Arbeitswelt 4.0: So arbeitest du getreu dem Motto „Weder Buchen noch Suchen“
Mittlerweile geht der Trend in vielen Unternehmen zur Arbeit 4.0 – das gibt es als Arbeitgeber*in zu beachten
- Was ist die Arbeitswelt 4.0?
- Was sind die Challenges der Arbeitswelt 4.0?
- Wie kann ich die Arbeitswelt 4.0 umsetzen?
- Fazit: Arbeit 4.0 – ein Modell für die Zukunft?
Das Wichtigste in Kürze
- Als Arbeitswelt 4.0 bezeichnet man den derzeitigen Wandel zu KI-basierten und automatisierten Arbeitsprozessen.
- Für Unternehmen mit Bürojobs bedeutet dies, hybride und flexible Arbeitsmodelle zu ermöglichen, um konkurrenzfähig zu bleiben.
- Software für Workplace-Management sorgt nicht nur für die Arbeitsplatzbuchung, sondern für eine effiziente und optimale Raumnutzung der Büros.
Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich im Laufe der Zeit immer wieder verändert – nicht nur der Beruf und die Arbeitsstätten, sondern auch die Bewerkstelligung der Arbeitsschritte. Während früher die meisten im Agrarsektor gearbeitet haben, waren immer mehr Leute zur Zeit der Industrialisierung in Fabriken und dem produzierenden Gewerbe tätig. Mittlerweile gibt es immer häufiger Jobs im Dienstleistungssektor und viele Beschäftigte gehen typischen Bürotätigkeiten nach.
Unternehmen stehen einem weiteren Wandel gegenüber, denn die Erwartungen an Flexibilität und Selbstbestimmung wachsen auf der Arbeitnehmerseite. Technologien wie künstliche Intelligenz und Cloud-Lösungen revolutionieren hingegen derzeit die Prozesse der meisten Teams. Für Arbeitgebende wie dich bedeutet dies: neue Softwares und Workflows, aber auch Arbeitsmodelle neu denken. Nur wer diese Entwicklungen der Arbeitswelt 4.0 versteht und sie für seine Belegschaft nutzt, schafft eine zukunftsfähige Arbeitsumgebung inklusive eines Wettbewerbsvorteils. Dieser Artikel zeigt dir, wie du effizient Konzepte der New Work umsetzen kannst.
Was ist die Arbeitswelt 4.0?
Die Arbeitswelt 4.0 umfasst die neueste Entwicklungsstufe der Arbeitsweisen, die sich insbesondere durch Digitalisierung, Automatisierungen und flexible Arbeitsmodelle auszeichnet. Ähnlich wie ein Update von Software zeigt die 4. Version, dass es sich bereits um den vierten großen Wandel der internationalen und branchenweiten Arbeitswelt handelt. Die anderen Revolutionen waren:
- Mechanisierung durch Wasser- und Dampfkraft
- Massenproduktion durch Elektrizität
- Technologisierung durch Computer und Internet
Alle Phasen waren maßgeblich an ökonomischen Faktoren wie Kostenreduzierung, der Steigerung der Arbeitsleistung bzw. -qualität oder einer erhöhten Effizienz beteiligt. Nun befinden wir uns in der Arbeitswelt 4.0, die speziell durch intelligente Vernetzungen und KI-Technologien geprägt ist. Jetzt sind es Cloud-Softwares, Big Data sowie Tools für Marketing Automation, welche die Produktivität der Firmen erhöhen und so die Transformation vorantreiben.
Auf Arbeitnehmerseite tut sich auch viel. Immer mehr Beschäftigte, deren Job es zulässt, wünschen sich mehr Flexibilität, sei es durch hybrides Arbeiten, Vollzeit im Home-Office oder durch Teilzeitmodelle. Einerseits erfordert dies Eigenverantwortung, andererseits eine Umstellung auf kollaborative Software. Nur so finden Teams (virtuell) zusammen und können ihrer Arbeit agil und gemeinsam nachkommen.
