Projektmanagement-Tools für Agenturen: Behalte in Kundenprojekten den Überblick

Montagmorgen, du öffnest deine Mails: „Könnt ihr bei den Visuals noch die Schriftfarbe anpassen?“ Und die nächste: „Ist es möglich, das Logo noch ein bisschen größer zu machen? Bräuchten die Druckdaten morgen.“ Über Slack leitest du die Kundenwünsche an deine Kolleg*innen im Designteam weiter. „Zeitlich sieht’s hier grad schlecht aus“, kommt von denen zurück. Und dann fällt dir noch gerade rechtzeitig die Deadline für das Website-Projekt ein: Hat die Freelancerin eigentlich ihre Texte geliefert?

Der Projektalltag in Agenturen ist nichts für schwache Nerven. Eine Deadline jagt die nächste, Budgets müssen kalkuliert, Kapazitäten geplant werden. Das findet häufig an vielen verschiedenen Schauplätzen statt: E-Mail, Slack oder Microsoft Teams für die Kommunikation, Excel oder Google Tabellen für Kalkulationen und Kapa-Planung, wichtige Termine und Fristen im Kalender … Hut ab, wer hier den Überblick behält.

Was zwar irgendwie möglich ist, ist nicht immer die beste Wahl. Wie schön wäre es, statt des Kuddelmuddels aus Tools und Kommunikationswegen einen einfacheren Weg zu gehen und das Projektmanagement in Agenturen so effizient und vor allem übersichtlich wie möglich zu gestalten? Das haben wir uns auch gedacht und deswegen Tool-Tipps für dich, mit denen du das Projektmanagement in deiner Agentur voranbringst. Vorbei sind dann die Zeiten, in denen du als Projektmanager*in Änderungswünsche, Rückfragen und Briefings isoliert voneinander händeln musst und als einzige Person weißt, was abgeht.

Das sind die Herausforderungen von Projektmanagement in Agenturen

Projektmanagement in Agenturen erfordert viel Konzentration und volle Flexibilität. Zahlreiche Kundenprojekte laufen parallel ab, unterschiedliche Teams müssen abgeholt (und manchmal auch eingefangen) werden und über allem stehen stramme Deadlines, die es einzuhalten gilt. Projektmanager*innen sind die wichtigste Schnittstelle zwischen Kund*innen und Kreativteams, sie halten alle Beteiligten ständig auf dem Laufenden und sorgen für eine realistische Kapazitätsplanung.

Als Projektmanager*in in einer Agentur …

• … behältst du den Überblick über parallel laufende Kundenprojekte – inklusive Status, Fristen und regelmäßigen Reportings.
• … sorgst du dafür, dass Deadlines und Projektpläne trotz Änderungen und spontaner Anfragen eingehalten werden.
• … planst du Kapazitäten so langfristig wie möglich.
• … achtest du darauf, dass alle Projektbeteiligten regelmäßig ihre Zeiten tracken.
• … behältst du Kund*innen mithilfe ausführlicher Reportings im Loop.
• … hast du Feedbackschleifen im Blick und informierst alle Teams über anstehende Änderungen.
• … erstellst du überzeugende Angebote und rechnest abgeschlossene Projekte schnellstmöglich ab.

Dieser Berg an Aufgaben ist grundsätzlich schon nicht leicht zu bewältigen. Und dann kommen noch die alltäglichen Herausforderungen des Projektmanagements in Agenturen hinzu: So machen spontane Aufträge und gewonnene Pitches eine langfristige Kapazitätsplanung oft unmöglich. Setzt deine Agentur zudem auf externe Unterstützung durch Freelancer*innen, musst du weitere Personen bei Projekt-Updates und in der täglichen Kommunikation berücksichtigen. Insbesondere, da diese in der Regel keinen Zugriff auf intern geführte Ablagen und eure Tools haben.

Um Zwischenstände sauber an Kund*innen übermitteln zu können, musst du außerdem sicherstellen, dass deine Kolleg*innen ihre Arbeitszeiten regelmäßig an dich durchgeben. Und das ist nicht zuletzt wichtig, um weitere Projekte realistisch einschätzen und planen zu können. Blöd nur, dass vor allem Zeit-Tracking und die Dokumentation in der Agentur-Software nicht gerade zu den Lieblingsaufgaben von Kreativen gehört. Bestimmt musstest auch du schon Kolleg*innen hinterherlaufen, weil sie seit längerem keine Zeiten in die Projekttabelle eingegeben haben. Nervig.

Wie dich Software im Projektmanagement in deiner Agentur unterstützt

Wie praktisch, dass es für all diese Struggles eine einfache Lösung gibt: Projektmanagement-Tools. Setzt du für das Projektmanagement in deiner Agentur auf passende Softwares, erleichtert das nicht nur deinen Arbeitsalltag. Vielmehr helfen Projektmanagement-Tools allen beteiligten Teams dabei, jederzeit den Überblick über laufende Projekte zu behalten. Mit solchen Tools kannst du wichtige Informationen für alle zugänglich machen und Änderungswünsche an die richtigen Personen weitergeben, ohne jemanden zu vergessen. Außerdem sorgst du dafür, dass nicht nur du über wichtige Deadlines Bescheid weißt. Das hilft deinem Tagesgeschäft und erleichtert Übergaben, z. B. bei Krankheit oder wenn neue Kolleg*innen das Projektmanagement übernehmen.

