ERP-Kosten, die du kennen oder meiden solltest

ERP-Einführung und volle Kostenkontrolle? Hier haben wir den richtigen Input für dich, damit die Implementierung des ERP-Systems klappt und du auch in der Kostenplanung volle Sicht behältst.

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP (Enterprise Resource Planning) ist eine moderne Softwarelösung, die dein Unternehmen dabei unterstützt, sämtliche betrieblichen Prozesse effizient zu verwalten und zu optimieren. Es handelt sich deshalb um ein umfassendes System, das verschiedene Abteilungen und Funktionen deines Unternehmens integriert und Informationen zentralisiert. 

Ein ERP-System ist unverzichtbar, um in einer zunehmend komplexen Geschäftswelt wettbewerbsfähig zu bleiben und erfolgreich zu wachsen.

Was ist ein ERP?

Ab wann benötigen Unternehmen ein ERP-System?

Die Notwendigkeit eines guten ERP-Systems entsteht meist aufgrund der wachsenden Komplexität und des Umfangs der heutigen Geschäftstätigkeit. Hat dein Unternehmen mit zahlreichen Aufgaben zu tun, wie Finanzmanagement, Bestandsverwaltung, Kundenbeziehungsmanagement, Personalwesen und mehr, ist es ohne ERP kaum möglich, den Überblick zu behalten, Datenfehler zu minimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Hinzu kommt, dass ein Unternehmen das ERP-System in verschiedenen Phasen der Entwicklung nutzen kann. Betrachte dazu die folgenden Anzeichen und Umstände als Hinweis, dass dein Unternehmen von einem ERP-System profitieren kann:

Wachstum und Skalierbarkeit

Wenn dein Unternehmen schnell wächst, kann dies zu einer erhöhten Komplexität und einer größeren Anzahl von Geschäftsprozessen führen. Ein ERP-System bietet Skalierbarkeit und hilft dir, Prozesse zu organisieren, zu koordinieren und zu integrieren.

Siloed-Informationen

Werden Informationen und Daten in verschiedenen Abteilungen oder Systemen isoliert gespeichert, gibt es meist Schwierigkeiten sie zusammenzuführen. Brauchst du einen umfassenden Überblick über dein Unternehmen, ist das nur mit viel Aufwand möglich. Ein ERP-System kümmert sich um die Integration der wichtigsten Informationen und verbessert den Informationsfluss.

Manuelle und fehleranfällige Prozesse

Führt dein Unternehmen viele manuelle Aufgaben durch, die zeitaufwendig sind und Raum für Fehler bieten, kann ERP diese Prozesse automatisieren und die Genauigkeit der Daten verbessern.

Mangelnde Transparenz

Gib es in deiner Organisation Schwierigkeiten, Echtzeitinformationen über Bestände, Finanzen, Kund*innen oder andere geschäftsrelevante Daten zu erhalten, schafft das System mehr Transparenz und ermöglicht Echtzeiteinblicke.

Kundenorientierung

Möchtest du den Kundenservice verbessern, indem Kundendaten und -interaktionen zentralisiert und koordiniert werden, liefert das ERP-System die Basis dafür.

Welche Kosten fallen bei der Implementierung eines ERP-Systems an?

Wie viel kostet ein ERP-System? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Ausgaben für die Implementierung eines ERP-Systems können sehr stark variieren. Folgende Faktoren haben einen besonders starken Kosteneinfluss:

• Größe des Unternehmens
• Komplexität der Geschäftsprozesse
• Software- bzw. Lizenzkosten
• Hardware und Serverinfrastruktur
• Anpassungen und Konfigurationen
• Schulung der Mitarbeiter*innen

Mit welchen Einstiegskosten musst du bei einem ERP-System rechnen?

Die Einstiegskosten sind abhängig von Anbieter, Lizenzart und Größe deines Unternehmens. Es ist deshalb schwierig, genaue Zahlen anzugeben, da sie stark von den spezifischen Umständen abhängen.

Lizenzkosten

Die Kosten für die ERP-Softwarelizenzen können je nach Anbieter und Modell stark differieren. Die Preise können pro Benutzerlizenz, pro Modul oder als Pauschalgebühr für das gesamte System angegeben werden.

