Wer wirklich sucht, der findet auch: Die interne Personalbeschaffung

1. Was ist interne Personalbeschaffung?
2. Interne vs. externe Personalbeschaffung
3. Diese Tools unterstützen Euch bei der internen Personalbeschaffung
4. Fazit zur internen Personalbeschaffung

„Wenn du nicht findest, was du suchst, bau es Dir einfach selbst (… oder ändere Deinen Anspruch und nimm etwas Ähnliches).“ Das ist eine der Lebensweisheiten unserer Gastautorin Nicole Radtke. Die Recruiting-Expertin erklärt Euch im Gastbeitrag, wie Ihr Eure interne Personalbeschaffung aufstellen könnt.

Was bei Möbeln und Kleidungsstücken sehr gut funktioniert, scheint in Bezug auf das passende Personal so viel schwieriger zu sein. Obwohl das Klagen über Fachkräftemangel und Bewerber-Notstand immer lauter wird, fokussieren sich viele Unternehmen nicht auf die „Marke Eigenbau“. Sie suchen lieber außerhalb der eigenen Reihen weiter nach der „eierlegenden Wollmilchsau“. Aber warum? Hier bekommt Ihr einen Einblick in das Thema der internen Personalbeschaffung und könnt am Ende besser für Euch einschätzen, ob sie das Mittel eurer Wahl gegen den Fachkräfte – und Bewerbermangel sein sollte.

Was ist interne Personalbeschaffung?

Interne Personalbeschaffung ist ein Recruiting, dass sich auf bestehende Mitarbeiter:innen des Unternehmens bei der Besetzung von Vakanzen fokussiert. Im Gegensatz dazu konzentriert sich die externe Personalbeschaffung darauf, fehlende Ressourcen außerhalb des Unternehmens zu suchen.

Interne vs. externe Personalbeschaffung

Für diesen Vergleich schauen wir uns die 3 relevantesten Eckpunkte im Recruiting an: Zeit, Qualität und Geld.

Der Faktor Zeit

Die interne Personalbeschaffung benötigt deutlich weniger Zeit, als die externe. Denn Ihr spart Euch viele Faktoren, ohne die die externe Personalbeschaffung nur schwer auskommen würde:

• Stellenbeschreibung in Job-Anzeigen umformulieren: Zugegeben, diesen Schritt sparen sich viele Unternehmen und gehen mit ihrer internen Sprache an den externen Kandidatinnen-Markt. Was zunächst vermeintlich schneller wirkt, wird nachträglich für Showstopper sorgen (Conversion-Rate, Kandidatenqualität, Absprungraten im Prozess).
• „Post&Pray“ oder direkte Ansprache über Social und Business Media: Sowohl die passive, als auch die aktive Form der Stellen-Bewerbung kostet Zeit. Die aktive erhöht zwar das Gefühl der Selbstwirksamkeit, aber auch bei Ihr muss die Reaktion der Kandidat:innen abgewartet werden.
• Das Kennenlernen: Im externen Recruiting beginnt das Kennenlernen schon bevor es zum ersten Direktkontakt kommt. Im Vertrieb sagt man, dass es bis zu 7-20 „Touchpoints“ mit einem Produkt braucht, um ein Kaufinteresse zu wecken. Unternehmen müssen von Kandidat:innen also gefunden werden bzw. ihnen immer wieder „zufällig“ über den Weg laufen. Sie müssen durch geschickte Kampagnen, „Recruitainment“, Social-Media-Präsenzen und Messeauftritte die „Awareness“ ihrer Zielgruppe wecken. Dafür braucht es eine definierte Employer Brand, ansprechendes Marketing und Markenbotschafter:innen (eure Mitarbeiter:innen), die die Message leben und nach draußen tragen. Wenn dann der erste Kontakt hergestellt ist, geht das Kennenlernen weiter: Mehrstufige Interview-Prozesse, Assessment Center, Potenzialanalysen. Aber habt Ihr den Kandidat:innen wirklich für Euch gewinnen können? Hat sich der Aufwand gelohnt?
• Fristen: Wenn der externe Kandidat den Vertrag bei Euch unterschrieben hat, geht das Warten weiter. Denn es gibt Kündigungsfristen. Und es gibt Einarbeitungszeiten. Und es gibt eine Probezeit. Die Unsicherheit, ob Ihr wirklich den Perfect Fit gefunden habt, bleibt. Daher solltet Ihr nicht nur auf die optimale „Time-To-Hire“ schauen, sondern auch eure „Quality-of-Hire“ im Blick behalten.

Der Faktor Qualität

Im Unterschied zur externen Personalbeschaffung, die mit vielen Risiken verbunden scheint, ist die interne Personalbeschaffung deutlich transparenter beim Faktor „Quality of Hire“. Denn Ihr kennt das „Puzzlestück“, den Mitarbeitenden, mit all seinen Ecken und Kanten und damit auch den Grad seiner Passung in Bezug auf die vorhandene Lücke. Zudem wird die Fluktuation auf intern besetzten Stellen weit geringer sein. Denn bestehende Mitarbeiter:innen wissen um das, was sie bekommen. Ihr riskiert also weniger menschliche und fachliche Fehlbesetzungen und gewinnt stattdessen Loyalität, Mitarbeiterzufriedenheit und eine höhere Quote an Mitarbeiterempfehlungen.

