Wie setzt man eine ERP-Implementierung richtig um?

1. Was ist ein ERP-System?
2. Die richtige Wahl der Software
3. Graduelle Implementierung der ERP-Software

ERP-Systeme werden mit zunehmender Digitalisierung immer wichtiger. Viele kleine Unternehmen schrecken jedoch vor dem Initialaufwand (hiermit ist der Setup-Prozess und die Anpassung an die firmeneigenen Prozesse gemeint) zurück und verstehen nicht, dass dies das langfristige Wachstum des Unternehmens hemmt. Damit Ihr diesen Fehler nicht selbst begehen müsst, bekommt Ihr im Folgenden einen kurzen Einblick, wie man ein ERP-System richtig in Eurem Unternehmen implementiert.

Vorab möchten wir Euch noch auf unsere Artikel hinweisen, die Euch zum einen verdeutlichen, warum Ihr ein ERP-System für Euer Unternehmen braucht und welche Vorteile solch ein ERP-System mit sich bringt. Denn erst wer diese beiden Punkte tatsächlich verstanden hat, ist auch bereit, sich mit der Auswahl und Implementierung eines ERP-Systems zu befassen. Hier findet Ihr eine hilfreiche Checkliste für ERP-Systeme, die Euch bei der Entscheidungsfindung unterstützen kann.

Was ist ein ERP-System?

„ERP“ ist die Abkürzung für den englischen Begriff Enterprise Resource Planning. Auf Deutsch heißt das, dass alle Geschäftsprozesse und Ressourcen, welche ein Unternehmen hat, digital und zentral über eine Softwarelösung geplant, gesteuert und verwalten werden können. Hierunter fallen beispielsweise die Planung von Kapitalflüssen, eine vorausschauende Ermittlung des Materialbedarfs, aber auch eine automatische Rechnungsstellung mit anschließendem Zahlungsabgleich mithilfe der angebundenen Zahlungsanbieter. Da es viele verschiedene Anbieter von ERP-Systemen gibt, welche sich auf verschiedene Einsatzbereiche spezialisiert haben, könnt Ihr Euch bei OMR Reviews einen guten Überblick über die am besten bewerteten ERP-Systeme einholen.

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Die richtige Wahl der Software

Der wichtigste Schritt bei der Implementierung eines ERP-Systems ist mit Abstand die Auswahl der richtigen Software. Nachdem Ihr den richtigen ERP-Anbieter gefunden habt und bei der Wahl der ERP-Lösung erfolgreich beraten und unterstützt wurdet, beginnt die ERP-Implementierung. Diese gliedert sich in mehrere Schritte, die durchgeführt werden müssen, damit das ERP-System uneingeschränkt arbeiten und den gewünschten Nutzen erzielen kann.

Noch nicht für ein ERP-System entschieden?

Welche Software am besten mit Euren internen Prozessen übereinstimmt, könnt Ihr sowohl in unserem Best-of-Artikel über ERP-Systeme für kleine Unternehmen als auch ERP-Systeme für mittelständische Unternehmen herausfinden. Darüber hinaus könnt Ihr in unserem Artikel über ERP-Schulungen erfahren, wie wichtig die Schulung für eine erfolgreiche Implementierung ist.

Graduelle Implementierung der ERP-Software

Graduelle ERP-Implementierung (Quelle: Eigene Illustration)

1. Schritt der ERP-Implementierung: Lastenheft erstellen

Bei der Auswahl eines geeigneten ERP-Programms ist in den meisten Fällen ein entsprechendes Pflichtenheft erstellt worden, das die Anforderungen und Wünsche aller Fachbereiche (falls vorhanden) an eine neue IT-Systemlösung enthält. In diesem Schritt kann der definierte Wertefluss angepasst und wieder verändert werden. Um das größtmögliche Optimierungspotenzial auszuschöpfen, ist es hilfreich, sich nicht zu sehr auf den aktuellen Zustand des Geschäftsprozesses zu fokussieren, sondern sich auf zukünftige Lösungen zu konzentrieren: Wie soll das neue ERP-System in Zukunft Geschäftsprozesse abbilden? Wurde die Spezifikation von allen Beteiligten akzeptiert, erstellt der ERP-Anbieter eine sogenannte Spezifikation. Dies umfasst alle Aufgaben, die für die ERP-Einführung durchgeführt werden müssen, wie z. B. die Anpassung von Programmen und APIs (Application Programmable Interfaces).

