Die 6 besten Tools für dein Aufgabenmanagement
In diesem Artikel stellen wir dir die sechs besten Aufgabenmanagement-Tools vor und zeigen dir, wie du damit effizient arbeiten kannst
- Was ist ein Aufgabenmanagement-Tool und was sind die wichtigsten Funktionen?
- Die Vor- und Nachteile von Aufgabenmanagement-Tools
- Was kostet mich ein Aufgabenmanagement-Tool?
- Unsere Top 6 Aufgabenmanagement-Tools
- Fazit: Das richtige Tool für deine Struktur
In einem Unternehmen fallen immer viele Aufgaben an. Da ist es super hilfreich, dass du einen guten Teil dieser Aufgaben durch zuverlässige Tools managen kannst. So wird weniger Zeit benötigt und dennoch ist alles effizient erledigt. Tust du dich schwer, das richtige Aufgabenmanagement-Tool für dein Anliegen zu finden? Wir von OMR Reviews möchten dir in diesem Artikel unsere Top-6-Tools vorstellen, damit dir die Wahl leichter fällt.
Zunächst erfährst du, was ein Aufgabenmanagement-Tool überhaupt ist und welche die wichtigsten Funktionen sind. Wir verraten dir, worauf du bei der Tool-Wahl achten musst und was die Vor- und Nachteile von Aufgabenmanagement-Tools sind. Anschließend schauen wir noch kurz auf die Preise und geben dir unsere Top 6 an Aufgabenmanagement-Tools an die Hand, damit du bestmöglich ausgestattet bist.
Was ist ein Aufgabenmanagement-Tool und was sind die wichtigsten Funktionen?
Unter Aufgabenmanagement versteht man die Verwaltung von Aufgaben. Zu Englisch „Task Management“ umfasst Aufgabenmanagement alle Teile von Aufgabenstellungen: Neben der Planung und Verwaltung geht es also auch um die Überwachung und Umsetzung von Aufgaben. Vereinfacht gesagt, soll dir ein Aufgabenmanagement-Tool also dabei helfen, im Team und Unternehmen möglichst effizient und unkompliziert alle anfallenden Aufgaben zu erledigen. Zu den wichtigsten Funktionen von Aufgabenmanagement-Software zählen dabei:
- Die Kommunikation im Team, sei es durch eine Benachrichtigungs-, Kommentier- oder Chatfunktion.
- Die Aufgabenverteilung: viele Tools bieten die Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen und die Fortschritte der Bearbeitung zu tracken.
- Listen/Dashboards helfen bei einer guten Übersicht, egal, ob es um Termine oder Aufgaben geht. Oft gibt es auch die Möglichkeit, fertige Tasks abzuhaken.
Aufgabenmanagement-Tools sind also vor allem dafür da, dir eine Übersicht zu bieten und zu ermöglichen, dass teamintern die Vergabe und Erledigung von Aufgaben einfacher funktioniert. Ordnung ist das halbe Leben – und das trifft auch bei der Verwaltung von Aufgaben zu. Wenn niemand weiß, was er oder sie zu tun hat, wer Ansprechpartner*in ist oder wie die Deadlines aussehen, wird schnell etwas übersehen.
Empfehlenswerte Projektmanagement-Softwares
Auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews findest du weitere empfehlenswerte Projektmanagement-Software. Wir stellen über 300 Tools vor, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen, Start-ups sowie Großkonzerne geeignet sind und Unterstützung in sämtlichen Bereichen des Projektmanagements bieten. Nutze die Gelegenheit, die verschiedenen Softwares zu vergleichen und dich dabei auf authentische und verifizierte Nutzerbewertungen zu stützen:
- awork (Kostenlos testen)
- Stackfield (Kostenlos testen)
- MeisterTask (Mehr erfahren)
- Engenion (Kostenlos testen )
- ZEP (Kostenlos testen)
- monday.com (Direkt zum Anbieter)
- Oracle NetSuite (Direkt zum Anbieter)
- Notion (Direkt zum Anbieter)
- Wrike (Kostenlos starten)
- Die Agenturverwaltung (Jetzt kostenlos testen)
Die Vor- und Nachteile von Aufgabenmanagement-Tools
Zu den größten Vorteilen zählt auf jeden Fall die Effizienz. Viele Tools sind einfach zu bedienen und daher für jeden „Wissensstand“ leicht verständlich. Entsprechend müssen Mitarbeiter*innen nicht erst langwierig angelernt werden, sondern es kann direkt mit der Aufgabenverwaltung begonnen werden. Wenn einmal Ordnung herrscht, können Aufgaben effizient und schnell erledigt werden. Zeitintensive Rückfragen oder Nachfragen aufgrund von Kleinigkeiten können so unter Umständen gänzlich abgewendet werden. Alles ist an einem Ort.
