Projektmanagement

Die 6 besten Tools für Euer Aufgabenmanagement

Wir stellen Euch im Artikel die sechs besten Aufgabenmanagement-Tools vor und zeigen Euch, wie Ihr damit effizient arbeiten könnt

In einem Unternehmen fallen immer viele Aufgaben an. Da ist es super hilfreich, dass Ihr einen guten Teil dieser Aufgaben durch zuverlässige Tools managen könnt. So wird weniger Zeit benötigt und dennoch ist alles effizient erledigt. Tut Ihr Euch schwer, das richtige Aufgabenmanagement-Tool für Euer Anliegen zu finden? Wir von OMR Reviews möchten Euch in diesem Artikel unsere Top 6 Tools vorstellen, damit Euch die Wahl leichter fällt.

Zunächst erfahrt Ihr, was ein Aufgabenmanagement-Tool überhaupt ist und welche die wichtigsten Funktionen sind. Wir verraten Euch, worauf Ihr bei der Tool-Wahl achten müsst und was die Vor- und Nachteile von Aufgabenmanagement-Tools sind. Anschließend schauen wir noch kurz auf die Preise und geben Euch unsere Top 6 an Aufgabenmanagement-Tools an die Hand, damit Ihr bestmöglich ausgestattet seid.

Diese Tools schauen wir uns dabei im Detail an:

Ihr erhaltet zu jedem Tool eine Auflistung der wichtigsten Funktionen sowie eine Kostenübersicht. So könnt Ihr sicher sein, dass das Tool genau auf Eure Anforderungen und Euer Budget passt.

Was ist ein Aufgabenmanagement-Tool und was sind die wichtigsten Funktionen?

Unter Aufgabenmanagement versteht man die Verwaltung von Aufgaben. Zu Englisch „Task Management“ umfasst Aufgabenmanagement alle Teile von Aufgabenstellungen: Neben der Planung und Verwaltung geht es also auch um die Überwachung und Umsetzung von Aufgaben. Vereinfacht gesagt, soll Euch ein Aufgabenmanagement-Tool also dabei helfen, im Team und Unternehmen möglichst effizient und unkompliziert alle anfallenden Aufgaben zu erledigen. Zu den wichtigsten Funktionen von Aufgabenmanagement-Software zählen dabei:

  • Die Kommunikation im Team, sei es durch eine Benachrichtigungs-, Kommentier- oder Chatfunktion
  • Die Aufgabenverteilung: viele Tools bieten die Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen und die Fortschritte der Bearbeitung zu tracken
  • Listen/Dashboards helfen bei einer guten Übersicht, egal, ob es um Termine oder Aufgaben geht, oft gibt es auch die Möglichkeit, fertige Tasks abzuhaken

Aufgabenmanagement-Tools sind also vor allem dafür da, Euch eine Übersicht zu bieten und zu ermöglichen, dass teamintern die Vergabe und Erledigung von Aufgaben einfacher funktioniert. Ordnung ist das halbe Leben – und das trifft auch bei der Verwaltung von Aufgaben zu. Wenn niemand weiß, was er oder sie zu tun hat, wer Ansprechpartner:in ist oder wie die Deadlines aussehen, wird schnell etwas übersehen oder bleibt liegen.

Die Vor- und Nachteile von Aufgabenmanagement-Tools

Zu den größten Vorteilen zählt auf jeden Fall die Effizienz. Viele Tools sind einfach zu bedienen und daher für jeden „Wissensstand“ leicht verständlich. Entsprechend müssen Mitarbeiter:innen nicht erst langwierig angelernt werden, sondern es kann direkt mit der Aufgabenverwaltung begonnen werden. Wenn einmal Ordnung herrscht, können Aufgaben effizient und schnell erledigt werden. Zeitintensive Rückfragen oder Nachfragen aufgrund von Kleinigkeiten können so unter Umständen gänzlich abgewendet werden. Alles ist an einem Ort.

