werden, damit es online genauso erfolgreich sein konnte wie offline. In dieser Zeit bekamen Video-Konferenz-Tools wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet ihre Hochphase, die für Team-Meetings und Onboarding-Gesprächen genutzt werden konnten. Dass die Call-Teilnehmer:innen dabei auch ihren Bildschirm freigeben können, ist besonders für das Remote-Onboarding hilfreich.

Und wie es im Leben so ist, kommt nach jedem Tief auch wieder ein Hoch. Und so brachte die Pandemie manchen Unternehmen auch ein paar Vorteile ein. Denn durch die allgemeine Digitalisierung im Unternehmen wurden viele Workflows erleichtert. So wurden bspw. Papierakten der Angestellten in digitale Personalakten umgewandelt (z. B. mithilfe von Persis), Projekte wurden mithilfe von Trello, Asana oder monday.com ganz einfach im Team geplant und Aufgaben den verschiedenen Verantwortlichen zugewiesen –  und das ganze online. Ohne direkten Kontakt zueinander und ohne ewige Absprachen.

Workflows-Dashboard – Persis

Wenn Unternehmen es schaffen, in Zeiten von dezentraler Arbeit mit einem auf die Online-Welt optimierten Onboarding-Prozess zu glänzen und den neuen Kolleg:innen ein positives Nutzererlebnis zu ermöglichen, bauen diese eine Verbindung zum Unternehmen auf. Das kann letztendlich dazu führen, dass sie ein positives Bild über ihren Arbeitgeber bekommen und über die Probezeit hinaus im Unternehmen bleiben möchten.

Die verschiedenen Phasen eines Onboarding-Prozesses 

Ein guter Onboarding-Prozess fängt nicht erst beim ersten Arbeitstag an und hört nach der ersten Arbeitswoche auf. Im Idealfall plant das Unternehmen bereits vor der Bewerbersuche den perfekten Onboarding-Prozess durch, sodass dieser schon im Laufe des Recruitings begonnen werden kann. 

Ein erfolgreiches Onboarding lässt sich grob in drei Hauptphasen unterteilen, die dann teilweise noch tiefer aufgeschlüsselt werden können. Welche drei Onboarding-Phasen das sind, verraten wir Euch jetzt.

1. Vorbereitungsphase des Onboarding-Prozesses

Die erste Phase des Onboarding-Prozesses ist die Vorbereitungsphase. Das bedeutet, dass hier alle Tätigkeiten, die vor dem Start des Neuzugangs anfallen, definiert und geklärt werden müssen. Diese Aufgaben bilden somit die Grundlage für einen erfolgreichen ersten Arbeitstag und einer guten Einarbeitung.

Zu den wichtigen Tätigkeiten der ersten Phase gehören:

• Vorbereitung und Durchführung der Vertragsunterzeichnung
• Ggf. Zusendung von ersten Infomaterialien
• Bereitstellung von Arbeitsmitteln, Einrichtung des Arbeitsplatz inkl. aller Zugangsdaten sowie Ausstattung fürs Homeoffice
• Erste Termineinladungen für Onboarding- und Team-Meetings versenden bzw. einstellen
• Organisation von Schlüsseln bzw. Mitarbeiterausweisen
• Erste To-dos überlegen und mit Verantwortlichen abstimmen
• Buddy bzw. Ansprechpartner:in festlegen

2. Eintrittsphase des Onboarding-Prozesses

Die Eintrittsphase des Onboarding-Prozesses bezieht sich auf den ersten Arbeitstag, an dem der:die neue Mitarbeiter:in bei Euch im Unternehmen anfängt. Dieser Tag ist vor allem für die Person sehr aufregend und wichtig, weshalb Ihr hier möglichst gut vorbereitet sein solltet, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.

