Von Start bis Stillstand: 6 Fehler, die Softwareprojekte zum Scheitern bringen

1. Wann gilt ein Softwareprojekt als gescheitert?
2. Warum scheitern Softwareprojekte? 6 häufige Ursachen und Lösungen
3. Softwareprojekte planen und erfolgreich umsetzen: die richtige Herangehensweise wählen
4. Erst liefern, dann feilen: Warum frühe Ergebnisse entscheidend sind
5. Software-Tipp aus der Praxis: Wie Spaceteams Softwareprojekte angeht
6. Softwareprojekte scheitern nicht an Code, sondern an Kommunikation

Softwareprojekte gelten oft als Motor der Digitalisierung. In der Praxis laufen sie aber selten reibungslos. Zu hohe Erwartungen, unklare Ziele oder fehlende Abstimmung zwischen Fachabteilung und IT führen dazu, dass Zeitpläne kippen und Budgets explodieren.

Der Chaos Report 2020 der Standish Group zeigt, wie groß das Problem ist: 

• Nur 31 % aller Softwareprojekte gelten als erfolgreich, 

• 50 % kämpfen mit Verzögerungen oder Funktionslücken

•  und 19 % scheitern vollständig.

Dabei liegt der Grund selten in der Technik selbst. Viel häufiger scheitern Projekte an Planung, Kommunikation und Erwartungsmanagement – also an Faktoren, die sich gezielt steuern lassen. In diesem Artikel erfährst du, welche sechs Fehler Softwareprojekte am häufigsten ausbremsen und wie du sie vermeidest.

Wann gilt ein Softwareprojekt als gescheitert?

Ob dein Softwareprojekt gelingt, entscheidet sich an drei Punkten: 

1. Wird es rechtzeitig fertig?
2. Bleibt es im Budget?
3. Erfüllt es die versprochenen Funktionen? 

Wenn nicht, ist dein Projekt gescheitert.

Schwerer wiegt allerdings, wenn die Software zwar technisch läuft, aber niemand sie nutzt. 

Missverständnisse, träge Prozesse und Kommunikationslücken verzögern Projekte häufiger als jede technische Hürde.

Ergo: Wer den Blick zu sehr auf Tools und Technologien richtet, übersieht leicht das eigentliche Problem – eine fehlende strategische Ausrichtung und gemeinsame Zielklarheit.

Man unterscheidet daher zwischen zwei Formen des Scheiterns:

• Technisches Scheitern: wenn die Software nicht funktioniert oder grundlegende Fehler enthält

• Strategisches Scheitern: wenn die Lösung zwar läuft, aber keinen messbaren Mehrwert liefert oder im Alltag kaum genutzt wird

Ob ein Projekt als Erfolg gilt, ist also immer auch eine Frage der Perspektive. Wirklich sichtbar ist der Nutzen meist erst nach dem Go-Live.

Warum scheitern Softwareprojekte? 6 häufige Ursachen und Lösungen

Ambitioniert geplant, schlecht umgesetzt: Warum so viele Softwareprojekte scheitern und woran es wirklich liegt: 

Unklare Ziele und Prioritäten
Viele Projekte starten, ohne dass wirklich klar ist, was am Ende erreicht werden soll. Ohne gemeinsame Vision und Definition von Erfolg arbeitet jedes Team in eine andere Richtung. Selbst wenn Ziele existieren, scheitern Projekte häufig daran, dass niemand strategisch priorisiert: Jede Idee landet plötzlich auf der To-do-Liste, jede Fachabteilung hat „Top-Priorität“, und am Ende verzettelt sich das Projekt.

Fehlende Abstimmung zwischen Business und IT
Ein Klassiker: Fachabteilungen formulieren Anforderungen, die Entwickler*innen erst Wochen später zu Gesicht bekommen. Das Ergebnis sind Missverständnisse, Umwege und Reibungsverluste. Wenn Entwickler*innen schon in der frühen Ideation-Phase eingebunden sind, lassen sich technische Machbarkeit und Aufwand besser einschätzen. 

Unrealistische Planung
Zu enge Zeitrahmen, fehlende Puffer oder eine zu optimistische Aufwandsschätzung führen zwangsläufig zu Stress und Frustration. Dadurch verzögern sich Projekte oder werden auf Kosten der Qualität fertiggestellt. Konservative Etappenziele, klare Prioritäten und Spielräume für Unvorhergesehenes erhöhen die Chance, dass du Projekte planmäßig und solide finalisierst. 

