Flexible Arbeitsplätze: So funktioniert Desksharing
Hier erfährst du, wie Unternehmen und Mitarbeiter*innen von flexiblen Arbeitsplätzen profitieren und welche Tools bei der Umsetzung helfen
Im Zeitalter der New Work geht es darum, die Arbeitsplätze der Zukunft zu schaffen. Hierzu zählen insbesondere flexible Arbeitsplätze, auch als „Desksharing“ bekannt, wobei Mitarbeiter*innen kein bestimmter Arbeitsplatz zugewiesen wird. Stattdessen können Sie ihren Sitzplatz täglich selbst bestimmen, da alle für die Arbeit benötigten Daten und Anwendungen digital bereitgestellt werden. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick darauf, was flexible Arbeitsplätze auszeichnet, welche Vor- und Nachteile sie bieten und wie du sie in deinem Unternehmen einführen kannst.
Flexibler Arbeitsplatz: Definition
Werden Mitarbeiter*innen in einem Unternehmen keine festen Arbeitsplätze zugeordnet, ist die Rede von „flexiblen Arbeitsplätzen“. Feste Sitzplätze gibt es hierbei nicht, da die Schreibtische über die gleiche Ausstattung verfügen. Das Ziel ist es, Mitarbeiter*innen zu ermöglichen, von jedem Schreibtisch aus arbeiten zu können. So müssen diese sich nur noch einloggen und erhalten, beispielsweise über Cloud-Systeme, einen direkten Zugriff auf die für sie relevanten Anwendungen, Projekte und Dokumente.
Flexible Arbeitsplätze sind ein Bestandteil der sogenannten New Work – eine Bezeichnung für das Loslassen von veralteten Arbeitsweisen und Strukturen auf dem Weg hin zu einer neuen Arbeitswelt. Das Konzept der flexiblen Arbeitsplätze ist zudem auch unter den Begriffen „Desksharing“, „Flexible Office“ und „Shared Desk“ geläufig.
Beim Desksharing geht es jedoch nicht nur um die Sitzplätze, sondern auch darum, die Büroflächen flexibel zu halten. Diese werden in verschiedene Bereiche unterteilt, die dann unterschiedlichen Arbeitsanforderungen dienen. Beispiele hierfür sind spezielle Bereiche für kooperatives Arbeiten und Meetings, aber auch ruhigere Bereiche für konzentrierte Vorgänge und Telefonate. Darüber hinaus können auch das Arbeiten aus dem Home-Office sowie Co-Working-Spaces als Formen der flexiblen Arbeitsplätze bezeichnet werden.
Die Vor- und Nachteile von flexiblen Arbeitsplätzen
Wie der Name bereits erkennen lässt, bieten flexible Arbeitsplätze Mitarbeiter*innen mehr Freiheit. Allerdings gibt es auch eine Kehrseite der Medaille. Sehen wir uns die Vor- und Nachteile flexibler Arbeitsplätze im Detail an:
Vorteile
1. Kostenersparnis
Beschäftigt dein Unternehmen viele Mitarbeiter*innen, die in Teilzeit oder aus dem Home-Office arbeiten, bleiben viele Schreibtische ungenutzt. Mithilfe flexibler Bürokonzepte und einer durchplanten Sitzplatzverteilung können Arbeitgeber*innen dem entgegenwirken und Kosten sparen.
2. Förderung von Kreativität und Produktivität
Um kreativ und fokussiert arbeiten zu können, benötigt das Gehirn immer neue Impulse. Daher ist es wichtig, dass deine Mitarbeiter*innen durch neue Sitznachbarn und ein progressives Arbeitsumfeld neue Eindrücke sammeln.
3. Sauberkeit des Arbeitsplatzes
Flexible Büroplätze haben den Vorteil, dass sie sauberer gehalten werden, als das bei festen Arbeitsplätzen der Fall ist. Dort regiert nämlich oftmals die Unordnung in Form von Bergen aus Zetteln, Ordnern, Flaschen und sonstigen Mitbringseln. Bei wechselnden Arbeitsplätzen muss der Schreibtisch jeden Abend aufgeräumt werden, was das Entstehen einer Zettelwirtschaft erst gar nicht zulässt.
4. Positive Wirkung auf das Betriebsklima
Wenn du flexible Arbeitsplätze im Büro einrichtest, sitzen Mitarbeiter*innen zusammen, die vorher unter Umständen nur wenig Kontakt hatten. Das kann das Arbeitsklima als auch den Informationsfluss untereinander verbessern. Die Beschäftigten fühlen sich dadurch mehr als ein Teil des Teams und entwickeln eine andere Einstellung zur Arbeit.
