Arbeitsplatzsbuchungssysteme: Das sind die 7 besten Tools
Entdecke die beliebtesten Desk-Booking-Tools mit Features, Preisen und Erfahrungen
- Die 7 besten Arbeitsplatzbuchungssysteme
- Wichtige Funktionen von Desk-Booking-Tools
- Fazit: Arbeitsplätze & Co. flexibel buchen
Hybrides Arbeiten ist gekommen, um zu bleiben. Doch ohne die richtige Organisation führen flexible Modelle schnell zu Frust: Wer ist wann im Büro? Wo finde ich einen freien Schreibtisch? Und ist überhaupt noch ein Meetingraum frei? Arbeitsplatzbuchungssysteme lösen genau diese Probleme. Hier stellen wir dir die 7 besten Desk-Booking-Tools vor, um Arbeitsplätze, Räume und Ressourcen smart zu verwalten.
- Desk-Sharing-Tools verhindern Frust durch smarte Raum- und Arbeitsplatzverwaltung.
- Wir stellen sieben OMR Reviews Favoriten wie deskbird, desk.ly und PULT vor.
- Wichtige Kriterien sind Integrationen, Preismodelle und Benutzerfreundlichkeit.
- Kostenlose Testphasen helfen, die passende Software für euch zu finden.
Die 7 besten Arbeitsplatzbuchungssysteme
Auf OMR Reviews findest du die beliebtesten Tools und verifizierte Nutzerbewertungen. Die beliebtesten sieben Lösungen der Kategorie Desk-Booking-Softwares findest du hier im direkten Vergleich.
Tool-Name | Preis (Einstieg) | Testversion | Geeignet für |
|---|---|---|---|
Kostenlos / ab 2,50 €/User | Ja (Free Plan + Demo) | Teams, die Wert auf höchste Benutzerfreundlichkeit und MS Teams Integration legen. | |
Kostenlos / ab 1,65 €/User | Ja (Free Plan + Demo) | Unternehmen, die eine schnelle, kosteneffiziente und intuitive Lösung suchen. | |
1,90 €/User | Ja (14 Tage) | Unternehmen, die eine All-in-One Lösung inkl. Besuchermanagement und Automatisierung wollen. | |
Kostenlos / ab 1,50 €/User | Ja (14 Tage) | Microsoft 365-zentrierte Firmen, die KI-gestützte Planung und Modularität suchen. | |
Ab $159/Monat | Ja (Demo) | Hybride Büros und Coworking Spaces mit Fokus auf visuelle Grundrisse. | |
Kostenlos / ab 5 €/Asset | Ja (14 Tage) | Verwaltung diverser Ressourcen (auch extern) und komplexe Buchungsszenarien. | |
1,59 €/Asset | Ja (30 Tage) | Datenschutz-fokussierte Unternehmen, die Abrechnung nach Ressourcen bevorzugen. |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. deskbird
deskbird ist ein Arbeitsplatzbuchungssystem für kleine, mittlere und große Unternehmen mit einem hybriden Arbeitsmodell. Es gehört zu den führenden Workplace-Management-Plattformen aus Europa, mit einem starken Fokus auf User Experience (UX) und nahtlosen Integrationen in MS Teams, Outlook und Slack hilft das Tool Unternehmen dabei, Büroflächen zu optimieren und die Zusammenarbeit zu fördern.
Das datenschutzkonforme Tool gibt einen Überblick über die Mitarbeiter*innen, die sich im Büro befinden, und ermöglicht die Planung ihrer Arbeitstage im Büro oder Homeoffice sowie die Buchung von Schreibtischen. Dazu kommen Funktionen wie der Workplace Manager für Büroanalysen, die Kapazitätsverwaltung und die Buchung von Arbeitsplätzen oder Besprechungsräumen. Es ist mit Slack und Microsoft Teams kompatibel.
