Wie setzt man eine ERP-Implementierung erfolgreich um?

1. Was ist ein ERP-System?
2. Warum ist ein ERP-System für Euer Unternehmen wichtig?
3. Die richtige Wahl der Software
4. Die 5 Schritte zur erfolgreichen ERP-Implementierung
5. Schritt 1: Lastenheft erstellen
6. Schritt 2: Die richtige ERP-Software finden
7. Schritt 3: Pflichtenheft des ERP-Anbieters
8. Schritt 4: Firmendaten vorbereiten
9. Schritt 5: Schulung & Launch des ERP-Systems
10. Fazit
11. FAQ

ERP-Systeme sind essenziell für die Digitalisierung und das Wachstum moderner Unternehmen. Dennoch scheuen sich viele kleine und mittelständische Unternehmen vor dem Aufwand der Implementierung. Dieser Artikel zeigt Euch in 5 einfachen Schritten, wie Ihr Euer ERP-System optimal implementiert, um langfristigen Erfolg sicherzustellen. Bevor wir beginnen, werft gerne einen Blick auf unsere Artikel zu den Vorteilen und der Notwendigkeit von ERP-Systemen. Unsere Checkliste hilft Euch bei der Auswahl des passenden Systems.

Was ist ein ERP-System?

Der Begriff „ERP“ steht für Enterprise Resource Planning und beschreibt die zentrale Steuerung aller Geschäftsprozesse eines Unternehmens durch eine Softwarelösung. ERP-Systeme ermöglichen es, Kapitalflüsse zu planen, den Materialbedarf zu prognostizieren und automatisierte Rechnungsstellungen durchzuführen. Da es viele verschiedene Anbieter von ERP-Systemen gibt, welche sich auf verschiedene Einsatzbereiche spezialisiert haben, könnt Ihr Euch bei OMR Reviews einen guten Überblick über die am besten bewerteten ERP-Systeme einholen.

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Warum ist ein ERP-System für Euer Unternehmen wichtig?

ERP-Systeme spielen eine entscheidende Rolle bei der Digitalisierung von Unternehmen. Sie ermöglichen eine effizientere Verwaltung und Steuerung der Geschäftsprozesse, was langfristig zu Kosteneinsparungen und einer verbesserten Wettbewerbsfähigkeit führt. Falls Ihr noch nicht sicher seid, ob ein ERP-System für Euch geeignet ist, schaut Euch unsere hilfreichen Artikel zu den Vorteilen eines ERP-Systems an. Unsere ERP-Checkliste unterstützt Euch bei der Auswahl des besten Systems für Euer Unternehmen.

Die richtige Wahl der Software

Der wichtigste Schritt bei der Implementierung eines ERP-Systems ist mit Abstand die Auswahl der richtigen Software. Nachdem Ihr den richtigen ERP-Anbieter gefunden habt und bei der Wahl der ERP-Lösung erfolgreich beraten und unterstützt wurdet, beginnt die ERP-Implementierung. Diese gliedert sich in mehrere Schritte, die durchgeführt werden müssen, damit das ERP-System uneingeschränkt arbeiten und den gewünschten Nutzen erzielen kann.

Noch nicht für ein ERP-System entschieden?

Welche Software am besten mit Euren internen Prozessen übereinstimmt, könnt Ihr sowohl in unserem Best-of-Artikel über ERP-Systeme für kleine Unternehmen als auch ERP-Systeme für mittelständische Unternehmen herausfinden. Darüber hinaus könnt Ihr in unserem Artikel über ERP-Schulungen erfahren, wie wichtig die Schulung für eine erfolgreiche Implementierung ist.

Die 5 Schritte zur erfolgreichen ERP-Implementierung

Graduelle ERP-Implementierung (Quelle: Eigene Illustration)

Schritt 1: Lastenheft erstellen

Der erste Schritt bei der ERP-Implementierung ist die Erstellung eines Lastenhefts, das die Anforderungen und Wünsche aller Abteilungen detailliert auflistet. Dieses Dokument dient als Grundlage für die Auswahl des passenden ERP-Systems und für die spätere Anpassung an Eure Geschäftsprozesse. Wichtig ist es, nicht nur den aktuellen Zustand der Abläufe zu betrachten, sondern auch künftige Anforderungen zu berücksichtigen. Fragt Euch: Wie können wir Prozesse optimieren und welche Funktionen benötigen wir, um unser Unternehmen zukunftssicher aufzustellen? Sobald das Lastenheft steht und alle Beteiligten einverstanden sind, erstellt der ERP-Anbieter eine Spezifikation, die alle notwendigen Schritte und Anpassungen für die Implementierung beschreibt.

Bei kleineren Firmen und E-Commercelern, die am Anfang oft nur allein sind oder ein kleines Team haben, hört sich das nach viel Initialaufwand an, ist aber essenziell, um das richtige ERP-System zu finden.