Kein echtes Nutzerfeedback
Viele Teams entwickeln monatelang, bevor die Software überhaupt jemand außerhalb des Projekts sieht. Erst nach dem Go-Live zeigt sich dann, dass wichtige Funktionen fehlen oder Nutzer*innen die Anwendung gar nicht brauchen. Arbeite deshalb mit MVPs, Prototypen und kurzen Feedbackzyklen. So kannst du Annahmen früh prüfen und Anpassungen schnell umsetzen. Plus: Diese gemeinsame Frühphase verhindert, dass einzelne Abteilungen in unterschiedliche Richtungen denken, sorgt also dafür, dass sich alle auf ein gemeinsames Ziel committen. Oder wie es Olaf Gunkel, CEO von Spaceteams formuliert: 

„Fehlentwicklungen passieren oft, wenn Teams Annahmen treffen, aber nicht mit Nutzer*innen sprechen. Deshalb holen wir alle Stakeholderinnen so früh wie möglich an einen Tisch und testen jede Idee in klein, bevor sie groß und teuer wird.“ - Olaf Gunkel, CEO von Spaceteams

Fehlende Transparenz
Wenn Kommunikation nur in Meetings oder Chat-Threads stattfindet, bleiben viele Entscheidungen intransparent. So kann es beispielsweise passieren, dass in einem Projekt wochenlang parallel an zwei unterschiedlichen Lösungen gearbeitet wird – nur weil eine Entscheidung im Meeting gefallen ist, aber nirgends dokumentiert wurde. Das sorgt für Missverständnisse und lähmt den Fortschritt. Regelmäßige Reviews, zentrale Dokumentation, ein Decision-Log und klare Verantwortlichkeiten sorgen dafür, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind.

Der wahre Kostenfaktor: Fehlentscheidungen
Die größten Kosten entstehen, wenn eine Lösung nicht funktioniert oder sich nicht integrieren lässt. Standardsoftware kann auf den ersten Blick günstiger wirken, verursacht im Enterprise-Umfeld aber oft hohe Integrations- und Anpassungskosten. Denke deshalb tendenziell eher gesamtwirtschaftlich statt kurzfristig. Vergleiche nicht nur Lizenzpreise, sondern die Gesamtkosten über den Lebenszyklus – inklusive Wartung, Schnittstellen und Anpassungen.

Dein Learning: Die Gefahr eines gescheiterten Softwareprojekts sinkt deutlich, wenn du für klare Ziele sorgst, alle Beteiligten früh an einen Tisch bringst und Nutzerfeedback ernst nimmst. So hältst du jedes Projekt auf Kurs. 

Softwareprojekte planen und erfolgreich umsetzen: die richtige Herangehensweise wählen

Kein Softwareprojekt gleicht dem anderen. Genau deshalb braucht es das passende Set-up: 

• Standard-Software reicht, wenn du ebenfalls standardisierte Prozesse digitalisieren oder gängige Funktionen abbilden willst.

• Individualentwicklung lohnt sich, wenn du komplexe Abläufe abdecken, dich differenzieren oder langfristig die Kontrolle über Funktionen und Daten bei dir haben willst.

Wichtig ist bei der Planung übrigens immer ein technologie-agnostischer Ansatz: Statt dich früh auf Tools festzulegen, sollte dein Ziel im Mittelpunkt stehen – erst danach folgt die Wahl der passenden Technologie. Eine frühe, ehrliche Beratung hilft, Risiken realistisch einzuschätzen, Kosten sauber zu bewerten und den Weg zu wählen, der strategisch und wirtschaftlich am meisten Sinn ergibt. 

Erst liefern, dann feilen: Warum frühe Ergebnisse entscheidend sind

Eines der größten Risiken in Softwareprojekten ist, sich zu lange im stillen Kämmerlein zu entwickeln – ohne echtes Feedback von außen. 

Der „Mom Test“ beschreibt dieses Problem treffend: Wenn selbst deine Mutter dein Produkt lobt, aber es nie nutzen würde, hast du zwar Zustimmung, aber kein echtes Nutzerinteresse.

• Frühes Nutzerfeedback hilft, Annahmen zu überprüfen, bevor sie teuer werden. So lassen sich Funktionen priorisieren, die echten Mehrwert bieten, statt Ressourcen in Features zu stecken, die niemand braucht.