Nachteile
1. Wettkampf um die besten Sitzplätze
Die freie Wahl des Arbeitsplatzes ist nicht für alle Mitarbeiter*innen vorteilhaft. Während es manchen egal ist, wo sie sitzen, arbeiten andere am besten in gewohnter Umgebung. Letztlich kann die freie Wahl zum Wettkampf auf die besten Sitzplätze ausarten.
2. Unpersönlicher Arbeitsplatz
Damit sich Mitarbeiter*innen an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen, richten sie ihre Büros oftmals persönlich ein. Dazu stellen sie etwa Familienfotos oder Figuren auf. Dies entfällt jedoch beim Desksharing, da die Schreibtische jeden Abend samt Notizen und Klebezetteln geräumt werden müssen.
3. Erschwert bestimmte Teamarbeiten
Je nach Sitzordnung kann das Desksharing die Zusammenarbeit in Teams erschweren. Beispiel: ein*eine Mitarbeiter*in erhält in letzter Minute einen Auftrag, der Brainstorming oder Gruppenarbeit erfordert. Wenn die umliegenden Tische bereits belegt sind und seine*ihre eigentlichen Teammitglieder nicht im Umkreis sitzen, können sie sich nur schwer austauschen.
Wie können flexible Arbeitsplätze im Büro umgesetzt werden?
Die Einführung gemeinsam genutzter Schreibtische kann zu einer Produktivitätssteigerung führen und die Arbeitsatmosphäre auflockern. Dazu benötigt es jedoch einiges an Vorbereitung, eine effiziente Implementierung und natürlich auch etwas Eingewöhnungszeit. Mit den nachfolgenden Tipps kannst du ein gutes Konzept für die Umsetzung flexibler Arbeitsplätze entwickeln:
Kommuniziere mit deinen Angestellten
Deine Mitarbeiter*innen sollten die Funktionsweise der flexiblen Arbeitsplätze verstehen. Deshalb sollten sie klare Richtlinien für die Buchung der Schreibtische und die Sauberkeit des Arbeitsplatzes erhalten. Ermutige sie, offen zu kommunizieren und Feedback zu geben. Nur so können sie gemeinsam an der Optimierung des Desksharing-Erlebnisses arbeiten.
Führe ein Buchungssystem ein
Um zu vermeiden, dass mehrere Mitarbeiter*innen denselben Schreibtisch zur gleichen Zeit nutzen wollen, sollte dein Unternehmen eine Buchungs-App einsetzen. Diese ist in der Regel Teil eines IWMS (Integrated-Workplace-Management-System). Das gewählte Tool, wie bspw. desk.ly
sollte den Beschäftigten in jedem Fall ermöglichen, gemeinsam genutzte Schreibtische zu reservieren, deren Verfügbarkeit zu prüfen und sich mit anderen Teammitgliedern abzustimmen.Digitale Infrastruktur
Eine Buchungs-App ist nur ein Teil der digitalen Infrastruktur, die als Voraussetzung für flexible Arbeitsplätze gilt. Allen Arbeitenden sollte es möglich sein, auf sämtliche Daten und Tools zugreifen zu können, die sie für ihre Aufgaben benötigen.
Ermutigen deine Mitarbeiter*innen zur Personalisierung des Arbeitsplatzes
Auch, wenn es sich nur vorübergehend um ihren Arbeitsplatz handelt, solltest du deine Mitarbeiter*innen ermutigen, ihn nach ihren Vorstellungen zu gestalten. Dies kann dazu beitragen, dass sie sich wohler und weniger isoliert fühlen und letztlich ihre Produktivität ankurbeln.
Gleichwertige Arbeitsplätze
Um zu vermeiden, dass es einen Run auf die besten Plätze gibt, solltest du alle Schreibtische gleichwertig ausstatten. Schließlich sollten alle Beschäftigten in der Lage sein, ihre Arbeit von jedem Platz aus erbringen zu können. Niemand sollte benachteiligt werden, da es ansonsten zu einem Konkurrenzkampf kommen kann.
Biete Aufbewahrungsmöglichkeiten an
Stelle deinen Mitarbeiter*innen Aufbewahrungsmöglichkeiten wie Spinde oder Schränke bereit, um den Arbeitsplatz ordentlich zu halten. Dies mindert das Risiko, dass Schreibtische mit persönlichen Gegenständen überlagert werden und es zu Diebstählen oder Verlusten kommt.
