ERP-System-Beispiel: Für diese Bereiche lohnt sich eine ERP-Software

1. Was ist ein ERP-System?
2. Warum ist ein ERP-System sinnvoll?
3. Was gibt es für ERP-Systeme?
4. ERP-System-Beispiele: Für diese 5 Bereiche solltet Ihr ein ERP-System nutzen
5. Welche ERP-Systeme sind empfehlenswert?

Unser Gastautor Daniel Pammé hat sich mit dem Thema ERP-Systeme beschäft und dafür die besten Beispiele herausgesucht, die Ihr direkt in den passenden Bereichen umsetzen könnt.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist ein ERP-System?

2. Warum ist ein ERP-System sinnvoll?

3. Was gibt es für ERP-Systeme?

4. ERP-System-Beispiele: Für diese 5 Bereiche solltet Ihr ein ERP-System nutzen

5. Welche ERP-Systeme sind empfehlenswert? 

Was ist ein ERP-System?

ERP steht für “Enterprise-Ressource-Planning-System” und gilt als das digitale Headquarter eures Unternehmens. Mit “Ressourcen” sind beispielsweise gemeint:

• Kapazitäten
• Kapital
• Personal und Produktionsmittel,
• sowie damit zusammenhängende Prozesse

In einem ERP lassen sich alle wichtigen, alltäglichen Aufgaben wie Einkauf, Verkauf, Produktion oder Kundenservice an einem Ort erledigen.

Inzwischen bilden die meisten ERP-Systemanbieter einen großen Teil von verschiedenen Geschäftsbereichen ab. Für welche Bereiche sich der Einsatz eines ERP lohnt zeige ich euch hier in meinem Gastbeitrag. Vorher gehe ich darauf ein, warum ein ERP-System grundsätzlich für euer Unternehmen Sinn macht:

Warum ist ein ERP-System sinnvoll?

Grundsätzlich bringt ein ERP unglaublich viele Vorteile mit sich. Die wichtigsten habe ich hier für Euch zusammengefasst:

Euer Team arbeitet mit aktuellen, zuverlässigen Daten

Egal ob Startup, KMU oder Großunternehmen: zentralisierte, aktuelle und gut gepflegte Daten sind eine große Erleichterung im Daily Business. Mit eurer “Single Source Of Truth” haben alle Mitarbeitenden Zugriff auf Kunden-, Produkt-, Projekt-, Verkaufs- und Einkaufsdaten in Echtzeit.

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Abteilungsübergreifende Prozesse gehen Hand in Hand

Spätestens, wenn mehrere Teammitglieder:innen in verschiedenen Abteilungen wie Einkauf, Lager, Produktion und Versand arbeiten gibt es keine Alternative zu einem ERP. Mein Tipp: Versucht so früh wie möglich ein passendes ERP zu finden und, wenn möglich, Eure Prozesse dementsprechend anzupassen oder zu überdenken.

So ungewohnt es zu Beginn unter Umständen ist, werdet Ihr schnell merken, dass hinter den Workflows der ERP-Anbieter jahrelange Erfahrung und Best Practices stecken. Spätestens beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen oder wachsenden Bestellvolumen werdet ihr merken, dass gute Prozesse einen Haufen Zeit und Nerven sparen.

Eure Vertriebskanäle laufen an einer Stelle zusammen

Aber auch wenn Ihr nur ein kleines Team seid und Euch ein ERP vielleicht zu überdimensioniert vorkommt: Verkauft ihr über mehrere Channels (z.B. eigener Online-Shop und amazon), lohnt sich ein ERP-System definitiv.

Über eine Schnittstelle werden alle Aufträge ins System importiert. Das erleichtert Euch nicht nur die Auswertung, sondern auch alle nachgelagerten Prozesse, wie beispielsweise die Rechnungserstellung.

Ihr behaltet den Überblick über Lager und Supply Chain

Ob Ihr selber produziert oder mit fremder Ware handelt – das Timing im Einkauf und die Rotation der Ware in eurem Lager sind einer der meist unterschätzten Faktoren für den Geschäftserfolg. Entweder Rohstoffe und Ware liegen zu lange im Lager herum und binden Kapital oder Ihr geht out of stock. Beide Risiken lassen sich mit einem ERP-System zumindest minimieren.

Anhand Lagerbeständen, Verkaufszahlen und Lieferzeiten Eurer Lieferanten und Produkte zeigt ein ERP rechtzeitig an, wann und wieviel nachbestellt werden muss. Manche ERP-Lösungen sind sogar in der Lage, automatisch Ware nachzubestellen.

Eure Buchhaltung wird einfacher und effektiver

Vor allem im E-Commerce sind mehrere Zahlungsströme Daily Business: Paypal, Amazon, Klarna, Sofortüberweisung, Stripe – mit eurem Business wächst auch die Anzahl der Payment-Partner und damit der Aufwand in eurer Buchhaltung.

Auch hier zeigt sich wieder, wie wertvoll die Zentralisierung eines ERP sein kann, denn alle Eure Zahlungsströme laufen an einer Stelle zusammen. Mit wenigen Klicks lassen sich die Daten entsprechend im DATEV-Format für eure:n Steuerberate:rin exportieren.