Außerdem ein großer Pluspunkt: Remote Work! Gerade in den aktuellen Krisenzeiten ist Präsenz vor Ort immer etwas schwierig. Viele Aufgaben erfordern eine Zusammenarbeit von mehreren Kolleg*innen und aktuell lassen sich diese oft nur schwierig alle an einen Tisch bekommen. Aufgabenmanagement-Tools ermöglichen es einem Team, ortsunabhängig zusammenzuarbeiten.
Durch ein geordnetes Aufgabenmanagement ist dein Unternehmen zudem in der Lage, Aufgaben verlässlich und fristgerecht abzuarbeiten. Somit kannst du bestmöglich wirtschaftlich arbeiten und sparst Zeit und Geld – und Stress. Und wenn du feststellst, dass etwas nicht nach Plan läuft, kannst du jederzeit eingreifen und deine Workflows optimieren.
Ein Nachteil ist sicherlich die große Auswahl der verschiedenen Aufgabenmanagement-Tools. Wie soll man ohne Vorkenntnisse das richtige Tool finden? Am Ende hat man eines eingerichtet, das womöglich doch nicht den Anforderungen entspricht. Es steht also ein gewisser Aufwand dahinter, ein Tool zu finden, das auf das Team und die Aufgaben passt. Die Vorarbeit geht auch bei der Tool-Einrichtung weiter: Daten müssen eingepflegt und Kolleg*innen eingewiesen werden. Dafür arbeitet es sich umso effizienter, wenn die Rahmenbedingungen gesetzt sind.
Was kostet mich ein Aufgabenmanagement-Tool?
Grundsätzlich kann man sagen: Aufgabenmanagement-Tools sind an das jeweilige Budget anpassbar. Es gibt kostenlose Testphasen (Awork - oder Wrike, günstige oder gar kostenfreie Tools, die dennoch eine zuverlässige Arbeit gewährleisten und natürlich das Non-Plus-Ultra, wie so oft ist nach oben alles offen. Meist steigen die Preise für die Tools mit der Unternehmensgröße, je größer das Team ist, umso mehr muss gemanaged werden. Umso größer das Paket des Tools, desto höher der Preis.
Gerade für Einsteiger*innen lassen sich viele Tools, wie auch die später noch erwähnten Tools Asana, Trello oder , kostenfrei nutzen. Gerade dann, wenn es nur darum geht, mit einer Handvoll Leute eine Übersicht in die Aufgaben reinzubringen, kommst du meist kostenfrei davon. Wer höhere Ansprüche an die Zusammenarbeit hat, bzw. eine Struktur in seine Aufgabenverwaltung reinbringen möchte, der*die kommt meistens um ein bezahltes Paket nicht herum.
Unsere Top 6 Aufgabenmanagement-Tools
Tool-Name | Preis pro Monat | Testversion | Geeignet für |
ab 5 € / User | Ja | Agenturen & kreative Teams | |
ab 2 € / User | Ja | Dienstleister (Fokus Zeiterfassung) | |
Kostenlos (Basic) | Ja | Wissensmanagement & Startups | |
ab 9 € / User | Ja | Sicherheitsbewusste Unternehmen | |
Kostenlos (Basic) | Ja | Skalierende Teams & Marketing | |
ab 15 € / User | Ja | Agenturen (All-in-One) |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. awork
Das Hamburger Tool awork positioniert sich als die Nummer 1 Projekt-Plattform speziell für Agenturen und kreative Dienstleister. Der Fokus liegt auf einer intuitiven Bedienung, die komplexe Projektplanung mit simpler Ressourcenverwaltung und Zeiterfassung kombiniert, um den dynamischen Agenturalltag optimal abzubilden.