Außerdem ein großer Pluspunkt: Remote Work! Gerade in den aktuellen Krisenzeiten ist Präsenz vor Ort immer etwas schwierig. Viele Aufgaben erfordern eine Zusammenarbeit von mehreren Kolleg:innen, aktuell lassen sich diese oft nur schwierig alle an einen Tisch bekommen. Aufgabenmanagement-Tools ermöglichen es einem Team, ortsunabhängig zusammenzuarbeiten.

Durch ein geordnetes Aufgabenmanagement ist Euer Unternehmen zudem in der Lage, Aufgaben verlässlich und fristgerecht abzuarbeiten. Somit könnt Ihr bestmöglich wirtschaftlich arbeiten und spart Zeit und Geld – und Stress. Und wenn Ihr feststellt, dass etwas nicht nach Plan läuft, könnt Ihr jederzeit eingreifen und Eure Workflows optimieren.

Ein Nachteil ist sicherlich die große Auswahl der verschiedenen Aufgabenmanagement-Tools. Wie soll man ohne Vorkenntnisse das richtige Tool finden? Am Ende hat man eines eingerichtet, das womöglich doch nicht den Anforderungen entspricht. Es steht also ein gewisser Aufwand dahinter, ein Tool zu finden, das auf das Team und die Aufgaben passt. Die Vorarbeit geht auch bei der Tool-Einrichtung weiter: Daten müssen eingepflegt und Kolleg:innen eingewiesen werden. Dafür arbeitet es sich umso effizienter, wenn die Rahmenbedingungen gesetzt sind.

Was kostet mich ein Aufgabenmanagement-Tool?

Grundsätzlich kann man sagen: Aufgabenmanagement-Tools sind an das jeweilige Budget anpassbar. Es gibt kostenlose Testphasen, günstige oder gar kostenfreie Tools, die dennoch eine zuverlässige Arbeit gewährleisten und natürlich das Non-Plus-Ultra, wie so oft ist nach oben alles offen. Meist steigen die Preise für die Tools mit der Unternehmensgröße, je größer das Team ist, umso mehr muss gemanaged werden, umso größer das Paket des Tools, umso höher der Preis.

Gerade für Einsteiger lassen sich viele Tools, wie auch die später noch erwähnten Tools Asana und Trello, kostenfrei nutzen. Gerade dann, wenn es nur darum geht, mit einer Handvoll Leute eine Übersicht in die Aufgaben reinzubringen, kommt Ihr meist kostenfrei davon. Wer höhere Ansprüche an die Zusammenarbeit hat, bzw. eine Struktur in seine Aufgabenverwaltung reinbringen möchte, der:die kommt meistens um ein bezahltes Paket nicht herum.

Unsere Top 7 Aufgabenmanagement-Tools

1. Asana

Asana Screenshot

 

Asana auf OMR Reviews

 

Asana ist wahrscheinlich eines der meist genutzten und bekanntesten Aufgabenmanagement-Tools. Asana konnte auch die Community von OMR Reviews für sich begeistern: Im Januar 2022 ist das Tool (mal wieder) top rated und sogar Leader in seinem Bereich. Asana bietet seinen Nutzer:innen die Möglichkeit, ortsunabhängig Aufgaben zu managen und im Team zu kommunizieren. Weitere Funktionen sind unter anderem:

  • Erstellen & Zuweisen von Aufgaben: Was steht in nächster Zeit an, wer übernimmt eine Aufgabe und wer sind ergänzende Ansprechpartner:innen? Mitarbeiter:innen haben auch die Möglichkeit, erledigte Aufgaben abzuhaken oder auf Aufgaben zu reagieren.
  • To-Do-Listen: Die Aufgaben können für eine bequeme Ansicht wahlweise als Liste oder als Board angezeigt werden. Für jeden aus dem Team ist direkt ersichtlich, was bis wann erledigt werden muss und wer mitwirkt.
  • Dashboards für eine bessere Übersicht: Wie die Aufgaben kann man auch die sonstige Verwaltung als Dashboard anzeigen lassen. Zu managende Projekte oder Fortschritte/Ergebnisse sind so gut darstellbar.
  • Projektpläne & Kalenderansichten: Auch Termine und Deadlines können mit Asana verwaltet werden, wahlweise passend zum Projekt oder zur Aufgabe oder aber in der praktischen Kalenderansicht.

