So verbessert Ihr Euer Remote-Team-Work

Remote-Team-Work bedeutet, gemeinsam Verantwortung zu übernehmen. Voraussetzung ist ein Gemeinschaftsgefühl, das erst erarbeitet werden muss – vor allem in verteilten Teams. Die gute Nachricht ist: Es gibt zahlreiche Strategien und Tools, die Euch beim Remote-Teambuilding unterstützen können. Warum erfolgreiches Remote-Team-Work kein Selbstläufer ist und welche Maßnahmen sinnvoll sind, erfahrt Ihr in diesem Gastbeitrag der Remote Times.

Warum Remote-Team-Work ein Wir-Gefühl benötigt

Vor der Corona-Pandemie steckte Remote-Team-Work in Deutschland buchstäblich noch in den Kinderschuhen. Seit Anfang 2020 hat sich in vielen Unternehmen ein Transformationsprozess vollzogen. In den meisten Fällen sehr zur Freude der Angestellten, denn plötzlich wurde möglich, was vorher vielfach undenkbar schien: Die Arbeit wurde dezentralisiert. Laut einer aktuellen Erhebung des Statistik-Portals Statista über Homeoffice und mobiles Arbeiten, sprechen sich inzwischen 73 Prozent der Beschäftigten für einen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice aus.

Trotzdem läuft beim Thema Remote Work in deutschen Firmen längst noch nicht alles rund. So werden beispielsweise organisatorische Probleme beklagt. Eine weitere Gefahr besteht darin, dass einzelne Mitarbeiter*innen sich isoliert fühlen oder abkoppeln. Und das kann fatale Folgen haben. Denn egal, wie gut Prozessabläufe auch organisiert sind – ohne eine emotionale Bindung zum Team, beziehungsweise zum Unternehmen, kann es kein echtes Remote-Team-Work geben. Erst ein Commitment ermöglicht es, Energien zu bündeln und langfristig erfolgreich zu sein.

Ein starkes Gemeinschaftsgefühl fördert:

• die Produktivität,
• die Arbeitsleistung,
• die Zufriedenheit der Beschäftigten,
• die Teilhabe im Team,
• das gemeinschaftliche Miteinander
• und die Akzeptanz von Gruppenzielen.

Ein Gemeinschaftsgefühl verbindet also die Beschäftigten der unterschiedlichen Standorte und führt alle Bemühungen zusammen.

Was ist ein Remote-Team?

Wer in einem Remote-Team arbeitet, erledigt seine Arbeit dezentral, ist also räumlich und zeitlich flexibel. Remote-Work kann beispielsweise im Homeoffice ausgeführt werden, theoretisch aber auch im Co-Working-Space, im Café oder sogar am Strand. Neben reinen Remote-Teams gibt es auch Mischformen: In sogenannten hybriden Teams kann es sowohl Präsenz- als auch Homeoffice-Tage geben, ebenso wie Vor-Ort- und Außer-Haus-Beschäftigte.

Im nächsten Abschnitt gehen wir genauer auf die Herausforderungen von Remote-Team-Work und Remote-Teambuilding ein.

Challenges für Remote-Team-Work und Remote-Teambuilding

Remote-Team-Work basiert auf einer positiven Gruppen-Interaktion. Dabei gilt es, gemeinsam Verantwortung zu übernehmen, anstatt unabhängig voneinander zu agieren: Alle müssen „an einem Strang ziehen“ ziehen – ihre jeweiligen Stärken und Fähigkeiten einbringen, sich gegenseitig unterstützen und motivieren. 

Die zusätzliche Herausforderung für Home-Office-Teamwork besteht darin, die räumliche Distanz zu überbrücken. Das erfordert ein Umdenken, bietet aber auch Chancen. Lest im Folgenden, auf welche Aspekte es besonders ankommt!

Vertrauen

Eine wichtige Voraussetzung für Remote-Team-Work ist gegenseitiges Vertrauen. Denn anders als im Büro seht Ihr nicht, was andere Team-Mitglieder*innen während ihrer Arbeitszeit tun. Doch mal ehrlich: Auch vor Ort könnt Ihr nicht sicher sein, dass sie immer optimal im Sinne des Unternehmens handeln. Und Misstrauen kann sich wie eine selbsterfüllende Prophezeiung auswirken: Denn die Erwartungen, die wir einander entgegenbringen, haben einen großen Einfluss auf unser Verhalten. Psychologische Sicherheit ist nachgewiesenermaßen der wichtigste Faktor für eine gesunde Teamkultur.

