Was ist ERP und was ist ein ERP-System?

Ein Unternehmen zu führen ist keine einfache Sache, schließlich entscheidet die Führung über Erfolg oder Niedergang. Je weiter das Unternehmen wächst, umso schwieriger wird es, alles im Blick zu behalten. Mehr Personal, mehr Projekte, mehr Prozesse. Und umso wichtiger wird es, die Unternehmensressourcen optimal zu planen. Enterprise-Resource-Planning (ERP) ist hier das Stichwort. Warum ERP wichtig ist, was ERP-Systeme sind und wie sie Euch helfen – all das erfahrt Ihr in diesem Artikel. 

 

Was ist ERP (Enterprise-Resource-Planning)? 

Der Begriff Enterprise-Resource-Planning, kurz ERP, wurde 1990 durch das Marktforschungsunternehmen Gartner geprägt. Es bezog sich auf Business-Management-Plattformen, die damals immer mehr Unternehmen zu nutzen begannen. Enterprise-Resource-Planning bedeutet übersetzt Unternehmensressourcen-Planung. Das fasst kompakt zusammen, worum es dabei geht: die vorhandenen Ressourcen im Unternehmen optimal zu planen, zu steuern und zu verwalten. Zu den Ressourcen zählen bspw. Betriebsmittel, Kapital und Personal. Um diese Aufgaben bestmöglich auszuführen, werden ERP-Systeme eingesetzt. 

Warum ist ERP wichtig? 

In jedem Unternehmen gibt es Tätigkeiten, an denen mehrere Mitarbeiter:innen mit unterschiedlichen Zuständigkeiten abteilungsübergreifend zusammenarbeiten müssen.

Das wird schwierig, wenn Daten und Prozesse auf mehreren, nicht zusammenhängenden Systemen verteilt sind. Es ist nahezu unmöglich, alle Beteiligten auf dem aktuellsten Stand zu halten. Darunter leiden die Zusammenarbeit und die Arbeitseffizienz. 

Neben dem Tagesgeschäft leidet auch die Unternehmensentwicklung. Dezentrale Prozesse, Daten und Dokumente lassen keinen 360-Grad-Blick auf das Unternehmen zu. Schwachstellen und Wachstums-Potenzial können nicht so leicht erkannt werden. 

Mit ERP werden diese Probleme gelöst; ein ERP-System vereinfacht den Prozess. Zentral gespeicherte Informationen aus dem gesamten Unternehmen ermöglichen Manager:innen und anderen leitenden Mitarbeiter:innen einen abteilungsübergreifenden Überblick. Schwachstellen in Prozessen können bspw. erkannt und behoben werden. Die Effizienz steigt, die Kosten sinken.

Auch die Unternehmensentwicklung wird vorangetrieben. Einige ERP-Systeme verfügen bereits über Künstliche Intelligenz, die unterschiedliche Szenarien durchspielen und die Entscheidungsfindung unterstützen kann.

Was ist ein ERP-System? 

ERP-Systeme sind Software-Systeme und bestehen aus mehreren Modulen, die auf einzelne Geschäftsprozesse ausgerichtet sind. ERP-Tools verfügen über ein gemeinsames Prozess- und Datenmodell, das betriebliche Gesamtabläufe abdeckt, z. B. in den Bereichen Finanzen, Personalwesen, Vertrieb und Service. Unternehmen setzen sie ein, um ihre wichtigsten Geschäftsbereiche zu verknüpften und zu verwalten. Die zentrale Datenbank ist das Herzstück des ERP-Systems. Alle Module senden ihre Daten an diese Datenbank und beziehen sie auch von dort. Dieser gemeinsame Datenspeicher verschafft Einblick in alle Abteilungen und ermöglicht es Führungskräften, die Leistung der verschiedenen Abteilungen zu überprüfen und zu bewerten. Aufgrund dieser Bewertung werden anschließend Entscheidungen getroffen. 