Asana ist für Teams bis zu 15 Mitgliedern kostenfrei, danach starten die Pakete bei 10,99 Euro pro Monat. Die gängigsten Alternativen zu Asana sind Trello und Monday.com. Außerdem eine gute Alternative: MeisterTask.

2. Monday.com

monday.com Screenshot

 

monday.com auf OMR Reviews

 

Monday.com hilft Euch effektiv dabei, Prozesse und Workflows zu optimieren. Neben Projekt- und Aufgabenmanagement könnt Ihr Monday.com auch für Marketing und den Vertrieb einsetzen. Außerdem ermöglicht Euch das Tool, andere sowieso benutzte Tools mit einzubinden. Weitere Funktionen von Monday.com sind:

  • Dashboards für Reporting & Analytics: Ihr könnt Eure Daten gut sichtbar darstellen und verliert nicht den Überblick bei der Auswertung Eurer Ergebnisse
  • Templates & Filter: Wer gerade erst startet, ist schnell überfordert, wenn er oder sie alles alleine machen muss – Monday.com bietet Euch dafür zahlreiche Vorlagen, damit Ihr unkompliziert starten könnt

Im Gegensatz zu Asana kostet Monday.com von Anbeginn etwas. Allerdings startet das Basic-Paket bei überschaubaren 8 Euro/Monat. Alternativen zu Monday.com sind beispielsweise Asana oder Trello, diese haben jeweils auch eine kostenfreie Variante. Wenn Ihr sowieso über Microsoft 365 verfügt, ist Microsoft Project noch eine gute Alternative für Euch.

3. Trello

Trello Screenshot

 

Trello auf OMR Reviews

 

Neben Asana gehört Trello wohl zu den meistgenutzten Aufgabenmanagement-Tools. Dieses Tool besticht vor allem durch seine Einfachheit. Es gibt keine komplizierten Anwendungen oder Bereiche, was Trello vor allem für „fachfremde“ Unternehmen attraktiv macht, die vielleicht noch nicht so viel Erfahrung im Umgang mit Aufgaben-Tools haben. Das sind einige Funktionen von Trello:

  • Zuweisung/Terminierung/Priorisierung von Aufgaben: Wer ist für eine Aufgabe zuständig? Wann muss sie erledigt sein? Welche Aufgabe ist aktuell die wichtigste? Diese Informationen könnt Ihr in Trello gut sichtbar für das ganze Team hinterlegen
  • Projektübergreifend: Ihr arbeitet mit verschiedenen Teams an verschiedenen Aufgaben? Bei Trello könnt Ihr für jedes Team einen Bereich einrichten, ohne, dass Ihr Euch in die Quere kommt
  • Problemverfolgung und -Erfassung: Etwas läuft im Team nicht optimal? Dann könnt Ihr zeitig eingreifen und Eure Prozesse optimieren

Trello bietet Euch eine kostenlose Version, was die Nutzung vor allem für Anfänger oder kleine Teams attraktiv macht. Die Pakete starten dann bei $ 9,99 pro Monat. Weil das Tool so simpel ist und die Free-Version keine nennenswerten Einschränkungen hat, eignet sich dieses Tool sogar für Einzelpersonen oder private Projekte. Als ebenfalls kostenfreie Alternative gilt Asana, ansonsten findet Ihr mehr Alternativen zu Trello hier.

4. Meistertask

Meistertask Screenshot

 

Meistertask auf OMR Reviews

Das Tool Meistertask bietet Euch Unterstützung für allerlei Anwendungsbereiche im Aufgabenmanagement im Kanban-Stil – vom Anforderungsmanagement bis zur Workflowautomatisierung. Folgende Funktionen bietet Euch Meistertask unter anderem:

  • Aufgabenmanagement & Reportings: Ihr könnt nicht nur Aufgaben zuweisen, planen und nachverfolgen, sondern auch entsprechend Berichte anfertigen.
  • Zeiterfassung & Monitoring: Behaltet den kompletten Überblick über Eure Workflows, so wisst Ihr auch, wann Ihr gegebenenfalls eingreifen und optimieren müsst.
  • Individuelle Dashboards: Jederzeit einen strukturierten Blick auf Euer Projektgeschehen zu haben.