Features:
- Intuitive App: Buchung von Schreibtischen, Räumen und Parkplätzen in wenigen Sekunden
- Wochenplanung: Übersicht, wann Kolleg*innen im Büro sind
- Analytics: Detaillierte Einblicke in die Büronutzung zur Kostenoptimierung
- Besuchermanagement: Einfache Verwaltung von externen Gäst*innen
- Integrationen: Nahtlose Anbindung an über 200 Tools (MS Teams, HRIS, Slack)
Geeignet für: Unternehmen jeder Größe, die eine „Mobile-First“-Lösung suchen, die ohne Schulungsaufwand von Mitarbeitenden angenommen wird.
deskbird Preise: deskbird bietet eine dauerhaft kostenlose Version für kleine Teams an. Die kostenpflichtigen Pläne starten beim Business-Tarif für 2,50 € pro User/Monat. Der Professional-Tarif liegt bei 3,50 € pro User/Monat. Für Großunternehmen gibt es individuelle Enterprise-Angebote.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Extrem benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche | Mobile App kann gelegentlich langsam sein |
Hervorragende Übersicht über Anwesenheiten von Kolleg*innen | Kalenderintegration hat bei manchen Usern noch Luft nach oben |
Schneller und hilfsbereiter Support | Mehr Anpassungsoptionen im Admin-Bereich |
Ich finde deskbird besonders hilfreich, weil es die Organisation von hybriden Arbeitsplänen deutlich vereinfacht. Die Übersicht, wer wann im Büro oder remote arbeitet, spart viel Zeit und erleichtert die Abstimmung im Team. Außerdem ist die Benutzeroberfläche sehr intuitiv gestaltet, sodass auch neue Mitarbeitende schnell zurechtkommen. - Alexander, Deloitte
2. desk.ly
desk.ly ist eine flexible und einfach zu implementierende Workplace Management Plattform „Made in Germany“. Sie ermöglicht die schnelle Buchung von Arbeitsplätzen, Parkplätzen und Räumen und punktet mit DSGVO-Konformität sowie einer schnellen Einrichtung, die oft innerhalb weniger Minuten abgeschlossen ist. Eine Analytics-Option soll die effiziente Nutzung der gegebenen Räumlichkeiten sicherstellen.
Features:
- Einfache Buchung: Intuitive Oberfläche für Schreibtische, Meetingräume und Parkplätze
- Visuelle Pläne: Eigene Raumpläne hochladen und Sitzplätze per Drag-and-Drop verwalten
- Auslastungsanalyse: Reporting-Funktionen zur Optimierung der Flächennutzung
- Integration: Anbindung an Microsoft 365, Google Workspace und HR-Tools (Personio etc.)
- Sicherheit: ISO/IEC 27001 zertifiziert und Serverstandort in Deutschland
Geeignet für: Startups und Mittelständler, die eine sofort einsatzbereite, datenschutzkonforme Lösung mit einem fairen Preismodell suchen.
desk.ly Preise: desk.ly bietet einen Freemium-Plan für bis zu 15 User an. Der Corporate-Tarif startet ab günstigen 1,65 € pro User/Monat. Für umfangreichere Anforderungen gibt es den Enterprise-Tarif ab 2,20 € pro User/Monat, der erweiterte Features wie HRIS-Integrationen beinhaltet.
Du kannst das Tool kostenlos testen oder dir in einer Live-Demo einen ersten Eindruck verschaffen.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Sehr schnelle Einrichtung und intuitive Bedienung | Performance der mobilen App teils verbesserungswürdig |
Transparente Preisgestaltung und kostenlose Version | Ladeverzögerungen bei hoher Auslastung beobachtet |
Guter Überblick über Bürolayouts und Team-Anwesenheit | Berichtsfunktionen könnten für manche Admins noch detaillierter sein |
Wir nutzen deskly nun schon etwa ein halbes Jahr und alles, was anfangs noch nicht perfekt/praktikabel war, wurde konsequent nachgebessert. [...] Für über 100 Mitarbeitende stehen nun rund 30 Arbeitsplätze zur Verfügung. Jede und jeder kann die Anwesenheit im Büro flexibel planen. - Melissa, TASSO
3. PULT
PULT positioniert sich als All-in-One-Software für den modernen Arbeitsplatz, die Büromanagement quasi auf „Autopilot“ schaltet. Neben der klassischen Desk- und Raumbuchung liegt ein starker Fokus auf Automatisierung (z.B. via Wifi-Check-in) und einem integrierten Besuchermanagement.
Features:
- PULT Wifi & Presence: Automatischer Check-in und Echtzeiterkennung, wer im Office ist
- All-in-One: Deckt Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze und Besucher*innen ab
- Smart Integrations: Tiefe Integration in Slack und MS Teams für nahtlose Workflows
- Besuchermanagement: Digitaler Empfang, NDA-Unterzeichnung und Badge-Druck
- Wochenplaner: Transparente Planung von Home-Office und Bürotagen im Team
Geeignet für: Unternehmen, die manuelle Prozesse eliminieren wollen und eine ganzheitliche Lösung für Mitarbeitende und Besucher suchen.
