Lohnt sich ein ERP-System im E-Commerce für Euer Unternehmen?

Wozu benötigt Ihr ein ERP-System? Wer im E-Commerce verkaufen will, nutzt meistens einen eigenen Onlineshop. Das Ziel? Wachstum und zufriedene Kund:innen. Zahlen, Daten, Fakten – das findet sich zu Beginn vorwiegend in Excel-Tabellen. Die zugehörigen Daten werden Step-by-Step manuell eingepflegt. 

Das funktioniert so lange, bis der Shop erfolgreicher wird und das Unternehmen wächst. Verschiedene Abteilungen, zeitversetzte Datenpflege und die Transparenz geht verloren. Genau wie der Überblick über die wichtigsten Kennzahlen.

 

Die Automatisierung aller Geschäftsabläufe ist die Grundlage dafür, Prozesse mit weniger Ressourcen schneller abzuwickeln, Kundenzufriedenheit zu steigern und sich gegen den Wettbewerb zu behaupten. Das funktioniert auf Dauer mit keiner noch so guten Excel-Liste.

In diesem Beitrag erfahrt Ihr, warum Unternehmen ein ERP benötigen, welche Vor- und Nachteile es gibt und was alles zur Implementierung gehört. Wenn Ihr dann schon „Ja, ich will“ sagt, erfahrt Ihr abschließend, welche Software sich wirklich lohnt.

Warum sollten Unternehmen ERP-Systeme im E-Commerce einsetzen?

Die E-Commerce-Branche boomt: Beinahe täglich tauchen neue Unternehmen auf der Bildfläche auf, die den Konkurrenzdruck erhöhen. Wer sich gegen den Wettbewerb durchsetzen will, muss vor allem eins sein: effizient.

Wer aber am Anfang eines Onlineshops steht, fängt in der Regel klein an. Bestelleingänge, Lagerbestände und Rechnungen werden manuell festgehalten, meistens mithilfe von verschiedenen Excel-Tabellen. Zunehmender Erfolg in Form von Bestelleingängen und Neukund:innen führt in diesem Fall zu neuen Problemen. 

Durch verschiedene, manuelle Systeme und Listen ist ein Echtzeit-Überblick über das Unternehmen nicht mehr möglich. Dadurch schleichen sich Fehler ein und auf Unregelmäßigkeiten und Marktveränderungen wird viel zu spät reagiert.

Ein Beispiel: Ihr verwaltet Euren Lagerbestand manuell mithilfe einer Excel-Tabelle. Die aktuellen Zahlen werden Euch regelmäßig übermittelt. An einigen Tagen werden in kurzer Zeit besonders viele Bestellungen ausgelöst. Die Bestellungen müssen einzeln mit dem Bestand abgeglichen werden, das kostet Zeit. In dieser Zeit können deutlich mehr Kund:innen den „Bestellen“-Button klicken als eigentlich möglich. Euer Produkt ist bereits „out of stock“. Das führt dazu, dass Eure Kund:innen deutlich länger auf ihre Ware warten müssen und verärgert sind.

In diese Situation möchte kein E-Commerce-Unternehmen geraten. Egal, ob es sich um ein Start-up oder ein bestehendes Unternehmen handelt, effiziente Prozesse und ein Überblick über die eigenen KPIs sind der Schlüssel zum Erfolg. 

Ein Entrepreneur-Ressource-Planning-System (kurz: ERP) ermöglicht genau das. Was ist das ERP-System? Es unterstützt als funktionsübergreifende Software alle Geschäftsbereiche in einem Unternehmen. Ein Shop lebt vor allem von einem effizienten Backend. Alle Zahlen und Ausgaben innerhalb eines Unternehmens sind von Bedeutung. Nicht nur der Umsatz zählt, sondern auch die Verringerung der internen Prozesskosten. Ein fehlendes ERP-System erschwert den Echtzeit-Überblick Eures Unternehmens.

Mit einem ERP wiederum könnt Ihr Bottle-Necks entfernen, die manuelle Arbeit auf ein Minimum reduzieren und zielgerichtete Prozesse etablieren. Dadurch werden z. B. die Lieferzeiten verkürzt, die Marketingmaßnahmen sinnvoll angepasst und es gibt eine zuverlässige Lagerbestandsplanung. Das ist aber noch nicht alles.

