Der perfekte Recruiting-Prozess: So gewinnst du ganz einfach neue Mitarbeiter*innen!

1. Was versteht man unter Recruiting?
2. Warum brauchen Unternehmen einen Recruiting-Prozess?
3. Wie läuft ein Recruiting-Prozess ab?
4. Wie kann man einen Recruiting-Prozess optimieren?
5. Welche Tools unterstützen im Recruiting-Prozess?
6. Schlusswort zu Recruiting-Prozessen

Der Bewerberinnenmarkt scheint leergefischt, die meisten Vorstellungsgespräche enden in Absagen – durch die Bewerber*innen, die auf Jobsuche sind. Optimierte Recruiting Prozesse sind für Unternehmen deshalb heutzutage wichtiger als jemals zuvor. Denn eines ist sicher: Personalbeschaffung ist in der Tat gar nicht so einfach, und Bewerbermärkte sind inzwischen Realität. Zudem hat man durch andere Unternehmen mit einem großen Konkurrenzdruck zu kämpfen. Man spricht auch vom War for Talents.

In diesem Beitrag beantwortet unser Gastautor Sascha Zuther oft gestellte Fragen über den Recruiting-Prozess. Im Rahmen dessen erzählt er dir, welche typischen Phasen ein Recruiting-Prozess hat, wie die einzelnen Schritte ablaufen können und welche Recruiting-Strategien und Tools du für die Bewältigung der Personalbeschaffung heranziehen kannst.

 

Was versteht man unter Recruiting?

Recruiting beschreibt den Prozess der Personalbeschaffung eines Unternehmens. Allgemein geht es im Recruiting also darum, neue Kolleg*innen über interne und externe Wege für das Unternehmen zu finden und sie während ihrer Jobsuche für die gesuchte Vakanz zu begeistern. Das alles möglichst mit dem Ziel, die Kandidat*innen für sich zu gewinnen, welche den bestmöglichen Fit für Unternehmen und Stellenausschreibung mitbringen.

Für mich persönlich bedeutet Recruiting vor allem aber auch eines – Freude. Du lernst im Laufe der Recruiting-Schritte viele neue Menschen aus allen Winkeln der Welt kennen und führst wertvolle Gespräche. Selbst wenn es dann nicht zu einer Zusammenarbeit kommt, ergeben sich an anderer Stelle wertvolle Synergien und Learnings im Laufe des Recruiting- und Bewerbungsprozesses.

Warum brauchen Unternehmen einen Recruiting-Prozess?

Leider sind optimale Bewerbungsverfahren trotz des Bewerbermangels und des War for Talents selten. Immer wieder erleben Bewerber*innen auf der Jobsuche Prozesse, die einfach nur nervig und zeitraubend sind. Dazu gehören überzogene Erwartungen seitens der Unternehmen, komplizierte und langwierige Bewerbungsprozesse, unzureichende Kommunikation in Form von späten oder gar fehlenden Antworten. Das hat Konsequenzen. Laut Ergebnis einer repräsentativen Studie sagten 28 Prozent der Bewerber*innen, sie hätten ihre Bewerbung zurückgenommen, weil sie den Auswahlprozess des Unternehmens als zu lang oder nicht zufriedenstellend empfanden.

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Fehlende Recruiting-Prozesse führen aber nicht nur auf Kandidatenseite zu Ärgernissen. Es sorgt auch dafür, dass die HR weniger Kapazitäten für andere wichtige Aufgaben hat. Zudem geht viel Zeit und somit Geld verloren, da die Schritte und Verantwortlichkeiten nicht klar kommuniziert sind und das Budget nicht zielgerichtet eingesetzt wird.

Mangelnde Professionalität im Prozess kann schnell negatives öffentliches Feedback nach sich ziehen, die der Reputation des Unternehmens dauerhaft schadet. Das kann sich im schlimmsten Fall nicht nur bei Bewerber:innen, sondern am Ende auch bei den Kund*innen rumsprechen. Ein gut geplanter Recruiting-Prozess hilft Euch, diesen Risiken entgegenzuwirken und trägt zu einer positiven Candidate Experience und damit zu einem wirkungsvollen Employer Branding bei.

Wie läuft ein Recruiting-Prozess ab?

Ganz ehrlich? Eine pauschale Aussage gibt es da nicht, denn ein Recruiting-Prozess ist eine höchst individuelle Angelegenheit. Eines steht aber fest. Die Personalbeschaffung sollte so kurz wie möglich und nur so lang wie unbedingt nötig sein.