Doch nicht immer ist in Bezug auf Qualität der interne Mitarbeiter die beste Wahl. Für Positionen, die bereits „fertiges“ und Praxis erprobtes Knowhow für ein neues Gebiet im Unternehmen benötigen oder, für die, die Zeit und das Budget für Weiterbildung nicht vorhanden ist, sollte selbst bei speziellen Positionen die Besetzung durch externes Personal im Fokus stehen. Denn das Risiko, dass der interne Mitarbeiter nicht nur scheitert, sondern auch das Vertrauen in den Arbeitgeber oder seine Leistung verliert, ist groß.

Wer dennoch nicht darauf verzichten möchte, Mitarbeiter:innen zu challengen und ihnen Spezialpositionen zur Weiterentwicklung anzubieten, der:die könnte bspw. eine Art Kennenlern-Programm in die interne Personalbeschaffung einbauen.

Ein Beispiel

Bei der SoftwareONE wurde ein „Walk-In-My-Shoes“ Programm eingeführt. Über dieses haben Mitarbeitende, die sich für eine andere Position interessieren, die Möglichkeit, in den Job reinzuschnuppern und so kennenzulernen, ob sie sich das Arbeitsumfeld und die Inhalte zutrauen. Zudem haben Mitarbeiter:innen, die sich intern verändern, eine Art 3 monatige Übergangszeit. Diese dient dazu, festzustellen, ob es wirklich der richtige Job ist. Und wenn nicht, geht der Mitarbeitende automatisch wieder zurück in den „alten“ Job. Erst nach diesen 3 Monaten ist es daher möglich, das Gehalt anzupassen. Allen Beteiligten ist das bewusst und der Wechsel ist damit eine Chance und kein „Hop oder Top“.

Der Faktor Geld

Eine wichtige Kennzahl im Recruiting ist die „Cost per Hire“. Diese umfasst das gesamte Budget, das im Durchschnitt pro Stellenbesetzung angefallen ist – von Stellenausschreibung bis Besetzung. Doch auch darüber hinaus benötigt es Budget. Wie viel kostet Recruiting also und welche Kostenfaktoren gilt es zu beachten?

Direkte Personalkosten

Ein attraktives Gehalt ist einer der Treiber, wenn es um einen Arbeitsplatzwechsel geht. Ein Arbeitgeber, der die Anstrengung des beförderten Mitarbeiters nicht durch eine Gehaltserhöhung oder einen geldwerten Vorteil anerkennt, wird ggf. nicht mehr lange etwas von diesem Mitarbeiter haben. Wie oft habe ich schon mit Kandidat:innen gesprochen, die erst vor Kurzem befördert wurden. Bei denen allerdings nur mehr Verantwortung und mehr Aufgaben dazugekommen sind, sonst aber nichts. Viele wenden sich dann schnell dem externen Arbeitsmarkt zu, denn dieser Wechsel verspricht in den meisten Fällen eine Gehaltserhöhung. So verliert ein Unternehmen interne Kompetenzen und muss dann das Personal doch „teuer“ von außen dazu holen.

Für eine höhere Transparenz interner Gehaltsstrukturen und einen besseren Überblick über mögliche Beförderungssysteme kann euch Eine gute HR-Software helfen. Einen Überblick über die 10 besten Anbieter für Human Ressource Management gibt es hier.

Andere Personalkosten

Beide Personalbeschaffungsformen benötigen kompetentes Personal. Extern braucht es kreative Recruiter, die durch analytisches Geschick und ein Händchen für Storytelling nicht nur die passende Zielgruppe definieren, sondern auch ansprechen und gewinnen. Intern braucht es Fachpersonal, das sich in der Personalentwicklung bewegt, Zeit in Kompetenzprofile und Personaldiagnostiken investiert und nah an dem:r Mitarbeiter:in und den Fachbereichen agiert.

Reisekosten, Spesen, Weiterbildung und Provisionsmodelle dürfen in diesem Zusammenhang auch nicht unerwähnt bleiben.

Die Kanäle/ Medien

Im vermutlich seltensten Fall muss noch eine Pinnwand bei IKEA besorgt, in der Personalküche aufgehängt und als „internes Job Board“ betitelt werden. Viele Unternehmen vertrauen bereits in ihrer Unternehmenskommunikation auf das Medium E-Mail oder auf einen zentralen SharePoint. Die Installation solcher Software kostet Geld – macht das Ganze jedoch besser planbar. Dem gegenüber stehen Ausgaben für Stellenanzeigen, Messestände und Give-Aways, die sich beim externen Recruiting je nach Zielgruppe, Umfang und Dauer der Suche verändern können.

