ERP-System umstrukturieren: Wann lohnt sich eine Umstellung?

Euer ERP-System ist das Herzstück Eurer Geschäftsprozesse. Gerät es ins Stocken, beeinträchtigt das die Effizienz und Produktivität Eures Unternehmens. Trotzdem kann die Einführung eines brandneuen Systems oder sogar die Umstrukturierung des alten Systems entmutigend wirken – insbesondere in finanzieller Hinsicht. In diesem Artikel zeigen wir Euch, warum es dennoch wichtig ist, ein ERP-System umzustrukturieren und welche Faktoren es dabei zu berücksichtigen gilt. 

Was ist ein ERP-System?

Enterprise-Resource-Planning ist ein Begriff, den das Forschungsunternehmen Gartner im Jahr 1990 geprägt hat. Im Gegensatz zur landläufigen Meinung handelt es sich bei einer ERP-Lösung jedoch nicht um eine eigenständige Anwendung. Vielmehr ist es ein System, das aus verschiedenen Modulen besteht, von denen jedes eine bestimmte Geschäftsanforderung oder einen bestimmten Prozess abdeckt. Dazu gehören:

• Finanzen: Die Grundlage so gut wie jedes ERP-Systems. Es verwaltet das Hauptbuch und alle Finanzdaten.
• Purchasing: Es verwaltet den Einkauf von Rohstoffen und Fertigwaren.
• Produktion: Dieses Modul hilft Unternehmen, alle Prozesse zu koordinieren, die zur Herstellung von Produkten erforderlich sind. Es überwacht auch die Anzahl der in Arbeit befindlichen und fertigen Artikel.
• Bestandsverwaltung: Es zeigt die aktuellen Lagerbestände bis hinunter zur SKU-Ebene an und aktualisiert diese Zahlen in Echtzeit.
• Auftragsverwaltung: Das Modul überwacht Kundenbestellungen aus allen Kanälen und verfolgt deren Fortschritt bis zur Auslieferung.
• Lagerverwaltung: Es steuert die Lageraktivitäten wie Wareneingang, Kommissionierung, Verpackung und Versand.
• Customer Relationship Management: Es verfolgt die gesamte Kommunikation mit den Kund*innen, unterstützt das Lead-Management und verbessert den Kundenservice, um den Umsatz zu steigern.
• HR Management: Dieses Modul verwaltet die Mitarbeiterdaten und Leistungsbeurteilungen.
• ERP E-Commerce: Es ermöglicht Einzelhändler*innen und Marken, die Back- und Frontends ihrer Online-Shops zu verwalten. 
• Marketing Automation: Dieses Modul verwaltet Marketingmaßnahmen über alle digitalen Kanäle hinweg. Es ermöglicht Unternehmen zudem, ihr Messaging zu optimieren und zu personalisieren.

Jedes dieser Module überträgt Informationen in die zentrale Datenbank – die Schlüsselkomponente eines ERP-Systems. Diese Datenbank bietet einen Einblick in alle Abteilungen. Sie versetzt Manager*innen außerdem in die Lage, die Leistung der verschiedenen Abteilungen zu bewerten und zu vergleichen. So können sie die Auswirkungen von Geschäftsentscheidungen nachvollziehen. Darüber hinaus ermöglicht ein ERP-System die Automatisierung von Geschäftsprozessen und eine verbesserte interne Kontrolle.

4 Gründe, warum eine Umstrukturierung des ERP-Systems so wichtig ist

Es gibt zahlreiche Gründe, warum Ihr Euer ERP umstrukturieren oder sogar ersetzen solltet. Hier sind einige davon:

1. Wachstum: Unternehmenswachstum ist einer der häufigsten und motivierendsten Gründe für eine ERP-Transformation. Die Umstrukturierung stellt sicher, dass Ihr über alle Funktionalitäten verfügt, die Ihr zur Unterstützung Eurer neuen Geschäftsanforderungen und -prozesse benötigt. Einige Indikatoren dafür, dass Euer Unternehmen sich im Wachstum befindet, sind:

• Mehr Geschäftsabschlüsse
• Neue Produkte oder Dienstleistungen
• Neue Geschäftsvorhaben
• Neue Märkte: Die Expansion auf neue Märkte kann neue geschäftliche Anforderungen mit sich bringen, wie neue Steuervorschriften oder die Integration von Fremdsprachen.