Im Laufe meines Berufslebens habe ich schon diverse Prozesse kennengelernt. Sei es als interner Recruiter oder als Consultant bei Kund*innen aus ganz Deutschland. Wie sich der Recruiting-Prozess im Einzelnen gestaltet, hängt von der Stellenausschreibung, der Unternehmensgröße, den Unternehmensstrukturen und den Ressourcen ab. Der Prozess sollte dabei möglichst genau auf das eigene Unternehmen und die gesuchte Zielgruppe abgestimmt sein. Das gilt insbesondere für den Part der Kandidatensuche und Kandidatenauswahl.

Aber auch wenn es nicht den einen Prozess gibt, so gibt es doch zumindest typische Phasen, die du während des Recruitings durchläufst und die du als eine Art Recruiting-Guideline heranziehen kannst. Anhand dieser Phasen möchte ich dir hilfreiche Tipps aus der Praxis an die Hand geben.

Analyse des Anforderungsprofils und Stellenbeschreibung

Aus der Businessplanung eines Unternehmens oder aufgrund von Mitarbeiterfluktuationen ergeben sich meist auch neuer Personalbedarf. Diese anfangs noch vagen Bedürfnisse sind zu konkretisieren. Hier beginnt typischerweise die Aufgabe des Recruiters oder der Recruiterin. In enger Zusammenarbeit mit dem Fachbereich ist sukzessive eine Skill-Matrix mit dem gesuchten Anforderungsprofil für die finale Stellenausschreibung zu entwickeln. Hierbei solltest du die Dringlichkeit einzelner Skills hinterfragen und so mehr Türen eröffnen – für das Unternehmen und für die Bewerberinnen. Zu hinterfragen ist, welche der Anforderungen für die Position von Beginn an unabdingbar sind (Must-haves) und welche wiederum auch später noch vermittelt werden können (Nice-to-haves). Daraus ergibt sich dann nach und nach eine Stellenbeschreibung mit realistischen Anforderungen und realistischen Chancen für die nachgelagerte Suche.

Kandidatensuche im Recruiting-Prozess

Ist das Skillset und die Stellenbeschreibung erst einmal ausgearbeitet, geht es an die Kandidatensuche. Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Ziel ist es, möglichst verschiedene Recruiting-Kanäle zu bespielen und dadurch geeignete Bewerber*innen für die Vakanz zu generieren. Wie in anderen Situationen heißt es auch hier „der Mix macht’s“. Nicht für alle Zielgruppen eignen sich alle Kanäle gleichermaßen.

Unter anderem gibt es folgende Kanäle, derer Ihr Euch im Recruiting-Prozess bedienen könnt:

• Karriereseiten
• Online-Jobbörsen und Job-Suchmaschinen (z. B. Indeed, Stepstone, Jobware etc.)
• Social Media (z. B. Facebook, Instagram, Twitter, Tiktok, Snapchat)
• Karrierenetzwerke (z. B. XING oder LinkedIn)
• Foren (z. B. Github, Stackoverflow)
• Employee-Referral-Programme
• Karrieremessen (On- und Offline)
• Interne Personalentwicklung
• Headhunter
• Printmedien

Bei der Vielzahl von möglichen Kanälen für die Personalbeschaffung fällt es nicht leicht, die richtige Auswahl zu treffen. Abhilfe schaffen können hier z. B. Candidate Personas. Bei diesem Marketinginstrument handelt es sich, übertragen auf das Recruiting, um die Erschaffung fiktiver Bewerber*innen, die stellvertretend deine Zielgruppe repräsentieren.

Konkret sieht das so aus: du erstellst gewissermaßen Avatare für die unterschiedlichen Zielgruppen und schreibst diesen fachliche und persönliche Merkmale zu. Ziel ist es, diese Personengruppe dann gezielter mit Employer Branding und Recruiting-Maßnahmen ansprechen zu können.

Das bedeutet am Anfang zweifelsohne einen Mehraufwand. Denn um diese Avatare zu erstellen, musst du zunächst eine Menge Daten sammeln und herausfinden, was den Zielgruppen wichtig ist und auf welchen Kanälen sie sich aufhalten. Aber es lohnt sich. Hast du solche Candidate Personas erst einmal entwickelt, erhöhst du durch die zielgerichtete Ansprache die Wahrscheinlichkeit, dass Bewerber*innen auf die Stellenanzeige und das Unternehmen reagieren.