Was gibt es für ERP-Systeme?

Cloud

Die größten Vorteile einer Cloud-Lösung sind definitiv die Sicherheit, Verfügbarkeit und Wartung. In der Regel sichern die meisten ERP-Anbieter eine Uptime von 99,9% zu und releasen in regelmäßigen Abständen neue Updates und Funktionen.

Wichtig zu wissen: all eure Unternehmensdaten liegen auf einem fremden Server, in den allermeisten Fällen DSGVO-konform in Deutschland oder der EU. Eine stabile Internetverbindung ist Grundvoraussetzung.

On Premise

Hier liegen ERP-Software und eure Daten auf Eurem eigenen Server. Das wird für die meisten für Euch mehr Nach- als Vorteile bringen, weil Einrichtung und Wartung um ein Vielfaches komplexer sind.

Gerade für größere Unternehmen bietet dies aber die Sicherheit, Software, Wartung, Updates und Daten im eigenen Haus zu haben.

ERP-System-Beispiele: Für diese 5 Bereiche solltet Ihr ein ERP-System nutzen

ERP im E-Commerce

Die Hauptzentrale für euer Multichannel-Business: zentral und synchron

Verkauft Ihr auf einem oder mehreren Marktplätzen wie Amazon, eBay oder Kaufland bringt ein ERP große Entlastung im Daily Business. Hier behaltet Ihr alle wichtigen Daten im Überblick und das in Echtzeit.

Mehrere Versandpartner:innen, ein Prozess

Verschickt Ihr mit mehreren Logistikpartner:innen wie DHL, UPS oder Hermes kann der Versand schnell zum Bottleneck werden.

Falls Ihr noch Lieferadressen manuell im Versandportal eintippt und einzeln ausdruckt, empfehle ich Euch die Kombination von ERP und einem Schnittstellenanbieter wie Sendcloud oder Shipcloud.

Der große Vorteil: Mithilfe von API’s (Schnittstellen) werden die Lieferadressen der Bestellungen bulkweise an eure Versandpartner übergeben und die Labels automatisch ins ERP zurückgespielt. Mit wenigen Klicks lassen sich so Lieferscheine und Versandlabels ausdrucken.

Produktdaten-Management (PIM) an einem Ort, sogar für mehrere Shops und Shopsysteme

Produktdaten liegen in der Regel an mehreren Stellen. Zum Beispiel in Excel-Listen oder Eurem Shopsystem. Das Problem: es gibt nicht DIE eine “Single Source Of Truth”, also der Datensatz, bei dem sich alle darauf verlassen können, dass dieser der aktuellste ist.

Arbeitet Ihr mit einem ERP und es ändern sich Produktdaten, werden diese an genau einer Stelle aktualisiert: in der Artikeldatenbank eures ERP-Systems. Von hier ziehen sich alle anderen (in der Regel in Echtzeit über Schnittstellen) die aktuellsten Daten.

Bedeutet: weniger Aufwand in der Datenpflege und weniger Risiko, dass irgendwo (zum Beispiel in eurem Shop-Frontend) veraltete Produktdaten auftauchen.

ERP für euer Amazon Business

Automatische Rechnungen für eure Kund:innen

Tatsächlich haben wir lange Zeit Rechnungen bei Anfragen im Sellercentral manuell hochgeladen. Bis wir auf ein wirklich zeitsparendes Feature in unserem ERP gestoßen sind: mit einem Häckchen in den Schnittstellen-Einstellungen werden die im ERP erstellten Rechnungen vollautomatisch ins Sellercentral hochgeladen.

PAN-EU Versand

Der PAN-EU Versand mit Amazon gehört zu den am meist diskutiertesten Themen im Seller-Forum, weil er unter anderem durch die Steuerthematik zu einem echten Zeitfresser werden kann.

Mit dem sogenannten “pan-europäischen Versand” durch Amazon können FBA-Seller ihre Ware in allen großen europäischen Marktplätzen lagern und von dort aus ihre Produkte verkaufen.

In eurem ERP könnt Ihr die Lagerbestände direkt nachvollziehen und kontrollieren sowie die richtige Umsatzsteuer auf euren Rechnungen ausweisen.

Kombination von Amazon FBM und FBA

Solltet Ihr Amazon Aufträge sowohl selber verschicken, als auch mit einem Amazon Lager arbeiten, spart Euch ein ERP eine Menge Zeit und Nerven. Die von Amazon importierten Aufträge werden nach Vertriebswegen sortiert und gefiltert. Mit wenigen Klicks lassen sich die FBA-Aufträge für die Buchhaltung durchbuchen und die FBM-Aufträge in Euer Fulfillment geben.

ERP im Einzelhandel

Kassensytem (POS)

Die allermeisten ERP-Anbieter arbeiten mit gängiger POS-Hardware, bieten aber auch eigene Interfaces an für Tablets und Smartphones.

Flexible Nutzerverwaltung

Jede:r Mitarbeiter:in in Eurem Team erhält ein eigenes Kundenkonto mit eigenen Zugriffsrechten. So kontrolliert Ihr, wer auf welche Daten und Funktionen im ERP Zugriff hat und ermöglicht außerdem eine individuelle Zeiterfassung.