Das sind einige der Basis-Module:

• Einkauf
• Produktion
• Vertrieb
• Auftragsabwicklung
• Bestandsverwaltung
• Lagerverwaltung
• Kundenbetreuung CRM)
• Forschung und Entwicklung (F&E)
• Personalwesen (HR)
• Finanz- und Rechnungswesen

ERP-Module

Es gibt zwei Ansätze, ein ERP-System aufzubauen. Der erste Ansatz ist, die benötigte Software von verschiedenen Anbietern zu erwerben und die Daten in einer zentralen Datenbank zusammenzuführen. Der zweite Ansatz ist, alle benötigten Module von einem ERP-Anbieter zu beziehen und Integrationen zu vermeiden. Die Anwendungen sind bereits so konzipiert, dass sie problemlos miteinander funktionieren. Den Großteil oder alle benötigten ERP-Module von einem Anbieter zu beziehen ist oft die bessere Variante, denn es ist einfacher. Die Integration unterschiedlicher Systeme ist oft kompliziert und bedarf vieler IT-Mitarbeiter:innen oder einen IT-Servicepartner. Sobald die Integrationen eingerichtet sind, müssen sie laufend gewartet werden. Das macht den ersten Ansatz für kleine und mittelständischen Unternehmen unattraktiv. 

Wie funktioniert ein ERP-System? 

ERP-Systeme unterscheiden sich von Stand-alone-Anwendungen durch ihre zentrale Datenbank. In dieser werden sämtliche Geschäftsvorgänge und Aktionen aus allen Modulen erfasst. Durch die Integration der Module können diese untereinander kommunizieren. Die zentrale Datenbank stellt sicher, dass jedes Modul über korrekte und aktuelle Informationen verfügt. Schauen wir uns ein Beispiel anhand einer Kundenbestellung an, wie dieses Zusammenspiel der Module im ERP-System funktioniert. 

Mitarbeiterin Frau Müller gibt während einem Kundengespräch Kontakt-Informationen über den Kunden, Herrn Schmidt, in das ERP-System ein und erstellt einen Kundenauftrag im Auftragsverwaltungs-Modul. Anschließend prüft sie die Verfügbarkeit des bestellten Produkts im Bestandsverwaltungs-Modul. Danach kehrt sie zur Auftragsverwaltung zurück, um den Versand in die Wege zu leiten. 

Sobald die Bestätigung der Lieferung an Herrn Schmidt eintrifft, erstellt Frau Müller einen Eintrag in der Debitorenverwaltung des Finanzhauptbuchs, dem Sammeleintrag für die Konten im Finanz-Modul. Dort erzeugt sie eine Rechnung und schickt sie an Herrn Schmidt. Wenn die Zahlung eingeht, gibt Frau Müller diese im Hauptbuch oder in einem Cash-Management-Modul ein. Die Einnahme wird abschließend verbucht.

Ist der Arbeitsvorgang überwiegend automatisiert, wird ein großer Teil der manuellen Dateneingabe vom ERP-System vorgenommen. Einige Datenfelder werden bereits mit Informationen aus anderen Modulen vorausgefüllt. Im Hintergrund tauschen die ERP-Module Informationen untereinander aus oder ändern Datensätze in der Datenbank. Damit wird sichergestellt, dass die Daten korrekt sind. Wenn Frau Müller bspw. eine Lieferung anfordert, müssen die Daten des Bestandsverwaltungs-Moduls geändert werden. Die Anzahl der Artikel im Bestand wird um die bestellte Menge reduziert. Wird eine bestimmte Bestandsgrenze erreicht, lässt sich häufig eine automatische Nachbestellung einrichten. 

Im CRM kann Frau Müller wichtige Aspekte der Kommunikation mit Herrn Schmidt notieren. Auf die Kunden-Historie haben alle Mitarbeiter:innen der Abteilung Zugriff und können Herrn Schmidt bestmöglichen Support bei allen Anliegen bieten. Nach dem Kundenkontakt kann automatisch eine E-Mail an Herrn Schmidt verschickt werden, welche die Zufriedenheit des Service abfragt. Das hilft dabei, Schwachstellen zu entdecken und Maßnahmen zu ergreifen.

Führungskräfte können sich jederzeit Berichte mit allen vorhandenen Daten erstellen lassen:

Wie viel Umsatz wurde diesen Monat im Vergleich zum vorherigen erwirtschaftet?