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Kandidatenauswahl innerhalb des Recruiting-Prozesses

Haben sich aus den diversen Kanälen Bewerbungen ergeben, geht es an die Auswahl geeigneter Kandidat*innen. Dieser Abschnitt des Recruiting-Prozesses ist ebenso individuell wie der der Kandidatensuche. Bevor du mit der Auswahl für die Personalbeschaffung startest, solltest du objektive Kriterien anhand des Anforderungsprofils definieren, um eine faire und sachliche Entscheidung treffen zu können und eine gute Vergleichbarkeit bezüglich der Kandidatenauswahl zu schaffen. Danach kann’s losgehen.

In der Regel erfolgt zunächst ein Pre-Screening. Heißt, du triffst eine Vorauswahl der geeignetsten Kandidat*innen, welche du zu einem ersten Gespräch einladen möchtest.

Hier ein gut gemeinter Tipp: Denke bei dem Screening nicht nur an die aktuelle Vakanz. Wenn die Bewerbung nicht zu der ausgeschriebenen Stelle passt, schaue, auf welche alternativen Positionen die Bewerber*innen noch passen könnten, anstatt übereilt eine Absage zu schicken. Mit dieser Herangehensweise konnte ich schon einige Leute bei uns ins Boot holen, die ursprünglich nicht im Personalbedarf erfasst worden waren.

Nach dem Pre-Screening folgt in der Regel ein erstes Vorstellungsgespräch mit unterschiedlichen Teilnehmer*innen, z. B. HR, Fachabteilung und Bewerber*in. Aus diesen Gesprächen werden dann wiederum die Favorit*innen ausgewählt. Ab hier sind die Wege unterschiedlich. Manchen Unternehmen reicht ein einziges Gespräch für das Finden geeigneter Kandidat*innen. Oftmals ist das im Blue-Collar-Bereich der Fall. Für den akademischen Bereich sind es meist mehrere Schritte. Manche führen noch ein tiefergehendes Zweitgespräch, manche sogar noch ein Drittgespräch. Weitere Formate sind Tests, Assessment-Center, Probetage und viele weitere Formate. Der Recruiting-Prozess darf am Ende nicht zu lang sein und er muss zu dir und deinen Anforderungen passen. Wichtig ist zudem, während des Auswahlprozesses den Kandidat*innen schnelles und verbindliches Feedback zu geben.

Ich selbst habe festgestellt, dass bei uns mehr als zwei Prozessschritte die Absprungquote deutlich erhöhen. Ich setze beim Erstgespräch auf Online-Interviews wegen der flexibleren und schnelleren Durchführbarkeit. Das finale Zweitgespräch vor Ort stellt dann eine Konkretisierung der Zusammenarbeit dar und soll letzte Fragen auf beiden Seiten klären. Das geschieht bei uns in Abhängigkeit von der Vakanz oftmals in Kombination mit einer Case Study oder einem Schnuppertag. In der Regel haben dann beide Parteien genug Informationen für die Entscheidung.

Entscheidungsphase und Vertragsverhandlungen

Nach dem Auswahlverfahren geht es dann in die heiße Phase. Kandidat*in und Unternehmen entscheiden sich nach kurzer Bedenkzeit für oder gegeneinander. Im positiven Fall spricht das Unternehmen ein Vertragsangebot aus. Im Idealfall sagt der*die Kandidat*in zu und das Onboarding kann starten.

Wie kann man einen Recruiting-Prozess optimieren?

Hast du dich um einen Recruiting-Prozess bemüht, gilt es diesen genauestens im Auge zu behalten. Die beste Recruiting-Strategie nützt nämlich nichts ohne eine entsprechende Erfolgskontrolle. Denn, um bestmöglich Einfluss auf deine Recruiting-Erfolg nehmen zu können, musst du den gesamten Bewerbungsprozess mitmessen.

Wie gut funktionieren eigentlich die einzelnen Kanäle? Wie lange dauert es, bis geeignete Kandidatinnen in den Prozess kommen oder eingestellt werden? Wie hoch ist die Absprungrate und an welcher Stelle springen die Kandidatinnen ab? Ist es ratsam, einzelne Kanäle abzuschalten oder auszutauschen? Müssen wir noch an den internen Abläufen schrauben? Im Laufe eines Recruiting-Prozesses tauchen einige Fragen auf.