Damit Tools das Projektmanagement in deiner Agentur angenehmer gestalten können, sollten sie einige Funktionen mitbringen:

• eine klare Übersicht über Projekte und Aufgaben für alle Projektbeteiligten
• Ressourcenplanung sowohl für detaillierte Tagespläne als auch für eine langfristige Grobplanung
• eine intuitive Zeiterfassung
• die Möglichkeit, schnell und einfach übersichtliche Reportings zu erstellen
• die Einbindung externer Beteiligter (z. B. Freelancer*innen und Kund*innen) für eine reibungslose Zusammenarbeit
• einen einfachen Austausch von Infos, Projektdetails und wichtigen Inhalten
• die Integration mit anderen Agentur-Tools
• eine ansprechende Nutzeroberfläche, die Spaß macht

Setzt du für das Projektmanagement in deiner Agentur auf die passende Software, steigerst du langfristig die Effizienz deiner Projekte.

Dieses Tool solltest du für dein Projektmanagement in einer Agentur im Blick behalten

Für das Projektmanagement in Agenturen sollten Tools bestimmte Anforderungen erfüllen. Zwar kannst du auch auf Softwares ohne speziellen Agentur-Fokus setzen, dann fehlen dir im Zweifelsfall allerdings wichtige Funktionen, die du wiederum mit weiteren Tools abdecken musst. Um dir das Leben zu erleichtern und das Projektmanagement in Agenturen angenehmer zu gestalten, gibt es deswegen spezielle Tools für den Agenturalltag. Eines davon ist awork: Mit dem Tool made in Hamburg bekommen Projektmanager*innen in Agenturen eine Lösung an die Hand, die sie im dynamischen Projektalltag unterstützt und den Überblick behalten lässt. Dabei legt awork besonderen Wert auf eine intuitive Nutzeroberfläche, die sowohl bei Projektmanager*innen als auch bei Kreativ-Teams gut ankommt – damit bei der Arbeit an Projekten alle an einem Strang ziehen können.

Auf der Nutzeroberfläche von awork finden sich Kreativteams schnell zurecht. Grafik: awork

Mit diesen Features sorgt awork für reibungslose Abläufe beim Projektmanagement in Agenturen:

👉 Projektmanagement, Kapazitätsplanung und Zeiterfassung gehen bei awork Hand in Hand: Das Tool bildet die drei Kernfunktionen des Agenturgeschäfts an einem Ort ab. So profitierst du von einer einfachen Multi-Projektplanung, behältst den Überblick über sämtliche Deadlines, Projektfortschritte und -status.

👉 Mit der umfassenden Kapazitätsplanung inklusive integriertem Projektplan und Kalender hast du den Workload deines Teams in Echtzeit im Blick. In diese Übersicht fließen sowohl die Zeiten aus Projektaufgaben als auch aus den Kalendern der Projektbeteiligten ein. Damit dir nichts entgeht und du Überbuchungen vermeiden kannst. Der integrierte Kalender zeigt dir zudem an, wo Raum für spontane Anfragen ist. So entgehen deiner Agentur keine möglichen Einnahmen aufgrund von Fehleinschätzungen und deine Kolleg*innen müssen sich gleichzeitig weniger Sorgen um Überlastung machen.

awork bietet Kalender-Integrationen, damit du als Projektmanager*in den Überblick über Kapazitäten behältst. Grafik: awork

👉 Zeiterfassung ist in vielen Agenturen längst ein alter Hut. Im Projektgeschäft hat sich schließlich schon vor der Dokumentationspflicht von Arbeitszeiten alles darum gedreht, wie lange Teams für ihre Kund*innen tätig waren. Diese Zeiten mit einem Tool zu tracken und sie anschließend händisch in wenig ansprechende Tabellen einzutragen, ist allerdings für viele Mitarbeitende lästig und wird gern aufgeschoben. Damit du deinen Kolleg*innen nicht länger hinterherlaufen musst, können sie ihre Projekt- und Task-Zeiten bequem mittels Start-Stopp-Timer direkt in awork tracken – und somit an dem Ort, an dem sowieso alles Wichtige geregelt ist.

👉 Mithilfe dieser Echtzeit-Infos kannst du in awork wiederum im Handumdrehen aussagekräftige Reportings erstellen. So bleiben Kund*innen immer auf dem neuesten Stand und du musst nicht erst mühsam alle Daten zusammensuchen.

👉 Dein Team ist voll ausgelastet und braucht deshalb Unterstützung von Freelancer*innen? Mit awork kannst du auch externe Projektbeteiligte, Kund*innen oder Partner-Agenturen zu Projekten einladen und gemeinsam mit ihnen an Aufgaben arbeiten.