Generell fahrt Ihr besser, wenn Ihr Euch auf die Arbeitsergebnisse Eurer Kolleg*innen konzentriert, anstatt auf deren Weg dorthin – denn flexibel zu arbeiten bedeutet auch, individuelle Strategien zur Erfüllung von Aufgaben anzuwenden. Dabei kann Remote-Team-Work sogar verhindern, dass einzelne nur ihre Zeit absitzen: Laut dem Parkinsonschen Gesetz zum Bürokratiewachstum (1955) dehnt sich Arbeit nämlich in genau dem Maß aus, wie Zeit für Eure Erledigung zur Verfügung steht. Präsenz von nine-to-five ist also längst kein Garant für Produktivität. 

Wenn eine Kollegin nach dem Mittagessen also gerne eine Stunde lang spazieren geht, um nachmittags wieder konzentriert zu sein, dann solltet Ihr das nicht hinterfragen! Dem eigenen Biorhythmus zu folgen, kann schließlich zu besseren Ergebnissen führen.

Unterstützung

Im Team zu arbeiten heißt im besten Fall, nicht auf sich allein gestellt zu sein. Unterstützung kann dabei viele Gesichter haben: Sie reicht von einem offenen Ohr über einen Tipp bis hin zum Übernehmen von Aufgaben. Im Büroalltag bekommen wir häufig mit, wenn jemand Probleme hat und können entsprechend reagieren. So könnt Ihr beispielsweise einen mitfühlenden Blick verschenken, wenn jemand ein schwieriges Telefonat führt, oder das Telefonat im Anschluss gemeinsam auswerten. Gedanken laut auszusprechen, unterstützt dabei, sich neu zu sortieren und einzelne Aspekte stärker voneinander abzutrennen – dadurch gelangt Ihr in der Regel schneller zu Lösungen.

Emotionale Touchpoints müssen in Remote-Teams bewusst geschaffen werden | Illustration: Magdalena Vollmer

Solche Gespräche könnt Ihr natürlich auch online führen. Die Hemmschwelle liegt allerdings um ein Vielfaches höher – besonders, wenn Ihr befürchtet, Euer Gegenüber in einem ungünstigen Moment zu erwischen. In Remote-Teams sollten deshalb emotionale Touchpoints geschaffen werden. Und niemand sollte sich scheuen, um Hilfe zu bitten. Darauf kommen wir später noch einmal zurück.

Kommunikation

Ob am Kaffeeautomaten, am Drucker oder am Mittagstisch – im Büroalltag gibt es viele Gelegenheiten, um sich auszutauschen. Im Home-Office-Team findet die Kommunikation weniger zufällig statt, wodurch es schnell passieren kann, dass nur wenig und auf formeller Ebene kommuniziert wird. 

Die Wirkung von Small-Talk auf das Remote-Teambuilding solltet Ihr aber nicht unterschätzen! Denn ein reger informeller Austausch kann Euer Remote-Team-Work verbessern, indem es Eure Team-Mitglieder*innen dabei unterstützt:

• sich zugehörig zu fühlen,
• Stress abzubauen,
• Gemeinsamkeiten zu entdecken,
• gegenseitige Sympathien zu entwickeln,
• und sich gegenseitig besser einschätzen zu lernen.

Mit den richtigen Tools kann der Austausch im Remote-Team genauso gut funktionieren wie vor Ort. Lest dazu im nächsten Kapitel mehr!

Drei Grundpfeiler für erfolgreiches Remote-Team-Work

In diesem Abschnitt erfahrt Ihr, wie Ihr Euer Home-Office-Team zusammenhalten könnt. Im Wesentlichen geht es darum, einander kennenzulernen, Euch auf eine gemeinsame Teamkultur zu einigen und klare Ziele festzulegen. Wichtig ist eine positive Beziehungsgestaltung.

Gemeinsam ausrichten

Jedes Team ist zunächst eine Gruppe, aber nicht aus jeder Gruppe wird ein Team. Damit aus einer Gruppe ein Team wird, muss sie gemeinsame Ziele und Wertvorstellungen verfolgen. Voraussetzung für ein erfolgreiches Remote-Team-Work ist also eine starke Teamkultur. Im Mittelpunkt dabei steht das Thema Sinnhaftigkeit.

