Ressourcenplanung in der Agentur: Das solltest du beachten

In diesem Beitrag lernst du, was Ressourcenplanung ist und wie du sie für deine Agentur nutzen kannst.

Bestimmt kennst du den Spruch „Ordnung ist das halbe Leben“. Dieser gilt auch für deinen Arbeitsalltag in einer Agentur. Schließlich musst du darauf achten, dass die Anforderungen deiner Kundinnen und Kunden erfüllt und Deadlines eingehalten werden, aber auch die Kapazitäten deiner Kolleginnen und Kollegen nicht überstrapaziert werden. Um alle Aspekte miteinander vereinen zu können, solltest du daher eine Kapazitätsplanung für Agenturen nutzen. In diesem Beitrag erfährst du, was Ressourcenplanung bedeutet, warum sie für Agenturen wichtig ist und wann du sie nutzen solltest. Außerdem stellen wir dir die verschiedenen Arten der Ressourcenplanung vor, vermitteln dir wichtige Tipps und verraten dir, wie du den Erfolg deiner Planungen messen kannst. Zum Schluss erfährst du dann noch, welche Agentur-Tools, außer awork

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Was bedeutet Ressourcenplanung?

Die Ressourcenplanung definiert die Planung, Zuteilung und den Einsatz der Mitarbeiter*innen in deiner Agentur sowie des benötigten Equipments. Dies können zum Beispiel Softwares, Räume oder Firmenwagen sein. Im Agenturkontext wird bei der Kapazitätsplanung aber hauptsächlich von der potenziellen Arbeitsleistung der einzelnen Teammitglieder gesprochen. Bei der Planung der zur Verfügung stehenden Kapazitäten legst du zunächst fest, wie viel Zeit für einen bestimmten Vorgang aufgewendet werden soll. Anschließend schaust du, wie viele Arbeitsstunden deiner Kolleginnen und Kollegen frei verfügbar sind. Wenn beispielsweise eine Kollegin, die 40 Stunden arbeitet, bereits 20 Stunden pro Woche in einem Projekt eingespannt ist, steht nur noch die Hälfte ihrer wöchentlichen Arbeitszeit für neue Aufträge zur Verfügung. Um das bestmögliche und pünktliche Ergebnis für deine Kundinnen und Kunden zu liefern, musst du den Überblick über die laufenden Projekte sowie die freien Kapazitäten des Agenturteams behalten. Da die Ressourcenplanung somit maßgeblich auf den Erfolg deiner Agentur einzahlt, zählt sie zu den wichtigsten Aufgaben in deinem Agenturalltag.

Warum ist Ressourcenplanung in Agenturen so wichtig?

Wenn du in einer Agentur arbeitest, erbringst du in der Regel unterschiedliche Dienstleistungen für verschiedene Kundinnen und Kunden. In diesem Zusammenhang kennst du sicherlich auch das Sprichwort „Zeit ist Geld“. Dies trifft in zweierlei Hinsicht auf die Arbeit in der Agentur zu. Zum einen musst du personelle Ressourcen aufwenden, um die Arbeit zu erledigen. Diese stellst du letztendlich deinen Auftraggeber*innen in Rechnung. Zum anderen wollen deine Auftraggeber*innen schnelle Ergebnisse sehen. Lange Wartezeiten aufgrund mangelhafter Planung sind also ein absolutes No-Go. Daher ist es bei der Annahme und Verteilung von Aufträgen besonders wichtig, einen Blick auf die vorhandenen Kapazitäten zu werfen. Denn nur, wenn du die Arbeitskraft deiner Kolleginnen und Kollegen sinnvoll und passend einplanst, kannst du die zugesagten Deadlines deinen Auftraggeber*innen gegenüber halten. Dies wird sich positiv auf die Kundenbindung und das Image deiner Agentur auswirken, da du hältst, was du versprichst.

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Wann sollte Ressourcenplanung in Agenturen getätigt werden?

Aber ab wann lohnt sich Ressourcenplanung für deine Agentur? Theoretisch immer. Selbst wenn du nur eine*n Kollegen*Kollegin hast, musst du kalkulieren, wie viele Projekte du annehmen und fristgerecht erledigen kannst. Sobald dein Team wächst und mehrere Personen ihre Kapazitäten einbringen können, wird eine clevere Planung unerlässlich. Beachte aber, dass die Ressourcenplanung keine Raketenwissenschaft ist und du nicht zu fein planen solltest. Der Aufwand deiner Planung sollte immer mit dem Genauigkeitsgrad des Ergebnisses übereinstimmen.

Welche Arten der Ressourcenplanung gibt es?

Grundsätzlich kannst du zwischen zwei verschiedenen Arten der Ressourcenplanung unterscheiden – der homogenen Verteilung und der nicht homogenen Verteilung von Aufgaben. Bei der homogenen Verteilung achtest du auf eine gleichmäßige Verteilung der Belastung über die gesamte Dauer eines Projektes. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn mehrere Kolleginnen und Kollegen jeweils 8 Stunden pro Woche über einen Zeitraum von 3 Monaten an einem Kundenprojekt arbeiten. Bei der nicht homogenen Verteilung sieht es hingegen anders aus. Diese nutzt vorhandene Kapazitäten direkt, um beispielsweise wichtige Aufgaben vorzuziehen und knappe Deadlines einzuhalten. Wenn du also zum Beispiel in der kommenden Woche noch 15 unverplante Arbeitsstunden hast, kannst du diese komplett in ein Projekt mit nahender Deadline stecken, statt die zeitliche Belastung über eine längere Zeit zu strecken.