• Welche Produkte werden am häufigsten bestellt?
• Wie hoch ist die durchschnittliche Lieferzeit?
• Wie zufrieden sind Kund:innen mit dem Service?

Diese Berichte schaffen die Grundlage für strategische Entscheidungen und operative Maßnahmen.

Ihr wollt mehr Einsatzmöglichkeiten kennenlernen? Dann schaut bei diesem Artikel vorbei, um mehr Beispiele für den Einsatz von ERP-Systemen in unterschiedlichen Geschäftsfeldern zu sehen. 

Welche Arten von ERP-Systemen gibt es? 

Es gibt drei Arten von ERP-Systemen: On-Premises-, Cloud- und Hybrid-Systeme. Die unterschiedlichen Bereitstellungs-Arten haben Auswirkungen auf die Funktionen eines ERP-Produkts, die Benutzerfreundlichkeit, die Kosten und die Implementierungs-Geschwindigkeit. 

On-Premises: 

Bei einem On-Premises-System läuft die Software auf unternehmenseigenen Servern und das Unternehmen ist für Sicherheit, Wartung, Upgrades und andere Updates verantwortlich. Für die Wartung sind IT-Mitarbeiter:innen mit dem entsprechenden Fachwissen erforderlich. Ein On-Premises-System muss meist im Voraus bezahlt werden. Für jede:n Benutzer:in wird eine Softwarelizenz bezahlt. Die Implementierung kann sich je nach Unternehmensgröße über Jahre hinziehen. Aktualisierung auf neue Versionen sind teilweise langwierig. Zwei große Vorteile haben diese Systeme aber: sie können leichter an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden und die Integration anderer lokaler Systeme ist einfacher. 

Cloud: 

Ein cloudbasiertes ERP läuft auf Remote-Servern, die von einer dritten Partei betrieben werden. Die Nutzer:innen greifen meist über einen Webbrowser auf ein Cloud-ERP zu. Das bietet mehr Flexibilität, da sie von jedem Ort, der über einen Internetanschluss verfügt, auf das Cloud-ERP zugreifen können. Ein Cloud-ERP unterstützt weniger die Geschäftsprozesse als On-Premises-ERP, was die Nutzung vereinfacht. 

Es gibt mehrere Bereitstellungsoptionen für Cloud-ERP, darunter Single-Tenant und Multi-Tenant. Eine Single-Tenant-Lösung ist eine eigenständige ERP-Instanz, die nur von einem Unternehmen genutzt wird. Der Serverplatz wird nicht geteilt. Bei diesem Modell verwaltet Euer Unternehmen die Software selbst, inkl. Wartung und Upgrades. Bei dieser Variante habt Ihr mehr Kontrolle über die Software und könnt sie besser anpassen. Das führt aber auch zu mehr Arbeitsaufwand. 

Bei einem Multi-Tenant-SaaS-ERP nutzen mehrere Unternehmen dieselbe Hardware- und Software-Instanz des Dienstleisters. Die meisten Cloud-ERP-Lösungen sind Multi-Tenant-Lösungen. Der Software-Anbieter führt dabei alle Updates und Upgrades durch. Diese Leistungen sind im monatlichen oder jährlichen Abonnement enthalten, dessen Höhe sich nach der Anzahl der Nutzer:innen richtet oder auch nach der benötigten Rechenleistung oder Speicherkapazität.

Hybrid:

Unternehmen wollen aus diversen Gründen nicht sofort komplett in die Cloud wechseln. Dabei entstehen hybride ERP-Systeme, die die Vorteile beider Lösungen vereinen und perfekt auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten sind. In der EU gelten strenge Regeln bzgl. des Datenschutzes. Sensible Daten, wie sie bspw. häufig in der HR-Abteilung zu finden sind, liegen weiterhin auf den eigenen Servern. Das Dokumenten-Management-System kann hingegen guten Gewissens in die Cloud wandern. 

Welche ERP-Software gibt es? 

