KI in HR: Künstliche Intelligenz im Personalwesen bedeuten keine Bewerbungsgespräche mit Robotern

1. Das ist der Stand von KI in HR
2. Bei diesen To-dos kann dir eine KI in HR helfen
3. Nutze dieses AI-Tool, um im Personalwesen KI-gestützt zu arbeiten
4. Fazit: KI in HR? So einfach geht’s!

Stell dir vor, du bist fürs Recruiting in einem Start-up zuständig. Auf eine offene Stelle haben sich einige Kandidat*innen beworben, die du nun sichten und zu Bewerbungsgesprächen bzw. zu einem Assessment Center einladen möchtest. Doch angesichts der Anzahl der Bewerbungen und der Anforderungen des Fachbereichs zieht sich der gesamte Hiring-Prozess immer weiter in die Länge. Dann fällt dir plötzlich der Lebenslauf des idealen Teammitglieds in die Hände und du bemühst dich direkt um einen Vorstellungstermin.

Inzwischen war jedoch ein anderes Unternehmen schneller und der*die Kandidat*in hat dort bereits unterschrieben. Du musst deine Suche fortsetzen und findest kein Talent, das so gut auf die Stelle gepasst hätte.

Falls du also den Recruiting-Prozess beschleunigen und optimieren möchtest, solltest du dir von künstlicher Intelligenz helfen lassen. Mit dem Einsatz von KI-Technologien wirst du sehen, dass das Verbesserungspotenzial nicht beim Bewerbermanagement endet. Praktisch jeden Schritt deiner täglichen Arbeit kannst du mit KI in HR effizienter, erfolgreicher und leichter gestalten. Dieser Artikel erklärt dir, wie genau.

Das ist der Stand von KI in HR

Technologien auf Basis von künstlicher Intelligenz (KI) haben sich im Personalwesen (HR) etabliert und bieten Lösungen, um die steigende Zahl von Aufgaben im HR-Bereich effizient zu bewältigen. Durch maschinelles Lernen, Automatisierungen, Generative AI und datengetriebene Analysen sind die Tools in der Lage, menschliche Entscheidungen weitestgehend nachzuahmen. Aber keine Sorge: Dass Computer die gesamte Arbeit der Personalabteilung oder des HR-Teams übernehmen, ist allerdings nicht denkbar.

KI ist nicht gleich KI, denn es gibt verschiedene Definitionen und Funktionen, mit denen Systeme mehr oder weniger eigenständig – meist beruhend auf Mustern und Algorithmen – Aufgaben bearbeiten können. Im HR gibt es mehrere Prozesse während des Employee Lifecycles, die sich mit unterschiedlichen KI-Ansätzen optimieren lassen:

• Attraction: Stellenanzeigen sind für viele Bewerbende der erste Berührungspunkt mit dem potenziellen Arbeitgebenden. Mit der Erstellung von attraktiven Stellenanzeigen sorgst du nicht nur für möglichst viele Bewerbungen, sondern auch für ein gutes Employer Branding. KI hilft dabei, sich Schwachstellen vergangener Jobanzeigen analysieren zu lassen.
• Recruiting: Angefangen beim Screening vielversprechender Talents über die aufkommende Terminabstimmung bis zum Versand von Arbeitsvertrag und Onboarding-Material: KI könnte dein ständiger Begleiter bei all diesen Hiring-Prozessen sein. Schließlich ist es möglich, dank AI proaktiv auf potenzielle Kandidat*innen zuzugehen (Headhunting) oder für eine neutralere Auswahl oder mehr Diversität im Team zu sorgen. Des Weiteren sind Entscheidungshilfen bei digital ausgewerteten Einstellungstests oder KI-gestützten Wortanalysen von Bewerbungen denkbar.
• Onboarding: Dank künstlicher Intelligenz können People Manager*innen die Onboarding Journey genau auf die Newbies bzw. die neuen Rollen zuschneiden (KI-Content-Assistenten). Zudem kann ein HR-Chatbot während des Onboardings Fragen automatisiert beantworten – wie übrigens auch schon in der Bewerbungsphase.
• Personalentwicklung: Nur, wenn Arbeitskräfte sich wertgeschätzt fühlen und sich stetig weiterentwickeln können, bleibst du für sie langfristig ein guter Arbeitgeber. Mithilfe von KI in HR sind Personalverantwortliche in der Lage, Karriereentwicklungen, Lernpfade und Weiterbildungsmöglichkeiten auszuarbeiten und diese mit den genauen Skills der Arbeitnehmenden abzustimmen. Datenanalyse und Dashboards helfen dir dabei und sorgen für Transparenz auf beiden Seiten.
• Retention: Damit dein Team auch neben der Förderung zufrieden ist, sind weitere Maßnahmen der Mitarbeiterbindung nötig. Führe dazu Feedbackrunden durch und lass die Ergebnisse von AI auswerten. Zudem unterstützt dich künstliche Intelligenz beim Bestimmen des aktuellen Arbeitsklimas. Falls die Stimmung nämlich zu kippen droht, kannst du rechtzeitig einschreiten.

