ERP-Finanzen: So viel Mehrwert bietet Euch ein ERP-System in Eurem Finanzwesen

Unser Gastautor David Wagemann erläutert Euch in diesem Artikel die Vorteile und Funktionen eines ERP-Finance-Moduls und warum dies beim Management ganz oben auf der Agenda stehen sollte. Dazu liefert er Euch eine Anleitung zur Auswahl von leistungsfähigen ERP-Systemen. 

Die Finanzbuchhaltung ist für alle Unternehmen eine Pflichtaufgabe. Der Gesetzgeber verlangt die ordnungsgemäße Buchführung und die Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen. Das ist nun nicht wirklich sexy, führt aber dazu, dass alle Geschäftsvorfälle im Finanzwesen des ERP-Systems zusammenfließen. Dadurch stehen das aktuelle Betriebsergebnis und weitere Kennzahlen jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung und bilden die Grundlage für weitreichende unternehmerische Entscheidungen. Das ist kein „Nice-to-have“, sondern ein „Must-have“ für alle zukunftsfähigen Unternehmen.

Wie können Finanzen im ERP-System abgebildet werden?

Bevor wir in die Details zu Vorteilen und Funktionen von ERP Finance Software einsteigen, gibt es eine wesentliche Überlegung, die einen entscheidenden Einfluss auf die Auswahl des passenden ERP-Systems für ein Unternehmen hat. Und gleichzeitig hat dies große Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit des Finanzwesens. In jedem Erstberatungsgespräch mit unseren Kund*innen klären wir dies von Anfang an ab: Wird die Buchhaltung im Hause oder extern gemacht und soll das so bleiben? Und damit im Zusammenhang die Frage, ob das ERP-Rechnungswesen nahtlos in die ERP-Software integriert sein soll oder auch als separate Lösung per Schnittstelle an das ERP-System angebunden werden darf. Ein vollumfängliches, integriertes Finanzmodul bieten nämlich längst nicht alle ERP-Systeme. Wobei Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware wie DATEV mittlerweile zum Standard gehören. Kleiner Hinweis: Für Einsteiger*innen in das Thema ERP eignet sich der Beitrag, wie funktioniert ein ERP-System? 

Das sollte bei einer ERP-Software mit Finanzwesen beachtet werden

Vorteil eines vollumfänglich integrierten Finanzmoduls:

Wenn das Rechnungswesen über ein Modul direkt im ERP-System abgebildet wird, greift es auf die zentrale Datenbank zu, in die alle anderen Module ihre Daten einspeisen. Eine Eingangsrechnung im Modul Finanzen wird so zum Beispiel automatisiert mit dem Wareneingang (Modul Lager) und der Einkaufsbestellung (Modul Einkauf) abgeglichen und kontiert. Bei Diskrepanzen wird ein manueller Freigabe-Workflow gestartet. Die Zahlung der automatisch oder manuell autorisierten Rechnung wird dann fristgerecht ausgelöst. Gleichzeitig können die anderen Module auf die Daten im ERP-Finanzen-Modul zugreifen und diese auswerten.

Vorteil einer per Schnittstelle an das ERP-System angebundenen externen Finanz-Software:

Die meisten der auf eine oder zumindest nur wenige Branchen ausgerichteten ERP-Systeme bieten für ihre Zielgruppe hervorragende spezifische Funktionalitäten, aber oftmals keine vollumfängliche ERP-System-Buchhaltung. Der Hauptvorteil von diesen ERP-Lösungen, bei denen das Rechnungswesen in einer separaten Software über eine Schnittstelle angebunden wird, liegt in der starken Branchenausrichtung des Nicht-Finanz-Teils.

Deswegen gilt es abzuwägen, ob die Vorteile der nahtlosen Integration eines leistungsstarken Finanzmoduls stärker wiegen als die branchenspezifische Ausrichtung eines ERP-Systemes mit per Schnittstelle angebundener externer Finanz-Software.