Einsatz eines ERP-Systems

Welche Vor- und Nachteile haben ERP-Systeme im E-Commerce?

Ein ERP hat viele Vorteile. Es ist dabei klar von einem Warenwirtschaftssystem zu unterscheiden. Im Gegensatz zu diesem kann ein ERP-System die Prozesse ganzheitlich und abteilungsübergreifend abbilden. Ein WaWi ist im Funktionsumfang deutlich beschränkter.

ERP-Systeme – Vorteile:

• Abbilden der Produktion
• Sichere Lagerbestandsplanung
• Automatische Angebots- und Auftragserfassung
• Speicherung aller Kundendaten an einem Ort
• Alle Artikelinfos auf einen Blick 
• Omnichannel-fähig: Fast jede Plattform (z. B. Amazon oder Shopify) kann an das ERP angebunden werden
• Ausführliches Controlling (Berichte, Statistiken)
• Transparente Zusammenarbeit, auch abteilungsübergreifend
• Schnittstellen zu Drittsystemen wie Hubspot
• Nachverfolgung Verkäufe
• Vereinfachte Retourenabwicklung
• Standardisierte Prozesse
• Warn- und Übersichtsfunktion
• Digitalisierte Prozesse (z. B. automatische Rechnungserstellung)

Zusammengefasst bietet ein ERP-System im E-Commerce eine zentrale Datenbank für alle Informationen und die Automatisierung bzw. Standardisierung von Prozessen, was zu einer Effizienzsteigerung führt.

Das ERP kann als Herz Eurer Organisation bezeichnet werden, das die schnellere Zusammenarbeit aller Bereiche in Echtzeit ermöglicht. Das wiederum verbessert die allgemeine Geschäftsperformance, führt zu mehr Transparenz und ermöglicht ein schnelleres Wachstum.

ERP-System – Nachteile:

Neben allen Vorteilen eines ERP-Systems im E-Commerce, hat es auch wenige, aber nicht unbedeutende Nachteile. Allen voran die Implementierung. Je nach Stand, Größe und Struktur des Unternehmens kann diese sehr komplex sein. Das erfordert Zeitaufwand und birgt die Gefahr, dass nicht alle Daten problemlos übertragen werden können.

Des Weiteren müssen die Mitarbeiter:innen intensiv geschult werden. Die Implementierung ergibt nur dann Sinn, wenn Eure Mitarbeiter:innen, die mit dem System arbeiten sollen, es auch nutzen können. Die Komplexität ist folglich nicht zu unterschätzen. Zusätzlich zu den Schulungen sollte es idealerweise Ansprechpartner:innen mit der nötigen Expertise geben, die den Prozess begleiten können. 

Die beschriebenen Nachteile sollen verdeutlichen, dass bei der Entscheidung für ein ERP-System vor allem die notwendigen Ressourcen und Kapazitäten eingeplant werden müssen. Die Implementierung und Umstellung funktioniert nicht von heute auf morgen. Dieser Tatsache muss sich jedes E-Commerce-Unternehmen bewusst sein. 

Wann ist der Einsatz von E-Commerce ERP-Systemen sinnvoll?

Wenn bereits einige Prozesse im Unternehmen IT-gestützt ablaufen, bedeutet jede Änderung automatisch ein größeres Risiko. Im schlimmsten Fall kann es zu Ausfallzeiten Eures Shops und somit zu Umsatzeinbußen kommen. Deswegen lautet die Antwort: so früh wie möglich.

Statt beim Unternehmensstart auf manuelle Listen zu setzen, investiert lieber in ein ERP-System, was dabei hilft, Euer Unternehmen direkt skalierfähig aufzubauen. Das erspart Euch nachträgliche Umbaumaßnahmen. Die Kosten für ERPs sind durch die Cloud-Systeme überschaubar. Vor allem für kleine Unternehmen ohne endloses Budget sind die monatlichen Zahlungsmodelle empfehlenswert.

