So setzt du die Prozessoptimierung mithilfe eines ERP-Systems um 

Prozessoptimierung ist ein wichtiger Bestandteil in Unternehmen. Es führt nicht nur zu steigender Effizienz und Effektivität von Unternehmensabläufen, sondern bietet auch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Eins ist klar, ohne Prozessoptimierung gibt es kein Weiterkommen und keinen Fortschritt.

Wie Prozessoptimierung richtig angegangen wird, was es damit eigentlich so richtig auf sich hat und warum du dir die Prozessoptimierung als eine Art Kreislauf vorstellen kannst, erfährst du in diesem Artikel. Dazu zeigen wir dir, warum bei der Prozessoptimierung ein ERP-System für dich ein echter Game-Changer sein kann.

Was ist Prozessoptimierung? 

Bei der Prozessoptimierung analysieren Unternehmen ihre Prozesse. Basierend auf diesen Daten leiten sie entsprechende Maßnahmen ein, um bestehende Prozesse effektiver zu gestalten, die Produktivität und Profitabilität zu steigern sowie eine flexible Anpassung bei wechselnden Anforderungen zu ermöglichen. Die Prozessoptimierung ist keine einmalige Sache. Es handelt sich dabei um einen andauernden Prozess, bei dem Digitalisierung und Automatisierung eine große Rolle spielen.

Die Prozessoptimierung besteht aus fünf Phasen:

1. Vorbereitung: Unternehmen legen fest, welche Personen an der Optimierung beteiligt sein sollten, wer sie leitet und vor allem, welcher Bereich verbessert werden soll.
2. Analyse: Unternehmen analysieren den Ist-Zustand ihrer Abläufe, Produkte und Dienstleistungen.
3. Re-Design: Unternehmen entwickeln Maßnahmen, um ihre Potenziale auszubauen und ihre Schwachstellen zu korrigieren.
4. Umsetzung: Die beschlossenen Maßnahmen bilden die Grundlage der Prozessoptimierung.
5. Evaluation und Nachbereitung: Unternehmen überwachen die Auswirkungen ihrer Maßnahmen, messen deren Erfolg und lokalisieren Umsetzungsschwierigkeiten.

Die Vorteile der Prozessoptimierung 

Die Prozessoptimierung bringt viele Vorteile für all deine Unternehmensbereiche mit sich. Entscheidend sind die konkreten Maßnahmen, die du ergreifst. Sie zielen immer auf eine Erhöhung der Produktivität, Qualität und Arbeitssicherheit sowie auf eine Kostensenkung ab:

• Produktivität: hohe Produktivität, kurze Durchlaufzeiten, hohe und konstante Auslastung, effiziente Abläufe, kurze Wege, Prozessautomatisierung
• Kosten: niedrige Produktionskosten, geringe Ressourcen und Lagerbestände
• Qualität: hohe Qualität und Termintreue, effiziente Kommunikation und Reportingabläufe
• Arbeitssicherheit: Arbeitsunfallverhütung

Wie dich die Prozessoptimierung mittels ERP-System in der Produktion unterstützt 

Bereiche im ERP-System

Ein ERP-System hat Funktionen, die deine Prozesse in der Produktion, im Finanz- und Rechnungswesen, im Marketing und Vertrieb, in der Materialwirtschaft, im Personalwesen sowie in der Lager- und Bedarfsermittlung verbessern. Wie du bei der Prozessoptimierung mit einem ERP-System am besten vorgehst, sehen wir uns jetzt im Detail an. In unserem Beispiel richten wir unseren Blick auf die Prozessoptimierung in der Produktion.

Deine Produktion verfolgt vermutlich diese drei (voneinander abhängigen und teils konkurrierenden) Ziele:

1. Sicherstellung deiner Qualitätsstandards: Produktqualität, Lieferfähigkeit und Termintreue
2. Möglichst kurze Durchlaufzeiten: geringe Lagerbestände und kurze Beschaffungszeiten
3. Möglichst hohe Wirtschaftlichkeit: hohe Produktivität, maximale Auslastung und geringe Kosten

Diese Ziele kannst du im Zuge der Prozessoptimierung mit einem ERP-System in fünf Schritten erreichen.

Phasen der Prozessoptimierung mit ERP

Phase 1: die Vorbereitung

Zunächst definierst du alles, was du für die weiteren Phasen benötigst. Du entscheidest, welche Abteilungen und Mitarbeiter*innen aktiv an der Prozessoptimierung mitwirken sollen und teilst ihnen Verantwortlichkeiten sowie Rollen zu.

Phase 2: die Analyse

Jetzt solltest du dich mit dem Ist- und dem Soll-Zustand befassen. Die Analyse zeigt dir, wie effizient deine aktuellen Abläufe sind und an welchen Stellschrauben du drehen kannst, um besser zu werden. Um im Anschluss in die Umsetzung zu gehen, entwickelst du einen konkreten Maßnahmenplan, der auf deine individuellen (smarten) Ziele abgestimmt ist. In diesem Zuge definierst du KPIs, an denen du deinen Fortschritt misst.

