Die 6 besten Tools für dein Aufgabenmanagement

In diesem Artikel stellen wir dir die sechs besten Aufgabenmanagement-Tools vor und zeigen dir, wie du damit effizient arbeiten kannst

Gif-Aufgabenmanagement-Tools

In einem Unternehmen fallen immer viele Aufgaben an. Da ist es super hilfreich, dass du einen guten Teil dieser Aufgaben durch zuverlässige Tools managen kannst. So wird weniger Zeit benötigt und dennoch ist alles effizient erledigt. Tust du dich schwer, das richtige Aufgabenmanagement-Tool für dein Anliegen zu finden? Wir von OMR Reviews möchten dir in diesem Artikel unsere Top-6-Tools vorstellen, damit dir die Wahl leichter fällt.

Zunächst erfährst du, was ein Aufgabenmanagement-Tool überhaupt ist und welche die wichtigsten Funktionen sind. Wir verraten dir, worauf du bei der Tool-Wahl achten musst und was die Vor- und Nachteile von Aufgabenmanagement-Tools sind. Anschließend schauen wir noch kurz auf die Preise und geben dir unsere Top 6 an Aufgabenmanagement-Tools an die Hand, damit du bestmöglich ausgestattet bist.

Diese Tools schauen wir uns dabei im Detail an:

Du erhältst zu jedem Tool eine Auflistung der wichtigsten Funktionen sowie eine Kostenübersicht. So kannst du sicher sein, dass das Tool genau auf deine Anforderungen und dein Budget passt.

Was ist ein Aufgabenmanagement-Tool und was sind die wichtigsten Funktionen?

Unter Aufgabenmanagement versteht man die Verwaltung von Aufgaben. Zu Englisch „Task Management“ umfasst Aufgabenmanagement alle Teile von Aufgabenstellungen: Neben der Planung und Verwaltung geht es also auch um die Überwachung und Umsetzung von Aufgaben. Vereinfacht gesagt, soll dir ein Aufgabenmanagement-Tool also dabei helfen, im Team und Unternehmen möglichst effizient und unkompliziert alle anfallenden Aufgaben zu erledigen. Zu den wichtigsten Funktionen von Aufgabenmanagement-Software zählen dabei:

  • Die Kommunikation im Team, sei es durch eine Benachrichtigungs-, Kommentier- oder Chatfunktion.
  • Die Aufgabenverteilung: viele Tools bieten die Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen und die Fortschritte der Bearbeitung zu tracken.
  • Listen/Dashboards helfen bei einer guten Übersicht, egal, ob es um Termine oder Aufgaben geht. Oft gibt es auch die Möglichkeit, fertige Tasks abzuhaken.

Aufgabenmanagement-Tools sind also vor allem dafür da, dir eine Übersicht zu bieten und zu ermöglichen, dass teamintern die Vergabe und Erledigung von Aufgaben einfacher funktioniert. Ordnung ist das halbe Leben – und das trifft auch bei der Verwaltung von Aufgaben zu. Wenn niemand weiß, was er oder sie zu tun hat, wer Ansprechpartner*in ist oder wie die Deadlines aussehen, wird schnell etwas übersehen.

Die Vor- und Nachteile von Aufgabenmanagement-Tools

Zu den größten Vorteilen zählt auf jeden Fall die Effizienz. Viele Tools sind einfach zu bedienen und daher für jeden „Wissensstand“ leicht verständlich. Entsprechend müssen Mitarbeiter*innen nicht erst langwierig angelernt werden, sondern es kann direkt mit der Aufgabenverwaltung begonnen werden. Wenn einmal Ordnung herrscht, können Aufgaben effizient und schnell erledigt werden. Zeitintensive Rückfragen oder Nachfragen aufgrund von Kleinigkeiten können so unter Umständen gänzlich abgewendet werden. Alles ist an einem Ort.

Außerdem ein großer Pluspunkt: Remote Work! Gerade in den aktuellen Krisenzeiten ist Präsenz vor Ort immer etwas schwierig. Viele Aufgaben erfordern eine Zusammenarbeit von mehreren Kolleg*innen und aktuell lassen sich diese oft nur schwierig alle an einen Tisch bekommen. Aufgabenmanagement-Tools ermöglichen es einem Team, ortsunabhängig zusammenzuarbeiten.