2. Neue Führung: Es ist üblich, dass neue Führungskräfte neue Maßnahmen einführen. Vielleicht wollen sie einen besseren Überblick oder bevorzugen ein System, das sie in der Vergangenheit verwendet haben. In diesen Fällen kann eine Umstrukturierung des ERP-Systems oder die Einführung eines neuen Systems erforderlich sein, um ihren Präferenzen und den Zielen des Unternehmens zu entsprechen.

3. Aufsichtsrechtliche Überlegungen: Für Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie die Vorschriften einhalten. ERP-Lösungen tragen dazu bei, dies zu gewährleisten. Das gilt insbesondere für die komplexen Buchhaltungs- und Steuergesetze sowie die sich ständig ändernden globalen Handelsvorschriften. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, beschließen viele Unternehmen, ihr ERP-System umzustrukturieren oder sogar zu ersetzen.

4. Veraltete Technologie: Bei einem Altsystem handelt es sich in der Regel um eine maßgeschneiderte Anwendung, die ein Unternehmen schon seit Jahren nutzt. Aufgrund dieser Anpassungen zögern viele Unternehmen, ihr ERP-System aufzurüsten oder umzustrukturieren. Dies kann zu einer Reihe von Problemen führen:

• Es gibt nicht viele Anbieter, die veraltete Systeme unterstützen. 
• Die Mitarbeiter*innen sind gezwungen, einen Workaround zu erstellen, da das System nicht die aktuellen Geschäftsprozesse unterstützt. 
• Mitarbeiter*innen, die mit dem System vertraut sind, könnten das Unternehmen verlassen oder in den Ruhestand gehen. Dadurch ist niemand in der Lage, neue Mitarbeiter*innen zu schulen oder Fehler in der alten Software zu beheben.
  

Diese Faktoren solltet Ihr bei einer ERP-Systemumstrukturierung berücksichtigen

Ziele: Warum strukturiert Ihr Euer ERP um? So einfach diese Frage auch ist, viele Unternehmen können darauf keine klare Antwort finden. Erhaltet Ihr jedoch nicht benötigte Funktionalitäten, führt dies zu einer Verschwendung Eurer Ressourcen. Daher müsst Ihr Eure Ziele für die Umstrukturierung klar definieren.

Das Team: Die Umstrukturierung Eures ERP-Systems verlangt den Mitarbeiter*innen Zeit und Mühe ab. Daher müsst Ihr ein zuverlässiges Team zusammenstellen, das über ausreichend Motivation, Fachwissen und Zeit verfügt.  Die Bereitstellung von Mitarbeiter*innen für das ERP-Projekt ist besonders herausfordernd. Denn der normale Geschäftsbetrieb und die Umstrukturierung müssen gleichzeitig erfolgen.

Umfang: Was ist Teil der Umstrukturierung und was nicht? Obwohl die ERP-Umstrukturierung eine hervorragende Gelegenheit ist, Prozesse zu verbessern, solltet Ihr nicht alles auf einmal ändern.

Budget: Stellt ein vollständiges und genaues Budget für das ERP-Projekt auf. Achte darauf, dass die Umstrukturierung nicht von den Kosten abhängt, sondern von den erwarteten Einnahmen. Letztlich entscheidet der Return on Investment, ob es eine gute Entscheidung war. Zudem solltet Ihr ehrlich abwägen, was Ihr selbst übernehmen könnt und wo Ihr die Expertise von Berater*innen benötigt.