Gerade im HR fallen viele repetitive und datenintensive Aufgaben an, die du durch den Einsatz von KI schneller bewältigen kannst. KI-gestützte Funktionen übernehmen Routineaufgaben und können eine datenbasierte Entscheidungsgrundlage liefern. Der aktuelle Stand zeigt, dass KI im HR-Bereich eine wahre Entlastung für Personaler*innen bringen kann.

Bei diesen To-dos kann dir eine KI in HR helfen

Künstliche Intelligenz kann Personalabteilungen bei zahlreichen Aufgaben unterstützen und damit Zeit und Ressourcen sparen, indem sie wiederkehrende To-dos übernimmt, abkürzt oder zusammenfasst. Wenn du dir die exakten Beispiele ansiehst, wirst du schnell erkennen, wie kostbar KI in deinem Human-Resource-Management-System sein kann.

KI im Recruiting (Bewerbermanagement)

Ein zentrales Einsatzgebiet ist das Recruiting, wo KI beispielsweise den Bewerbungsprozess effizienter gestaltet. Zunächst lässt du dir eine optimierte Jobanzeige erstellen, die für den vorgesehenen Kanal (oder Zielgruppe) bestmöglich funktioniert. Dann kannst du durch ein AI-Tool das Screening weitestgehend automatisieren, um präzise und rasch zu den geeignetsten Talents zu kommen. Dabei sucht das System nach angemessenen Qualifikationen sowie passenden Keywords. Allgemein sorgst du mit einer Vorauswahl durch ein System für mehr Objektivität und schnellere Rückmeldungen.

KI im Development (Personalentwicklung)

KI-gestützte Software ist imstande, qualitatives Feedback der Angestellten durch Leistungsbewertungen in verwertbare Erkenntnisse umzuwandeln. Dabei hebt sie Stärken und Schwächen hervor und ermöglicht es den zuständigen Ansprechpersonen, individuelle Aktionspläne zu erstellen, die maßgeblich zur Mitarbeiterentwicklung und dem Unternehmenserfolg beitragen.

KI im Kosten- und Ausgabenmanagement (Lohnbuchhaltung)

HR-Teams kümmern sich in vielen Unternehmen auch um finanzielle Prozesse wie die Lohnbuchhaltung. Künstliche Intelligenz verspricht auch hier in Form der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) schnelle Abhilfe. Diese kann Rechnungen und andere Dokumente abscannen und in digitale Textform bringen. Dabei werden Übertragungsfehler reduziert und Rückerstattungen beschleunigt. Außerdem kannst du beispielsweise durch eine DATEV-Übertragung die notwendigen Daten übermitteln.

KI in der Entscheidungsfindung

Zwar bildet die Entscheidungsfindung keinen eigenen Bereich an sich, doch musst du als Personaler*in quasi ständig Entscheidungen fällen: Wer bekommt die Stelle? Wie können wir das Onboarding optimieren? Wie gestalten wir die Weiterbildung und kümmern uns um die Retention der Mitarbeitenden?

