Auf direktem Wege zu Euren Wunsch-Kandidat:innen mit dem richtigen Bewerbermanagement

Der Mensch ist die teuerste und wertvollste Ressource im Unternehmen. Darum tragen Personaler:innen eine besonders große Verantwortung, die sich direkt auf den Unternehmenserfolg auswirkt. Bewerbermanagement-Softwares helfen ihnen dabei, effizient zu arbeiten und möglichst schnell an ihre Wunsch-Kandidat:innen zu kommen. Wie Ihr mit den passenden Softwares Zeit und Geld spart und welche Vorteile sie noch für Euch bereithalten, erfahrt Ihr in diesem Artikel.

Definition: Was ist ein Bewerbermanagement? 

Wer neue Mitarbeiter:innen für sein Unternehmen sucht, wird um die effiziente Gestaltung eines Recruiting-Prozesses nicht herumkommen. Die Recruiting-Strategie, die Analyse der Recruiting-KPIs und die Wahl der besten Recruiting-Software sind Teil des Prozesses. Ein weiterer Unternehmensbereich, der zum Recruiting – zur Mitarbeitergewinnung – zählt, ist das Bewerbermanagement. Es schließt alle Methoden, Mittel und Prozesse ein, die Bewerber:innen durch den Bewerbungsprozess führen.

Was sind die Aufgaben des Bewerbermanagements? 

Quelle: Recruitee

Das Bewerbermanagement beschäftigt sich mit dem kompletten Bewerbungsprozess. Die anfallenden Aufgaben lassen sich grob in die Punkte Sourcing (Bewerber-Beschaffung), Bewerbungs-Verwaltung, Pre-Screening (Vorauswahl), Bewerber-Bewertung, Stellenangebots-Verwaltung und die Optimierung des Bewerberprozesses einordnen. 

Aufgaben des Bewerbermanagements:

• Stellenausschreibungen veröffentlichen
• Stellenanzeigen schalten, Lebenslauf-Suche und Lebenslauf-Parsing durchführen
• Kandidat:innen und deren Bewerbungen verwalten
• Kommunikation mit Bewerber:innen
• Vorauswahlen treffen (fachliche Kompetenz)
• Vorstellungsgespräche bzw. Video-Interviews planen und durchführen (soziale Kompetenz)
• Entscheidung mit relevanten Team-Mitgliedern treffen
• Stellenangebote unterbreiten und Absagen erteilen
• Employer-Branding

Bewerbermanagement-Softwares unterstützen Personaler:innen und Recruiter:innen im Bewerbermanagement dabei, runde und zeitsparende Abläufe für die externe und interne Personalbeschaffung zu gestalten.

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Was sind die Ziele des Bewerbermanagements? 

Quelle: Assono

Mit der Einführung eines Bewerbermanagements sollen:

1. Kosten gesenkt und Zeit gespart,
2. die Arbeitgeber-Attraktivität bzw. das Arbeitgeber-Image verbessert und geeignete Kandidat:innen identifiziert werden.

Mehr Zeit – geringere Kosten

Prozess-Automatisierung im Bewerbermanagement:
⁠Je schneller die passenden Kandidat:innen gefunden und eingestellt werden, desto besser. Ein Bewerbermanagement sorgt mit automatisierten und aufeinander abgestimmten Prozessen für eine schnelle Bearbeitung. Dadurch müssen weder Bewerber:innen noch Unternehmen lange aufeinander warten. Dies wiederum senkt deutlich die Absprung-Rate von Bewerber:innen.

Datenanalyse im Bewerbermanagement
⁠Im Bewerbermanagement werden laufend Daten gesammelt, die Euch verraten, was für Euch am besten funktioniert. Ihr erfahrt genau, wo ihr Bewerber:innen abholen könnt und an welchen Touchpoints im Prozess potenzielle Kandidat:innen abspringen.

Das Arbeitgeber:innen-Image verbessern

Schon seit einer ganzen Weile leben wir in einem Arbeitnehmer-Markt – einige Branchen spüren es mehr, andere weniger. Davon betroffen sind allerdings fast alle. Darum bewerben sich genau genommen die Arbeitgeber:innen bei den Arbeiternehmer:innen – auch, wenn sie nicht diejenigen sind, die Bewerbungen schreiben. Insbesondere in Branchen mit enormem Fachkräftemangel ist das Arbeitgeber-Image entscheidend. 

Einen professionellen Webauftritt und funktionierende Prozesse nehmen potenzielle Talente schon an den ersten Touchpoints positiv wahr. Kandidat:innen haben so gut wie immer mehrere Arbeitgeber:innen zur Auswahl. Sie entscheiden sich in der Regel für das Unternehmen mit dem besten und vertrauenswürdigsten Image. 