Infrastruktur: Es ist durchaus möglich, dass die Umstrukturierung Eures ERP-Systems Anforderungen an Eure Infrastruktur stellt. Sind Investitionen in neue Server erforderlich? Oder in Computer und mobile Geräte? Wollt Ihr in die Cloud migrieren?

Change Management: Der meist vergessene, aber wesentliche Faktor, ist das Change Management. Eine Umstrukturierung oder Einführung eines neuen Systems bringt Veränderungen mit sich. Bildschirme und Menüs, die anders aussehen, Prozesse, die anders ablaufen und neue Wege der Zusammenarbeit und Kommunikation. Das Management muss die Organisation darauf vorbereiten. Ihr müsst die Mitarbeiter*innen darüber aufklären, was wann und warum passieren wird und ihnen die Vorteile der ERP-Umstellung verdeutlichen.

ERP-Systemumstrukturierung in 8 Schritten

Ob Ihr ein ERP-System umstrukturiert oder ersetzt – eine sorgfältige Projektplanung ist von entscheidender Bedeutung. Diese Checkliste hilft Euch, eine erfolgreiche ERP-Transformation umzusetzen:

1. Stellt ein vorläufiges Projektteam zusammen: Bringt Personen aus verschiedenen Abteilungen zusammen, um auszumachen, ob sich Softwareupgrades oder eine Umstrukturierung des Systems lohnen könnte. Bezieht Endnutzer*innen wie Lagermitarbeiter*innen, Supply-Chain-Manager*innen, Marketingkoordinator*innen und Vertriebsexpert*innen ein, um die Grenzen Eures derzeitigen Systems zu verstehen.

2. Erstellt einen Business Case und holt Euch die Zustimmung des Managements ein: Wenn nach dieser ersten Bewertung eine Umstrukturierung erforderlich ist, dokumentiert Ihr den Wert, den Euer Unternehmen mit einer neuen Lösung erzielen kann. Legt diese dann den Führungskräften vor, um deren Zustimmung einzuholen, was einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

3. Identifiziert die Anforderungen: Definiert, was die ERP-Lösung enthalten muss, um den von Euch dokumentierten Wert zu erbringen. Dies sollte auch „Nice-to-have“-Funktionen umfassen, auf die gegebenenfalls verzichtet werden kann.

4. Identifiziert potenzielle Lösungsanbieter: Recherchiert nach Anbietern, die nachweislich bereits ähnliche Aufgabenstellungen gelöst haben (dies könnte auch Euer derzeitiger Anbieter sein). Wendet Euch zudem an andere Unternehmen aus Eurer Branche, um herauszufinden, welches ERP sie verwenden.

5. Vorauswahl der besten Anbieter: Fordert detaillierte Angebote und Demos an. Stellt Fragen, bewertet Ablaufpläne, prüft Referenzen, vergleicht sorgfältig die Kosten und informiert Euch darüber, wie jeder Anbieter euch zu unterstützen gedenkt.

6. Entscheidet Euch für einen Anbieter: Entscheidet Euch nun für einen Anbieter, dem ihr vertraut und der eure Anforderungen zu einem angemessenen Preis erfüllen kann.

7. Erstellt einen Implementierungsplan mit realistischen Meilensteinen für das Projekt: Die ERP-Transformation umfasst oft mehrere Phasen – von Datenbank-Upgrades, Datenintegration, Anpassungen, Benutzerschulungen bis hin zur Planung des Go-live Planning. Daher solltet Ihr einen realistischen Implementierungsplan erstellen, um Euer ERP-Projekt zu verfolgen.

8. Führt den Plan gemeinsam aus: Baut eine Arbeitsatmosphäre auf, in der alle Beteiligten Bedenken äußern, aufkommende Risiken erkennen und gemeinsam an Lösungen arbeiten können.