Diese Fragen kannst du dir beantworten. An dieser Stelle können Recruiting-KPIs ins Spiel kommen – die sogenannten Key Performance Indicators. Du habt sicherlich schon einmal von Begrifflichkeiten wie „Time-to-Hire“ oder „Cost-per-Hire“ gehört. Diese Kennzahlen beantworten z. B. die Frage, wie viel Zeit von der Personalbedarfsmeldung bis zur Besetzung einer Stelle vergeht und wie viele Kosten pro Stellenbesetzung für das Unternehmen durchschnittlich anfallen. Durch die Recruiting-KPIs kannst du so Schwächen im Prozess aufdecken und diesen weiter optimieren. Die Daten zur Bewertung deiner KPIs kannst du dir im Regelfall einfach aus deiner HR-Software ziehen.

Welche Tools unterstützen im Recruiting-Prozess?

Moderne Tools erleichtern die Arbeit in der Personalabteilung in sämtlichen Bereichen und sind heute nicht mehr wegzudenken. Einen Vergleich diverser HR Software & Tools findest du bei OMR Reviews. Von Bewerbermanagement-Tools bis hin zu Onboarding-Tools gibt es individuelle Software-Lösungen, welche dir helfen, deine Recruiting-Prozesse oder nachgelagerten Prozesse zu vereinfachen und wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen, die du an anderer Stelle besser einsetzen kannst. In meiner Berufshistorie bin ich schon mit diversen Tools in Berührung gekommen. Inzwischen sind sie auch für mich zu einem unverzichtbaren Teil meiner Arbeit geworden. Insbesondere in meiner Zeit als Consultant für HR-Software habe ich mich intensiv mit dem Thema befasst.

Bewerbermanagement-Systeme

Nehmen wir als zentralen Baustein im Recruiting-Prozess das Bewerbermanagement. Einige Unternehmen nutzen auch heutzutage noch Lösungen wie Excel-Tabellen, um Bewerbungen zu tracken. Ab einer bestimmten Anzahl an Bewerbereingängen ist dies aber ein erheblicher administrativer und zeitlicher Mehraufwand.

Um den Recruiting-Prozess optimal zu unterstützen, solltest du daher lieber auf Systeme setzen, welche sich explizit auf das E-Recruiting spezialisiert haben. Aus eigener Anwendung kenne ich lever, d.vinci

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Die vielen Vorteile einer solchen Recruiting-Software, liegen auf der Hand. Ein Bewerbermanagement-System trägt zu einer strukturierteren, schnelleren und vor allem DSGVO-konformeren Kommunikation aller im Prozess beteiligten Personen bei. Alle Bewerberinformationen und die gesamte digitale Kommunikation sind zentral im System verwaltet und gehen so nicht in einer Flut aus E-Mails verloren. Dadurch, dass in einem Bewerbermanagement-System die komplette Bewerberhistorie einzusehen ist, wird zudem ein transparenterer Entscheidungsprozess ermöglicht. Das spart wiederum eine Menge Zeit, denn durch die Speicherung aller Informationen an einem Ort erübrigt ein Bewerbermanagement-System redundante Arbeitsschritte. Die Software erledigt zudem viele Routinetätigkeiten wie Eingangsbestätigungen vollautomatisch und entlastet dich so von administrativen Aufgaben. Dazu gehört im Idealfall ebenso die automatische Arbeitsvertragserstellung auf Basis der vorhandenen Bewerberdaten, mit der du im Handumdrehen aus individuell anpassbaren Textbausteinen Arbeitsverträge erstellen kannst.

Auch kannst du die Schaltung von Stellenanzeigen auf verschiedenen Portalen zentral aus deinem System SEO-optimiert verwalten und steuern sowie den Erfolg der Anzeigen anschließend direkt im Analyse-Bereich einsehen. So sind Kanäle, die gut oder schlecht performen, schnell identifiziert und du kannst dadurch dein Budget sinnvoller einsetzen und auf den richtigen Kanälen verteilen. Auch weitere Daten, die du in deinem Bewerbermanagement-System eingespeist hast, kannst du für deine Auswertungen und KPIs nutzen, um dich noch weiter zu optimieren.