Implementierungskosten

Auch die Implementierung beansprucht einen wesentlichen Anteil der ERP-Einstiegskosten. Auf sie nehmen folgende Faktoren Einfluss:

• Komplexität des Unternehmens
• Anzahl der User
• Funktionalität und Module
• Konfigurationsanforderungen
• Datenmigration

Schulungskosten

Die Kosten dafür hängen von der Anzahl der Schulungsteilnehmer*innen, der Dauer der Schulung und der Art der Schulung (On-Site-Schulung, Online-Schulung, Train the Trainer) ab. Beachte außerdem, dass deine Mitarbeiter*innen während der Schulung ihren üblichen Aufgaben nicht oder nur eingeschränkt nachkommen können.

Hardware- und Infrastrukturkosten

Wenn dein Unternehmen zusätzliche Hardware oder Serverinfrastruktur für das ERP-System benötigt, entstehen zusätzliche Anschaffungskosten je nach gewählter Lösung (lokale Server oder Cloud-basierte Lösungen).

Welche internen & externen Kosten fallen an?

Ein ERP-System kaufst du nicht über Nacht. Vielmehr solltest du dir bereits für die Planungsphase viel Zeit nehmen. In dieser Phase musst du nämlich bereits festlegen, welche Funktionen die ERP-Software bieten muss und welche Prozesse du damit abbilden möchtest. 

Achte auf alle internen Kosten

Bewerte zunächst die Vorgänge in deinem Unternehmen. Bei einfachen Geschäftsprozessen kannst du in der Regel Standardmodule zur Abdeckung verwenden. Bei komplexeren Vorgängen werden jedoch zusätzliche Module benötigt, die speziell konfiguriert werden müssen.

Für diese Überlegungen generierst du zwar keine expliziten Kosten, der Aufwand für die Bewertung und Analyse deiner Geschäftsprozesse beansprucht allerdings viel Zeit, die letztlich einen monetären Wert hat.

Auch die Infrastruktur muss passen, bevor das ERP implementiert werden kann. Musst du diese noch aufstocken oder modernisieren, sind das weitere Aufwendungen. 

Um das ERP-System effizient nutzen zu können, ist oft auch eine Reorganisation deiner Geschäftsprozesse notwendig. Ebenso benötigst du Projektpersonal, das dich bereits ab der Planungsphase unterstützt, ihre Expertise aus den relevanten Abteilungen einbringt, im Tagesgeschäft allerdings abgezogen wird.

Die Software läuft meist auch nicht per Knopfdruck und selbst nach ausgedehnten Schulungsmaßnahmen solltest du noch eine Eingewöhnungsphase berücksichtigen, bis deine Mitarbeiter*innen richtig produktiv arbeiten.

Kalkuliere sämtliche externe Kosten

Auch extern ergeben sich zusätzliche Kosten, die zunächst eher unauffällig erscheinen. Da sie aber meist den Großteil der Gesamtkosten ausmachen, solltest du sie ausführlich kennen und kalkulieren.

Womöglich benötigst du auch eine*n externe*n Berater*in, um die Komplexität deines ERP-Projekts abschätzen und bewältigen zu können.

Abseits von Hardware- und Lizenzkosten entstehen außerdem Aufwände für die Konfiguration des ERP-Systems. Dabei werden die verschiedenen Module und Funktionen des ERP-Systems entsprechend den individuellen Bedürfnissen konfiguriert. Dies umfasst die Einstellung von Parametern, die Definition von Workflows, die Anpassung von Berichten und die Festlegung von Benutzerberechtigungen.

Ein weiterer Kostenpunkt ist die Migration. Daten wie Kundendaten, Lieferantendaten, Produktinformationen, Bestandsdaten, Finanzdaten usw. werden dazu aus den alten Systemen extrahiert, bereinigt, transformiert und in das ERP-System importiert. Datenmenge und –Qualität sowie die Komplexität der Datenstruktur entscheiden, wie hoch die Migrationskosten ausfallen.

Hinzu kommen noch weitere Kosten für den laufenden Betrieb des Systems. Das können weitere Beratungskosten sein, Aufwände für Customizing oder die laufende Wartung und System-Updates.

Gibt es versteckte Kosten bei einem ERP-System?

Bei einem ERP-System können diverse Kosten auftreten, die möglicherweise nicht sofort offensichtlich sind. Zu den versteckten Kosten gehören vorwiegend Anpassungen und Erweiterungen des Systems, um spezifische Anforderungen deines Unternehmens zu erfüllen.

Auch die Datenmigration und -bereinigung aus bestehenden Systemen, Schulungen für Mitarbeiter*innen und die langfristige Wartung und Unterstützung des Systems können versteckte Kosten verursachen. 