👉 Damit Feedback-Prozesse übersichtlicher und für alle Seiten angenehmer ablaufen, kannst du mit awork zudem Anmerkungen direkt an der entsprechenden Stelle platzieren und den jeweiligen Kolleg*innen zuweisen. Die können Feedback wiederum priorisieren und entspannt ohne Durcheinander abarbeiten.

👉 Automatisierungen helfen dir, Projekte und ihre Aufgaben in awork noch effizienter und sinnvoller zu planen. So kannst du dich auf Inhaltliches konzentrieren, statt viel Zeit mit Abhaken und Zuweisen von Tasks zu verbringen.

awork ist ein Projektmanagement-Tool speziell für den dynamischen Alltag in Agenturen. Der Software-Anbieter setzt auf eine ansprechende Nutzeroberfläche, die auch Kreativen mit besonders hohen Designansprüchen Spaß macht. Europäische Serverstandorte stellen zudem DSGVO-Konformität sicher. Das ist wiederum essenziell für das Projektgeschäft für Kund*innen mit hohen Sicherheitsanforderungen. Damit sich awork nahtlos in deinen bestehenden Tech Stack einfügt, kannst du es zudem mit zahlreichen Tools verbinden, wie z. B. Slack, Personio, Google Drive oder Lexoffice.

Mit awork behält dein Team wichtige Deadlines im Blick. Grafik: awork

Warum generische Tools oft nicht fürs Projektmanagement in Agenturen ausreichen

Im Agenturalltag ist es essenziell, dass deine Tools auf die Anforderungen der Projektarbeit abgestimmt sind. Vorgänge wie Angebotserstellung, Abrechnung und Projektzeiterfassung kannst du auch mit ERP-Systemen oder speziellen Agentur-Softwares erledigen. Oft scheitert ihr effektiver Einsatz allerdings an ihrer mangelnden Usability für alle Projektbeteiligten. So gehen Workmanagement-Features der Tools häufig nicht in die Tiefe, weshalb weitere Lösungen hermüssen. Zudem wissen in der Regel nur die Projektmanager*innen sicher mit den Softwares umzugehen, während Kreativteams ihre Projektabläufe und -stände (wenn überhaupt) an anderer Stelle und oftmals losgelöst voneinander verwalten. Wer außerdem fürs Projektmanagement in Agenturen schon mit generischen Agentur-Softwares gearbeitet hat, weiß sicherlich, dass die korrekte Zeiterfassung durch Kreativteams hier mangels ansprechender Nutzbarkeit oft nur mit einem Murren erfolgt.

Damit alle Teams während des Projektalltags im Loop bleiben, setzen viele Agenturen deshalb zusätzlich auf Projektmanagement-Tools wie ClickUp oder Trello. Sie bieten unzählige Features und eignen sich für unterschiedlichste Branchen und Anforderungen. Allerdings gestaltet ihr fehlender Fokus auf bestimmte Tätigkeitsfelder den Start mit solchen Projektmanagement-Tools oft aufwendig und überwältigend: Hier zunächst die passenden Funktionen für die eigene Agentur zu finden und ggf. individuelle Arbeitsabläufe zu definieren, erfordert viel Zeit und ein tiefes Verständnis der Softwares. Das kostet Zeit, die in Agenturen oft fehlt. Damit solche Projektmanagement-Tools den Anforderungen deiner Agentur gerecht werden, musst du zudem nicht selten weitere (kostenpflichtige) Add-ons hinzufügen, sei es für Zeiterfassung oder um Kosten im Blick zu behalten. So findest du dich im Zweifelsfall in einem wirren Zusammenspiel aus Tools und Add-ons wieder, die es zu verstehen und zu verwalten gilt.

Setze auf Software, die deine Pain Points kennt

Beim Projektmanagement in Agenturen geht es allerdings oft um Schnelligkeit und besonders viel Flexibilität. Für dich als Projektmanager*in bedeutet das ein tägliches Jonglieren von Kundenwünschen und Team-Befindlichkeiten. Damit dir der Spagat zwischen dem, was Kund*innen wollen (größere Logos) und dem, was sinnvoll und möglich ist (meist keine größeren Logos), ohne Nervenzusammenbruch gelingt, solltest du dich stattdessen von den richtigen Tools unterstützen lassen. Das sind Tools, die dich als Projektmanager*in in einer Agentur verstehen, die deine Pain Points kennen und wissen, was für dich und deine Teams wichtig ist.

Auf die speziellen Anforderungen von Kreativteams und ihren Projektmanager*innen haben Tool-Anbieter wie awork eine Antwort gefunden. Ihre Softwares halten alle Features bereit, die du für ein sauberes Projektmanagement in deiner Agentur brauchst. So helfen sie dir dabei, deine kreativen Kolleg*innen einzufangen, zu motivieren und für reibungslose Projektabläufe zu sorgen. Ohne Orga-Struggles und undurchsichtige Feedbackschleifen.

Du möchtest wissen, wie awork dein Projektmanagement verbessern kann? thjnk, kreativkarussell und Content Fleet setzen wie viele weitere Unternehmen und Dienstleister bereits auf das Tool und verraten, wie awork für Agenturen bei ihnen zum Einsatz kommt.