TIPP: Im Rahmen des Auswahlverfahrens von passenden ERP-Anbietern gehört dieser Punkt sehr weit oben auf die Prioritätenliste: Soll das Finanzwesen nahtlos in die ERP-Software integriert sein oder als separate Lösung per Schnittstelle an das ERP-System angebunden werden? Aufgrund der Wichtigkeit, aber leider auch Komplexität empfehlen wir unseren Kund*innen, sich zu dieser Fragestellung zumindest punktuell externe Unterstützung von unabhängigen Expert*innen zu holen. 

Das Finanzmodul ist die zentrale Stelle im ERP-System, an der die Finanzdaten der anderen Module zusammenfließen

Vorteile eines ERP-Systems mit Finanzwesen und Rechnungswesen

Ein in das ERP integrierte Rechnungswesen bietet Unternehmen folgende Vorteile (zu ERP-Systemen im Allgemeinen siehe auch Vorteile eines ERP-Systems):

Transparenz

Ein leistungsstarkes ERP Finance System gibt jederzeit Auskunft über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens und gewährt Einblick in die Liquiditätsentwicklung. Aussagekräftige und verlässliche Finanzinformationen liefern diverse betriebswirtschaftliche Kennzahlen und bilden die Grundlage für wichtige unternehmerische Entscheidungen. Ohne diese handfesten Daten navigiert ein Unternehmen fast im Blindflug. Die Geschäftsführung legt daher bei der Einführung eines ERP-Systems einen ihrer Schwerpunkte auf ein leistungsfähiges ERP-Rechnungswesen. 

Produktivität

Die Beschleunigung und Automatisierung von buchhalterischen Tätigkeiten ist ein weiterer nicht zu unterschätzender Vorteil eines ERP-Finanzmoduls. Dazu sollte es idealerweise nahtlos in die ERP-Software integriert sein. Dann erfolgt, wenn in einem beliebigen Unternehmensbereich (z. B. Einkauf, Verkauf, Lager, Produktion, Logistik) eine Transaktion mit Auswirkungen auf die Finanzen ausgelöst wird, automatisch eine Buchung im ERP Finanzmanagement. Doppelterfassungen und Fehler werden dadurch vermieden. Durch die automatisierte Verarbeitung von Bankkontoauszügen wird der Aufwand im Zahlungsverkehr ebenfalls signifikant reduziert. Prozesse werden so nicht nur automatisiert, sondern Vorgänge auch überwacht und kontrolliert.

Wachstum

Wachsende Unternehmen profitieren beim Einsatz einer vollumfänglichen ERP-Software Rechnungswesen von der einfachen und beschleunigten Anbindung und Darstellung von neuen Standorten, Tochtergesellschaften oder Produktlinien. 

Compliance

Jahresabschlüsse und Bilanzen müssen nach gesetzlichen Vorgaben erstellt werden. Die Prinzipien der Finanzbehörden in den GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) müssen ebenfalls von jedem Unternehmen umgesetzt werden. Das sind die absoluten Basics eines ERP-System-Finance-Moduls, und deshalb kommt auch kein Unternehmen darum herum, sich eingehend mit dieser Thematik auseinanderzusetzen. Das Finanzwesen unterstützt auch beim Generieren von steuerlichen Unterlagen, beispielsweise bei Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Steuererklärungen.

Wichtige Funktionen von Finanzmodulen im ERP-System

Generell beinhalten die verschiedenen ERP-Systeme ein Finanzmodul in einer der folgenden drei Ausbaustufen: Minimal, Basis oder erweitert.

Die Funktionalitäten in den verschiedenen Ausbaustufen eines ERP Finanzmoduls

Ausbaustufe A: Minimal

Jedes ERP-System generiert Finanzdaten, auch wenn der Schwerpunkte der Software eher im Bereich Produktion oder Warenwirtschaft liegt. In der minimalen Ausbaustufe werden diese Daten jedoch nicht in der ERP-Lösung selbst weiterverarbeitet, sondern per Schnittstelle an eine externe Buchhaltungssoftwares übergeben. Als Standard in diesem Bereich ist die Schnittstelle zu DATEV zu nennen. Die Softwarelösungen im Bereich Rechnungswesen von DATEV werden von mehr als 500.000 Kund*innen eingesetzt, insbesondere von Buchhaltungsdienstleister*innen und Steuerberater*innen. 

