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Digitale Tools für Agenturen: damit mehr Zeit fürs Agency Life bleibt

Saskia Robert 16.12.2022

Mit diesen Tools bringt Ihr Ordnung in Euren (digitalen) Agentur-Alltag

Kennt Ihr sie auch noch? Die Zeiten, in denen Ihr alles in Eurem Notizheft notiert und schon einen kalten Schweißausbruch bekommen habt, wenn Ihr es nur mal kurz nicht wiederfinden konntet?

Oder wenn am Abend noch fünf Tasks offen sind, weil Ihr doppelt so lang für manche Aufgaben gebraucht habt? Das ist jetzt vorbei: Denn mit coolen, digitalen Tools schafft Ihr Euch jede Menge Zeit im Agentur-Alltag und behaltet den Überblick. Unsere Gastautorin Saskia Robert weiß genau, welche Tools das sind und stellt sie Euch in diesem Artikel vor.  

Slack mit Euren Kund*innen – spart Euch das Mail-Chaos 

E-Mails hatten lange ihre Daseinsberechtigung, aber in der Zusammenarbeit mit Kund*innen können sie ab und zu auch auf die Nerven gehen. Mal war wieder kein Anhang dabei, wenn Ihr eine bestimmte Info braucht, müsst Ihr 20 aneinandergereihte Mails durchsuchen und findet sie am Ende doch nicht. 

Und: E-Mails machen auch lange nicht so viel Spaß wie die Kommunikation über Slack. Ja, Slack! An alle Nutzer*innen von Microsoft Teams: Das geht natürlich auch, ist aber lange nicht so interaktiv. Über Slack Connect bindet Ihr ganz einfach die Slack-Channels Eurer Kund*innen an und habt alles in einem Dashboard. 

Und nicht nur das: Ihr könnt auch einfach Anwendungen wie Zoom, Google Drive und Pitch integrieren. Ein kleines Highlight ist außerdem die GIF-Funktion – die bringt endlich wieder Emotionen in den Remote-Alltag. Allgemein eignet sich Slack zum Verbessern von Remote-Team-Work. Aber auch im Office-Alltag bewährt sich das Tool definitiv.  In der Kategorie Instant Messaging auf OMR Reviews findet Ihr neben Slack außerdem weitere Messenger-Tools, die zu Euch passen könnten, wie: 

Pitchen statt powerpointen – lasst Eure Präse für Euch sprechen 

Pitch ist ein Tool, mit dem Ihr interaktive Präsentationen erstellen könnt. Wer jetzt denkt, dass es mit Animationen in PowerPoint vergleichbar ist, wo plötzlich Überschriften reinfliegen, hat aber weit gefehlt.

In Pitch könnt Ihr nicht nur mit den vorgefertigten Grafiken, Icons und GIFs arbeiten, sondern auch direkt pitchen. Einfach auf den Record-Button klicken, schon geht die Facecam an und Ihr könnt Euch beim Präsentieren zusätzlich zur Slide aufnehmen.

Ob Video oder nur Audio bleibt hierbei Euch überlassen. So könnt Ihr Euren Kund*innen schon mal eine Preview zuschicken oder komplexere Slides tiefer erklären, ohne sie mit zu vielen Informationen zu überfüllen. 

Monday macht nicht nur den Montag übersichtlich 

Wer im Projektmanagement nach der Kanban-Methode arbeitet, ist mit monday.com bestens beraten. Denn die Projektübersicht gibt einen Überblick über alle Tasks und jedes Teammitglied kann sich seine eigene Ansicht erstellen. 

Zu Kanban gehört natürlich auch der übliche Workflow mit Daily-Stand-up-Meetings, in denen alle nochmal kurz über die Monday-Tasks gehen und darüber informieren, was sie für den Tag geplant haben. Das funktioniert vor allem  super für hybride oder Remote-Teams. Wenn Ihr gerade auf der Suche nach einem neuen Projekt-Framework seid, dann hilft der Vergleich von Kanban und Scrum. 

In der Kategorie Projektmanagement von OMR Reviews findet Ihr außerdem weitere Tools, die zu Euch passen könnten, wie: 

Miro Board bringt Workshop-Charakter in digitale Meetings 

Während Whiteboard oder Flipchart früher Go-to-Tools für Workshops waren, waren Agenturen zum Start der Remote-Work-Zeit erstmal lost. Glücklicherweise sorgt das Online-Whiteboard Miro dafür, dass auch in Remote-Workshops Interaktivität einzieht. Zusätzlich verfügt Miro über sehr viele Tool-Integrationen wie zum Beispiel Slack, Notion und Google Drive. 

In den Kategorien Collaboration und Mind-Mapping von OMR Reviews findet Ihr noch weitere Tools, die zu Euch passen könnten, wie: 

Außerdem könnt Ihr im Contenthub erfahren, welche die 8 besten Tools für Euer Brainstorming sind.

Die Google-Welt in ihrem vollen Umfang 

Der Google Workspace ist der optimale digitale Server, wenn es um die Verwaltung und das Sharing von Dateien geht. Aber neben den Klassikern wie Google Docs, Präsentationen und Meet geht hier noch einiges mehr: Agenturen sollten sich unbedingt das Jamboard-Tool ansehen, das sich – alternativ zu Miro – ebenfalls als interaktives Whiteboard nutzen lässt. Unmfragen oder auch Eventeinladungen könnt Ihr einfach mit Google Forms aufsetzen – Auswertungen inklusive. 

Bewerbungen, Urlaube und Abwesenheiten mit Personio 

Personio bündelt nicht nur die Daten aller Mitarbeitenden, sondern ermöglicht es ihnen auch ganz einfach, ihren Urlaub oder ihre Abwesenheiten zu beantragen. Insbesondere die Geburtstags-Reminder sind Gold wert. Bewerbungen für verschiedene offene Positionen fließen direkt in das Recruiting-Tool.

Hier können sich Eure zuständigen Ansprechpersonen einen Überblick über die Bewerbungen verschaffen, direkt aus dem Tool zum Gespräch einladen, zu- oder absagen und sich intern austauschen.

Je nach Option können auch direkt Arbeitsverträge und andere Dokumente in Personio verwaltet werden. Um Eure Wunschkandidat*innen zu bekommen, hilft neben den passenden Tools natürlich auch das richtige Bewerbermanagement.

In der Kategorie HR von OMR Reviews findet Ihr zudem weitere Tools, die zu Euch passen könnten, wie: 

Agentursoftware als All-in-One? Nein, vielen Dank. 

Bei den vielen Tools stellt sich die Frage, warum man nicht einfach auf eine All-in-One-Agenturlösung zurückgreift. Obwohl die Werbeversprechen gut klingen: Oft sind einzelne Funktionen dann doch nicht so ausgereift wie angepriesen und man greift wieder auf Alternativlösungen zurück.

Zudem bündeln All-in-one-Lösungen häufig nur Zeiterfassung, Team-Projekt-Tracking oder willkürliche OKR und KPIs. Darum empfiehlt es sich eher Tools zu nutzen, die das, was sie anbieten, richtig gut umsetzen und für mehr Spaß bei der Arbeit sorgen. 

SR
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Saskia Robert

Saskia Robert ist stellvertretende Agenturleitung und Head of Online-Marketing bei Startup Communication, einer Kommunikationsagentur für Startups und schnell wachsende Tech-Unternehmen.

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