Diese Herausforderungen können bei der Umstrukturierung eines ERP-Systems auftreten

1. Projektplanung: Unternehmen unterschätzen oft den Zeit- und Budgetbedarf für eine ERP-Einführung. Laut Statista sind zwei der häufigsten Ursachen für Budgetüberschreitungen das Hinzufügen ungeplanter Funktionen zum System. Hinzu kommt das Unterschätzen des Personalbedarfs.

Um diese Probleme zu vermeiden, müsst Ihr daher von Anfang an einen klaren und realistischen Plan entwickeln. Der Projektplan sollte mögliche Stolpersteine und geringfügige Kostenüberschreitungen berücksichtigen und diese im Vorfeld angehen. Dies wird den Entscheidungsprozess vereinfachen und das ERP-Projekt auf Kurs halten.

2. Projektmanagement: ERP-Implementierungen sind mit mehreren Phasen verbunden, die kritische Aufgaben mit sich bringen. Um alle Elemente im Blick zu behalten, ist ein akribisches Projektmanagement erforderlich. Außerdem müssen alle Gruppen, die an der Entwicklung und Nutzung des Systems beteiligt sind, einbezogen werden. Das kann eine enorme Herausforderung darstellen, da jede Abteilung ihre Verantwortlichkeiten für das ERP-Projekt mit anderen Prioritäten unter einen Hut bringen muss.

Für eine erfolgreiche Implementierung, benötigt Ihr ein Projektmanagement, das die Erwartungen, Meilensteine und den Zeitrahmen realistisch einschätzt. Zudem sollte die Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien rechtzeitig stattfinden.

3. Datenintegration: Einer der wichtigsten Vorteile eines ERP-Systems ist, dass es eine einzige, genaue Datenquelle für das gesamte Unternehmen bietet. Ein entscheidender Schritt bei der ERP-Einführung ist daher die Datenmigration. Diese kann sich allerdings als viel schwieriger als erwartet erweisen. Die Informationen sind möglicherweise weit über das gesamte Unternehmen verstreut – in Buchhaltungssystemen, abteilungsspezifischen Anwendungen, Tabellenkalkulationen und vielleicht sogar auf Papier.

Eine gut geplante Datenmigration kann dazu beitragen, dass das gesamte Einführungsprojekt im Zeit- und Kostenrahmen bleibt. Es stellt darüber hinaus eine Gelegenheit dar, veraltete und redundante Daten zu entfernen, die in den älteren Systemen des Unternehmens schlummern. 

4. Kostenüberschreitungen: ERP-Projekte sind berüchtigt dafür, dass sie nach der Einführung das Budget sprengen. Viele Unternehmen unterschätzen den Arbeitsaufwand für die Umstrukturierung eines ERP-Systems, was zu überhöhten Ausgaben führt. Dies gilt insbesondere dann, wenn die ERP-Lösung erhebliche Anpassungen an die Bedürfnisse des Unternehmens erfordert. Außerdem müsst Ihr die Kosten für externe Berater*innen, die Datenmigration (10 bis 15 % der gesamten Projektkosten) und die Schulungskosten einkalkulieren. Um das Budget nicht zu überziehen, solltet Ihr diese Faktoren berücksichtigen und realistische Kosten ansetzen.

5. Kontinuierliche Optimierung: Die Umstrukturierung Eures ERP-Systems endet nicht, wenn das System in Betrieb geht. Die Lösung muss ständig weiterentwickelt werden, um neue Geschäftsprozesse und Technologien zu unterstützen. Daher muss das Projektteam das ERP auch nach der Einführung weiter betreuen, Probleme beheben und neue Anforderungen bewältigen.

Einmal implementierte ERP-Systeme werden von den Unternehmen oft mehr als zehn Jahre lang genutzt. Daher ist es unerlässlich, in regelmäßigen Abständen zu überprüfen, ob das System noch den Unternehmensanforderungen entspricht.