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Schritt 2: Die richtige ERP-Software finden

Die Auswahl der richtigen ERP-Software ist entscheidend für den Erfolg Eures Projekts. Ein falsch gewähltes System kann zu hohen Kosten und Komplikationen führen, wenn es später ersetzt werden muss. Um Euch die Suche zu erleichtern, haben wir eine Liste der besten ERP-Anbieter zusammengestellt, basierend auf Bewertungen und Empfehlungen. Achtet bei der Auswahl darauf, dass die Software nicht nur zu Euren aktuellen Bedürfnissen passt, sondern auch flexibel genug ist, um mit Eurem Unternehmen zu wachsen.

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Schritt 3: Pflichtenheft des ERP-Anbieters

Sobald Ihr Euch für eine Software entschieden habt, erstellt der ERP-Anbieter ein Pflichtenheft. Dieses Dokument beschreibt im Detail, wie die Software angepasst und implementiert wird. Hier werden alle technischen und funktionalen Anforderungen festgehalten, und es wird festgelegt, welche Leistungen der Anbieter erbringen muss. Geht das Pflichtenheft sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen klar definiert und vollständig abgedeckt sind. Nach der gegenseitigen Prüfung wird es Vertragsbestandteil und sichert den Leistungsumfang für beide Seiten ab.

Vergleich Lasten vs. Pflichtenheft / Quelle: Eigene Illustration

Schritt 4: Firmendaten vorbereiten

Eine erfolgreiche ERP-Implementierung erfordert gut aufbereitete und saubere Firmendaten. Falls Ihr von einem alten System migriert, müssen die Daten geprüft, bereinigt und eventuell neu strukturiert werden. Dazu gehören Stammdaten wie Kunden- und Lieferantendaten, Artikelstammdaten und finanzielle Informationen. Wenn Ihr bisher kein ERP-System genutzt habt, kann dieser Schritt aufwändiger sein. Plant genügend Zeit ein und achtet darauf, dass alle relevanten Daten im neuen System korrekt eingepflegt werden. Eine gründliche Datenpflege minimiert später auftretende Probleme und erleichtert einen reibungslosen Übergang. Für weiterführende Unterstützung könnt Ihr unseren Artikel über ERP-Support durchsehen.

Schritt 5: Schulung & Launch des ERP-Systems

Eine gründliche ERP-Schulung ist essenziell, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden das ERP-System effizient nutzen können. Entscheidet, ob alle Mitarbeiter geschult werden oder nur Schlüsselpersonen, die ihr Wissen dann weitergeben. Dokumentiert die Schulungen und erstellt Anleitungen, um den Wissenstransfer zu erleichtern. Viele ERP-Anbieter unterstützen Euch mit Schulungsmaterialien und Prozessdokumentationen. Nach der Schulung folgt der Datenimport. Hierbei muss überprüft werden, ob alle Daten korrekt übertragen wurden. Erst wenn dieser Schritt abgeschlossen ist und das Team sich sicher fühlt, kann das ERP-System live gehen. Vergesst nicht, dass das alte System ordnungsgemäß abgeschaltet werden muss, insbesondere, wenn es um die Buchhaltung (GoBD) geht.

Nun steht einer erfolgreichen Implementierung Eures ERP-Systems nichts mehr im Wege.

Fazit

Die Implementierung eines ERP-Systems ist ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung und Vorbereitung erfordert. Mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung könnt Ihr sicherstellen, dass Euer Unternehmen von den Vorteilen eines gut implementierten ERP-Systems profitiert.

FAQ

1. Was ist der wichtigste Schritt bei der ERP-Implementierung?
Der wichtigste Schritt ist die Auswahl der richtigen ERP-Software. Eine gut durchdachte Wahl stellt sicher, dass das System zu Deinen Geschäftsprozessen passt und langfristig Nutzen bringt. Nimm Dir die Zeit, verschiedene Anbieter zu vergleichen und Deine Anforderungen klar zu definieren.

2. Wie lange dauert die Implementierung eines ERP-Systems?
Die Dauer hängt von der Komplexität Deines Unternehmens und der gewählten Software ab. In der Regel dauert die Implementierung zwischen mehreren Wochen und einigen Monaten. Eine gründliche Planung und Vorbereitung kann den Prozess jedoch beschleunigen.

3. Welche Herausforderungen gibt es bei der Einführung eines ERP-Systems?
Häufige Herausforderungen sind Datenmigration, Mitarbeiterschulungen und die Anpassung der Software an bestehende Prozesse. Es ist wichtig, alle Beteiligten frühzeitig einzubeziehen und ausreichend Zeit für Schulungen einzuplanen.

4. Was kostet die Implementierung eines ERP-Systems?
Die Kosten variieren stark je nach Anbieter, Funktionsumfang und individuellen Anpassungen. Neben den Lizenzkosten musst Du auch die Implementierungs- und Schulungskosten berücksichtigen. Hol Dir am besten mehrere Angebote ein, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

5. Was mache ich, wenn das ERP-System nicht funktioniert wie gewünscht?
Wenn Probleme auftreten, solltest Du Dich an den Support Deines Anbieters wenden. Viele Anbieter bieten umfangreiche Unterstützung und können Anpassungen vornehmen. Es ist außerdem hilfreich, während der Implementierung ein gutes Pflichtenheft zu erstellen, um Missverständnisse zu vermeiden.