PULT Preise: Der Starter-Plan beginnt bei 1,90 € pro User/Monat und beinhaltet bereits Basic-Arbeitsplatzbuchung und SSO. Für erweiterte Funktionen wie Raumbuchung, Analysen und HRIS-Integrationen gibt es die Growth und Business Tarife (Preise auf Anfrage). Du kannst Pult 14 Tage kostenlos testen.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Hervorragende Integration in Slack und MS Teams | Buchung von Konferenzräumen wirkt für manche noch etwas komplex |
Sehr reaktionsschneller Kundensupport | Anpassungsmöglichkeiten an Corporate Identity gewünscht |
Übersichtliche Visualisierung der Bürolayouts | Begrenzte Filtermöglichkeiten bei der Teams-Suche |
Unserer Meinung nach ist PULT das beste Tool auf dem Markt. [...] Durch den Einsatz von PULT konnten wir unsere Bürofläche um 28% reduzieren und somit 51.000€ pro Jahr sparen. - Gunnar, FromAtoB
4. Yoffix
Yoffix ist eine smarte Workplace-Management-Plattform, die speziell für mittelständische Unternehmen auf Microsoft 365 optimiert ist. Das Tool setzt auf eine tiefe Einbettung in MS Teams, um „Tool-Fatigue“ zu vermeiden, und nutzt KI-gestützte Empfehlungen für ideale Bürotage.
Features:
- MS Teams Native: Vollständige Nutzung der App direkt innerhalb von Teams
- Smart Scheduling: KI empfiehlt die besten Tage für die Zusammenarbeit im Büro
- 3D-Grundrisse: Visuelle Buchung auf interaktiven Karten
- Modularität: Flexible Module für Desk Sharing, Räume, Parkplätze und Besucher*innen
- Ressourcenmanagement: Buchung von Equipment wie Laptops oder Firmenwagen
Geeignet für: Organisationen, die intensiv mit Microsoft Teams arbeiten und ihre Tool-Landschaft schlank halten wollen.
Yoffix Preise: Yoffix bietet eine modulare Preisgestaltung. Desk Sharing startet ab 1,50 € pro User/Monat. Weitere Module wie Team Zusammenarbeit (ab 1,00 €/User) oder Raumbuchung (10,00 €/Raum) lassen sich flexibel dazu buchen. Es gibt eine 14-tägige kostenlose Testphase.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Nahtlose Integration in die Microsoft 365 Welt | Mobile App hat weniger Funktionen als die Web-Version |
Einfache 1-Klick-Buchung über Grundrisse | Filteroptionen bei der Buchung könnten detaillierter sein |
Guter Überblick über Team-Anwesenheiten | Interface Anpassungsmöglichkeiten noch ausbaufähig |
Besonders überzeugt mich die nahtlose Integration in Microsoft Outlook und Teams [...] Dadurch können Mitarbeiter jederzeit und von überall schnell nachvollziehen, wann Kolleginnen und Kollegen planen, ins Büro zu kommen. - Erik, abtis GmbH
5. Archie
Archie ist eine ästhetisch ansprechende Lösung für hybride Büros und Coworking Spaces. Die Software legt großen Wert auf visuelle Grundrisse und bietet neben dem internen Arbeitsplatzmanagement auch Funktionen für die Verwaltung und Abrechnung in Coworking-Umgebungen.
Features:
- Visuelle Grundrisse: Interaktive Karten für Schreibtische, Räume und Büros
- Coworking-Funktionen: Automatisierte Abrechnung, Verträge und E-Commerce-Flows
- Besucher-App: Tablet-App für Check-in und Benachrichtigungen
- Zonierung: Einrichtung von Bereichen für bestimmte Teams oder Abteilungen
- Integrationen: Kompatibel mit Teams, Slack, Google Kalender und Türöffnungssystemen
Geeignet für: Coworking Spaces und Unternehmen, die eine optisch ansprechende Lösung mit starken Visualisierungsfunktionen suchen.