Durch ein geordnetes Aufgabenmanagement ist dein Unternehmen zudem in der Lage, Aufgaben verlässlich und fristgerecht abzuarbeiten. Somit kannst du bestmöglich wirtschaftlich arbeiten und sparst Zeit und Geld – und Stress. Und wenn du feststellst, dass etwas nicht nach Plan läuft, kannst du jederzeit eingreifen und deine Workflows optimieren.

Ein Nachteil ist sicherlich die große Auswahl der verschiedenen Aufgabenmanagement-Tools. Wie soll man ohne Vorkenntnisse das richtige Tool finden? Am Ende hat man eines eingerichtet, das womöglich doch nicht den Anforderungen entspricht. Es steht also ein gewisser Aufwand dahinter, ein Tool zu finden, das auf das Team und die Aufgaben passt. Die Vorarbeit geht auch bei der Tool-Einrichtung weiter: Daten müssen eingepflegt und Kolleg*innen eingewiesen werden. Dafür arbeitet es sich umso effizienter, wenn die Rahmenbedingungen gesetzt sind.

Was kostet mich ein Aufgabenmanagement-Tool?

Grundsätzlich kann man sagen: Aufgabenmanagement-Tools sind an das jeweilige Budget anpassbar. Es gibt kostenlose Testphasen, günstige oder gar kostenfreie Tools, die dennoch eine zuverlässige Arbeit gewährleisten und natürlich das Non-Plus-Ultra, wie so oft ist nach oben alles offen. Meist steigen die Preise für die Tools mit der Unternehmensgröße, je größer das Team ist, umso mehr muss gemanaged werden. Umso größer das Paket des Tools, desto höher der Preis.

Gerade für Einsteiger*innen lassen sich viele Tools, wie auch die später noch erwähnten Tools Asana und Trello, kostenfrei nutzen. Gerade dann, wenn es nur darum geht, mit einer Handvoll Leute eine Übersicht in die Aufgaben reinzubringen, kommst du meist kostenfrei davon. Wer höhere Ansprüche an die Zusammenarbeit hat, bzw. eine Struktur in seine Aufgabenverwaltung reinbringen möchte, der*die kommt meistens um ein bezahltes Paket nicht herum.

Unsere Top 7 Aufgabenmanagement-Tools

1. Asana

Asana ist wahrscheinlich eines der meist genutzten und bekanntesten Aufgabenmanagement-Tools. Asana konnte auch die Community von OMR Reviews für sich begeistern: Im Mai 2023 ist das Tool (mal wieder) top rated und sogar Leader in seinem Bereich. Asana bietet seinen Nutzer*innen die Möglichkeit, ortsunabhängig Aufgaben zu managen und im Team zu kommunizieren. Weitere Funktionen sind unter anderem:

  • Erstellen & Zuweisen von Aufgaben: Was steht in nächster Zeit an, wer übernimmt eine Aufgabe und wer sind ergänzende Ansprechpartner*innen? Mitarbeiter*innen haben auch die Möglichkeit, erledigte Aufgaben abzuhaken oder auf Aufgaben zu reagieren.
  • To-Do-Listen: Die Aufgaben können für eine bequeme Ansicht wahlweise als Liste oder als Board angezeigt werden. Für jede*n aus dem Team ist direkt ersichtlich, was bis wann erledigt werden muss und wer mitwirkt.
  • Dashboards für eine bessere Übersicht: Wie die Aufgaben kann man auch die sonstige Verwaltung als Dashboard anzeigen lassen. Zu managende Projekte oder Fortschritte/Ergebnisse sind so gut darstellbar.
  • Projektpläne & Kalenderansichten: Auch Termine und Deadlines können mit Asana verwaltet werden, wahlweise passend zum Projekt oder zur Aufgabe oder aber in der praktischen Kalenderansicht.

