Back to Office – Wieso einige Unternehmen nach Lockdowns wieder auf mehr Präsenz setzen
So gelingt die Wiederkehr zu mehr Anwesenheit im Büro, ohne alle ins Office zitieren zu müssen
- Back to Office: Was spricht dagegen?
- Back to Office: Was spricht dafür?
- Wie lassen sich Back to Office und Remote Work in Einklang bringen?
- Fazit: Büro vs. Home-Office – So geht beides
Das Wichtigste in Kürze
- Back to Office beschreibt den aktuellen Trend, dass immer mehr Firmen gezielt auf die Präsenz im Büro setzen, statt das Modell Home-Office weiter zu unterstützen.
- Als Remote Work bezeichnet man das ortsunabhängige Arbeiten fernab der Arbeitsstätte, entweder von zu Hause oder von unterwegs (z. B. Workation).
- Das Konzept Flex Desk (bzw. Desk Sharing) eignet sich für hybride Ansätze, bei denen Arbeitsplätze buchbar sind und nur ein Teil des Teams im Büro anwesend ist.
Vor der weltweiten Coronapandemie stellte sich in vielen Firmen gar nicht die Frage, von wo die Arbeitnehmenden arbeiten sollen. Die Antwort: von den mehr oder weniger gut ausgestatteten Schreibtischen in gemieteten Büroflächen. Mit den Lockdowns und dem Aufstieg digitaler Konferenz- und Kollaborations-Lösungen kam das Konzept Home-Office immer mehr in Mode.
Seit einigen Monaten zeichnet sich nun der gegenteilige Trend ab: „Back to Office“, also die Rückkehr zur Präsenzkultur ist nun wieder angesagt. In Unternehmen wie Tesla, SAP, Disney, Amazon oder Zoom sind die Beschäftigten dazu aufgerufen, öfter oder immer ins Büro zu kommen. Im Robin Return to Office Report 2024 gaben 45 % der Befragten an, dass sie an mindestens vier Tagen ins Büro kommen müssen. Und das, obwohl die allermeisten behaupten, sie seien zu Hause produktiver.
Dabei gibt es vermeintlich triftige Gründe, die Belegschaft wieder ins Büro zu zitieren. Andere Punkte sprechen hingegen stark für den Verbleib im Home-Office. Dieser Artikel beleuchtet beide Seiten und erklärt, wieso die Back-to-Office-Strategie als hybride Lösung sinnvoll ist. Mit einem passenden Workplacemanagement-Tool gelingt dieses flexible Konzept und du profitierst in deinem Unternehmen von allen Vorteilen.
Back to Office: Was spricht dagegen?
Stell dir vor: Es ist Montagmorgen. Eine deiner Marketingmanagerinnen beginnt ihren Tag gemütlich am Küchentisch – mit einer Tasse Kaffee und aufgeklapptem Laptop. Sie konnte nach dem Aufstehen direkt ihre E-Mails und Nachrichten checken und genießt nun die Ruhe des Home-Office für die Planung der nächsten Kampagne.
Nach der Mittagspause, in der sie ihren Wocheneinkauf erledigt, wird sie konzentriert die Präsentation für das Team-Meeting am nächsten Tag fertigstellen. Auch das unerwartete Klingeln der Post bringt sie nicht aus der Ruhe, denn sie wollte sich ohnehin ihr Lieblingsgetränk aus dem Kühlschrank holen. Nach Feierabend entfällt der Weg nach Hause und die Marketingverantwortliche kann direkt ins Fitnessstudio.
Wenn die Arbeitnehmerin aus diesem Beispiel in einem Unternehmen arbeiten würde, für das Home-Office nicht infrage kommt, wäre das alles nicht denkbar. Zu den typischen acht Stunden reiner Arbeitszeit kommen An- und Abreise zum Büro.
Pendeln, Fahrtkosten und notwendige persönliche Termine (Arztpraxis, Amt, Handwerker etc.) erschweren ein ständiges Erscheinen im Büro noch weiter. Ebenfalls leidet oft die Versorgung von Haustieren, Kindern oder pflegebedürftigen Menschen, wenn ein Unternehmen plötzlich Back to Office vorsieht.
Auf den ersten Blick sind das nur Nachteile aus Arbeitnehmersicht. Wenn die Work-Life-Balance jedoch nicht stimmt, kann das krankheitsbedingte Ausfälle, eine schlechte Produktivität aufgrund fehlender Motivation oder eine höhere Fluktuation zur Folge haben. Immer mehr Bewerbende suchen zudem gezielt nach Jobs aus dem Home-Office oder mit einer Hybridlösung.
Gründe gegen eine ständige Präsenzkultur sind demnach:
- Fehlende Flexibilität sowie nicht erfüllte Bedürfnisse der Arbeitnehmer*innen
- Schwierigkeiten, eine ausgewogene Work-Life-Balance zu gewährleisten
- Schwindende Attraktivität als moderner Arbeitgeber
Back to Office: Was spricht dafür?
Anderes Beispiel: Inzwischen ist Dienstag und du kommst als Geschäftsführer*in ins Büro. Alle Plätze sind besetzt und du bemerkst, dass die typischen Gespräche an der Kaffeemaschine ihren Beitrag zur Vernetzung und zum Arbeitsklima in deinem Team beitragen.
In den Meetings können alle Beteiligten direkt ihre Ideen austauschen – ohne die technischen Schwierigkeiten oder Verzögerungen eines Onlinemeetings. Das speziell angeschaffte Equipment sowie die Ruhe-Arbeitsräume sind dauerbesetzt und die Auswahl an Riegeln, Obst und Erfrischungsgetränken kommt gut an.