Die Vorteile einer erfolgreichen ERP-Systemumstrukturierung

Rentabilität

Die Umstrukturierung Eures ERP-Systems zur Verbesserung der Abläufe führt zu mehr Produktivität – und damit zu Kosteneinsparungen und höheren Gewinnen. Wenn Ihr am Abwägen seid, ob Ihr Euer System umstrukturieren wollt, solltet Ihr einen Blick auf den ROI werfen.

Gesteigerte Effizienz

Mit der Weiterentwicklung der Technologie wird diese auch immer anspruchsvoller. Neuere ERP-Versionen sorgen für bessere Berichte, schnellere Datenverarbeitung und mehr Automatisierung. Letztere spart großen Unternehmen eine Menge Geld, da sie viele betriebliche Aufgaben zu erledigen haben. Außerdem können sie dank besserer Berichte ihre Ressourcen an der richtigen Stelle und zur richtigen Zeit einsetzen. In vielen Fällen gleichen diese Effizienzsteigerungen die Kosten aus, die während des Umstrukturierungsprozesses anfallen.

Niedrigere Implementierungskosten

Wenn Ihr Euer ERP-System nicht regelmäßig aktualisiert oder umstrukturiert, werdet Ihr am Ende mit einem veralteten System dastehen. IT-Unternehmen berechnen ihren Kund*innen heutzutage Gebühren auf der Grundlage des aktuellen Systems, mit dem sie arbeiten. Wenn also eine große Lücke zwischen Eurem aktuellen System und dem zukünftigen System besteht, fallen die Implementierungskosten höher aus. Obendrein führt die Umstellung eines alten Systems auf eine wesentlich neuere Version zu einer hohen Ausfallzeit.

Geringere Schulungskosten

Zwischen den aufeinanderfolgenden Versionen eines Softwareprodukts gibt es keine großen Unterschiede. Daher ist der Schulungsbedarf begrenzt und kann mit einem geringeren Budget bewältigt werden. Wenn Ihr hingegen auf eine wesentlich neuere Version einer bestimmten Software umsteigt, müsst Ihr viel Zeit und Geld für die Schulung Eurer Mitarbeiter*innen aufwenden. Dies führt zu erhöhten Ausfallzeiten und Produktivitätsverlusten – einer der Gründe, warum Ihr Euer System umstrukturieren und auf dem neuesten Stand halten solltet.

Diese Aufgaben übernehmen externe Berater*innen bei der Umstrukturierung

Die Umstellung Eures ERP-Systems umfasst eine Menge kritischer Aufgaben. Um den Erfolg der ERP-Einführung sicherzustellen, können externe Berater*innen zurate gezogen werden. Sie sind für folgende Aufgaben zuständig:

• Analyse des bestehenden Systems, um Stärken und Schwächen zu ermitteln und Optimierungsmöglichkeiten auszumachen
• Tägliche Wartung des ERP-Systems, Installieren neuer Upgrades und Testen auf Bugs
• Dokumentation des Zustands der ERP-Umstrukturierung
• Unterstützung der technischen Teams mit Änderungsmanagement und technischen Fähigkeiten
• Erstellung von ERP-Spezifikationen und Kostenvoranschlägen für Programme auf der Grundlage von Anforderungen
• Mitwirkung bei der Entscheidungsfindung zur Optimierung und Verbesserung des Technologiemanagements
• Unterrichtung der Mitarbeiter*innen über die Funktionsweise und die effektivste Nutzung des Systems

Ihr habt Fragen zur Umstrukturierung Eures ERP-Systems oder wollt mehr zum Thema erfahren? Wir bei OMR Reviews informieren unsere Leser*innen nicht nur über die Digital- und Marketingszene.  Bei uns findet Ihr auch Erfahrungsberichte von echten Nutzer*innen, um Euch die Entscheidung beim Kauf von Softwareprodukten zu erleichtern.