Es ist deshalb wichtig, diese potenziellen Kostenfaktoren bei der Planung und Budgetierung eines ERP-Projekts zu berücksichtigen. Das gilt auch für den laufenden Betrieb, um finanzielle Überraschungen zu vermeiden und eine realistische Einschätzung der Gesamtkosten zu erhalten.

ERP Kosten – versteckte Kosten

Wie können die ERP-Kosten reduziert werden?

Gut geplant ist halb gewonnen. Wo du besonders genau planen solltest und welche Ansätze du noch nutzen kannst, um die Kosten zu reduzieren, verraten wir dir hier:

• Eine detaillierte Bedarfsanalyse hilft dir, die genauen Anforderungen des Unternehmens zu verstehen und sicherzustellen, dass das ausgewählte ERP-System diese Anforderungen erfüllt. Durch eine präzise Bedarfsanalyse können unnötige Funktionen oder Module vermieden werden, was die Kosten senken kann.
• Jede Anpassung am ERP-System kann zusätzliche Kosten verursachen. Es ist deshalb wichtig, kritisch zu prüfen, ob Anpassungen wirklich notwendig sind oder ob bestehende Geschäftsprozesse gegebenenfalls angepasst werden können, um den Standardfunktionen des ERP-Systems gerecht zu werden.
• Eine sorgfältige Projektplanung und -steuerung hilft ebenso, Budget- und Zeitrahmen einzuhalten. Durch klare Meilensteine, effektive Ressourcenallokation und regelmäßige Überwachung können Kostenüberschreitungen vermieden werden.
• Eine umfassende Schulung deiner Mitarbeiter*innen ist essenziell, um das ERP-System effektiv zu nutzen und reduziert potenzielle Fehler oder ineffiziente Arbeitsweisen. So senkst du Support- oder Korrekturkosten.
• Ebenso kann die Nutzung von Cloud-basierten ERP-Systemen die Notwendigkeit für teure Hardware-Infrastruktur reduzieren. Cloud-Lösungen bieten Skalierbarkeit, Flexibilität und reduzieren die anfänglichen Investitionskosten.
• Es lohnt sich außerdem, mit ERP-Anbietern über Lizenz- und Wartungsgebühren zu verhandeln, um mögliche Kostensenkungen zu erzielen. Auch die Prüfung von Rabatten, Paketangeboten oder flexiblen Zahlungsoptionen kann zu Einsparungen führen.

Wann lohnt sich ein kostenloses ERP-System?

ERP-Systeme sind meist eine sehr kostspielige Anschaffung. In manchen Fällen lohnt sich womöglich auch eine kostenlose Software. 

Vor allem, wenn dein Unternehmen noch relativ klein ist und einfache Geschäftsprozesse hat, kann ein kostenloses ERP-System ausreichen, um die grundlegenden Anforderungen zu erfüllen. Es bietet größtenteils die Basis-Funktionen zur Verwaltung von Vertrieb, Einkauf, Lagerhaltung und Buchhaltung.

Auch Start-ups und Unternehmen mit begrenztem Budget können von einem kostenlosen ERP-System profitieren, da es eine günstige Möglichkeit bietet, grundlegende Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu verwalten.

Hier solltest du trotzdem eine gründliche Bewertung der eigenen Anforderungen, des Funktionsumfangs des kostenlosen Systems, der Skalierbarkeit und der zukünftigen Anforderungen vornehmen. Besonders Umfang und Grenzen des kostenlosen ERP-Systems solltest du sorgfältig prüfen.

Hast du Know-how oder die Ressourcen, um ein Open-Source-ERP für dich zu entwickeln, kann ein kostenloses Tool ebenso die geeignete Wahl sein.

Wann lohnt es sich, ein ERP-System zu kaufen?

Wächst dein Unternehmen oder bist du es leid, dass viele Standardprozesse unkontrolliert ablaufen? Mit einem ERP-System gewinnst du jedenfalls an Kontrolle, Automatisierung und Transparenz, die sich bereits ab einer noch überschaubaren Unternehmensgröße auszahlt.

Ob sich der Kauf eines ERP-Systems lohnt, findest du am ehesten heraus, indem du folgende Faktoren bewertest:

• Betriebliche Bedürfnisse
• Kosten-Nutzen-Analyse
• Einbeziehung der relevanten Interessengruppen

ERP für mittlere und große Unternehmen

Mittlere und große Unternehmen mit komplexen Geschäftsprozessen und einer Vielzahl von Abteilungen können von einem ERP-System stark profitieren. Es ermöglicht die Integration und Automatisierung verschiedener Funktionen wie Finanz- und Rechnungswesen, Vertrieb, Einkauf, Lagerhaltung, Produktion, Personalwesen und mehr.