Damit verbunden ist der Wunsch nach einer ausgewogenen Work-Life-Balance, also einem Gleichgewicht von Job und Freizeit. In Zeiten von Fachkräftemangel und Arbeitnehmermarkt sind solche Arbeitsformen im Sinne der New Work entscheidende Kriterien für den Erfolg einer Stellenanzeige und der Besetzung einer Vakanz. Immerhin kannst du mittlerweile offene Stellen nur besetzen, wenn du attraktive Benefits wie Remote Work bietest.
Die Arbeitswelt 4.0 vereint also beides, das Potenzial für mehr Unternehmenserfolg sowie höhere Erwartungen an die Arbeitgebenden.
Was sind die Challenges der Arbeitswelt 4.0?
Die größte Herausforderung an Arbeitgeber*innen ist die Implementierung neuer Software, um die Wünsche und Anforderungen der Arbeitswelt 4.0 bestmöglich erfüllen zu können. Nur, weil ein bedeutender Anteil der Teams flexible Modelle begrüßen würde, heißt es nicht, dass du alle direkt ins Home-Office schicken kannst.
Während einige ausschließlich von zu Hause oder von unterwegs arbeiten möchten, bevorzugen es wiederum andere, jeden Tag ins Büro zu kommen und wieder andere wünschen sich eine Mischlösung, die Flexibilisierung der Arbeitsweise erfordert. Möglichkeiten der Arbeitswelt 4.0 haben alle Vor- und Nachteile.
Früher war die Rechnung einfach: Jede*r benötigt einen Arbeitsplatz im Büro. In der Arbeitswelt 4.0 hingegen geht dies nicht mehr auf und wenn du nicht frühzeitig reagierst, stehen deine Räumlichkeiten leer und die Effizienz der neuen Arbeitsrevolution geht verloren. Auf der einen Seite werden nicht alle Flächen benutzt, auf der anderen Seite müssen diese aber weiterhin durch Personal gewartet und gepflegt werden.
Daher bietet es sich an, eine Software für eine optimale Raumbelegung einzusetzen. Zu den Vorteilen der Modelle Desk Booking, Flex Desk oder Desk Sharing gehören:
- Du kannst weniger physische Arbeitsplätze für gleich viele oder gar mehr Mitarbeitende einrichten.
- Weniger Flächen stehen leer und müssen unnötigerweise bezahlt werden (Miete, Energiekosten etc.). Das trägt ebenfalls zur Nachhaltigkeit des Unternehmens bei.
- Mitarbeitende können immer mal wieder ihren Platz wechseln, müssen jedoch nicht lange suchen, um einen freien zu finden.
- In der Regel können sich die Teammitglieder aussuchen, ob sie neben ihren direkten Kolleg*innen oder an einem Platz mit besonderer Ausstattung sitzen wollen.
- Du hast jederzeit einen Überblick über die Auslastung der Räumlichkeiten und kannst bei Bedarf fundierte Entscheidungen treffen.
Insgesamt wird ein Team dynamischer und flexibler, wenn ganz frei und spontan die Optionen Zuhause oder Office möglich sind. Natürlich lassen solche Sitzplatzreservierung auch Absprachen der Teilzeitkräfte oder generelle firmenweite Faustregeln zur Anwesenheit zu.
Live-Ansicht eines Grundrisses, dargestellt durch Workplace (Quelle aller Bilder: CREM SOLUTIONS)
Wie kann ich die Arbeitswelt 4.0 umsetzen?
In der Arbeitswelt 4.0 kommst du nicht um den Einsatz von smarter Software herum. Der Wandel zu hybriden und flexiblen Arbeitsmodellen ist nur so praktikabel. Eine Lösung bietet dir Workplace – ein Tool, das von CREM SOLUTIONS (Nemetschek Group) vertrieben wird. Nach dem Motto Weder buchen noch suchen hat sich das Tool zur Aufgabe gemacht, eine optimale Flächennutzung zu etablieren.