Bei kleineren Firmen und E-Commercelern, die am Anfang oft nur allein sind oder ein kleines Team haben, hört sich das nach viel Initialaufwand an, ist aber essenziell, um das richtige ERP-System zu finden

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2. Schritt der ERP-Implementierung: ERP-Software finden

Die richtige Software zu finden, gestaltet sich für viele Firmen wie die Suche nach dem heiligen Gral. Ein falsch ausgewähltes System kann schnell zu hohen Opportunitätskosten führen, wenn es im späteren Verlauf nochmal gewechselt werden muss. Um Euch bei der Suche zu unterstützen, haben wir für Euch hier die ERP-Systeme vorgestellt, die von anderen Usern am häufigsten und am besten bewertet wurden.

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3. Schritt der ERP-Implementierung: Pflichtenheft des ERP-Anbieters

Nachdem Ihr im ersten Schritt Eure Anforderungen definiert und im zweiten Schritt Euch auf die Suche nach der richtigen Softwarelösung gemacht habt, geht es im dritten Schritt darum, den Anbieter hinsichtlich der Leistung zu validieren. Hierfür wird das sogenannte Pflichtenheft vom Software-Anbieter erstellt. Dort werden die Anforderungen an Aufgaben und Prozessen für die ERP-Implementierung schriftlich und detailliert niedergeschrieben. Sie werden nach erfolgreicher Prüfung beider Seiten Vertragsbestandteil und sichern beide Seiten zuverlässig im Leistungsumfang ab.

Vergleich Lasten vs. Pflichtenheft / Quelle: Eigene Illustration

4. Schritt der ERP-Implementierung: Eigene Firmendaten vorbereiten

Da das zukünftige ERP-System Eures Unternehmens bestimmte Daten als Basis benötigt, müssen zunächst die Altdaten des Altsystems aufbereitet, gepflegt und erweitert werden. Falls noch kein ERP-System vorhanden war, müssen die Daten anderweitig verfügbar gemacht werden. Dieser Schritt der ERP-Implementierung kann zeitintensiv sein und sollte bei der Planung eines ERP nicht unterschätzt werden. Üblicherweise werden nur grundlegende Stammdaten wie Kontaktdaten, Kundenstamm, Artikel, Lieferanten und Stücklisten übertragen. Nach Abschluss der Datenpflege müssen verantwortlichen Mitarbeiter:innen umfassend geschult werden. Für weiterführende Unterstützung könnt Ihr unseren Artikel über ERP-Support durchsehen.

5. Schritt der ERP-Implementierung: Schulung & Launch des ERP-Systems

Bei der Schulung für ein ERP-System kann ein Unternehmen bestimmen, ob es alle Mitarbeiter:innen teilnehmen lässt oder ob es sich auf die Schulung zuvor definierter Personen konzentriert. Wenn nur wichtige Mitarbeiter:innen an diesem Prozess beteiligt sind, können die Kosten bis zu einem gewissen Grad reduziert werden. Denn das in der ERP-Schulung erworbene Wissen muss an die Kolleg:innen weitergegeben werden. In diesem Fall wäre eine genaue Dokumentation der gemachten Angaben und Screenshots zur besseren Veranschaulichung hilfreich.

Darüber hinaus können ERP-Anbieter den internen Wissenstransfer unterstützen, indem sie allen Mitarbeiter:innen informative Schulungen und Prozessdokumentationen zur Verfügung stellen. Dieser Teil der ERP-Implementierung ist abgeschlossen, wenn die Benutzer:innen oder Mitarbeiter:innen bestätigen, dass sie sich angemessen geschult fühlen und dass alle Prozesse genau dokumentiert wurden.

Als Nächstes folgt der Datenimport, der anschließend auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft werden muss.

Erst wenn alle vorher aufgeführten Schritte erfolgreich abgeschlossen sind, kann die neue ERP-Software erstmals in Betrieb genommen werden. Es wird empfohlen, das alte System vollständig herunterzufahren. Falls über das alte System die Buchhaltung abgewickelt wurde, ist es wichtig sich bewusst zu machen, dass für die ordnungsgemäße Buchführung (GoBD) alle Informationen der letzten 10 Geschäftsjahre jederzeit zugänglich aufbewahrt werden müssen. Hierbei ist es ratsam, sich bei dem vorherigen Anbieter zu informieren, wie das im konkreten Fall ablaufen wird. Möglicherweise ist dieser Schritt durch einen vollständigen Import aller Daten in das neue System redundant.

Nun steht einer erfolgreichen Implementierung Eures ERP-Systems nichts mehr im Wege.