Für Einzelpersonen ist Meistertask kostenlos nutzbar. Für kleinere bis große Teams werdet Ihr bei den kostenpflichtigen Packages fündig. Diese starten ab 8,25€/Nutzer:in/Monat. Natürlich steht auch Meistertask zu den bisher genannten Tools in „Konkurrenz“. Alternativen zu Meistertask sind beispielsweise Jira oder Basecamp.

5. awork

awork Screenshot

 

awork auf OMR Reviews

 

awork ist eine Softwarelösung und ideal für alle, die ihre To-Dos gebündelt und übersichtlich darstellen wollen. Dafür bietet Euch die Software sogar drei Ansichten zur Auswahl: als Liste, als agiles Kanban-Board oder als intuitive Timeline. Weitere hilfreiche Features sind unter anderem:

  • Automatisierung: Eine auf Autopilot laufende Benachrichtigungsfunktion, die Euren Workflow unterstützt
  • Zeiterfassung: Verliert nie den Überblick über Eure wichtigste Ressource: Zeit
  • Bonus DSGVO: Wer besonderen Wert auf Datenschutz legt, kommt hier zum Zug – awork bietet DSGVO-konforme Serverstandorte, garantiert in Deutschland

Die Softwarelösung awork bietet Euch einen 14-tägigen Testzeitraum, danach ist die Benutzung ausschließlich kostenpflichtig. Die Pakete sind überschaubar in der Anzahl und starten bei 10 Euro pro Monat und User. Wer eine kostenfreie Alternative sucht, wird in der bisherigen Liste schon fündig, eine andere Alternative zu awork ist Wrike. Dieses Tool kann auch kostenfrei genutzt werden und arbeitet cloudbasiert und teamübergreifend.

6. Notion

Notion Screenshot

 

Notion auf OMR Reviews

 

Notion wird oft als Notizprogramm genutzt, dabei kann es sehr viel mehr. Der selbsternannte „All-in-One-Workspace“ bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Organisation. Einige davon sind:

  • Alles auf einen Blick: Ihr könnt Eure Teams und Projekte miteinander verbinden und mit Dateien ergänzen
  • Wikis: Jede:r kann immer den Überblick behalten – weil sämtliche Informationen zu einer Aufgabe und eine Projekt hinterlegt sind
  • Drag & Drop: Bastelt Euch den Workflow, der für Euch funktioniert, egal ob Dashboard oder Website

Notion sagt von sich, dass es für jede Unternehmensart nützlich ist. Für den privaten Gebrauch ist Notion zudem kostenlos. Die Teamversionen starten ab $ 8 pro Monat und Nutzer:in. Die besten Alternativen zu Notion wurden bereits in diesem Artikel behandelt. Alle weiteren, die infrage kämen, legen den Fokus eher auf Projektmanagement.

Mit dem Begriff Projektmanagement haben wir auch direkt eine Überleitung zum Schluss-Wissen dieses Artikels geschaffen. Aufgaben und Projekte gehen oft Hand in Hand und deshalb ist eine gute Organisation super wichtig. Tools, die sich besonders fürs Projektmanagement eigenen, gibt es natürlich auch einige auf dem Markt. Bei der Wahl eines geeigneten Tools ist jedoch auch die Projektmanagement-Methode entscheidend.

VB
Autor*In
Veronique Bartsch
Autor*In
Veronique Bartsch

Veronique ist Gastautorin bei OMR Reviews. Nach ihrem literaturwissenschaftlichen Studium hat sie ihre Leidenschaft für Podcasts, Software, Kommunikation und Bloggen zum Beruf gemacht und ist als Freelancerin in diesen Bereichen tätig.

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