ERP für KMU

Auch kleinere Unternehmen weisen viele Bedürfnisse auf, die von einer zugeschnittenen ERP-Lösung abgedeckt werden können. Die Software leistet ihren Beitrag, um betriebliche Prozesse zu verbessern, übernimmt die Datenkonsolidierung und verbessert den nötigen Wettbewerbsvorteil.

ERP für Unternehmen mit mehreren Standorten

Hat dein Unternehmen mehrere Standorte oder Filialen, kannst das ERP-System genutzt werden, um eine einheitliche Datenverwaltung, Prozessharmonisierung und Echtzeitkommunikation zwischen den Standorten sicherzustellen.

ERP-Unterstützung bei internationaler Präsenz

Ist das Unternehmen global tätig, bietet das System Unterstützung in spezifischen Anforderungen wie Mehrsprachigkeit, Währungsumrechnung, internationale Handelsregelungen und länderspezifischer Compliance.

Supply-Chain-Optimierung durch ERP-Systeme

Besitzt der Betrieb komplexe Lieferketten, braucht es ein hochwertiges ERP-Tool, um die Planung, Überwachung und Steuerung von Lieferanten, Lagerbeständen, Produktionsaufträgen, Logistik und Distribution zu optimieren.

Hohe Compliance-Anforderungen mit ERP

Unterliegt das Unternehmen, spezifischen Compliance-Anforderungen, wie im Gesundheitswesen, in der Lebensmittelindustrie oder im Finanzsektor, braucht es eine ERP-Software, um die Einhaltung von Vorschriften zu unterstützen und eine umfassende Rückverfolgbarkeit von Geschäftsprozessen zu gewährleisten.

Bessere Datenkonsistenz dank ERP-Umstellung

Hat das Unternehmen Schwierigkeiten darin, konsistente und zuverlässige Daten über verschiedene Abteilungen und Systeme hinweg zu gewährleisten, solltest du besser in ein ERP-System investieren. Es ermöglicht die zentrale Verwaltung von Daten und sorgt für eine einheitliche und verlässliche Datenbasis im gesamten Unternehmen.

Welche Tools eignen sich?

Es gibt eine Vielzahl von ERP-Tools auf dem Markt, die sich für unterschiedliche Unternehmen und Branchen eignen. Speziell für den Bereich Handel und Commerce haben wir ein neues Briefing bereit. Ansonsten findest du wie gewohnt auf OMR-Reviews eine beachtliche Auswahl, inklusive Paketpreise für deinen Kostenvergleich und besonders umfangreiche Nutzerbewertungen. Besonders empfehlen können wir dir deshalb folgende ERP-Systeme:

Billbee

microtech büro+

DreamRobot

weclapp

SAP S/4HANA Cloud, public edition

Sage 100

Xentral ERP

JTL

SAP Business One

Pickware

e.bootis-ERPII

360ᵉ by e-velopment

NEKOM

Myfactory

plentysystems

Kostenfreie ERP-Tools

Natürlich möchten wir dir auch nicht die kostenfreien ERP-Tools vorenthalten, die für kleinere Unternehmen oder Start-ups eine gute Option sein können. Die hier aufgelisteten ERP-Systeme sind außerdem Open-Source-Lösungen, die du bei Bedarf auch selbst weiterentwickeln kannst.

Odoo

ERPNext

Dolibarr ERP & CRM

ADempiere

Fazit: Hoher Aufwand, der sich lohnt

Ein ERP-Tool soll deinem Unternehmen langfristige Vorteile bringen. Dazu musst du genau wissen, wo du es andockst und auch ein wenig in die Zukunft deines Betriebs blicken können. Verbesserte Effizienz und Produktivität, bessere Entscheidungsfindung, Transparenz und Skalierbarkeit sollen sich schließlich im gesamten Betrieb auswirken. Die ERP-Systemkosten sind auf den ersten Blick kaum transparent und reichen weit über Hardware- und Lizenzkosten hinaus. Trotz dieser Herausforderungen ist der Einsatz einer ERP-Software eine lohnenswerte Investition, die nachhaltiges Wachstum und Wettbewerbsvorteile anstrebt.