Asana ist für Teams bis zu 15 Mitgliedern kostenfrei, danach starten die Paket-Preise von Asana bei 10,99 € pro Monat.

Die gängigsten Alternativen zu Asana sind Trello und Monday.com. Außerdem eine gute Alternative: MeisterTask.

 
 

2. Notion

Notion wird oft als Notizprogramm genutzt, dabei kann es sehr viel mehr. Der selbsternannte „All-in-One-Workspace“ bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Organisation. Einige davon sind:

  • Alles auf einen Blick: Du kannst deine Teams und Projekte miteinander verbinden und mit Dateien ergänzen.
  • Wikis: Jede*r kann immer den Überblick behalten, weil sämtliche Informationen zu einer Aufgabe und einem Projekt hinterlegt sind.
  • Drag & Drop: Bastele dir den Workflow, der für dich funktioniert – egal ob Dashboard oder Website.

Notion sagt von sich, dass es für jede Unternehmensart nützlich ist. Für den privaten Gebrauch ist Notion zudem kostenlos. Die Notion-Preise für Teamversionen starten ab $ 8 pro Monat und Nutzer*in.

Die besten Alternativen zu Notion werden bereits in diesem Artikel behandelt. Alle weiteren, die infrage kämen, legen den Fokus eher auf Projektmanagement.

Mit dem Begriff Projektmanagement haben wir auch direkt eine Überleitung zum Schluss-Wissen dieses Artikels geschaffen. Aufgaben und Projekte gehen oft Hand in Hand und deshalb ist eine gute Organisation super wichtig. Tools, die sich besonders fürs Projektmanagement eigenen, gibt es natürlich auch einige auf dem Markt. Bei der Wahl eines geeigneten Tools ist jedoch auch die Projektmanagement-Methode entscheidend.

 
 

3. Trello

Neben Asana und Notion gehört Trello wohl zu den meistgenutzten Aufgabenmanagement-Tools. Dieses Tool besticht vor allem durch seine Einfachheit. Es gibt keine komplizierten Anwendungen oder Bereiche, was Trello vor allem für „fachfremde“ Unternehmen attraktiv macht, die vielleicht noch nicht so viel Erfahrung im Umgang mit Aufgaben-Tools haben. Das sind einige Funktionen von Trello:

  • Zuweisung/Terminierung/Priorisierung von Aufgaben: Wer ist für eine Aufgabe zuständig? Wann muss sie erledigt sein? Welche Aufgabe ist aktuell die wichtigste? Diese Informationen kannst du in Trello gut sichtbar für das ganze Team hinterlegen.
  • Projektübergreifend: Du arbeitest mit verschiedenen Teams an verschiedenen Aufgaben? Bei Trello kannst du für jedes Team einen Bereich einrichten, ohne, dass sich die Mitarbeitenden in die Quere kommen.
  • Problemverfolgung und -Erfassung: Etwas läuft im Team nicht optimal? Dann kannst du zeitig eingreifen und die Prozesse optimieren.

Trello bietet dir eine kostenlose Version, was die Nutzung , vor allem für Anfänger*innen oder kleine Teams, attraktiv macht. Die Paket-Preise von Trello starten dann bei $ 10 pro Monat. Weil das Tool so simpel ist und die Free-Version keine nennenswerten Einschränkungen hat, eignet sich dieses Tool sogar für Einzelpersonen oder private Projekte.

Als ebenfalls kostenfreie Alternative gilt Asana, ansonsten findest du mehr Alternativen zu Trello auf OMR Reviews.

 
 

4. monday.com


monday.com hilft dir effektiv dabei, Prozesse und Workflows zu optimieren. Neben Projekt- und Aufgabenmanagement kannst du monday.com auch für Marketing und den Vertrieb einsetzen. Außerdem ermöglicht dir das Tool, andere sowieso bereits verwendete Tools mit einzubinden. Weitere Funktionen von monday.com sind:

  • Dashboards für Reporting & Analytics: Du kannst deine Daten gut sichtbar darstellen und verlierst nicht den Überblick bei der Auswertung deiner Ergebnisse.
  • Templates & Filter: Wer gerade erst startet, ist schnell überfordert, wenn er oder sie alles alleine machen muss. monday.com bietet dir dafür zahlreiche Vorlagen, damit du unkompliziert starten kannst.