Auf OMR Reviews findet Ihr bereits über 50 bewertete ERP-Systeme für alle Unternehmensgrößen. Um Euch den Start zu erleichtern, haben wir hier eine Auswahl der beliebtesten ERP-Systeme zusammengestellt:

• Billbee
• orgaMAX Buchhaltung
• MOCO
• SAP S/4HANA Cloud, public edition
• microtech büro+
• weclapp
• JTL
• Microsoft Dynamics 365 Business Central
• SAP Business One
• e.bootis-ERPII

• DreamRobot
• Xentral ERP
• NEKOM
• Pickware
• Myfactory
• 360ᵉ by e-velopment

⁠Auf OMR Reviews haben wir außerdem bereits Artikel zu den besten ERP-Systemen für den Mittelstand und ERP-Systeme für KMU. 

Welche Vorteile bieten ERP-Systeme? 

Wie Ihr bereits wisst, verfügen ERP-Systeme über eine Vielzahl von Funktionen. Je nachdem, welche genutzt werden, können die wahrgenommenen Vorteile unterschiedlich ausfallen. Hier sind jedoch sechs Vorteile, die ERP-Systeme für alle Nutzer:innen bieten:

1. Transparente Arbeitsabläufe

Da sich alle Arbeitsprozesse und Daten in einem System befinden, könnt Ihr jederzeit den Status aller Aktivitäten einsehen. Alle Mitarbeiter:innen sind auf dem aktuellen Stand und Hindernisse sind schnell erkennbar. 

2. Individuelle Berichterstellung und -analyse

Daten sind nur hilfreich, wenn sie auch genutzt und richtig interpretiert werden – dabei hilft Euch das ERP-System. Es bietet Euch umfassende Möglichkeiten der Berichterstellung. Wenn Ihr bspw. einen Prozess verändert, könnt Ihr mit Berichten den Erfolg dieser Anpassung messen. Führungskräfte können sich Dashboards erstellen, die ihnen täglich alle für sie relevanten KPIs anzeigen. 

3. Einfache Zusammenarbeit

ERP-Systeme vereinfachen die gemeinsame Nutzung von Informationen innerhalb eines Teams, z. B. von Kundenaufträgen, Vertragsunterlagen und Kundendaten. Abteilungsübergreifend können alle Mitarbeiter:innen entsprechend ihrer Zugriffsrechte Echtzeitdaten einsehen und Änderungen vornehmen. Das verbessert und beschleunigt die Zusammenarbeit.

4. 360-Grad-Blick auf das Unternehmen

ERP-Systeme greifen auf Echtzeitdaten des gesamten Unternehmens zu. Dadurch können sie entscheidende Entwicklungen aufzeigen und Euch umfassende Geschäftseinblicke liefern. Diese Daten-Grundlage verbessert die Entscheidungsfindung der Unternehmensleitung.

5. Datensicherheit

ERP-Anbieter wissen, dass ihr ERP-System vertrauliche und sensible Daten enthält. Daher ergreifen sie Maßnahmen, um deren Sicherheit zu gewährleisten. Vor allem Cloud-ERP-Softwares verwenden modernste Sicherheitsprotokolle, damit Euer Unternehmen keinem Cyberangriff zum Opfer fällt.

6. Kostenersparnis

Das ist mitunter der größte Vorteil, denn Ihr spart an sehr vielen Stellen. Nehmen wir zwei Anwendungs-Beispiele. Die Automatisierung vieler grundlegender, wiederkehrender Aufgaben reduziert bspw. Fehler durch manuelle Ausführung. Wenn Euer Unternehmen wächst, müsst Ihr außerdem nicht mehr Mitarbeiter:innen für diese Tätigkeiten einstellen. Die unternehmensweite Transparenz hilft, Schwachstellen zu erkennen, die zu höheren Kosten führen. Das wiederum verhilft zu einem besseren Einsatz aller Unternehmensressourcen. 

Seid Ihr im E-Commerce tätig? Dann findet Ihr hier die Vorteile eines ERP-Systems im E-Commerce. 

Wie haben sich ERP-Systeme entwickelt? 

Die Anfänge von ERP-Systemen liegen im Jahr 1964 mit der Erfindung von Systemen zur Materialbedarfsplanung (material-requirements-planning, MRP) durch den IBM-Ingenieur Joseph Orlicky. Unternehmen setzten MRP-Softwares ein, um Produktionspläne zu erstellen, den Bedarf an Material für die Produktion zu ermitteln und den Bestand an fertigen Produkten zu verfolgen. 

