Organigramm erstellen – so einfach geht es!

Diese Situation kennt vermutlich jede*r von uns: Man steht am Beginn eines neuen Jobs und nun muss man sich erst einmal gefühlt 1000 Gesichter, Namen und Positionen merken. Da ist es natürlich hilfreich, wenn der Onboarding-Prozess ein Organigramm beinhaltet, aus dem die wichtigsten Schlüsselfiguren des Unternehmens hervorgehen. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du deinen neuen Mitarbeiter*innen eine solche Grafik zur Verfügung stellen kannst und auf diese Weise ihren Start in deiner Firma erleichterst. 

Was ist ein Organigramm und wozu brauchst du es? 

Ein Organigramm ist gewissermaßen eine Übersichtskarte über die Personen und deren Rollen in deinem Unternehmen. Es zeigt, wer wer ist, wer was macht, und wie alle zusammenhängen. 

In seiner einfachsten Form ist ein Organigramm eine grafische Darstellung, die die Beziehungen zwischen Menschen, Teams, Abteilungen oder sogar ganzen Unternehmen aufzeigt. Es ist nicht nur ein nettes Diagramm auf einem Blatt Papier, sondern ein lebendiges, atmendes Dokument, das die Struktur eines Unternehmens oder Projekts offenlegt. Hierarchien werden klar, und die Kommunikationswege werden offensichtlich – alles auf einen Blick.

Das eingangs erwähnte Onboarding ist übrigens nur eine der vielen Einsatzmöglichkeiten, bei denen ein Organigramm praktisch ist. Zu den weiteren Anwendungsmöglichkeiten gehören: 

• Präsentation für Dienstleister*innen oder Kund*innen: Wenn du externe Partner*innen hast, die mit deinem Unternehmen zusammenarbeiten, kann ein Organigramm die Dinge deutlich vereinfachen. Es bietet einen schnellen Überblick über Schlüsselpersonen und Abteilungen, sodass jeder sofort weiß, wer die Ansprechpartner*innen sind.

• Projektmanagement: Bei komplexem Projektmanagement mit vielen Beteiligten hilft ein Organigramm dabei, klar zu machen, wer welche Rolle spielt. Wer ist die Projektleitung? Wer sind die Teamleiter*innen? Ein Blick auf das Organigramm, und alles wird klar.

• Unternehmensplanung und -strategie: Wenn du ein Unternehmen leitest oder daran beteiligt bist, Entscheidungen zu treffen, kann ein Organigramm dir helfen, die aktuelle Struktur zu analysieren und mögliche Verbesserungen zu identifizieren. Es ist wie eine Landkarte, die dir zeigt, wo du bist, und dir hilft, den Weg in die Zukunft zu planen.

• Kommunikationsfluss analysieren: Du fragst dich, warum Informationen in deinem Unternehmen manchmal stecken bleiben? Ein Organigramm kann aufzeigen, wo die Engpässe sind und helfen, effizientere Kommunikationswege zu schaffen.

• Compliance und Berichterstattung: In manchen Branchen oder Ländern gibt es rechtliche Anforderungen an die Dokumentation der Unternehmensstruktur. Ein detailliertes Organigramm erfüllt nicht nur diese Anforderungen, sondern erleichtert auch interne und externe Audits.

• Teamzusammenarbeit fördern: Durch die klare Darstellung von Verantwortlichkeiten und Beziehungen kann ein Organigramm dazu beitragen, das Verständnis und die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams oder zwischen Abteilungen zu verbessern.

Du siehst also: Ob in einem kleinen Start-up oder einem multinationalen Konzern – Organigramme sind weit mehr als nur Dekoration. Sie sind ein praktisches Werkzeug, das in verschiedenen Kontexten helfen kann, das Unternehmensleben effizienter, transparenter und letztlich auch erfolgreicher zu gestalten. 

Verschiedene Arten von Organigrammen

Je nach Anforderung und Informationsgehalt bieten sich unterschiedliche Varianten von Organigrammen an. Ein paar der häufigsten Arten stellen wir dir hier kurz vor:

Hierarchisches Organigramm

Das hierarchische Organigramm ist wahrscheinlich das bekannteste und am häufigsten verwendete. Es stellt die traditionelle Unternehmensstruktur dar, in der jede*r Mitarbeiter*in genau einer*m Vorgesetzten unterstellt ist. Die oberste Führungsebene steht ganz oben, und darunter folgen die verschiedenen Management- und Mitarbeiterebenen. Die Linien zwischen den Ebenen zeigen, wer wem unterstellt ist. Dieses Organigramm eignet sich besonders für Unternehmen mit einer klaren, pyramidenförmigen Struktur und ist hilfreich, um die direkten Berichtswege zu visualisieren.