Sauberkeit am Arbeitsplatz
Dieser Tipp knüpft an den vorherigen an – so sollten deine Mitarbeiter*innen großen Wert auf die Sauberkeit ihres Arbeitsplatzes legen. Schließlich drückt nichts mehr die Stimmung, als Montagmorgen an einem zugestellten Arbeitsplatz anzukommen, an dem sich noch die Brotreste und die Kaffeetasse von den Kolleg*innen befinden. Stelle daher immer Reinigungsmittel zur Verfügung und sorge dafür, dass die Beschäftigten klare Anweisungen haben, wie sie ihren Arbeitsplatz zurücklassen sollen.
Richte Bereiche für bestimmte Arbeiten ein
In flexiblen Büros ist es wichtig, dass es getrennte Bereiche für spezielle Aufgaben gibt. So sollte es Räume geben, die sich für Diskussionen, Präsentationen und Brainstorming eignen. Ebenso brauch es Bereiche, in denen ruhig und konzentriert gearbeitet werden kann.
Lasse das Home-Office als Option offen
Du solltest deinen Beschäftigten, wenn möglich, erlauben, aus dem Home-Office zu arbeiten. Besonders bei flexiblen Jobs, bei denen eine ständige Anwesenheit nicht nötigt ist, kommt dies deinen Angestellten zugute. Können sich diese beispielsweise nicht an ihrem neuen Platz konzentrieren, haben sie die Möglichkeit, ins Home-Office zu wechseln.
Führe Regeln für die Lautstärke in den Büros ein
Das Büro sollte zwar nicht völlig geräuschlos sein. Allerdings ist es auch kein Ort für laute Musik oder Wecker, die alle paar Minuten losgehen. Bitte deine Beschäftigten, ihre persönlichen Geräte stumm zu schalten oder die Lautstärke zu reduzieren, bevor sie ins Büro kommen. Müssen außerberufliche Anrufe entgegengenommen werden, sollten sie dafür einen anderen Raum nutzen müssen.
Welche Tools eignen sich für flexible Arbeitsplätze?
Auf OMR Reviews findest du detaillierte Bewertungen und Vergleiche zahlreicher Workplace-Management-Tools. Diese helfen dir unter anderem dabei, die Buchung der Schreibtische zu managen und eine reibungslose Zusammenarbeit der Mitarbeiter*innen zu ermöglichen. Hier haben wir für dich schon mal eine Übersicht der besten Softwares zusammengestellt, mit denen die Einrichtung flexibler Arbeitsplätze zum Kinderspiel wird:
deskbird
Flexopus
desk.ly
Robin
SHIAWA
DEIN RAUM
TEOS
DeskNowFlexible Arbeitsplätze – die wachsende Bedeutung neuer Arbeitsweisen
Diverse Studien belegen es – immer mehr Mitarbeiter*innen sind bei der Ausführung ihrer Arbeit nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden. Beispiele hierfür sind das Desksharing in flexiblen Büros, Arbeiten aus dem Home-Office und digitale Nomaden. Einen großen Anteil daran haben natürlich die technischen Neuerungen und die in der Corona-Krise entbrannte Debatte darüber, wie moderne und krisensichere Arbeitsplätze auszusehen haben.
Als flexibler Arbeitsplatz gilt also ein Arbeitsplatz, der nicht an einen festen Standort gebunden ist. Cloud-Systeme und Workplace-Management-Tools, wie Flexopus
tragen dazu bei, Mitarbeiter*innen an jedem Schreibtisch mit den für sie relevanten Programmen und Unterlagen zu versorgen. Daraus ergeben sich viele Vorteile, wie Kosteneinsparungen, ein besseres Betriebsklima und mehr Produktivität. Demgegenüber stehen ein möglicher Wettkampf um die besten Sitzplätze und ein weniger persönlicher Arbeitsplatz.
Tim ist ein freiberuflicher Journalist / Content Writer, der OMR Reviews in den Bereichen Marketing und Softwares unterstützt. Seit seinem Onlinejournalismus-Studium schreibt er unter anderem für Computer Bild, XING und Finanzcheck.de. Wenn er nicht gerade am Texten ist, spielt er auf seiner Stratocaster die Klänge von Hendrix, Frusciante und Gilmour nach.