Jedem*r von Euch muss klar werden, warum es Euer Team, beziehungsweise Euer Unternehmen gibt und was er*sie selbst für Eure Vision beitragen kann. Das bedeutet, Ihr müsst Euer Warum, Euer Wie und Euer Wohin definieren. Anders ausgedrückt geht es um Euren Sinn, Eure Vision, Eure Werte, Eure Strategien und Eure Ziele. Dafür sind unter anderem folgende Fragen relevant:

• Worauf arbeitet Ihr hin?
• Was macht Euch besonders?
• Was möchte jede*r Einzelne im Team bewirken? Und welchen Beitrag ist er*sie dafür bereit zu leisten?
• Welche Werte sind Euch wichtig? Und vertretet Ihr diese Werte auch im Alltag?
• Was möchtet Ihr erreichen? Und wer leistet welchen Beitrag? 

Zum digitalen Visualisieren, Strukturieren und Präsentieren bieten sich Collaboration-Tools wie MURAL oder Miro an oder explizite Strategie-Tools wie Field, die das strategische Arbeiten für die gesamte Organisation strukturieren können. Antworten lassen sich ganz einfach mit den Umfragetools einsammeln, die in den gängigen Videokonferenz-Tools bereits integriert sind.

Wenn Ihr Eure Richtung festgelegt habt, könnt Ihr Eure Ziele genauer benennen und messbar machen. Dafür stehen Euch Tools zur Verfügung, mit denen Ihr sogenannte Objectives and Key Results, kurz OKRs, festlegen und einführen könnt, so etwa die Software Workpath oder das Personalmanagement-Tool Leapsome.

Mehr zum Thema Team-Identität und Teamkultur könnt Ihr bei der Remote Times nachlesen.

Spielregeln festlegen und einhalten

Wenn Ihr den Handlungsrahmen für Euer Remote-Team-Work fixiert habt, solltet Ihr verbindliche Spielregeln ableiten, die auch für neue Mitarbeiter*innen schnell nachvollziehbar sind: Jede*r sollte wissen, wo sein*ihr Platz ist und an wen er*sie sich für Unterstützung wenden kann. Nur so könnt Ihr Euch optimal ergänzen. 

Klare Regeln der Zusammenarbeit geben Remote-Team-Work den Handlungsrahmen | Illustration: Magdalena Vollmer

In Eurem Regelwerk sollte zum Beispiel auch festgeschrieben sein, wie Leistungen erfasst und reflektiert werden – schließlich sind sie ein aussagekräftiges Instrument für Euren Einsatz und Erfolg. Außerdem solltet Ihr Kommunikationskanäle und Erreichbarkeiten festlegen. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass es jeden Tag zwei feste Zeitfenster zur Beantwortung von E-Mails gibt. Oder dass Kritik nur mündlich und niemals schriftlich geäußert wird, und dass Ihr Euch nicht außerhalb der Kernarbeitszeiten anruft. 

Wenn einzelne Abmachungen sich im Alltag als nur wenig praktikabel erweisen, dürft Ihr sie selbstverständlich auch bearbeiten. Hierzu solltet Ihr aber immer gemeinsam Rücksprache halten und nicht einfach eigenmächtig aushebeln, was einmal vereinbart wurde! Besondere Aufmerksamkeit solltet Ihr dabei Euren Werten schenken, denn sie bilden die Leitplanken für Euer Remote-Team-Work. Fragt Euch deshalb regelmäßig, ob festgelegte Werte in Eurem Remote-Team noch gelten und ob sie auch gelebt werden. Tools wie Leapsome können Euch dabei unterstützen: Diese cloudbasierte Plattform ermöglicht kontinuierliches Feedback, unter anderem in Bezug auf die Werte.

Regelmäßiges Feedback ermöglicht wirksame Remote-Team-Work |Bild: Leapsome Website

Kontinuierlich in Kontakt bleiben

Für Remote-Teams ist es wichtig, die Kommunikation bewusst am Laufen zu halten. Die Sprache sollte dabei klar und effizient sein. Das heißt, Ihr solltet Zwischentöne und Doppeldeutigkeiten vermeiden, um Missverständnissen vorzubeugen. Hier kommen ein paar Ideen, um Eure alltägliche Kommunikation anzuregen:

Daily Standup-Meetings

Gemeinsame Rituale stärken die Verbindung und strukturieren den Arbeitsalltag. Wie wäre es also, jeden Tag gemeinsam zu beginnen? Ein Standup-Meeting ist eine kurze Besprechung zu aktuellen Themen, die klassischerweise im Stehen abgehalten wird. Im Idealfall gibt es eine*n Moderator*in, der*die auf Themen, Zeit und Redeanteile achtet, denn jede*r sollte zu Wort kommen, sich dabei aber kurz halten. Euer tägliches Standup-Meeting sollte immer zur gleichen Zeit stattfinden und gleich aufgebaut sein. Folgende Fragen könnten Eure Gespräche strukturieren:

• Was habt Ihr gestern geschafft?
• Worauf fokussiert Ihr Euch heute?
• Gibt es Hindernisse zu überwinden?