Wie läuft der Bewerbermanagement-Prozess ab? 

Quelle: Metajobs

Ein Bewerbermanagement-Prozess muss nicht immer exakt gleich aufgebaut sein. Er sollte zu Eurem Unternehmen und Euren Wunsch-Kandidat:innen passen. Als Orientierungshilfe haben wir einen Beispiel-Prozess für Euch erstellt:

Schritt 1: Stellenanzeige erstellen und schalten

Im Austausch mit der entsprechenden Abteilung erhaltet Ihr alle nötigen Anforderungen wie Fachkenntnisse und Skills für den Inhalt Eurer Stellenanzeige. Achtet nicht nur auf Inhalt und Sprache, sondern auch auf Design und User-Experience. All das muss zu den Fähigkeiten und dem Geschmack Eurer Wunsch-Kandidat:innen passen. Gestaltet die Karriereseite ansprechend und intuitiv. Wählt bevorzugte Plattformen, um die Stellenanzeige an den Mann bzw. die Frau zu bringen.

Schritt 2: Stellenanzeige verbreiten

Euer Ziel sollte es sein, möglichst viele und vor allem geeignete Menschen auf Eure Stellenanzeige aufmerksam zu machen. Je nach Verhalten Eurer gewünschten Kandidat:innen könnt Ihr aktiv werden und von Social-Media-Recruitment, Recruiting-Events und/oder Active-Sourcing profitieren. Vergesst außerdem nicht, die in Eurem Talente-Pool angesammelten (Initiativ-)Bewerbungen zu durchforsten.

Ihr müsst aber nicht unbedingt extern nach Fachpersonal suchen. Auch die interne Personalbeschaffung ist beliebt. Die Kosten sind in der Regel deutlich günstiger. Zudem könnt Ihr Eure Mitarbeiter:innen motivieren, indem Ihr ihnen neue Perspektiven anbietet. Zu guter Letzt wisst Ihr, dass sie definitiv ins Team passen, und das ist ein wirklich wichtiger Aspekt. Vielleicht habt Ihr sogar schon Kolleg:innen im Kopf, die durch Personalentwicklungs-Maßnahmen in Kürze Eure gewünschte Stelle besetzen könnten. Ein bewährtes Instrument ist auch die Mitarbeiter-Weiterempfehlung.

Schritt 3: Schnell auf Bewerber:innen reagieren

Bewerber:innen können Fragen haben oder einfach gerne wissen wollen, ob ihre Bewerbung bei Euch angekommen ist. Ihr solltet daher auf die häufigsten Fragen vorbereitet und als sympathische Ansprechpartner:innen für Eure Talente erreichbar sein. Es bietet sich an, den Bewerbungsprozess offen (z. B. auf einer Karriereseite) zu kommunizieren. Dort könnt Ihr auch FAQs und Eure Kontaktdaten hinterlegen.

Schritt 4: Vorauswahl treffen

Je schneller die Unterlagen gesichtet und mit der Stellenausschreibung verglichen werden, desto besser. Zunächst geht es darum, den möglichen Unterschied zwischen Soll- und Ist-Zustand der Hard-Skills zu ermitteln. Wer diese schon (weitestgehend) erfüllt, kommt in die nächste Runde.

Schritt 5: Vorstellungsgespräche führen

Es gibt Fähigkeiten, über die kein Lebenslauf Auskunft geben kann. Ob Soft-Skills passen und die Chemie stimmt, erfahrt Ihr im nächsten Schritt. Jetzt lernt Ihr die Bewerber:innen, die bislang ins Profil passen, persönlich kennen. Das kann in Euren Räumlichkeiten, am Telefon oder per Video-Konferenz sein.

Schritt 6: Abschließende Bewertung

Nachdem die Hard-Skills, Soft-Skills und der Sympathie-Faktor geprüft sind, müsst Ihr Euch – vermutlich gemeinsam mit der entsprechenden Fachabteilung – für oder gegen Bewerber:innen entscheiden. 

Schritt 7: Zu- oder Absagen

Ihr habt Euch entschieden? Dann solltet Ihr nicht zu lange warten, um den Kandidat:innen Eure Entscheidung mitzuteilen. Schließlich haben sie in der Regel auch andere Bewerbungs-Gespräche am Laufen. Absagen erteilen gehört zum Bewerbermanagement einfach dazu. Wichtig ist, dass Ihr Euch rechtlich auf der sicheren Seite bewegt. Hier gibt es einiges zu beachten. Schlimmstenfalls droht Eurem Unternehmen sonst eine Klage.