• Ein agiles Vorgehen wirkt dabei wie ein Sicherheitsnetz: Durch kurze Entwicklungszyklen und regelmäßige Tests bleibt das Projekt steuerbar und flexibel bei sich ändernden Anforderungen. 

Software-Tipp aus der Praxis: Wie Spaceteams Softwareprojekte angeht

spaceteams auf OMR Reviews

Schnelle, greifbare Ergebnisse sind der beste Realitätstest. MVPs, Prototypen oder Proof-of-Concepts zeigen früh, ob eine Idee trägt. Damit diese Tests nicht an den tatsächlichen Bedürfnissen vorbeigehen, bezieht Spaceteams von Beginn an alle relevanten Stakeholder*innen ein, also wie oft üblich nicht nur Projektverantwortliche, sondern auch die Menschen, die später täglich mit der Software arbeiten. So entstehen keine blinden Flecken und Feedback fließt direkt in die nächste Iteration ein.

Der Ansatz: erst verstehen, dann bauen. 

• Technologie-agnostisches Arbeiten: Spaceteams entscheidet sich immer für die Technologien, die am besten zu deiner bestehenden Systemlandschaft, deinen Anforderungen und den internen Ressourcen passen. 

• Fokus auf Integration: Neue Software entwickelt Spaceteams so, dass sie sich nahtlos in bestehende Systeme einfügt. Wichtig ist dabei vor allem ein sauberer Datenaustausch zwischen allen relevanten Komponenten wie ERP, Logistik, Kommunikation oder Payment. Das Ziel dabei: Alle Prozesse funktionieren ganz ohne manuelle und fehleranfällige Workarounds.

• Iterative Entwicklung: MVPs und Prototypen zeigen früh, ob eine Idee funktioniert. Regelmäßige Nutzertests machen sichtbar, ob das Tool den geplanten Nutzen erfüllt und welche zusätzlichen Use Cases entstehen. Erkenntnisse fließen sofort in den laufenden Entwicklungsprozess ein.

• Ehrliche Beratung: Entscheidungen basieren auf realem Bedarf statt auf Tool-Vorlieben oder kurzfristigen Trends.

Das Ergebnis sind Softwarelösungen, die nicht nur technisch überzeugen, sondern im Arbeitsalltag funktionieren.

Softwareprojekte scheitern nicht an Code, sondern an Kommunikation

Erfolgreiche Softwareprojekte entstehen dort, wo alle Beteiligten dieselbe Sprache sprechen, Prioritäten klar gesetzt und Entscheidungen transparent getroffen werden. 

Ergo: Für erfolgreiche Softwareprojekte braucht es vor allem ein tiefes Verständnis dafür, wie ein Unternehmen funktioniert. Welche Prozesse existieren? Welche Abhängigkeiten gibt es? Wer nutzt das Tool später wirklich? Genau hier entstehen oft die größten Lücken. Wenn Informationen nur häppchenweise geteilt werden oder Teams aus Angst, Überlastung oder Unsicherheit zurückhalten, schleichen sich Fehler ein, die später teuer werden.

Gelingt Zusammenarbeit, dann weil alle Beteiligten bereit sind, offen zu kommunizieren und Verantwortung zu teilen:

• Transparenz statt Vermutungen: Nur wenn Unternehmen bereit sind, echte Einblicke in Abläufe zu geben, können Entwickler*innen die richtigen Entscheidungen treffen.

• Vertrauen statt Micromanagement: Gute Teams brauchen Entscheidungsfreiheit. Das heißt manchmal auch, Kontrolle abzugeben und den Prozess professionell steuern zu lassen.

• Ein Projektverantwortlicher mit Rückgrat: Auf Kund*innenseite braucht es jemanden, der Entscheidungen trifft, priorisiert und interne Blockaden auflöst.

• Offenheit für Veränderung: Interne Entwickler*innen oder Mitarbeitende fühlen sich manchmal bedroht oder überfordert. Das gehört dazu – und eben darum braucht es ehrliche Gespräche über Ängste, Rollen und Lösungen.

• Gemeinsame Ziele und klare Prioritäten: Ohne einen Rahmen, der sagt, was wichtig ist (und was nicht), verliert sich jedes Projekt in Kleinigkeiten.

Am Ende gilt: Der beste Code bringt nichts, wenn niemand weiß, was gebaut werden soll oder warum. Erst wenn du Ziel, Nutzen und Zusammenarbeit klar definierst, wird aus einem Projekt ein Erfolg.