Archie Preise: Archie kommuniziert Preise primär als Pauschalen. Der Plan für Hybrid Offices sowie für Coworking Spaces startet ab 159,00 $ pro Monat. Die genauen Kosten hängen oft von der Anzahl der Standorte und Nutzer*innen ab.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Sehr ansprechendes Design und visuelle Grundrisse | Ersteinrichtung kann aufgrund vieler Konfigurationen Zeit brauchen |
Reibungsloser Besucher-Check-in via iPad | "Favoriten"-Funktion für Plätze könnte einfacher sein |
Ständige Weiterentwicklung und neue Features | Nutzerbilder auf dem Grundriss teilweise zu klein dargestellt |
Was ich an Archie besonders schätze, ist die Möglichkeit, Besucher im Voraus zu registrieren. Wenn sie ankommen, müssen sie nur einen QR-Code scannen, um einzuchecken, und erhalten automatisch alle wichtigen Infos zu ihrem Besuch. Für nicht registrierte Gäste gibt es ein einfaches Anmeldeformular, das ebenfalls reibungslos funktioniert. - Anna, Laurence & Schneider
6. anny
anny ist eine flexible All-in-One Buchungsplattform, mit der Unternehmen ihre Ressource verwalten können. Sie eignet sich nicht nur für Desk Sharing, sondern auch hervorragend, um Ressourcen (Räume, Equipment) an Externe zu vermieten oder komplexe Buchungsszenarien abzubilden.
Features:
- Flexibles Ressourcenmanagement: Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen, Parkplätzen und Equipment
- Communities: Gruppensteuerung für interne und externe Nutzerrechte
- Zahlungsabwicklung: Integrierte Payment-Lösungen für die Vermietung von Ressourcen
- 3D-Karte: Immersive Darstellung des Büros
- Smart Locks: Integration mit Schließsystemen (z.B. Nuki) für automatisierten Zugang
Geeignet für: Unternehmen, die neben Desk Sharing auch Ressourcen verwalten oder vermieten müssen (z.B. Coworking, Shared Equipment).
anny Preise: Der Starter-Tarif ist mit bis zu fünf Ressourcen kostenlos. Der Essential-Tarif kostet 5,00 € pro Asset/Monat, der Professional-Tarif (inkl. Karten & Smartlock) 10,00 €/Monat (Basisgebühr variiert je nach Modell).
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Enorme Flexibilität für verschiedenste Use-Cases (auch Events) | Komplexität der Einstellungen kann anfangs überwältigen |
Integration von Zahlungsanbietern und Smart Locks | Mobile App und Push-Benachrichtigungen teils noch optimierbar |
Sehr persönlicher und schneller Support | Nutzerbilder auf dem Grundriss teilweise zu klein Menüführung im Frontend könnte stellenweise übersichtlicher sein |
Unser gesamter Betrieb der Hockey Factory läuft über Anny. [...] Von Online-Buchung, über Zahlung und Kalender-Integration bis hin zur Integration mit dem Türcode. Ohne Anny wäre der operative Aufwand für unseren Betrieb weitaus größer. - Tim, 201 Hockey Factory GmbH & Co. KG
7. Flexopus
Flexopus wurde für die flexible Verwaltung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Parkplätzen entwickelt. Die Software soll Nutzer*innen die Kontrolle darüber geben, wann und wo sie arbeiten, Meetings abhalten oder ihr Auto parken können.
Das datenschutzkonforme Arbeitsplatzbuchungssystem gestaltet die Verwaltung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Parkplätzen effizienter. Es beinhaltet u. a. Microsoft Teams- und Outlook-Integrationen und ermöglicht detaillierte Analysen. Besonders ist das Preismodell, das nach Ressourcen (Assets) statt nach Nutzer*innen abrechnet.
Features:
- Asset-basierte Verwaltung: Schreibtische, Parkplätze, Räume und IT-Hardware
- Datenschutz: 100 % DSGVO-konform, Server in Deutschland
- Live-Plan: Kolleg*innen finden und freie Plätze auf Grundrissen sehen
- Catering & Services: Buchbar zu Meetingräumen
Geeignet für: Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden, aber weniger Arbeitsplätzen (hohe Sharing-Quote), da nach Objekten und nicht nach Köpfen abgerechnet wird.