Features:
- Projektmanagement & Planung: Visuelle Planung via Gantt-Charts, Kanban-Boards und Listenansichten.
- Ressourcenplanung: Integrierte Auslastungsübersicht und Kapazitätsplanung für Teams.
- Zeiterfassung: Direkt in Aufgaben integrierte Stoppuhr und Auswertungsmöglichkeiten.
- Externe Zusammenarbeit: Kostenfreie Einbindung von Gästen (Kunden/Freelancer) für reibungslose Abstimmungen.
- Automatisierung: Eigener "Autopilot" und KI-Assistenz für effizientere Workflows.
Geeignet für: Vor allem Agenturen, Beratungen und Teams, die Wert auf modernes Design und eine intuitive "Joy of Use" legen.
awork Preise: Die Preise starten bei 5 € pro Nutzer/Monat im "Basic"-Tarif. Für erweiterte Funktionen wie die Workload-Übersicht und Automatisierungen empfiehlt sich der "Standard"-Tarif ab 11 € oder "Professional" ab 19 €.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Sehr modernes, intuitives Interface (UX/UI). | Mobile App ist im Funktionsumfang teils eingeschränkt. |
Hervorragender, deutschsprachiger Support. | Dashboards könnten noch individueller anpassbar sein. |
Nahtlose Integration von Zeiterfassung in Aufgaben. | Integrationstiefe (außerhalb Standard) noch ausbaufähig. |
"Awork gibt uns Struktur, Transparenz und Effizienz, ohne dabei trocken oder überladen zu sein." – Anna, Project Coordinator & Head of Communications bei Bonding Bridges GmbH
2. ZEP
ZEP (Zeiterfassung für Projekte) ist eine modulare Lösung, die – wie der Name verrät – ihren Ursprung in der präzisen Arbeitszeiterfassung hat, aber mittlerweile ein umfassendes Projekt-Controlling bietet. Die Software ist besonders stark, wenn es um die Abrechenbarkeit von Leistungen und Reisekosten geht.
Features:
- Zeiterfassung: Flexibel via App, Browser oder Terminal (inkl. Stempeluhr-Funktion).
- Projekt-Controlling: Soll-Ist-Vergleiche, Budgets und Deckungsbeiträge in Echtzeit.
- Faktura: Erstellung von Angeboten und Rechnungen direkt aus den erfassten Zeiten.
- Reisekosten: Integriertes Modul zur Abrechnung von Spesen und Reisekosten.
- Ressourcenplanung: Planung von Mitarbeitern und Kapazitäten auf Projektebene.
Geeignet für: Unternehmensberatungen, IT-Dienstleister und Ingenieure, die eine exakte Projektzeiterfassung und Abrechnung benötigen.
ZEP Preise: Der Einstieg ist mit ZEP Clock bereits ab 2 € pro Nutzer/Monat möglich. Die für das Projektmanagement relevante Version "ZEP Compact" startet bei 7 €, die vollumfängliche Lösung "ZEP Professional" bei 18 € pro Monat.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Extrem zuverlässige und detaillierte Zeiterfassung. | Benutzeroberfläche wirkt teils etwas in die Jahre gekommen. |
Modularer Aufbau (man zahlt nur, was man braucht). | Mobile App könnte performanter und übersichtlicher sein. |
Sehr guter Support und schnelle Hilfe. | Lernkurve bei komplexeren Admin-Funktionen vorhanden. |
"Die Plattform ist intuitiv aufgebaut, durchdacht strukturiert und lässt sich schnell im Arbeitsalltag verankern." – Thorsten, Geschäftsführer bei CEDIO GmbH
3. Notion
Notion ist weit mehr als nur ein Aufgabenmanagement-Tool; es ist ein "All-in-One Workspace". Das Tool besticht durch seine extreme Flexibilität: Es kann als Wiki, Datenbank, Notizblock und Projektmanager gleichzeitig dienen, da Nutzer sich ihre Workflows aus Bausteinen selbst zusammenbauen.