TIPP: Viele kleinere und mittelständische Unternehmen arbeiten zumindest in Teilbereichen des Finanzwesens mit Steuerberater*innen zusammen. Eine DATEV-Schnittstelle zum Export von Stamm- und Buchungsdaten sollte daher in jedem ERP-Finanzmodul enthalten sein, unabhängig von der Ausbaustufe des Moduls. 

Ausbaustufe B: Basis

Viele ERP-Lösungen beinhalten ein Finanzmodul, das die grundsätzlich von allen Unternehmen benötigten Funktionalitäten zur Verfügung stellt, und das unabhängig von der Branche. Für kleinere Unternehmen sind diese im Normalfall ausreichend. Dazu gehören folgende Funktionsbereiche: 

Hauptbuch

Das Hauptbuch (englisch „General-Ledger“) erfasst alle finanziellen Transaktionen eines Unternehmens und basiert auf dem Kontenplan. Es liefert die Datenbasis für Finanzberichte, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse. 

Debitoren 

Die Debitorenbuchhaltung verwaltet die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen an Kund*innen. Die Fakturierung und der Abgleich von Zahlungseingängen und Rechnungen gehören zu den zentralen Aufgaben. Dazu werden die offenen Posten überwacht und auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen generiert. Ein mehrstufiges Mahnwesen und die Sperrung von zahlungsunfähigen Debitoren runden die Funktionalität ab.

Kreditoren

Die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten werden von der Kreditorenbuchhaltung verwaltet. Das Monitoring der offenen Posten stellt fristgerechte Zahlungen sicher, wenn gewünscht unter Berücksichtigung von Skonti. Ein weiteres wesentliches Element ist der Abgleich der Eingangsrechnungen mit den Wareneingängen und zugehörigen Bestellungen.

Zahlungsverkehr

Der Zahlungsverkehr konzentriert sich auf die Ausführung von Zahlungen und die Verarbeitung und Abstimmung von Bankkontoauszügen. Eine clevere Steuerung der Zahlungsvorschläge hat direkte Auswirkungen auf den Cash-Flow des Unternehmens. Und eine konfigurierbare, automatisierte Abstimmung von Kontoauszügen reduziert den Verarbeitungsaufwand signifikant. Ein Kernelement sind die vollständig integrierten Schnittstellen zu den gängigen Banking-Tools. 

Berichtswesen

Das Reporting-Modul erstellt Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV). Zusätzlich werden Summen- und Saldenliste zu den Modulen Hauptbuch, Debitoren und Kreditoren erzeugt. Diese Reports sollten „out-of-the-box“ vorhanden sein, das heißt ohne die Notwendigkeit der manuellen Konfiguration oder Parametrierung seitens der Benutzer*innen.

Ausbaustufe C: Erweitert

Der Mittelstand und größere Unternehmen benötigen erweiterte Funktionalitäten im Bereich Finanzen, die vollumfänglich im ERP-System integriert sind. Folgende Funktionalitäten werden von einem leistungsstarken Finanzmodul abgebildet:

Budget

Ein modernes ERP Finanz- und Rechnungswesen unterstützt Euch bei der Budgetplanung individuell nach den Bedürfnissen Eures Unternehmens. Plan- und Ist-Zahlen werden an zentraler Stelle zusammengeführt, sodass Erfüllungsgrad und Abweichungen in Echtzeit ersichtlich sind. Unterschiedliche Budgets können für dieselbe Periode verwaltet werden.

Liquidität

Das Modul Liquidität oder Cash-Flow dient zur Erstellung von Liquiditätsprognosen (Cash-Flow-Forecast) und ermöglicht jederzeit einen genauen Überblick über die aktuelle Liquiditätslage und -prognose des Unternehmens. Ziel ist, die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens zu gewährleisten und Änderungen im Liquiditätsbedarf frühzeitig zu erkennen.

Anlagen

Die Hauptaufgabe der Anlagenbuchhaltung liegt in der Verwaltung der Anlagegüter und der automatisierten Buchung von Abschreibungen. Dazu werden unterschiedliche Abschreibungsarten unterstützt. Zusätzlich werden zu jedem Anlagegut die zugehörigen Wartungskosten und Versicherungen überwacht.