Alle Zahlungseingänge an einem Ort

Ob Kartenzahlung, Barzahlung oder mobile Payment – bietet Ihr mehrere Zahlungsarten an hat ein ERP den entscheidenden Vorteil, dass alle Zahlungseingänge zentralisiert zusammengefasst und im DATEV-Format für eure:n Steuerberater:in exportiert werden können.

ERP in der Lebensmittel- und Kosmetikbranche

Chargensystem und Rückverfolgbarkeit

Falls Ihr mit Lebensmitteln oder Kosmetik handelt oder diese produzieret ist ein Chargensystem absolut notwendig. Achtet also bei Eurer Recherche darauf, dass Euer ERP-Anbieter ein solches System mitbringt.

Von Einkauf über Produktion bis hin zu Versand könnt Ihr so jede Charge nachvollziehen und bei Bedarf feststellen in welchen Aufträgen welche Charge verschickt wurde.

Qualitätsmanagement und Wareneingang

Jeder Wareneingang wird in Eurem ERP erfasst. Die Dokumentation für die Qualitätssicherung wie beispielsweise sensorische Prüfung der Ware oder das Sicherstellen von Zertifikaten (z.B. Bio-Lebensmittel) könnt Ihr digital direkt erfassen und mit wenigen Klicks abrufen. Das spart Zeit und Nerven, wenn die Lebensmittelaufsicht auf der Matte steht oder die Öko-Kontrolle ansteht.

Produktion wie die Großen

Auch wenn die Einrichtung etwas Zeit in Anspruch nimmt und Mitarbeiter:innen eingearbeitet werden müssen: Seht Euch unbedingt die Features für die Produktionsabteilung Eures favorisierten ERP-Systems an.

In der Regel liegen hinter jedem zu produzierenden Artikel genaue Produktionsschritte, die Euch enorm dabei helfen professionelle Prozesse aufzubauen. Jede Produktion ist ein eigener Auftrag im ERP mit allen relevanten Daten wie Produktionszeit, Charge, verarbeitete Rohstoffe und mehr.

ERP für den Großhandel

Kein “Out Of Stock” mehr dank automatisierter Disposition

Vor allem bei mehreren Lieferanten und Artikeln kann die Einkaufsplanung schnell unübersichtlich werden. Die meisten ERP-Anbieter helfen Euch mit einer halb- oder vollautomatischen Disposition den Einkauf besser zu planen. Anhand von Verkaufszahlen und Lieferzeiten eurer Lieferanten schlägt das ERP entweder vor wann was nachbestellt werden muss oder übernimmt die Bestellung sogar automatisch für euch.

Volle Prozesskontrolle

Auch wenn der Funktionsumfang im Vergleich mit reinen Sales-Tools wie Salesforce CRM etwas abgespeckter ist, könnt Ihr den kompletten Auftragsprozess in fast jedem ERP sehr gut strukturieren. Von Leads und Chancen über Angebote, Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine finden alle in eurem Team alles an einem Ort.

Digitale Lagerhaltung

Spätestens bei der jährlichen Inventur werdet ihr sehr dankbar für ein ERP sein. Mit wenigen Klicks lassen sich Inventurbücher erstellen, Inventurdatenblätter ausdrucken oder Inventuren direkt digital erfassen. Anhand der Daten aus dem Einkauf wird für euren Jahresabschluss auch direkt eine Bestandsbewertung nach IFRS oder HGB erstellt.

Welche ERP-Systeme sind empfehlenswert?

Um einen besseren Überblick zu bekommen, welche ERP-Systeme für Euch in die engere Auswahl kommen lest euch die Beiträge zu ERP-Systeme für kleine Unternehmen und für den Mittelstand durch.

Auf OMR Reviews seht Ihr mit einem Blick, welche ERP-Anbieter besonders beliebt sind und gute Reviews bekommen haben. Ein erster wichtiger Indikator für eure Vorauswahl.

Beispiele: beliebte ERP-Systeme

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Xentral ERP

Sage 100

Pickware

Myfactory

NEKOM

DreamRobot

360ᵉ by e-velopment

SAP S/4HANA Cloud, public edition

microtech büro+

JTL

Billbee

e.bootis-ERPII

Grundsätzlich gilt wie bei so vielem: Es gibt nicht DAS beste ERP. Setzt Euch am besten zuerst einmal mit Eurem Team zusammen und überlegt Euch, welche Bereiche ein ERP abdecken sollte, welche Prozesse Ihr digitalisieren möchtet und was Eure Anforderungen sind.

Lasst Euch Demos der verschiedenen ERP-Systeme geben oder registriert Euch für einen Testzugang und spielt mit der Software herum. So bekommt Ihr einen unmittelbaren Eindruck für die Unterschiede.

Nicht vergessen: Die Anbieter haben ganz unterschiedliche Preismodelle. Überlegt Euch vorher also gut, wie viele Zugänge und Module Ihr benötigt und ob Euer ERP mit Eurem Business mitwachsen kann.