Features:
- Flexible Datenbanken: Verknüpfung von Aufgaben, Dokumenten und Wissensdatenbanken.
- Ansichten: Wechsel zwischen Board, Kalender, Liste, Galerie und Timeline per Klick.
- Wiki & Docs: Nahtlose Integration von Dokumentation direkt in die Aufgaben.
- KI-Features: Notion AI zum Schreiben, Zusammenfassen und Organisieren von Inhalten.
- Templates: Riesige Community-Bibliothek für Vorlagen aller Art.
Geeignet für: Startups, Product-Teams und Unternehmen, die Wissensmanagement und Aufgaben an einem Ort bündeln wollen.
Notion Preise: Für Einzelnutzer ist Notion oft kostenlos. Teams starten im "Plus"-Tarif ab 10 $pro Nutzer/Monat. Der "Business"-Tarif für erweiterte Administration liegt bei 18$.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Unendliche Flexibilität und Anpassbarkeit ("Lego-Prinzip"). | Hohe Lernkurve zu Beginn ("Weißes Blatt Papier"). |
Perfekte Kombination aus Dokumentation und Task-Management. | Kann bei sehr großen Datenmengen langsam werden. |
Starke Community und viele Vorlagen. | Mobile App hinkt der Desktop-Version teils hinterher. |
"Hier muss man nicht die individuellen Bedürfnisse in eine vorgefertigte Form pressen, sondern startet mit einem Whiteboard - der mögliche Grat an Individualisierung gefällt mir am besten." – Lukas, CEO bei Articly
4. Stackfield
Stackfield ist die Antwort für alle, die Datenschutz an erste Stelle setzen. "Made & Hosted in Germany", bietet das Tool eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Chats, Aufgaben und Dateien. Es kombiniert klassisches Projektmanagement mit starken Collaboration-Features in einer sehr sicheren Umgebung.
Features:
- Sicherheit: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Hosting in Deutschland (ISO-zertifiziert).
- Team-Chat: Integrierte Kommunikationslösung als sichere Alternative zu Slack/Teams.
- Aufgabenmanagement: Kanban-Boards, Listen und Gantt-Charts zur Projektsteuerung.
- Videokonferenzen: Audio- und Videoanrufe sowie Screen-Sharing direkt im Tool.
- Whiteboard: Kollaboratives Arbeiten an visuellen Ideen und Konzepten.
Geeignet für: Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen (Banken, Kanzleien, Behörden) und datenschutzbewusste KMUs.
Stackfield Preise: Der "Starter"-Tarif beginnt bei 9 € pro Nutzer/Monat. Die "Business"-Variante (inkl. Zeiterfassung & unbegrenzten Räumen) kostet 14 €, "Premium" liegt bei 18 €.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Höchste Standards bei Datensicherheit und Datenschutz. | Weniger Integrationen zu US-Tools als bei der Konkurrenz. |
All-in-One Ansatz (Chat + Aufgaben + Video). | Mobile App bietet weniger Funktionen als die Desktop-App. |
Sehr reaktionsschneller und persönlicher Support. | Speicherplatz in kleineren Paketen teils begrenzt. |
"Mit Stackfield wird es endlich möglich, interne Kommunikation nachvollziehbar und transparent zu gestalten." – Maic, Teamleitung IT bei Creditreform Hagen
5. Asana
Als einer der internationalen Marktführer bietet Asana eine sehr ausgereifte und visuell ansprechende Plattform für Arbeitsmanagement. Es hilft Teams dabei, Ziele, Projekte und tägliche Aufgaben in Einklang zu bringen und ist bekannt für seine flüssige Benutzerführung und bunten "Celebrations" bei Aufgabenerledigung.
Features:
- Workflow Builder: Erstellung automatisierter Prozesse mit visuellen Tools.
- Projektansichten: Liste, Board, Zeitleiste, Kalender – flexibel für jeden Nutzer.
- Ziele & Portfolios: Verknüpfung von operativen Aufgaben mit strategischen Unternehmenszielen.
- Reporting: Echtzeit-Dashboards zur Überwachung von Projektfortschritten.