Flexopus Preise: Flexopus rechnet pro Asset ab. Der Starter-Plan liegt bei 1,59 € pro Asset/Monat (unbegrenzte Benutzer*innen). Der Business Plan (inkl. SSO, QR-Codes, Statistiken) kostet 2,99 € pro Asset/Monat.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Faires Preismodell | Anpassung an eigenes Branding etwas limitiert |
Datenschutzkonformität | Manche Einstellungen (z.B. Buchungszeitraum) nur global, nicht pro Platz setzbar |
Einfache Bedienung ohne Schulungsbedarf | Separate Buchung von Parkplatz/Arbeitsplatz wurde als teils umständlich empfunden |
Man lizensiert Ressourcen und nicht Benutzer. Allein dies unterscheidet Flexopus von vielen anderen Marktbegleitern und machte es für uns sehr viel attraktiver. [...] Flexopus war für uns das wirtschaftlichste, technisch weiteste System. - Jan, dhpg GmbH
Empfehlenswerte Desk-Booking-Softwares
Auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews findest du weitere empfehlenswerte Desk-Booking-Softwares. Wir stellen über 150 Lösungen vor, die optimal für kleine und mittlere Unternehmen, Start-ups sowie Großkonzerne zugeschnitten sind. Diese Softwares bieten umfassende Unterstützung in allen Aspekten der Desk Booking Softwares. Nutze diese Chance, die verschiedenen Desk-Booking-Tools zu vergleichen und dabei auf echte und verifizierte Nutzerbewertungen zurückzugreifen:
Dein Tool ist noch nicht bei OMR Reviews gelistet? Das kannst du deine Anfrage hier einreichen.
Wichtige Funktionen von Desk-Booking-Tools
Jedes Tool hat seine eigenen Schwerpunkte. Es gibt nicht das eine System. Welches für dich das Beste ist, hängt von vielen Faktoren ab. Grundsätzlich haben sich die folgenden Funktionen bewährt.
Funktionen für dein Desk Sharing Tool
All-in-One Buchung
Zentrales Tool zur Buchung aller relevanten Ressourcen: Büroräume, Arbeitsplätze, Parkplätze sowie Ausstattung und Dienstleistungen.
Kollegensuche
Gezieltes Finden von Kolleginnen und Kollegen anhand ihrer aktuellen Reservierungen und Sitzplätze.
Buchungsverwaltung
Einfaches Verwalten und Stornieren von Buchungen bei Planänderungen, um Doppelbuchungen sicher zu vermeiden.
Interaktiver Grundriss
Digitale Karten mit Infos zu Belegung, Komfort und Luftqualität sowie Filter für Standort, Raumtyp und Ausstattung.
Check-in & Teams
Benutzerfreundliche Check-in-Funktionen und die Möglichkeit, Platzreservierungen direkt für ganze Teams vorzunehmen.
Sicherheit & SSO
Klare Vergabe von Rollen und Rechten sowie schnelle, sichere Registrierung und Anmeldung dank Single-Sign-on.
Integrationen
Nahtlose Schnittstellen zu allen relevanten Programmen und Kalendern im bestehenden Tech-Stack.
Intelligente Regeln
Konfigurierbare Automationen, wie das Löschen ungenutzter Reservierungen oder Erinnerungen an anstehende Buchungen.
Kalender- & Standortübersicht
Übersichtlicher Kalender mit Verfügbarkeitsstatus sowie Standortübersichten mit Anwesenheitsdaten des Teams.
Sensordaten-Integration
Nutzung von Echtzeitdaten zur Raumbelegung und Umgebungsbedingungen für eine smarte Arbeitsplatzsteuerung.
Statistiken & Analysen
Visualisierung der Auslastung (wöchentlich bis langfristig) zur besseren Kontrolle und Kapazitätsplanung.
Fazit: Arbeitsplätze & Co. flexibel buchen
Mit Desk Sharing wird der eigene Schreibtisch also von einem flexiblen Arbeitsplatz abgelöst. Die Tools unserer Bestenliste ermitteln für dich, welcher Arbeitsplatz frei ist und, wie dieser ausgestattet ist.
- Wenn du eine besonders intuitive User Experience und eine starke mobile App suchst, ist deskbird oft die erste Wahl.
- Für Startups und KMUs, die eine schnelle, kosteneffiziente Lösung "Made in Germany" suchen, bietet sich desk.ly an.
- Wer Automatisierung und ein umfassendes Besuchermanagement benötigt, sollte sich PULT ansehen.
- Unternehmen, die tief im Microsoft-Ökosystem verankert sind, profitieren besonders von Yoffix (Teams-Integration) oder Flexopus (Exchange-Sync & Asset-Preismodell).
- Für komplexere Szenarien, die auch externe Buchungen oder Zahlungen erfordern, ist anny unschlagbar.
Alle vorgestellten Tools bieten Testphasen oder kostenlose Versionen an – es lohnt sich also, die Favoriten im eigenen Team auszuprobieren.
Disclaimer: Alle Preise und Features basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen (Stand: Dezember 2025). Änderungen durch die Anbieter sind möglich.