Der sofortige Einsatz schenkt Euch ein Tool, mit dem Ihr schmerzlos wachsen könnt. Eine skalierbare Software wächst in Preis und Umfang mit. Vor allem der Omnichannel-Bereich wird für viele Unternehmen zum Problem, wenn sie kein ERP implementiert haben. 

Angenommen, ein Unternehmen verkauft sehr erfolgreich über Shopify Produkte. Die Bestellungen und Kundendaten werden in Shopify gespeichert. Zudem verkauft das Unternehmen an einige B2B-Unternehmen. Die Rechnungen für diese Verkäufe werden manuell erstellt. Die Probleme liegen dabei auf der Hand: 

• Die Kundendaten sind nicht zentral gespeichert und diese von Shopify zu einem ERP zu übertragen ist sehr mühselig. 
• Die Rechnungen aus den B2B-Erlösen werden per Hand geschrieben, das bedeutet einen hohen manuellen und – vermeidbaren – Aufwand. 
• Die größte Problematik: Es gibt keine Übersicht über die Lagerzahlen! Wie bereits beschrieben, kann dieser Zustand zu einer schlechten Lagerbestandsplanung und dadurch zur Out-of-Stock-Phase führen, was wiederum die Kund:innen verärgert und zu längeren Lieferzeiten führt. 
• Wenn dieses Unternehmen dann noch über verschiedene Verkaufskanäle wie bspw. Amazon verkauft, wird es enorm komplex. Der Overhead durch wahrscheinlich mehrere Excel-Tabellen und unterschiedliche Systeme wird immer größer und bewirkt negative Folgen in der Warenwirtschaftskette. 

Durch die starke Konkurrenz im Onlinehandel können sich die meisten Unternehmen solche negativen Auswirkungen nicht leisten. Zudem wird die Implementierung eines ERP-Systems immer komplexer, wenn bereits mehrere Fehlerquellen existieren. 

Welche Aufgaben übernimmt ein ERP-System für Onlineshops?

Das ERP-System übernimmt mehrere Aufgaben auf einmal: die Auftrags- und Rechnungsstellung, die Übermittlung der Aufträge zum Fulfilment-Dienstleister, die Speicherung der Kundendaten sowie die Speicherung von Informationen zu den einzelnen Artikeln, das Controlling usw.

Im Grunde genommen übernimmt die Software alles, was durch eine Bestellung und darüber hinaus ausgelöst wird. Durch das ERP wird das Backend eines Shops verwaltet.

Aufgaben eines ERP-Systems in einem Onlineshop

Der Shop selbst sollte nur als Shop zum Verkaufen Eurer Produkte dienen und nicht als ERP genutzt werden, denn dafür sind Shopsysteme wie Shopify nicht gebaut worden. Früher oder später stoßen diese an ihre Grenzen. Dadurch bestehen die benannten Risiken und Konsequenzen weiterhin.

Wie lässt sich ein ERP-System in einem Webshop integrieren? 

Wie genau funktioniert die Webshop-ERP-Integration? Vorab: Es gibt Cloud-Lösungen und On-Premise-Lösungen, um ERP-Systeme zu integrieren. Im E-Commerce wird aber vor allem auf ersteres gesetzt. Das hat mehrere Gründe: Die kostspielige Anschaffung von eigenen Servern entfällt, es sind individuelle Anpassungen und Services möglich, die Sicherheitsstandards sind sehr hoch und es laufen automatische Backups. Ein ERP E-Commerce ist in der Regel folglich eine Cloud-Lösung.

Bevor die eigentliche Integration erfolgt, ist eine Soll-Ist-Analyse ratsam. Welche Optimierungen sind wichtig? Wie soll sich Euer Unternehmen zukünftig entwickeln? Welche Ressourcen müssen für die Integration bereitgestellt werden?

Zwar wird im Zusammenhang von ERP-Systemen und Onlineshops immer von Integration gesprochen, aber wirklich integriert wird ein ERP nicht im Shop. Stattdessen wird der Webshop an das ERP angebunden, welches zur zentralen Quelle inklusive aller Informationen wird. 