- Integrationen: Anbindung an über 100 Tools wie Slack, Salesforce oder Microsoft Teams.
Geeignet für: Marketingteams, schnell wachsende Unternehmen und Konzerne, die komplexe Projekte skalierbar managen müssen.
Asana Preise: Es gibt eine dauerhaft kostenlose "Personal"-Version für bis zu 10 Personen. Der "Starter"-Plan kostet 10,99 $pro Nutzer/Monat, "Advanced" für Portfolio-Funktionen liegt bei 24,99$.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Exzellente User Experience und motivierendes Design. | Preislich im höheren Segment, besonders für Enterprise-Features. |
Sehr mächtige Automatisierungsfunktionen. | Kann für sehr kleine Teams anfangs "Overkill" sein. |
Gute Übersichtlichkeit auch bei vielen parallelen Projekten. | Komplexität bei der Einrichtung individueller Workflows. |
"Gerade in unserer Agentur, in der mehrere Projekte parallel laufen, sorgt Asana für Struktur, Transparenz und klare Verantwortlichkeiten." – Olaf, Inhaber bei netkin Digital Marketing
6. MOCO
MOCO (Mobile Company) ist eine schlanke Agentursoftware, die Projektmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung in einem ästhetischen Interface vereint. Der Fokus liegt nicht auf Feature-Masse, sondern auf einem reibungslosen Prozess "vom Lead bis zur Rechnung" ohne unnötigen Ballast.
Features:
- Projekt-Zyklus: Abbildung des gesamten Prozesses: Angebot -> Projekt -> Abrechnung.
- Kompaktes CRM: Verwaltung von Leads, Kunden und Kontakthistorie.
- Finanz-Features: Eingangsrechnungs-Erfassung, Ausgabenmanagement und Bankabgleich.
- Planung: Einfache Kapazitätsplanung ("Wer hat wann Zeit?").
- Konnektivität: Starke API und Integrationen (z.B. DATEV, Personio).
Geeignet für: Digitalagenturen, Beratungen und IT-Dienstleister bis ca. 150 Mitarbeiter, die eine All-in-One Lösung suchen.
MOCO Preise: MOCO setzt auf eine einfache Preisstruktur. Der "Core"-Tarif kostet 15 € pro Nutzer/Monat. "Pro" (inkl. Leadmanagement & Kapazitätsplanung) kostet 19 €.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
"Joy of Use": Sehr aufgeräumtes, schnelles Interface. | Reporting-Tiefe bei sehr komplexen Anforderungen begrenzt. |
Deckt den kaufmännischen Teil (Rechnungen) perfekt ab. | Weniger granulare Aufgaben-Features als reine PM-Tools. |
Hervorragender Support und faire Preispolitik. | Mobile App fokussiert sich primär auf Zeiterfassung/Spesen. |
"Moco ist sehr einfach und übersichtlich zu bedienen und zu erlernen. Zugleich aber auch sehr leistungsstark. [...] Moco ist mit Abstand das beste System, das sich kennengelernt habe" – Boris, Geschäftsführer bei Stockwerk2 Agentur für Kommunikation GmbH
Dein Tool ist noch nicht bei OMR Reviews gelistet? Das kannst du deine Anfrage hier einreichen.
Fazit: Das richtige Tool für deine Struktur
Die Wahl des passenden Aufgabenmanagement-Tools hängt stark von deinem Geschäftsmodell ab. awork ist der klare Favorit für Agenturen und Teams, die eine moderne, integrierte Lösung aus Deutschland suchen. Wer den Fokus strikt auf Abrechenbarkeit und Zeiterfassung legt, findet in ZEP den perfekten Partner.
Sicherheitsbewusste Unternehmen fahren mit Stackfield am besten, während Notion für alle ideal ist, die ihre Prozesse und ihr Wissen maximal flexibel und individuell gestalten wollen. Asana bleibt der starke Allrounder für skalierende Teams, und MOCO ist die perfekte Wahl für alle, die Projektmanagement direkt mit der kaufmännischen Abwicklung verknüpfen wollen.
Disclaimer: Alle Preise und Features basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen (Stand: Dezember 2025). Änderungen durch die Anbieter sind möglich.