Zusätzlich gibt es unterschiedliche Methoden der Ressourcenverwaltung. Bei der Ressourcenzuweisung nutzt du die verfügbaren Ressourcen basierend auf den Fähigkeiten und Kapazitäten deiner Teammitglieder effizient aus. Mit einer Ressourcenbilanz ermittelst du, ob es innerhalb deiner Agentur noch ungenutzte oder nur ineffizient genutzte Ressourcen gibt. Wenn dies der Fall ist, versuchst du, diesen Zustand zu korrigieren. Als dritte Methode gibt es noch die Ressourcenprognose. Bei dieser versuchst du den zukünftigen Ressourcenbedarf vorauszusagen, bevor überhaupt ein Projekt beginnt. Dabei berücksichtigst du den Umfang des Projektes, mögliche Einschränkungen und Risiken sowie unvorhergesehene Kosten.

5 Tipps für die Ressourcenplanung in Agenturen

Wenn du die Ressourcen in deiner Agentur zukünftig verlässlich planen willst, folgen hier noch ein paar nützliche Tipps für dich.

• Tipp 1: Plane nicht zu detailliert:
  Mach dir lieber zu Beginn Gedanken darüber, welche Ressourcen wirklich eine Planung benötigen, auf welcher Basis du planen willst (z. B. Stunden, Tage oder Wochen) und wie viele Stunden dir innerhalb einer solchen Planungseinheit zur Verfügung stehen. Auf dieser Basis kannst du eine verlässliche Planung deiner Ressourcen gewährleisten.
• Tipp 2: Berücksichtige Schwankungen in der Leistung
  Es ist vollkommen normal, dass du in manchen Wochen leistungsfähiger und konzentrierter bist als in anderen. Solche Schwankungen solltest du auch in der Ressourcenplanung berücksichtigen. Daher ist es empfehlenswert, nur 80 % der Arbeitszeit deiner Kolleginnen und Kollegen zu verplanen.
• Tipp 3: Beziehe dein Team ein, wenn es anstrengend wird
  In einem Monat stehen besonders viele Deadlines an? Dann beziehe dein Team in die Planung mit ein und schaut gemeinsam, welche Lösung ihr für diese Herausforderung finden könnt.
• Tipp 4: Hab keine Angst vor Leerlauf
  Dein Team ist in der Planung nicht komplett ausgelastet? Keine Sorge, es wird sich für jede*n genug Arbeit finden, auch wenn du sie jetzt vielleicht noch nicht kommen siehst.
• Tipp 5: Erfasse deine Zeiten
  Wenn du die Zeit, die du für ein Projekt aufwendest, in einem Tool erfasst, kannst du jederzeit einsehen, wie viel Zeit dir für das Projekt noch zur Verfügung steht. Außerdem kannst du auf dieser Basis überprüfen, wie zuverlässig deine Ressourcenplanung war und daraus Rückschlüsse für kommende Planungen ziehen.

Wie kann man die Ressourcenplanung in Agenturen messen?

Sicher willst du regelmäßig kontrollieren, wie effektiv du die Mitarbeiterkapazitäten geplant hast und daraus ableiten, ob du noch etwas an deiner Ressourcenplanung optimieren kannst. Dabei kann dich zum Beispiel eine Agentur-Software wie awork

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Welche Tools eignen sich für die Ressourcenplanung in Agenturen?

Damit du bei der Ressourcenplanung deines Agenturteams nicht den Überblick verlierst, kannst du eine Agentur-Software zur Aufgaben- und Kapazitätsplanung nutzen. Mit ihrer Hilfe verwaltest du alle projektbezogenen und betrieblichen Prozesse deiner Agentur an einem Ort. Dort erstellst und kalkulierst du Angebote, wickelst Aufträge ab, erstellst Zeitpläne und erfasst deine gearbeiteten Stunden für die verschiedenen Projekte. Ebenfalls kannst du das Controlling deiner Arbeit und Planung mit einem Agentur-Tool vornehmen, Urlaube planen und deine Buchhaltung managen. Mit digitalen Tools für deine Agentur strukturierst du den Arbeitsalltag ohne großen Aufwand. Welche die beste Agentursoftware ist, musst du natürlich für dich selbst entscheiden. Um dir die Entscheidung dennoch ein wenig zu erleichtern, findest du nachfolgend einige empfehlenswerte Agentur-Softwares, deren Nutzerbewertungen du dir auf OMR Reviews ansehen kannst:

MOCO

awork

poool

helloHQ

Die Agenturverwaltung

easyJOB

Stackfield

Opus Connect

Kenne stets den Status Quo

Die Agenturwelt ist schnelllebig. Ständig musst du auf neue Anforderungen oder Herausforderungen reagieren. Mit einer zuverlässigen Ressourcenplanung kannst du deinen Kundinnen und Kunden dennoch verlässliche Termine nennen, zu denen sie Ergebnisse von dir und deinen Kolleginnen und Kollegen erhalten. Das wirkt sich positiv auf das Image deiner Agentur aus und verhindert Budgetüberschreitungen. Durch die transparente Planung aller Ressourcen und Kapazitäten bist du immer auf dem Laufenden und kannst auch auf Unvorhergesehenes reagieren. So trägt deine Ressourcenplanung maßgeblich zum Erfolg deiner Agentur bei.