Es ist immer genug Fläche für alle Mitarbeitenden vorhanden, egal ob ein Schreibtisch gebucht wird oder nicht. Sichergestellt wird das Konzept durch eine smarte Auswertung der Räumlichkeiten mit Sensorik, sodass das Office Management immer genug Raum und geeignete Ressourcen bereitstellen oder sogar mehr Leute auf derselben Fläche unterbringen kann.
Dabei richtet es sich an Unternehmen jeder Größe, solange es Büroräume zu verwalten gibt. Bei wachsendem Geschäft skaliert die Software mit.
Space Monitor Dashboard (Workplace) für eine umfassende Auslastungs- und Belegungsanalyse in der Arbeitswelt 4.0
Die Features von Workplace umfassen noch weitere Anwendungsfelder und Use Cases für dein Business:
- Sensorbasierte Datenerfassung: Verschiedene Sensoren liefern dir optional Daten zur Belegung / Auslastung sowie zur Luftqualität. Dabei lassen sich viele Hardware-Anbieter in Workplace integrieren.
- Optimierung der Büroflächen durch Datenanalyse: Du weißt dank Reservierungs- und Belegungsdaten um die Nutzung von Arbeitsplätzen, Räumen oder ganzen Gebäuden. Diese Ergebnisse werden dir in dynamischen Dashboards zugänglich gemacht und lassen Interpretationen über Auswirkungen der Arbeitsformen zu.
- Ganzheitliche Beratung und Begleitung: Eigene Consultants begleiten dich während der Analyse und Auswertung für eine optimale Flächennutzung. Dabei verspricht der Full-Service-Ansatz, dass das Team administrative Aufgaben wie Flächenpläne oder die Installation der Hardware übernimmt.
- Strenge Einhaltung des Datenschutzes: Damit die Anonymität der Mitarbeitenden gewahrt bleibt, arbeitet das System streng nach der DSGVO. Trotzdem bietet es den Nutzenden die Funktionen „Find a colleague“ oder Gruppenbuchungen an, um die User Experience beim Arbeitsplatzbuchen zu optimieren.
- Möglichkeiten der Nutzung sowie der Integration: Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze lassen sich über verschiedene Touchpoints wie die mobile App (Android und iOS), eine Browseranwendung, Meetingraum-Displays und Kiosk-Systeme buchen. Zudem integriert sich Workplace nahtlos in Systeme wie Office 365 oder via API-Schnittstellen in andere Softwarelösungen.
Mittels geeigneter Sensorik kann Workplace die Luftqualität der Büroräume erfassen und analysieren
Fazit: Arbeit 4.0 – ein Modell für die Zukunft?
Die Businesswelt hat sich schon immer gewandelt – von der Einführung von Maschinen über die Industriellen Revolution hin zum Einsatz des Internets. Nun stehen wir mit der Arbeitswelt 4.0 erneut vor einem Paradigmenwechsel: Technologien wie KI und Automations sowie neue Erwartungen der Mitarbeitenden bezüglich Flexibilisierung und Work-Life-Balance prägen diese Transformation. Für Arbeitgebende eröffnet dies enorme Chancen, um abermals die eigene Produktivität zu steigern, Kosten zu senken und Arbeitskräfte durch attraktive Arbeitsmodelle langfristig zu binden.
Spezielle Systeme wie Workplace erlauben es dir, hybride und flexible Konzepte bei dir im Team zu etablieren. So sicherst du dir einen Wettbewerbsvorteil, indem du eine zukunftssichere Arbeitsumgebung schaffst, die Unternehmen und Belegschaft gleichermaßen gerecht wird. Solange, bis wir in Zukunft eventuell in die Arbeitswelt 5.0 gelangen, deren Auswirkungen noch nicht absehbar sind.
Marvin ist Redakteur bei OMR Reviews. Nach seinem Studium in Englisch und Spanisch an der Uni Augsburg zog der gebürtige Hannoveraner nach Hamburg. Dort ist er im Fitnessstudio, im Kino oder in einem der Sushirestaurants anzutreffen. Neben der Leidenschaft für Sprachen interessiert er sich für digitales Marketing und praktische Onlinetools.