Aus Arbeitgebersicht spricht viel für das Modell Back to Office. Schließlich sollen sich Miete, Heizkosten und Internetgebühren aufgrund niedriger Leerstände lohnen. Zudem hast du die technischen Geräte sowie das Mobiliar nicht umsonst angeschafft, dass die Reinigungsfirma diese nach Nichtbenutzung abstauben soll.
Auch bei Arbeitnehmenden gibt es in allen Branchen und Altersstufen Fans einer produktiven und positiven Office-Kultur. Sei es durch fehlendes Equipment zu Hause, Störfaktoren wie eine Baustelle direkt gegenüber oder die einfache Präferenz, mit den Kolleg*innen persönlich in Kontakt zu kommen – es bleibt eine Typfrage innerhalb der Belegschaft.
Diese Punkte sprechen also für das Konzept Back to Office:
- Schnellere und kürzere Entscheidungswege, bessere Kommunikation
- Ortsgebundene Benefits können auch angenommen werden
- Verbesserung der Arbeitsatmosphäre sowie der Gruppendynamik
Wie lassen sich Back to Office und Remote Work in Einklang bringen?
Die Arbeitswelt hat sich verändert (Stichwort New Work). Natürlich ist für einige Aufgaben im Büro noch immer physische Anwesenheit von Vorteil – sei es für Kundentermine oder Workshops. Und dann wiederum gibt es erfolgreiche Betriebe, die gar keine Office-Räume besitzen und in denen alle remote arbeiten. In anderen Fällen empfiehlt sich hingegen eine Hybridlösung.
Feste Teamtage, eine Mindestzahl an Präsenztagen oder andere Home-Office-first-Ansätze sind mittlerweile in vielen Firmen gelebter Standard. Damit es keine bösen Überraschungen gibt und für alle klar ist, wer wann im Büro ist und welchen Arbeitsplatz benötigt, gibt es Workplacemanagement-Tools.
Diese funktionieren häufig als Schreibtisch-Buchungssysteme, können allerdings auch für Meetingräume oder etwa Parkplätze verwendet werden. Wenn du berücksichtigst, dass du eventuell Mitarbeitende beschäftigst, die nicht Vollzeit arbeiten (Werkstudierende, Teilzeit-Kräfte etc.) bieten solche Softwares gar Möglichkeiten fürs Desk Sharing.
Ob zu Hause oder schon im Büro – Arbeitsplätze lassen sich über spezielle Systeme direkt buchen.
Eine Lösung, um das Konzept Return to Office teilweise oder ganz bei dir einzuführen, kommt vom Desk-Sharing-Software-Anbieter Flexopus. Zu den zentralen Funktionen gehören Echtzeit-Buchungen (vor Ort oder aus dem Home-Office), die Anzeige freier Kapazitäten sowie die Möglichkeit, Kolleg*innen leicht wiederzufinden. Büroflächen lassen sich effizient nutzen, du vermeidest Leerstände und erfüllst gleichzeitig den Wunsch nach Flexibilität und Zusammenarbeit. Dabei lassen sich bereits Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze reservieren, Catering und Facility Services sind für die Zukunft geplant.
Flexopus ist ISO27001-zertifiziert und die Server stehen in Deutschland. Das heißt, dass Daten im Sinne der DSGVO verarbeitet werden. Zu den Usern des Software-Anbieters zählen Unternehmen in jeglichen Branchen, von Start-ups über KMU und Verwaltung bis zu internationalen Enterprises. Nutzerfeedback spielt eine große Rolle in der Arbeit des modernen und progressiven Anbieters.
Flexopus schafft also eine ausgewogene Balance zwischen Remote Work und Back to Office.
Die Workplace-Software von Flexopus lässt sich auf mobilen Geräten sowie auf PCs nutzen.
Fazit: Büro vs. Home-Office – So geht beides
Die Zukunft der Arbeitswelt liegt in der gelungenen Kombination von Büropräsenz und mobilem Arbeiten. Während das Büro unverzichtbar für persönliche Zusammenarbeit, kreativen Austausch und den Aufbau von Unternehmenskultur bleibt, bietet das Home-Office die Flexibilität und Ruhe, die viele Mitarbeitende für konzentriertes Arbeiten schätzen. Entscheidend ist, dass du als Unternehmen Rahmenbedingungen schaffst, die beiden Ansprüchen gerecht werden – etwa durch hybride Modelle wie Flex Desk und durch die Unterstützung von digitalen Tools.
Flexopus ist ein solches Tool, mit dem du Büroflächen effizient nutzen und deinen Mitarbeitenden gleichzeitig ein maximales Mitspracherecht bieten kannst. Mit der richtigen Strategie und den passenden Technologien lässt sich eine Arbeitsumgebung schaffen, in der virtueller wie Face-to-Face-Austausch und beste Arbeitsergebnisse möglich sind. Und das ohne ein Ins-Büro-Zitieren oder die Gefahr, dass deine Teammitglieder deswegen zur Konkurrenz gehen.
Marvin ist Redakteur bei OMR Reviews. Nach seinem Studium in Englisch und Spanisch an der Uni Augsburg zog der gebürtige Hannoveraner nach Hamburg. Dort ist er im Fitnessstudio, im Kino oder in einem der Sushirestaurants anzutreffen. Neben der Leidenschaft für Sprachen interessiert er sich für digitales Marketing und praktische Onlinetools.