Im Gegensatz zu Asana kostet monday.com von Anbeginn etwas. Allerdings starten die Paket-Preise von monday.com bei überschaubaren 8 € pro Monat.

Alternativen zu monday.com sind beispielsweise Asana oder Trello, diese haben jeweils auch eine kostenfreie Variante. Wenn du sowieso über Microsoft 365 verfügst, ist Microsoft Project noch eine gute Alternative für dich.

 
 

5. Stackfield

Stackfield bietet dir als All-in-One-Collaboration-Tool alles an einem Ort. Von Projekten und Teamchats über Videokonferenzen bis hin zu deinen Dokumenten hast du alle Funktionen gesammelt, die dein Team für produktives Arbeiten benötigt. Zu den wichtigsten gehören:

  • Kommunikation über alle Kanäle: Über Teamchat, threadbasierte Diskussionen, Audio- und Videokonferenzen mit Screensharing kann dein Team über sämtliche Kanäle in Kontakt bleiben und sich regelmäßig in Echtzeit austauschen.
  • Projektmanagement & kollaborative Zusammenarbeit: Mit dem Kanban-Board kannst du Projekte verwalten. Zusätzlich bieten dir der Zeitplan, Projektportfolios, Reportings, Workflows und das Tracken von Arbeitszeiten einen rundum strukturierten und visualisierten Überblick, über alle laufenden Projekte.
  • Whiteboards & Visuelles Feedback: Visualisiere deine Pläne, Ideen und Prozesse mithilfe von Flowchats und Moodboards und nutze die themenbezogene Feedback-Funktion.

Egal, ob du ein eher kleines Team von fünf Nutzer*innen oder ein großes mit über 100 Mitarbeitenden hast – hier wird jede*r den passenden Tarif finden. Es gibt die Wahl zwischen dem Business, Premium und Enterprise-Paket, wobei die Preise von Stackfield bei 11 € pro Person/ Monat starten.

Neben Asana, Trello und monday.com, die bereits in diesem Artikel erwähnt wurden, kannst du awork als Alternative zu Stackfield nutzen.

 
 

6. Jira


Das Tool Jira bietet dir Unterstützung für allerlei Anwendungsbereiche im Aufgabenmanagement – vom Anforderungsmanagement bis zur agilen Softwareentwicklung. Entwickelt wurde das Tool von Atlassian. Folgende Funktionen bietet dir Jira unter anderem:

  • Aufgabenmanagement & Reportings: Du kannst nicht nur Aufgaben zuweisen, planen und nachverfolgen, sondern auch entsprechende Berichte anfertigen.
  • Zeiterfassung & Monitoring: Behalte den kompletten Überblick über deine Workflows. So weißt du auch, wann du gegebenenfalls eingreifen und optimieren musst.
  • Bug-Reporting: Wertvoll, um auch von außen zu erfahren, falls etwas nicht stimmt. So kannst du durchgehend besten Service bieten.

Hast du ein eher kleines Team mit bis zu 10 Benutzer*innen? Dann ist Jira tatsächlich kostenlos für dich. Alle weiteren werden bei den kostenpflichtigen Packages fündig. Diese starten ab $ 7 pro Monat/Nutzer*in. Natürlich steht auch Jira zu den bisher genannten Tools in „Konkurrenz“.

Alternativen zu Jira sind beispielsweise Stackfield oder monday.com. Während letzteres den Fokus auf Arbeitsprozesse und Automatisierungen legt, bietet Stackfield dir im Unterschied zu den bisher genannten Tools sogar die Möglichkeit, Videokonferenzen zu halten.

 

VB
Autor*In
Veronique Bartsch

Veronique ist Gastautorin bei OMR Reviews. Nach ihrem literaturwissenschaftlichen Studium hat sie ihre Leidenschaft für Podcasts, Software, Kommunikation und Bloggen zum Beruf gemacht und ist als Freelancerin in diesen Bereichen tätig.

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