Etwa zwanzig Jahre später, im Jahr 1983, entwickelte der Management-Experte Oliver Wight die MRP-II-Systeme (Manufacturing-Resource-Planning). Die MRP-II-Software richtete sich zwar immer noch an Fertigungs-Unternehmen, bot aber neue Funktionen für eine bessere Produktionsplanung wie z. B. Kapazitätsplanung und Fertigungssteuerung.

Erst in den 1990er-Jahren entwickelten sich ERP-Systeme hin zu den heutigen Business-Management-Plattformen. Diese neue Technologie brachte alle Unternehmensbereiche in einer zentralen Datenbank zusammen, von der Buchhaltung über die Produktentwicklung bis hin zu Fertigung, Auftragsabwicklung und Personalwesen. Diese ersten ERP-Systeme waren mit hohen Investitions- und Betriebskosten verbunden. Unternehmen mussten Server kaufen, ein IT-Team mit dem erforderlichen Fachwissen einstellen und dann für die Lizenzierung und Implementierung bezahlen. Hinzu kamen hohe Rechnungen für Wartung und Upgrades. Zwar gab es damals schon gehostete ERP-Lösungen, doch diese Systeme waren in der Regel teuer und komplex.

Geschichte ERP

Im Jahr 1998 brachte NetSuite das erste Cloud-ERP auf den Markt. Die Cloud-Lösung revolutionierte den Markt, da es die Investitionskosten erheblich reduzierte und die laufenden Kosten berechenbar machte. Es war nicht mehr nötig, Server zu kaufen oder IT-Fachpersonal einzustellen, da der Dienstleister die Infrastruktur verwaltete und Upgrades automatisch bereitstellte. Dadurch wurden ERP-Systeme auch für kleinere Unternehmen bezahlbar.

Und was bringt die Zukunft? Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), Blockchain, Augmented Reality (AR) und das Internet der Dinge (IoT) beeinflussen die heutigen Entwicklungen im ERP-Bereich. Viele dieser Technologien sind bereits in branchenführenden ERP-Lösungen integriert.

Fazit 

Ein ERP-System ist eine Bereicherung für jedes Unternehmen. Durch die individuelle Zusammenstellung einzelner Module passt es sich den Bedürfnissen Eures Unternehmens perfekt an. Dank der ganzheitlichen Übersicht sind Unternehmen besser in der Lage, Ressourcen zu planen und einzusetzen. ERP-Systeme fördern zudem den Kommunikations- und Wissensaustausch innerhalb des Unternehmens, die Vernetzung von Systemen zur Verbesserung von Qualität und Effizienz sowie Synergien zwischen Teams und Abteilungen. 

FAQ 

Was bedeutet ERP?

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning. Es umfasst die Planung, Steuerung und Verwaltung aller Unternehmens-Ressourcen wie Personal, Kapital, Material. 

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist eine Software, die Euch bei der Gesamtverwaltung des Unternehmens unterstützt. Die Zusammensetzung der Module richtet sich nach Eurem Unternehmen. 

Wie funktioniert ein ERP-System?

Eine ERP-Software dient als ganzheitliches System, das alle Bereiche Eures Unternehmens umfasst. Alle Unternehmens-Daten werden in dieser Software zentral erfasst. Dadurch werden die internen Abläufe aller Abteilungen vereinfacht und optimiert. Das spart Zeit, Personal und fördert Euer Unternehmenswachstum. 

Ist ein ERP-System für jedes Unternehmen geeignet?

Ja, denn es ist nicht auf eine bestimmte Größe oder Branche ausgerichtet. Für jedes Unternehmen gibt es die passenden Module und Bereitstellungs-Modelle. 

Sind cloudbasierte ERP-Systeme besser?

Nicht unbedingt. Eine Cloud-Lösung ist in der Regel günstiger und schneller zu implementieren. Die Kosten nach der Implementierung können geringer sein, da der ERP-Anbieter die Wartung und die Upgrades übernimmt. Ob On-Premises-, Hybrid- oder Cloud-ERP die beste Lösung ist, muss individuell beurteilt werden.