Gebäude clever managen – alles, was du über IWMS wissen musst!
Kein effizientes Gebäudemanagement ohne Integrated Workplace Management System – hier erfährst du alles, was du zum Thema IWMS wissen musst!
Ordnung ist das halbe Leben – Dieses Sprichwort trifft nicht nur auf das eigene Heim, sondern auch auf Geschäftsgebäude zu. Die Lösung hierfür lautet: Integrated Workplace Management Systeme oder einfach kurz IWMS. Diese Systeme bieten Unternehmen und Organisationen eine umfassende Plattform, um ihre Immobilien effizient und kosteneffektiv zu verwalten. In diesem Artikel werden wir uns mit den Funktionsbereichen und Vorteilen von IWMS befassen und warum sie für Unternehmen und Organisationen unverzichtbar geworden sind.
Definition: Was ist ein IWMS?
Integrated Workplace Management Systeme (IWMS) sind softwaregestützte Systeme, die eine integrierte Verwaltung von Gebäuden, Anlagen, Räumen und anderen Immobilienressourcen ermöglichen. Sie stellen eine Plattform dar, die unterschiedliche Funktionsbereiche wie Immobilienmanagement, Raummanagement, technisches Gebäudemanagement, Sicherheitsmanagement, Umweltmanagement, Finanzmanagement, Reporting, Anlagenbuchhaltung und Dokumentenmanagement integriert. Diese Systeme ermöglichen es Unternehmen und Organisationen, ihre Immobilien effizient und kosteneffektiv zu verwalten, indem sie relevante Daten und Informationen aus unterschiedlichen Quellen sammeln und bereitstellen.
Warum sind IWMS wichtig für dein Unternehmen?
Integrated Workplace Management Systeme sind dann für dich relevant, wenn es um die Verwaltung von Immobilienressourcen für dein Unternehmen geht. In Zeiten steigender Inflation und Energiepreise ist es wichtiger denn je, die Effizienz und Kosteneffektivität von Gebäuden im Auge zu behalten. Deshalb solltest du darauf achten, eine integrierte und effektive Verwaltung von Gebäuden, Anlagen, Räumen und anderen Immobilienbestandteilen gewährleisten zu können. Eine IWMS unterstützt dich hierbei, indem es eine Plattform bietet, die unterschiedliche Funktionsbereiche des Gebäudemanagements zentralisiert. Durch die Automatisierung von Prozessen und der Vereinfachung manueller Aufgaben unterstützt dich ein Integrated Workplace Management System dabei, die Betriebskosten für dein Business zu optimieren.
Funktionsbereiche eines Integrated Workplace Management Systems
Wie bereits erwähnt, kombiniert ein Integrated Workplace Management System mehrere Funktionsbereiche, um eine zentrale Lösung für die Verwaltung von Immobilienressourcen bereitzustellen. Die wichtigsten Funktionsbereiche eines IWMS sind:
Immobilienverwaltung: Dies umfasst deine Aktivitäten bezüglich des Erwerbs, der finanziellen Verwaltung oder dem Verkauf von Immobilien. Hierin enthalten sind Funktionen, die das Immobilienmanagement unterstützen, wie die strategische Planung, Transaktionsmanagement, RFP-Analysen, Leasinganalysen, Portfoliomanagement, Steuerverwaltung und Leasingbuchhaltung.
Verwaltung von Investitionsprojekten: In diesen Bereich fallen Design und Entwicklung neuer Einrichtungen sowie der Umbau oder die Renovierung bestehender Immobilien. Wichtige Features sind hier das Kapitalprojektmanagement, die Kapitalplanung, Entwürfe, Finanzierungsplanung, Ausschreibungen, Beschaffungs-, Kosten- und Ressourcenmanagement und die Projektdokumentation.
Facility Management: Bezieht sich auf Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Optimierung der Nutzung von Anlagen. Es umfasst Funktionen, die das Facility Management unterstützen, wie strategische Anlagenplanung, CAD- und BIM-Integration, Raummanagement, Standort- und Mitarbeiterservice-Management, Ressourcenplanung und Umzugsmanagement.
Instandhaltungsmanagement: Hierunter fallen Aktivitäten der präventiven Instandhaltung und dem Betrieb deiner Anlagen und Vermögenswerte. Zentrale Features und Funktionen sind hierbei die Arbeitsauftragsverwaltung, die Nachverfolgung von Herstellergarantien, das Bestands- und Lieferantenmanagement sowie die Bewertung des Anlagenzustands.
Energiemanagement und Nachhaltigkeit: Nicht nur aus kostentechnischer Sicht ist es wichtiger denn je, deine Anlagen energetisch möglichst effizient zu betreiben. In diesen Bereich fallen deshalb alle Aktivitäten zur Messung und Reduzierung des Ressourcenverbrauchs deiner Immobilien, einschließlich Energie, Wasser sowie die Abfallproduktion bzw. -verwertung sowie dem CO₂-Ausstoß. Zentrale Funktionen hierbei sind Energie-Benchmarkings, die Kohlenstoffemissionsverfolgung und weitere Analysen zur Energieeffizienz.