Lohn und Gehalt

Die Abrechnung des Monatsentgelts der Arbeitnehmer*innen im Unternehmen wird über die Lohn- und Gehaltsabrechnung realisiert. In diesem Modul wird strikt darauf geachtet, die gesetzlichen, steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben umzusetzen. Aufgrund der Komplexität der Anforderungen und der Notwendigkeit von häufigen Updates zur Anpassung an die rechtlichen Rahmenbedingungen ist eine vollumfängliche Lohn- und Gehaltsabrechnung nur in wenigen ERP-Systemen integriert.

TIPP: Wir raten insbesondere kleineren Unternehmen, genau zu prüfen, welche Nachteile der Einsatz einer externen Lohn- und Gehaltsabrechnung haben würde, die über eine Schnittstelle mit dem ERP-Finanzmodul verbunden wird. Denn wenn eine vollständig im ERP-System integrierte Entgeltabrechnung gefordert wird, engt dies den Kreis der passenden ERP-Systeme merklich ein.

Kostenrechnung

Die Kostenrechnung dient der Planung und Kontrolle der Kosten und Erlöse des Unternehmens. Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung, die sich streng an gesetzliche Vorgaben halten muss und auf dem Kontenplan basiert, können in der Kostenrechnung interne Verrechnungen und Zuordnungen zu Kostenstellen, Kostenträgern und Kostenarten individuell nach den Bedürfnissen des Unternehmens erfolgen. Es können so Fragen beantwortet werden wie: Wie hoch ist der Deckungsbeitrag der verschiedenen Produktlinien? Welche Kosten laufen bei den einzelnen Abteilungen und Profit-Centern auf? Als Ergebnis stehen dem Management wichtige Kennzahlen für strategische Entscheidungen zur Verfügung.

Konsolidierung

Die Zusammenführung der Buchungen aus mehreren Mandanten zu einem Konzernergebnis wird im Modul Konsolidierung abgebildet. Dabei werden konzerninterne Verrechnungen eliminiert und Anpassungen in der Darstellung bestimmter Buchungsvorgänge vorgenommen, um aussagekräftige und gesetzeskonforme Konzernberichte zu generieren.

Erweitertes Berichtswesen

Zusätzlich zu den Basisberichten wie Bilanz und GuV, ermöglicht das erweiterte Berichtswesen die flexible Erstellung von individuellen Finanzberichten. Dabei können u. a. Daten aus mehreren Mandanten und Buchungen in Fremdwährungen zusammengeführt werden.

Tool-Tipps: ERP-Systeme mit Finanzmodul

Da die Anforderungen an das Finanzwesen entscheidend von der Unternehmensgröße abhängen, haben wir einige ERP-Systeme für kleinere und größere Unternehmen ausgewählt. Der Mittelstand kann sich je nach Komplexität der Anforderungen aus beiden Lagern bedienen:

Für kleinere Unternehmen:

Sage 100

SAP Business One

Uniconta

TOPIX

Für größere Unternehmen:

SAP Business ByDesign

SAP S/4HANA Cloud, public edition

Epicor ERP

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Oracle Cloud ERP

Detaillierte Informationen stehen unter ERP-Systeme Software & Tools im Vergleich zur Verfügung. Wenn Ihr alle Tools von Sage oder SAP sehen wollt, dann schaut doch mal bei unserer Sage-Overview oder bei unserer SAP-Overview vorbei.

Fazit

Ein leistungsstarkes ERP Finanzwesen ist ein ‚Must-have‘ für alle zukunftsfähigen Unternehmen. Einerseits müssen die vom Gesetzgeber festgelegten Vorgaben wie Jahresabschlüsse und Steuererklärungen erfüllt werden. Andererseits ist die Aussage nicht übertrieben, dass es die Grundlage für den Unternehmenserfolg bildet. Buchungen und Zahlungen werden effizient geplant und gesteuert. Finanzberichte und Analysen liefern die betriebswirtschaftliche Basis für weitreichende, strategische Entscheidungen. Im Auswahlprozess der passenden ERP-Systeme vertrauen deshalb viele Unternehmen gerade im Finance Bereich auf die Expertise von unabhängigen externen Berater*innen.