Fixiert diese Fragen am besten auf einem Taskboard, damit sie jede*r Teilnehmer*in im Blick hat. Dafür bieten sich Projektmanagement-Tools wie Trello oder Kanban Tool an. Für die Besprechung selbst könnt Ihr Videoconferencing-Tools wie Zoom, Webexoder Google Meet nutzen.

Stand-ups funktionieren übrigens auch, wenn Ihr in verschiedenen Rhythmen arbeitet oder Euch sogar in unterschiedlichen Zeitzonen befindet. So ermöglicht die Plattform Loom beispielsweise eine asynchrone Kommunikation per Video. So könnt Ihr kurze, persönliche Videobotschaften für Eure Kolleg*innen aufzeichnen.

Check-ins und Check-outs

Zugunsten Eures Remote-Team-Work solltet Ihr Euch regelmäßig bewusst auch Zeit einräumen, um Persönliches zu teilen – zum Beispiel im Rahmen von kurzen Check-ins und Check-outs bei jedem Team-Meeting. Small-Talk sollte ein fester Bestandteil Eurer Agenda sein. 

Damit die Plauderei in Gang kommt, bieten sich gezielte Nachfragen an, wie zum Beispiel: „Was habt Ihr am Wochenende erlebt?“, oder „Wie fühlt Ihr Euch angesichts des nahenden Projektabschlusses?“ Auch hierfür solltet Ihr eine*n Wortführer*in festlegen. Diese*r sollte die einzelne*n Mitarbeiter*innen immer namentlich ansprechen, damit eine bewusste Verbindung entsteht.

Team-Chat-Gruppen

Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Google Workspace erleichtern das Remote-Team-Work, indem sie eine gezielte und schnelle Informationsweitergabe ermöglichen. Wichtig ist, dass ihr Euren Gruppen-Chat nicht für schwierige Themen wie Kritik nutzt. Im Gruppen-Chat sollte ein lockerer Ton herrschen und hin und wieder auch mal Platz für ein witziges Meme oder GIF sein. 

Die Statusmeldungen geben Euren Kolleg*innen Aufschluss darüber, ob Ihr verfügbar seid oder nicht. Deshalb solltet Ihr Eure Statusmeldungen stets aktuell halten. Ihr könnt sie zum Beispiel auch nutzen, um die Kolleg*innen darüber zu informieren, dass Ihr „In After-Work-Drink-Stimmung“ seid oder „offen für Raucherpausen-Gespräche“ – das senkt die Hemmschwelle, Euch anzusprechen.

Statusmeldungen erleichtern die persönliche Verbindung | Bild: Screenshot Slack

Remote-Teambuilding

Zu einer gelungenen Interaktion gehört auch, gemeinsam Spaß zu haben. Das schweißt zusammen und fördert Euer Remote-Team-Building. Inzwischen gibt es zahlreiche Online-Angebote für Team-Spiele, wie zum Beispiel die App Donut, die nach dem Zufallsprinzip Paare für gemeinsame Kaffee- oder Lunch-Dates zusammenstellt. Auch die Collaboration-Software Mystery Coffee bringt Team-Mitglieder*innen für virtuelle Kaffee-Dates zusammen, wobei die Matching-Kriterien individuell angepasst werden können.

Videoconferencing-Tools machen es zum Beispiel auch möglich, gemeinsam an einem Koch- oder Yoga-Kurs teilzunehmen oder auf einen Geburtstag anzustoßen. Ihr entscheidet, worauf Ihr für Euer Home-Office-Team-Building Lust habt!

Fazit

Remote-Team-Work und Remote-Teambuilding folgen denselben Regeln wie vor Ort, unterscheiden sich aber in der Ausgestaltung. Wichtig ist, gemeinsam für dieselbe Sache einzustehen und dabei kontinuierlich im Austausch zu bleiben. Dafür braucht es keine Präsenz. Die Software-Firmen haben bereits auf die Dezentralisierung der Arbeit reagiert und bieten zahlreiche Tools zur Unterstützung an.