Kompetenzdatenbank vs. Bewerberpool

Big Data ist ein großes Thema im Recruiting. Für eine effiziente Recruiting- und Personalarbeit lohnt es sich also, Euch von einer leistungsstarken Software unterstützen zu lassen. Es gibt bereits Bewerbermanagement-Software, die Euch ermöglichen, den Übergang von Kandidat:in zu Mitarbeiter:in ohne Datenverluste zu gestalten, wie bspw. die Lösung der SAP „SuccessFactors“. Diese und andere Bewerbermanagement-Lösungen findet Ihr im Vergleich hier.

Eine vertrauensvolle Employer Brand, ein attraktives Vergütungs- und Benefitmodell und überzeugte Mitarbeiterstimmen sorgen für hohes Interesse am Mitarbeiter-Markt. Egal, ob es die eigenen oder fremde Mitarbeiter:innen sind. Wenn das Gras auf der anderen Seite nicht nur grüner scheint, sondern auch nachweislich grüner ist, hat der Wettbewerb nur wenig Chancen. Es lohnt sich also in wirkungsvolle Außenauftritte, interne Incentives und attraktive Fakten zu investieren.

Zeit, Qualität, Geld – die aktuelle Situation

Geld und Zeit regieren die Recruiting-Welt. Während es vor 3 Jahren noch ausreichte, Anzeigen auf Stepstone zu schalten und einen Facebook und LinkedIn Account zu haben, muss heute neu überdacht werden. Denn der Kandidatenmarkt wird immer heterogener. Mittlerweile mischen sich gleich 4 Generationen mit verschiedensten Bedürfnissen im Arbeitsmarkt. Deckt ein Unternehmen nicht großflächig die möglichen Kanäle und Plattformen ab – intern als auch extern, entgehen ihm heute mit großer Wahrscheinlichkeit potenziell geeignete Kandidat:innen. Und das kostet Zeit und Geld, und am Ende auch Qualität.

Mehr Input zum Thema Recruiting-KPIs findet Ihr übrigens in diesem Artikel.

Checkliste interne Personalbeschaffung

• Perspektivische Business und Personalplanung: Wenn ich weiß, was ich vor habe, dann weiß ich auch frühzeitig welches Personal ich brauche.
• Kompetenzerkennung – geht über Tools (z.B. Codility) oder Datenbanken, die gepflegt werden müssen (Kompetenzpool) oder auch über Potenzialanalysen (z.B. HireSelect).
• (Willen zu) Strategie/ Personalentwicklungsplanung – Needs und Lücken müssen identifiziert werden
• Zeit und Geld: Habe ich Zeit und Geld, diese Kompetenz außerhalb zu finden, oder ist es insgesamt optimaler, internes Personal auszubilden und zu befördern?
• Klare Haltung und Kommunikation – Will ich, dass meine Mitarbeiter:innen sich entwickeln können? In welchem Rahmen?
• Kompetente, objektive Begleitung bei Auswahlgesprächen, um Mitarbeiter:innen umfassend einschätzen zu können und auch den Fachbereich mit seinem Angebot „darüber legen“ zu können.
• Einblicke geben: Job-Kennenlern-Programme helfen, dass vor einem Wechsel, der potenziell neue Fachbereich kennengelernt und die Idee entwickelt werden kann, ob es wirklich der richtige Job ist
• Fehlerfreundlichkeit und doppelter Boden: Sollte der Stellenwechsel die falsche Entscheidung gewesen sein, muss die Möglichkeit bestehen, in die alte Position zurückkehren zu können.

Diese Tools unterstützen Euch bei der internen Personalbeschaffung

Es gibt viele Tools auf dem Markt, die Euch bei HR-Prozessen unterstützen können. Dabei sind die Funktionsumfänge jedoch sehr unterschiedlich. Die meisten Tools sind modular aufgebaut und lassen sich deshalb an Eure Anforderungen anpassen. Laut OMR Reviews sind dies die besten und beliebtesten HR-Tools:

• Personio
• rexx systems
• Factorial
• Kenjo
• Zoho People
• BambooHR

Fazit zur internen Personalbeschaffung

Wenngleich es viele Vorteile der internen Personalbeschaffung gibt, so ist sie doch kein Selbstläufer. Daten machen Euer Recruiting nachhaltig und helfen euch, Erfolge zu messen und zu steuern. Eine gute HR Software kann euch dabei unterstützen. Doch sie sollte zu euren Ansprüchen passen. Vergleichen lohnt sich in diesem Fall doppelt. Einige HR Tools haben wir Euch bereits vorgestellt, auf OMR Reviews findet Ihr jedoch noch weitere Alternativen und könnt die Tools auf Basis von Nutzerbewertungen miteinander vergleichen.

 

Ob Ihr für Eure Besetzungen die interne oder externe Variante wählt, solltet Ihr gut überdenken. Der Recruiting-Erfolg hängt von mehreren Faktoren ab, die nicht nur kurz- sondern auch mittel- und langfristig eine Rolle spielen. Der wichtigste Faktor für Erfolg bei der Personalgewinnung ist jedoch die Machbarkeit. Recruiting ist und bleibt eben Einstellungssache! Und das gilt sowohl für die interne, als auch für die externe Personalauswahl.