Kennzahlen geben vor, ob und welche Positionen besetzt werden sollen, wie schnell wieder eingestellt werden kann und wie hoch die Lohnkosten im Unternehmen insgesamt ausfallen. Hier bilden KI-basierte Analysen und dazugehörige Dashboards die Grundlage für fundierte Entscheidungen – auch im Leadership und in der Geschäftsführung.

Nutze dieses AI-Tool, um im Personalwesen KI-gestützt zu arbeiten

Factorial ist eine All-in-one-Software für viele Belange des Personalwesens. Dabei hilft sie kleinen Unternehmen bis Großkonzernen, ihre Personalprozesse zu automatisieren und stets datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Mit über 11.000 Kund*innen weltweit bietet das Tool Lösungen, die von Bewerbermanagement über HR-Management bis zur Lohnvorbereitung reichen. Alle erforderlichen Unterlagen lassen sich digital managen.

Außerdem nutzt die internationale Kundschaft des Software-Anbieters Funktionen wie Zeiterfassung, das HR-Portal oder spezielle Features fürs Onboarding. Damit hilft Factorial Recruiting- und People Teams bei sämtlichen Prozessen und To-dos.

Dank der KI von Factorial bieten sich dir mehrere Wege, dein Recruiting effektiver und schneller zu gestalten.

Bezüglich KI in HR hat die Software darüber hinaus eine Reihe von Vorteilen zu bieten:

• Verkürzte Time-to-Hire im Recruiting: Die durchschnittliche Zeit für die Besetzung von Stellen verringerte sich in Unternehmen laut eigenen Angaben durch die KI von Factorial um 40 %. Dabei führt die verbesserte Talent-Auswahl zu einem Rückgang der Fluktuationsrate um 30 %.
• Einfacher Jobanzeigen schreiben und schalten: Du kannst individuelle Stellenbeschreibungen erstellen und dabei sicher sein, dass sie mit deiner Arbeitgebermarke sowie den Anforderungen der Stelle übereinstimmen.
• KI-basiertes Development: Mithilfe der Evaluations-Features des Tools lassen sich nicht nur Aktionsmaßnahmen definieren, sondern du führst in deinem Team eine vielversprechende Feedbackkultur ein, die Wertschätzung und Inspiration fördern kann.
• Gesteigerte HR-Effizienz: Mit Factorial kannst du manuelle Prozesse um circa fünf Stunden pro Woche reduzieren.
• OCR-Technologie für dein Rechnungsmanagement: Scanne Dokumente und Rechnungen ein und verwalte sie digital.

Mithilfe der KI kannst du bei Factorial Leistungsbewertung und Performance-Reviews automatisieren.

Übrigens ist Factorial häufiger Gast bei unseren Tool Talks. Hier werden dir noch weitere Funktionen und mögliche Anwendungsfälle vorgestellt.

Fazit: KI in HR? So einfach geht’s!

Was also tun, wenn sich der Hiring-Prozess in deinem Unternehmen also so lang zieht, dass dir die Bewerbenden noch vor einem Angebot Bewerbenden abspringen? Du solltest KI in HR nutzen. Mithilfe AI-Tools lassen sich nämlich mehrere Abläufe des Bewerbermanagements vereinfachen und beschleunigen, sodass du den Workload merklich reduzieren kannst.

Mit den vielseitigen Features von Tools wie Factorial sprichst du nicht nur Kandidat*innen zügiger an, sondern erreichst auch eher passende Talents für deine Vakanzen. Insgesamt bieten sich dir und deiner Personalabteilung gleich mehrere Möglichkeiten, HR-Kennzahlen zu verbessern und trotz Fachkräftemangel sowie Wettbewerbsdruck offene Stellen schnell zu besetzen.

Der Einsatz von KI ist dabei auch nachhaltig, modern und ressourcensparend. Und zu guter Letzt verhinderst du durch KI-basiertes Recruiting sowie tool-unterstützte Mitarbeiterentwicklung eine zu hohe Fluktuation – was dir in Zukunft auch eine Menge Arbeit ersparen wird.