Vorteile:

• Klare Struktur: Alle Mitarbeiter*innen haben genau eine*n Vorgesetzte*n, was die Verantwortlichkeiten eindeutig definiert.

• Einfache Darstellung: Leicht verständlich und intuitiv für die meisten Menschen.

• Fördert Disziplin und Ordnung: Durch klare Berichtswege wird die Kommunikation erleichtert.

Nachteile:

• Mangelnde Flexibilität: Kann zu starren Strukturen führen, die Veränderungen erschweren.

• Gefahr der Bürokratisierung: Zu viele Hierarchieebenen können die Kommunikation verlangsamen.

• Fördert Silo-Denken: Abteilungen können isoliert agieren, was die Zusammenarbeit erschwert.

Matrix-Organigramm

Im Matrix-Organigramm haben Mitarbeitende mehr als eine*n Vorgesetzte*n. Dieses Diagramm zeigt eine komplexe Organisationsstruktur, in der Angestellte gleichzeitig verschiedenen Projekten, Funktionen oder Produktlinien zugeordnet sein können. Die horizontale Achse könnte die Funktionsbereiche und die vertikale Achse die Produktlinien oder Projekte repräsentieren. Das Matrix-Organigramm ist besonders nützlich in Unternehmen, die eine flexible und interdisziplinäre Zusammenarbeit fördern möchten.

Vorteile:

• Hohe Flexibilität: Mitarbeiter*innen können in verschiedenen Projekten oder Abteilungen tätig sein.

• Fördert Zusammenarbeit: Erleichtert die interdisziplinäre Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams.

• Effizientere Ressourcennutzung: Ressourcen können dynamisch und bedarfsgerecht zugeordnet werden.

Nachteile:

• Komplex: Kann verwirrend sein und erfordert gutes Management.

• Mögliche Interessenkonflikte: Da Mitarbeiter*innen mehreren Vorgesetzten unterstellt sind, können Zielkonflikte entstehen.

• Kommunikationsherausforderungen: Klare Kommunikationswege müssen etabliert werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Flaches Organigramm

Das flache Organigramm stellt eine Unternehmensstruktur dar, bei der es nur wenige oder gar keine Managementebenen zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitern gibt. Diese Art von Organigramm eignet sich besonders für kleine Unternehmen oder Start-ups, in denen die Hierarchien minimal sind und alle Mitarbeiter*innen enger zusammenarbeiten. 

Vorteile:

• Schnelle Kommunikation: Weniger Hierarchieebenen erleichtern die Kommunikation.

• Fördert Innovation: Mitarbeiter*innen haben mehr Freiheiten und können kreativer agieren.

• Stärkt Teamgefühl: Alle arbeiten näher zusammen, was die Teamdynamik fördert.

Nachteile:

• Kann unübersichtlich werden: Fehlende klare Strukturen können bei Wachstum zu Verwirrung führen.

• Geringere Kontrolle: Die Geschäftsführung hat weniger Kontrolle über einzelne Mitarbeiter oder Teams.

• Mögliche Rollenunklarheit: Ohne klare Hierarchie kann die Verantwortung unklar sein.

Netzwerk-Organigramm

Das Netzwerk-Organigramm hebt sich von den anderen ab, da es nicht unbedingt eine klare Hierarchie darstellt. Stattdessen zeigt es die Beziehungen zwischen verschiedenen Abteilungen, Teams oder sogar Unternehmen. Die Verbindungen können in alle Richtungen gehen und sind nicht auf eine Top-Down-Struktur beschränkt. Dieses Organigramm eignet sich für Unternehmen, die auf eine hohe Vernetzung und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Bereichen setzen, oder für die Darstellung von Beziehungen zwischen verschiedenen Unternehmen innerhalb eines Konzerns.

Vorteile:

• Hohe Vernetzung: Fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Bereichen.

• Flexibel: Kann verschiedene Arten von Beziehungen abbilden, nicht nur Hierarchien.

• Repräsentiert komplexe Strukturen: Ideal für moderne, vernetzte Unternehmen.

Nachteile:

• Kann unübersichtlich werden: Zu viele Verbindungen können das Diagramm chaotisch machen.

• Schwieriger zu erstellen: Erfordert ein gutes Verständnis der Beziehungen im Unternehmen.

• Weniger klare Verantwortlichkeiten: Die fließenden Strukturen können zu Unklarheiten führen.

Kreisförmiges Organigramm

Ein kreisförmiges Organigramm stellt die Hierarchie in Form von Ringen dar, wobei die oberste Leitung im Zentrum steht und die unteren Ebenen in konzentrischen Kreisen angeordnet sind. Es kann als eine Variation des hierarchischen Organigramms gesehen werden, fördert jedoch eine eher holistische und weniger hierarchische Sicht auf die Organisation. Dieser Typ kann in Unternehmen verwendet werden, die eine gleichberechtigtere und integrativere Kultur fördern möchten.