Auf folgende Aufgaben solltet Ihr Euch in der Eintrittsphase vorbereiten:

• Neue:n Kolleg:in willkommen heißen und sie:ihn im Unternehmen vorstellen
• Vorstellung der Kolleg:innen
• Einweisung in Aufgabenbereiche 
• Vorstellung der internen Prozessabläufe

3. Integrationsphase des Onboarding-Prozesses

Die Integrationsphase kann im Onboarding-Prozess entweder sehr allgemein gestaltet werden oder auch etwas detaillierter, indem sie bspw. in weitere Unterphasen aufgeteilt wird. Diese Unterphasen können bspw. aufgeteilt werden nach erster Woche, erster Monat, Ende der Probezeit und erstes Jahr. Das entscheidet jedes Unternehmen ganz individuell.

Relevante To-dos, die in diesen Phasen anfallen, sind:

• Kennenlernen aller Kolleg:innen
• Im Unternehmen & Team ankommen und sich in Aufgaben einarbeiten
• Erste Zielvereinbarungen zwischen der:die Neuen und dem Team-Lead besprechen
• Regelmäßige Feedback-Gespräche (sowohl von Team-Leads als auch den neuen Mitarbeiter:innen)
• Unterschiedliche Teambuilding-Maßnahmen
• Möglichkeiten für Schulungen und Weiterbildungen anbieten

Theoretisch gäbe es auch die oben angesprochene Planungsphase des Onboardings. Diese haben wir bewusst in der Übersicht der Onboarding-Phasen außen vor gelassen. Immerhin ergibt sie sich aus den Ergebnissen der drei hier vorgestellten Onboarding-Phasen. 

Abschließend lässt sich zu den Onboarding-Phasen sagen, dass sie für Eure neuen Mitarbeiter:innen äußerst relevant für ihre Einarbeitung und Integration sind. Ihr könnt Euch natürlich auch Hilfe in Form von HR-Softwares holen. Diese bieten Euch bspw. Unterstützung durch automatisierte Team-Vorstellungen, Onboarding-Workflows oder auch Onboarding-Benachrichtigungen. Ein HR-Tool, welches Euch solche Funktionen bieten, ist bspw. Persis. Weiter unten im Artikel stellen wir auch noch ein paar Tool-Anbieter für Onboarding-Software-Lösungen vor. 

Best Practices eines gelungenen Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter:innen

Bisher habt Ihr schon wertvolles Wissen zum Onboarding-Prozess und dessen Relevanz bekommen. Zusätzlich möchten wir Euch ein paar weitere Tipps geben, mit denen Ihr beim Onboarding Eurer neuen Mitarbeiter:innen sicherlich punkten könnt:

• Goodie Bag als Willkommensgeschenk
• Herzlicher und ausführlicher Welcome Day im gesamten Team (bspw. mit Team-Frühstück, gemeinsamen Lunch und/oder After-Work)
• Unternehmensführung, bei der auch Kolleg:innen aus anderen Abteilungen / Büros vorgestellt werden
• Sonder-Onboarding mit der Unternehmensführung, um diese auch persönlich kennenzulernen
• Gemeinsame Kaffee- oder Lunch-Dates im Team und/oder mit dem:r Teamleiter:in.
• Fester Ansprechpartner über die gesamte Onboarding-Dauer.

Anbieter für Onboarding-Softwares am Markt

Nach all der Theorie seid Ihr nun bestimmt gespannt, welche Tool-Anbieter Euch bei diesem komplexen und doch wichtigen Prozess unterstützen können. Deswegen fangen wir direkt an und geben Euch einen kleinen Überblick über verschiedene Onboarding-Software-Anbieter:

Mit Persis den Onboarding-Prozess optimieren

Persis ist eine HR-Software, die seit 35 Jahren am Markt ist und mit der Ihr Eure HR-Prozesse digitalisieren könnt – Schluss mit lästigen Excel-Dateien und Papierakten. Durch den digitalisierten HR-Prozess könnt Ihr bis zu 30 % effizienter arbeiten, was Euch wiederum Ressourcen und Kosten einspart. Die vier Kern-Module Bewerbermanagement, Personalmanager, Personalentwicklung und Reporting unterstützen Euch in verschiedenen Bereichen, um Euer Onboarding-Prozess smart durchführen zu können. 