Phase 3: das Re-Design

Eine konkrete (technische) Maßnahme könnte beispielsweise die Umrüstung auf Produktion 4.0 sein. Das würde bedeuten, dass deine Fertigungsstraße automatisiert wird (Industrie 4.0), wie es insbesondere in der Automobilbranche häufig der Fall ist. Dein Re-Design kann technischer, organisatorischer, personeller oder struktureller Natur sein. So könntest du etwa 

• Eine neue Methode wie Six Sigma anwenden, um deine Produktionsqualität zu verbessern.
• Zu regionalen Lieferant*innen wechseln, um die Beschaffungszeiten zu verkürzen.
• Auf Lean Production setzen, um deinen Ressourceneinsatz zu minimieren.
• Teilprozesse aussourcen, um deine Mitarbeiter*innen zu entlasten.
• Verantwortlichkeiten und Ziele klar definieren, um deine Projekte schneller zum Abschluss zu bringen.
• Deine Prozessgestaltung mit den größten Konkurrent*innen vergleichen (Benchmarking).

Phase 4: die Umsetzung

Du hast die Ziele festgelegt und Maßnahmen entwickelt, die dich dorthin bringen sollen. Diese Vorarbeit bildet die Basis für deine Prozessoptimierung bzw. deren Umsetzung. Ein ERP-System, dass dich bei der Prozessoptimierung unterstützt, ist microtech. Es umfasst Lösungen für die WaWi (Warenwirtschaft), die Fibu (Finanzbuchhaltung), die Lohnbuchhaltung, den E-Commerce, die Logistik, den Versand, die Produktion und die Fertigung. So könnte deine Umsetzung mit microtech aussehen:

1. Planung und Organisation deiner Einzel-, Serien- und Variantenfertigung: Plane und erstelle Fertigungsaufträge in der WaWi.
2. Produktionsplanung und -steuerung (PPS): Plane, steuere und überwache deine Prozesse. Das ERP-System berechnet automatisch die jeweiligen Liefertermine.
3. Betriebsdatenerfassung (BDE): Erfassen deine Zeiten (z. B. Start, Ende, Rüsten und Störungen) über die BDE.
4. Ressourcenauslastung: Ermittle und plane deine optimale Maschinen- und Ressourcenauslastung. Bei Bedarf kannst du frühzeitig eingreifen. 
5. Serien- und Chargennummernverfolgung: Verfolge alle Artikel nachweisbar anhand der Serien- und Chargennummern von der Produktion bis zum Verkauf. 
6. Build-to-Order und Build-to-Stock: Produziere deine Produkte gemäß eingehender Kundenbestellungen oder für dein Lager.
7. Papierlose Fertigung: Digitalisiere deinen Fertigungsprozess. Alle Informationen und Dokumente werden digital und automatisiert erstellt und verwaltet. 
8. Stücklisten- und Rezeptimport: Importe erfolgen über das ERP-System. Abteilungen wie der Einkauf und die Produktion können zugreifen und in einem einzigen (gemeinsamen) System arbeiten.
9. Vor- und Nachkalkulation: Erstelle Nachberechnungen mit den Daten der Produktions- und Auftragsbearbeitung.
10. Integrationen: Durch Integrationen zu relevanten Systemen sparst du dir doppelten Pflegeaufwand und schaffst systemübergreifend Transparenz.

Phase 5: die Evaluation und Nachbereitung

Im letzten Schritt geht es darum, deine Prozesse zu überwachen. Wichtige KPIs können z. B. die Flusszahl (Durchlaufzahl eines Auftrags) und der Flussfaktor (Verhältnis zwischen der wertschöpfenden Stückzeit und der Auftragsdurchlaufzeit) sein. Die Vorgehensweise solltest du ausführlich, nachvollzieh- und messbar dokumentieren. Alle Unternehmensbereiche, für die die Informationen relevant sind, müssen auf diese Zahlen zugreifen können. Mit microtech wickelst du diesen Schritt digital und automatisiert ab.

Fazit: Prozessoptimierung ist einfach mit dem richtigen ERP-System

Für die Prozessoptimierung sind ERP-Systeme ideal. Sie erlösen dich und dein Team von sämtlichen Routineaufgaben. Dadurch wirst du nicht nur schneller und besser, auch die Rückverfolgungs- und Nachweisbarkeit – beispielsweise in deiner Produktion – sind sichergestellt. OMR Reviews listet viele ERP-Systeme. Klicke dich einfach durch die beliebtesten Tools wie microtech büro+ durch. Die verifizierten Nutzerbewertungen helfen dir, das perfekte Tool für deine Anforderungen zu finden.