Vorteile:

• Fördert gleichberechtigte Sicht: Weniger hierarchisch, betont mehr die Zusammenarbeit.

• Visuell ansprechend: Kann ästhetisch ansprechender sein als traditionelle Organigramme.

• Zeigt Verbindungen zwischen allen Ebenen: Nicht nur Top-Down, sondern auch horizontal.

Nachteile:

• Kann ungewohnt sein: Nicht so intuitiv verständlich wie traditionelle hierarchische Diagramme.

• Mögliche Unklarheiten: Die weniger klare Hierarchie kann zu Verwirrung führen.

• Begrenzte Detailtiefe: Kann schwierig werden, wenn viele Ebenen und Details dargestellt werden sollen.

Organigramm erstellen in 7 Schritten

Nun geht es ans Eingemachte: Unabhängig davon, für welche Art du dich entscheidest, zeigen wir dir im Folgenden, was du beachten solltest, wenn du dein Organigramm erstellen willst.

1. Zielsetzung und Auswahl des Typs

Definiere dein Ziel: Was möchtest du mit dem Organigramm erreichen? Willst du die interne Struktur visualisieren oder ein neues Projekt planen? Dein Ziel bestimmt den Typ und die Komplexität des Organigramms.

Wähle dann den passenden Organigrammtyp: Entscheide dich für den Typ, der am besten zu deiner Organisation passt, und denke dabei an die Vor- und Nachteile der verschiedenen Typen.

2. Daten sammeln und organisieren

Sammle die nötigen Informationen: Dazu gehören Namen, Positionen, Abteilungen und Verantwortlichkeiten. Du brauchst auch Informationen über die Beziehungen zwischen den einzelnen Elementen. 

Strukturiere anschließend die Daten: Organisiere die Informationen, damit du sie leicht in das Organigramm übertragen kannst.

3. Wähle ein Tool zur Erstellung

Wähle deine Software: Je nach deinen Anforderungen könnten spezialisierte Organigramm-Software, PowerPoint, Word oder Google Sheets passen. Eine Liste von passenden Organigramm Tools findest du auch weiter unten in diesem Artikel.

Achte auf die Benutzerfreundlichkeit: Wenn mehrere Leute an dem Organigramm arbeiten, sollte das Tool leicht zugänglich sein.

4. Entwerfe dein Organigramm

Nun ist es an der Zeit, dein Organigramm zu erstellen – in Google Sheets geht das zum Beispiel so:

• Öffne ein neues Tabellenblatt.

• Trage in Spalte A die gewünschten Personen, Rollen oder Positionen ein. In Spalte B trägst du ein, an welche Person, Rolle oder Position diese jeweils berichten. Das sieht dann am Ende zum Beispiel so aus:

• Nun gehst du im Menü oben auf “Einfügen” -> “Diagramme” und wählst hier das Organigramm-Chart aus.  

• Anschließend musst du eventuell noch die hierarchische Struktur anpassen. Das kannst du zum Beispiel nach folgendem Muster machen:
  

  

• Et voilá! Das wars dann auch schon. Dein Organigramm ist (fast) fertig erstellt und sollte in etwa so aussehen:

5. Design und Anpassung

Wähle ein ansprechendes Design: Farben, die zu deiner Marke passen, machen das Organigramm ansprechend.

Passe es an verschiedene Zwecke an: Du kannst verschiedene Versionen für unterschiedliche Zielgruppen erstellen.

6. Überprüfung und Freigabe

Lass dein Organigramm überprüfen: Kolleg*innen oder Vorgesetzte könnten Fehler finden oder Vorschläge machen.

Hole die Genehmigung ein (falls nötig): In manchen Organisationen ist eine offizielle Genehmigung vor Veröffentlichung erforderlich.

7. Verbreitung und Aktualisierung

Teile das Organigramm mit den relevanten Personen: Stelle sicher, dass alle, die es brauchen, darauf zugreifen können.

Plane regelmäßige Aktualisierungen: Da sich Organisationen ändern, sollte das Organigramm aktuell gehalten werden.

Die beliebtesten Tools, um Organigramme zu erstellen

Das klingt jetzt alles erst einmal komplex und zeitaufwändig? Das muss es nicht sein! Auf OMR Reviews findest du zahlreiche Anbieter von Software, mit denen du im Handumdrehen deine Organigramme erstellen kannst – bewertet von echten Nutzer*innen. Ein paar der beliebtesten haben Tools wir dir hier schon einmal mitgebracht: 

Lucidchart

HR Puls

OrgChartPlus

Freshteam

draw.io

Teamdecoder

WhoKnows Enterprise