ERP-Systeme und Online-Shops arbeiten nahtlos miteinander. Ein API-first Ansatz ist für ein funktionierendes Ökosystem sehr wichtig. Das ERP zieht sich vom Webshop die Aufträge, Kundendaten und alle Details zur Bestellung; der Shop zieht sich umgekehrt die Artikelinfos, Preise oder Trackinginformationen.

Wenn Ihr zunächst keine Expert:innen hinzuziehen möchtet, gibt es zuverlässige Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die ERP-Implementierung. Diese gewähren Euch zumindest einen groben Überblick, wie die Implementierung bzw. Anbindung funktioniert. Dabei werdet Ihr schnell merken, dass es viele verschiedene ERP-Software-Angebote gibt. Bei der Auswahl gibt es ein paar Dinge, auf die Ihr achten solltet. Daher nun mehr zur Lösung für das E-Commerce ERP. 

Welche ERP-Systeme eignen sich für E-Commerce?

Das gewählte ERP soll das Unternehmenswachstum ermöglichen, nicht erschweren. Es muss mit wachsen können. Daher lohnt sich vorab ein Vergleich verschiedener Software-Angebote, Funktionen und der jeweiligen Anbieter, um die geeignete Variante für Euer Unternehmen zu finden. Vier beispielhafte, für fast jedes Unternehmen geeignete, ERP-Systeme für E-Commerce sind:

Xentral ERP. Diese Software überzeugt durch eine schlanke Preisgestaltung und umfangreiche Tools, die bereits in der Basisversion zur Verfügung stehen. Hinzu kommt ein intuitives Design sowie zahlreiche Schnittstellen zu Shopify, Amazon, eBay etc.

plentysystems: Eine All-in-one-Lösung und viele Schnittstellen. Bei vielen Erweiterungen kann die Oberfläche jedoch schnell unübersichtlich wirken.

Billbee: Der größte Pluspunkt: Billbee bietet unzählige Schnittstellen zu den verschiedensten Plattformen. Dazu zählen Shopsysteme, Versanddienstleister und Marktplätze. Es bietet somit eine SaaS-Lösung für den Omnichannel-Bedarf.

weclapp: Besonders geeignet für Teams. Hier werden alle relevanten Unternehmensprozesse abgebildet. Die Tools sind modular aufgebaut und es gibt die Möglichkeit einer CRM-Erweiterung. Jede:r neue Nutzer:in benötigt eine neue Lizenz, wodurch die Kosten je nach Bedarf ansteigen können. Dieses System wurde bereits mehrfach ausgezeichnet und zählt zu den beliebtesten Lösungen am Markt.

Ein weiterer Faktor, der bei der Entscheidung für oder gegen ein Cloud-System entscheidend ist: der Preis. Einige Systeme können bereits für vergleichsweise geringe monatliche Kosten genutzt werden. Wenn verschiedene Teammitglieder:innen in dem System arbeiten müssen, sollte der Kostenfaktor auch in Hinblick auf weitere Lizenzen berücksichtigt werden. Diese müssen oft, wie bei WeClapp, einzeln erworben und somit bezahlt werden.   

ERP-Systeme, Vorteile & Nachteile

Jede ERP-Software hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. Es ist sinnvoll, eine:n Expert:in bei der Entscheidung hinzuziehen, um sich für das passende System zu entscheiden. Alle von den erwähnten und viele weitere ermöglichen eine vollständige Digitalisierung des Unternehmens sowie individuelle Anpassungen je nach Bedarf.

Um Euch einen Überblick über mögliche ERP-Systeme zu verschaffen, empfiehlt sich ein Blick auf OMR Reviews, wo Ihr eine ausführliche Übersicht über ERP-Systeme findet.

Fazit

Wenn Ihr aktuell merkt, dass Ihr keinen klaren Überblick mehr über Eure Prozesse und KPIs habt, oder generell darüber nachdenkt, ein ERP-System zu implementieren – tut es. Am besten gestern als heute.

Diese Entscheidung wird Euer Unternehmen auf ein neues Level bringen. Davon profitiert nicht nur Euer Unternehmen, sondern auch Eure Mitarbeiter:innen, der Workflow und am meisten Eure Kund:innen. Und happy customers – wer will das nicht?