So integrierst du ein IWMS in dein Unternehmen
Die Implementierung eines IWMS ist eine umfangreiche und komplexe Aufgabe, die eine Menge Vorbereitungszeit und Planung erfordert. Wenn du ein Integrated Workplace Management System für dein Business einsetzen willst, beachte die folgenden Schritte:
Schritt 1: Bedarfsanalyse erstellen
Bevor du mit der eigentlichen Integration beginnen kannst, solltest du festlegen, welches Ziel du mit der Integration verfolgst. Ein Integrated Workplace Management System bietet viele unterschiedliche Kernfunktionen, die eventuell nicht alle für dein Unternehmen in Frage kommen. Mache dich deshalb mit den Möglichkeiten vertraut und schaue dann, welche Funktionalitäten für dein Business benötigt werden. Schau, welche Ressourcen hierfür benötigt werden und wie du diese am geschicktesten einsetzen kannst, ohne dass dein Daily Business darunter leidet.
Schritt 2: Projekt-Team zusammenstellen
Sobald du eine Bedarfsanalyse erstellt hast, kannst du ein Team zusammentrommeln, dass die Integration des IWMS durchführen soll. In jedem Fall sollten hier Leute aus der IT vertreten sein, die den technischen Support bei der Umsetzung leisten. Es empfiehlt sich zudem, das Projektteam in mehrere, kleinere Gruppen aufzuteilen, die die anfallenden Aufgaben flexibel erledigen können.
Schritt 3: Weitere Überlegungen
Mach dir Gedanken darüber, was die Integration für die anderen Bereiche deines Unternehmens bedeutet. Eventuell benötigst du eine Erweiterung der IT-Infrastruktur, die die Einführung eines IWMS überhaupt erst ermöglicht? Denke auch darüber nach, welche Anforderungen das IWMS bedeuten könnte, wenn du zu einem späteren Zeitpunkt noch gravierende Änderungen oder weitere Rollouts vornehmen willst.
Schritt 4: Datenkonsolidierung
Ein IWMS ist eine zentrale Schaltstelle für dein Gebäudemanagement. Das bedeutet für dich, dass die Integration der Daten aus verschiedenen Quellen mit Sicherheit eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen wird. Deshalb empfiehlt es sich, nicht alle Daten auf einen Schlag zu importieren, sondern das Quellmaterial in mehreren Phasen und Updates in dem Integrated Workplace Management System zu hinterlegen.
Welche Vorteile bieten IWMS für Unternehmen?
IWMS sind für Unternehmen wichtig, da sie eine Vielzahl von Vorteilen bieten, die die Effizienz und die Kosteneffektivität von Immobilienmanagementprozessen verbessern. Einige der wichtigsten Vorteile von IWMS sind:
Integrierte Datenverwaltung: IWMS integrieren Daten aus unterschiedlichen Quellen, wodurch sichergestellt wird, dass relevante Informationen zentral und aktuell zur Verfügung stehen.
Effizienzsteigerung: IWMS automatisieren manuelle Prozesse und erleichtern die Verwaltung von Gebäuden und Anlagen, was zu einer Effizienzsteigerung führt.
Kosteneinsparungen: Durch eine effizientere Verwaltung von Immobilien kannst du Kosten sparen, indem du beispielsweise Doppelfunktionen vermeidest oder Wartungsarbeiten optimierst.
Überwachung von Compliance: IWMS ermöglichen es dir, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig Überwachungs- und Berichtsprozesse zu automatisieren.
Überwachung von Trends und Key Performance Indicators: Durch die Integration von Daten aus unterschiedlichen Funktionsbereichen kannst du Trends und Key Performance Indicators (KPIs) überwachen und so bessere Entscheidungen treffen.
Fazit
Fassen wir zusammen: Ein Integrated Workplace Management System ist eine integrierte Softwarelösung, die dir dabei hilft, den Betrieb und die Verwaltung deiner Immobilien und Einrichtungen effizienter und kosteneffektiver zu gestalten. Es deckt verschiedene Funktionsbereiche ab, wie das Immobilienmanagement, Projektmanagement, Gebäudemanagement, Instandhaltungsmanagement und Nachhaltigkeits- und Energiemanagement. Dadurch unterstützt dich ein IWMS dabei, deine Anlagen und Vermögenswerte optimal zu verwalten und effektiv zu nutzen.
Unternehmen und Organisationen, die über eine Implementierung von IWMS nachdenken, sollten sicherstellen, dass das gewählte System ihren Anforderungen entspricht und ihre Geschäftsprozesse unterstützt. Es ist wichtig, eine gründliche Bedarfsanalyse durchzuführen, um das für das Unternehmen am besten geeignete IWMS zu identifizieren. Eine erfolgreiche Implementierung von IWMS erfordert auch die Einbindung aller relevanten Stakeholder und eine enge Zusammenarbeit mit dem Anbieter.
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Nils ist SEO-Texter bei OMR Reviews und darüber hinaus ein echter Content-Suchti. Egal, ob Grafik, Foto, Video oder Audio – wenn es um digitale Medien geht, ist Nils immer ganz vorne mit dabei. Vor seinem Wechsel zu OMR war er fast 5 Jahre lang als Content-Manager und -Creator in einem Immobilienunternehmen tätig und hat zudem eine klassische Ausbildung als Werbetexter.