Fazit: Wer bremst, verliert

In jeder Phase droht Euch der Verlust von passenden Kandidat:innen. Sie könnten sich aufgrund einer negativen Erfahrung (z. B. lange Reaktionszeit), einem unorganisierten Auftreten oder veralteten Vorgehensweisen gegen Euch entscheiden. 

Bewerbermanagement-Softwares, wie Aivy

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In nur wenigen Sekunden habt Ihr eine aussagekräftige Entscheidungsgrundlage vor Euch liegen. Mithilfe von E-Mail- und Dokumenten-Vorlagen agiert Ihr einheitlich, schnell und rechtskonform. So angelt Ihr Euch die richtigen Talente, bevor sie an einem anderen Haken anbeißen. Mit Analyse-Funktionen werdet Ihr ganz automatisch besser und besser. Nichts beruht nur auf einem Bauchgefühl. Stattdessen könnt Ihr jederzeit tatsächliche Zahlen und Fakten einsehen.

Was sind Bewerbermanagement-Softwares/Applicant-Tracking-Systems (ATS) und welche gibt es?

OMR Reviews hat Personaler:innen darum gebeten, verschiedene Bewerbermanagement-Softwares zu bewerten und ihre Erfahrungen mit Euch zu teilen. Das sind die derzeit beliebtesten Tools:

Personio

JobShop von talentsconnect

rexx systems

Greenhouse

talentstorm

softgarden

Zoho Recruit

Instaffo

onlyfy one Bewerbungsmanager

Recruitee

Die Vorauswahl ist Euch zu klein? Dann schaut doch mal auf OMR Reviews vorbei. Dort findet Ihr noch viele weitere Applicant-Tracking-Softwares. Im direkten Vergleich der besten Bewerbermanagement-Softwares seht Ihr, welche Vor- und Nachteile sie für Euch bereithalten. So findet Ihr schnell und einfach heraus, welche Software-Lösung am besten zu Euch passt.

Welche Vorteile bieten Bewerbermanagement-Softwares? 

Mit dem Einsatz von Bewerbermanagement-Softwares könnt Ihre Eure Prozesse beschleunigen und somit kostbare Ressourcen sparen. Diese könnt Ihr anderweitig einsetzen. Mit dem richtigen Bewerbermanagement-Tool profitiert Ihr von folgenden Vorteilen:

• Euer Arbeitsaufwand beschränkt sich auf das Nötigste: Alles, was automatisiert werden kann, könnt Ihr von Eurer To-do-Liste streichen.

• Schnelle Reaktionszeiten, intuitive Benutzeroberflächen, volle Transparenz: Eure Kandidat:innen werden die neue Candidate-Experience lieben.

• Wenn Ihr weniger Zeit mit Routine-Aufgaben verbringen müsst, freut sich Euer Unternehmen über das eingesparte Budget, das anderweitig investiert werden kann: Euer Recruiting-Prozess wird in jederlei Hinsicht effizienter.

• Mehr Matches in Eurem Recruiting: Prozesse, die sich aufgrund von automatisierten Analysen stetig verbessern, bringen garantiert mehr Wunsch-Kandidat:innen in Euer Team.

• Ihr und Eure Vertreter:innen wissen genau, was zu tun ist und können sich ohne Probleme an den festgelegten Prozess halten.

• Berichts- und Analyse-Funktionen zeigen nicht nur Optimierungs-Potenzial auf, sondern warnen Euch ganz automatisch vor möglichen Schwierigkeiten und Engpässen.
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Fazit zum Bewerbermanagement

Bewerbermanagement-Softwares bieten viele Vorteile für Personaler:innen, Kandidat:innen und Arbeitgeber:innen. Kein Wunder also, dass immer mehr Unternehmen ihr Bewerbermanagement digitalisieren. Auf OMR Reviews könnt Ihr Euch über die Funktionen und Konditionen erkundigen. Außerdem bieten viele Anbieter:innen kostenlose Web-Demos und Testversionen an. Klickt Euch durch – die Zeit ist mit Sicherheit gut investiert.

Was zählt alles zum Bewerbermanagement und wie könnt Ihr Eures verbessern?

Der Mensch ist die teuerste und wertvollste Ressource im Unternehmen. Darum tragen Personaler:innen eine besonders große Verantwortung, die sich direkt auf den Unternehmenserfolg auswirkt. Bewerbermanagement-Softwares helfen ihnen dabei, effizient zu arbeiten und möglichst schnell an ihre Wunsch-Kandidat:innen zu kommen. Wie Ihr mit den passenden Softwares Zeit und Geld spart und welche Vorteile sie noch für Euch bereithalten, erfahrt Ihr in diesem Artikel.