• So könnt Ihr bspw. mit dem Bewerbermanagement-Modul sämtliche Recruiting-Prozesse automatisieren, Bewerberakten in wenigen Sekunden sichten und sogar Eure Top5-Bewerber:innen im direkten Vergleich gegenüberstellen. Alles nur, um schnell genug reagieren zu können, um Euren Favoriten an Board zu ziehen.
• Der Personalmanager bietet Euch die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben in automatische Workflows umzuwandeln, in denen Aufgaben, Verantwortliche, Fristen und Erinnerungen festgelegt werden können. So könnt Ihr interaktive Checklisten erstellen und verpasst nie wieder wichtige Termine. 
• Mit dem Personalentwicklungsmodul könnt Ihr die mit Euren neuen Mitarbeiter:innen ausgemachte Zielvorhaben festhalten, verfolgen und regelmäßige Feedback-Gespräche planen. Haltet die Ergebnisse der Feedback-Gespräche in Textfelder, Dropdowns oder Checkboxen fest und behaltet dadurch immer den Überblick über die Kompetenzen und Weiterentwicklungen Eurer Mitarbeiter:innen.
• Das HR-Reporting ermöglicht Euch die Auswertung und Visualisierung sämtlicher Kennzahlen. Das Management hat leichten Zugriff und kann somit die Reportings nutzen, um den Bewerbungs- und Onboarding-Prozess zu optimieren.

Recruiting-Performance-Dashboard – Persis

Für wen eignet sich Persis?

Persis selbst beschreibt sich als branchenunabhängige und flexible HR-Software und wird neben mittelständischen Unternehmen und Konzernen auch in Anwaltskanzleien, in Finanzinstituten, im Öffentlichen Dienst, im Gesundheitswesen oder bei Maschinenbauern genutzt. Diese Vielfalt an Anwendungsmöglichkeiten kann durch Standardpakete und individuell zusammenstellbaren Paketen gewährleistet werden. Die Software kann zu jederzeit um weitere Funktionen erweitert werden, sodass Ihr immer nur das habt und bezahlt, was Ihr auch gerade braucht.

Derzeit feiert Persis auch seinen 35-jährigen Geburtstag und beschenkt Euch mit zwei kostenfreien Probemonate. – (Stand: April 2022)

Weitere Onboarding-Softwares

Darüber hinaus könnt Ihr auf  OMR Reviews weitere geeignete Software-Lösungen für einen besseren Onboarding-Prozess finden. Neben zahlreichen Tool-Informationen findet Ihr dort auch echte und durch uns verifizierte Nutzererfahrungen. Mit dabei sind bspw.:

persis

Personio

rexx systems

Factorial

Kenjo

Zoho People

kiwiHR

Fazit zur erfolgreichen Einarbeitungsphase

Wenn Ihr auf der Suche nach einer Onboarding-Software seid, solltet Ihr Euch vorab darüber Gedanken machen, wie Euer gesamter Onboarding-Prozess aufgebaut und strukturiert werden soll. Denn nur dadurch könnt Ihr feststellen, in welchen Bereichen Ihr technische Unterstützung durch eine Onboarding-Software benötigt und welche Anforderung diese Software bedienen sollte. Solch eine Software-Lösung bietet Euch bspw. die Vorteile, dass die Daten aus dem Recruiting-Prozess direkt fürs Personalmanagement zur Verfügung stehen, dass alle am Onboarding-Prozess beteiligte Personen automatisch Checklisten und sämtliche Erinnerungen erhalten, dass eine automatisierte Kommunikation mit den zukünftigen Mitarbeiter:innen stattfinden kann und Ihr somit immer alle relevanten Informationen auf einem Blick parat habt.