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Chatbots für den Recruiting-Prozess

Neben Bewerbermanagement-Systemen kannst du dir im Recruiting auch durch Chatbots mehr Zeit und Effizienz in der täglichen Arbeit verschaffen. Ein Chatbot ist einfach gesprochen nichts anderes als eine Software. Anstatt mit Menschen zu chatten, kommunizieren die Bewerber*innen in dem Fall mit Maschinen. So etwas kannte ich früher nur vom Kundenservice-Portal meiner Bank. Man tippt eine Frage ein und bekommt eine schnelle und verlässliche Antwort zum Produkt oder den Services. Längst sind solche Bots aber auch im HR-Bereich angekommen.

Übertragen auf das Recruiting kannst du Bots z. B. dazu nutzen, um immer wiederkehrende Bewerber*innenfragen ohne Zutun des Recruitings beantworten zu lassen. Es wird somit enorm viel Zeit eingespart und gleichzeitig die Candidate Experience verbessert, da der Chatbot ohne Zeitverzögerung und rund um die Uhr verlässliche Antworten geben kann. Besonders sogenannte KI (Künstliche Intelligenz) kann da viel möglich machen. Damit sich das Ganze lohnt, müssen natürlich auch entsprechend viele Fragen in deinem Postfach landen.

Aber es geht auch anders herum. Ein Chatbot kann natürlich nicht nur Fragen beantworten, sondern auch Fragen stellen. Eine neue Form des Recruitings ist bei uns im Unternehmen die Möglichkeit einer Bewerbung über WhatsApp mit dem Anbieter PitchYou. Dabei werden Stellenanzeigen zum Beispiel bei Google for Jobs oder der eigenen Karriereseite veröffentlicht. Klicken Bewerberinnen auf den entsprechenden Link, startet nach Bestätigung der Datenschutzbestimmung ein automatisiertes Interview über einen Chatbot direkt in WhatsApp. Dabei agieren die Bewerberinnen in ihrer gewohnten Chatumgebung und brauchen sich weder ein zusätzliches Tool herunterzuladen, noch einen Lebenslauf bereitzuhalten.

Die erfragten Daten sollen im ersten Schritt den Lebenslauf ersetzen und eine Bewerbung dadurch leichter machen. Die Daten werden dann wiederum an das Bewerbermanagement-System durch eine Schnittstelle übermittelt und es wird ein Kandidatenprofil direkt im System generiert. Ab da läuft der Prozess ganz normal. Ein persönliches Vorstellungsgespräch mit einemer echten Mitarbeiterin ersetzt der Chatbot also nicht. Wir sehen Chatbots in dem Fall aber als gute Möglichkeit, die Hürde für Bewerbungen im Filialgeschäft maßgeblich zu senken. Auf der anderen Seite sparen wir uns viel Zeit, da wir oft damit beschäftigt sind, maßgebliche Informationen, die in der Bewerbung fehlen, bei den Kandidat*innen anzufragen.

 

Schlusswort zu Recruiting-Prozessen

Ich hoffe, ich konnte dir mit meinem Artikel eine grobe Checkliste für einen gelungenen Recruiting-Prozess an die Hand geben und du hast gesehen, wie wichtig ein gut strukturierter Recruiting-Prozess ist und wie er deinen Arbeitsalltag erleichtern kann. Die Prozesse sind allerdings so individuell wie die Unternehmen. Deshalb kann solch ein Artikel nicht abschließend sein und alle Eventualitäten abdecken.

Auch neben den zuvor vorgenannten Recruiting-Softwares gibt es noch viele weitere Gadgets, die dir den Arbeitsalltag erleichtern können. Ich habe mich bei der Aufzählung der Tools auf jene konzentriert, in denen ich momentan die meiste Zeitersparnis sehe. Inzwischen arbeiten viele Anbieterinnen von HR-Tools, wie PitchYou, mit Herstellerinnen von Bewerbermanagement-Systemen zusammen, sodass du im Idealfall später alles in einem System abbilden kannst. Auch HR-fremde Tools wie Trello oder Microsoft Teams gehören für mich in meiner täglichen Arbeit und Projektkoordination einfach dazu. Auf OMR Reviews bekommst du einen umfassenden Überblick über die diversen Möglichkeiten an Tools und verifizierten Nutzerbewertungen. Vielleicht ist auch für dich eine passende Software dabei, die dich unterstützt, deine Recruiting-Prozesse ins nächste Level zu bringen.