Der Projektstrukturplan: Die Roadmap durch deine Projekte

1. Definition: Was ist ein Projektstrukturplan?
2. Welche Vorteile hat die Verwendung eines Projektstrukturplanes?
3. Vorlagen für einen Projektstrukturplan
4. 5 Tipps für die Erstellung eines Projektstrukturplanes
5. In 8 Schritten zum Projektstrukturplan
6. Tools für einen digitalen Projektstrukturplan
7. Fazit: Ein gemeinsames Bild schaffen 

Ein Projektstrukturplan ist wie eine Landkarte im Projektmanagement, das die Hierarchien und Beziehungen der Aufgaben und Arbeitspakete in einem Projekt visualisiert. Das ermöglicht eine effiziente Planung und Koordination für erfolgreiche Projekte.

Egal, ob du erfahrene Projektleitung oder ambitionierter Neuling bist – der Projektstrukturplan ist dein unverzichtbares Werkzeug im Projektmanagement auf dem Weg zum Erfolg.

Stell dir vor, du planst eine Großveranstaltung. Du musst sicherstellen, dass das Projekt reibungslos verläuft, alle Beteiligten wissen, was zu tun ist, und jede Phase koordiniert abläuft. Genau hier kommt der Projektstrukturplan ins Spiel – er ist die detaillierte Landkarte, die dir den Weg weist und dir hilft, den Überblick zu behalten. Der Projektstrukturplan stellt sicher, dass jeder Bereich, von der Standortauswahl über die Sicherheitsmaßnahmen bis hin zur Unterhaltung, detailliert erfasst wird.

In diesem Artikel werden wir gemeinsam in die Tiefen des Projektstrukturplans eintauchen und herausfinden, wie er dir dabei hilft, die Herausforderungen deines Projekts zu meistern und mit Erfolg abzuschließen. Was genau ist also dieser mysteriöse Projektstrukturplan?

In den kommenden Abschnitten werden wir uns genauer damit befassen, wie du deinen eigenen Projektstrukturplan erstellen kannst und welche Vorteile er dir bietet und wie du ganz einfach mit dem richtigen Tool zum digitalen Projektstrukturplan gelangst.

Bildunterschrift: Projektstrukturpläne zeigen ein Projekt als Gesamtbild

Quelle: unsplash.com

Definition: Was ist ein Projektstrukturplan?

Ein Projektstrukturplan – auch Projektstrukturbaum genannt – ist ein essentielles Instrument im Projektmanagement, das als strukturierte Roadmap dient, um das Scheitern eines Projekts zu verhindern und den Erfolg sicherzustellen. Er visualisiert Teilprojekte und Aufgaben sowie deren Beziehungen zueinander innerhalb eines Projekts. Er dient also als Basis für den Zeit- und Projektplan.

Ein gut gestalteter Projektstrukturplan ermöglicht eine klare Übersicht über die Projektziele, Meilensteine und Arbeitspakete, wodurch Projektaktivitäten effizient geplant, organisiert und koordiniert werden können. Durch die Kategorisierung und Untergliederung des Projekts in überschaubare Einheiten schafft der Projektstrukturplan eine solide Grundlage für die Delegation von Verantwortlichkeiten und effektives Ressourcenmanagement. 

Gerade große, komplexe Vorhaben können mit der Erstellung eines PSP erfolgreich zum Abschluss gebracht werden.

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Welche Darstellung gibt es in der Projektstrukturplanung?

Es gibt verschiedene Darstellungsformen von Projektstrukturplänen, die je nach Projektumfang und -komplexität eingesetzt werden können. Eine gängige Darstellungsmethode ist die hierarchische Baumstruktur, bei der das Projekt in Hauptphasen, Teilprojekte und Arbeitspakete unterteilt wird – deshalb auch häufig Projektstrukturbaum. Diese Baumstruktur visualisiert die Hierarchie und Beziehungen der einzelnen Elemente und ermöglicht eine klare und übersichtliche Darstellung des Projekts.

Aus dem Projektstrukturplan können anschließend Balkendiagramme oder Gantt Charts, die den zeitlichen Verlauf der einzelnen Aufgaben und Meilensteine zeigen, entwickelt werden. Diese visuelle Darstellung erleichtert im Nachgang die Planung, Überwachung und Koordination der Projektabläufe. 

Jede Darstellungsform hat ihre eigenen Vorzüge und kann entsprechend den Anforderungen und Präferenzen des Projekts ausgewählt werden. Die Wahl der richtigen Darstellung ist entscheidend, um den Projektstrukturplan effektiv zu kommunizieren und allen Beteiligten eine klare Orientierung zu bieten.

Bildunterschrift: Es gibt verschiedene Visualisierungsformen für Projektstrukturbäume

Quelle: factro

Welche Vorteile hat die Verwendung eines Projektstrukturplanes?

Die Verwendung eines Projektstrukturplans bietet zahlreiche Vorteile für das erfolgreiche Projektmanagement. Erstens schafft der Projektstrukturplan eine klare Struktur und Übersichtlichkeit. Dies ermöglicht eine gezielte Planung, Zuordnung von Verantwortlichkeiten sowie das Zuweisen der Ausführung. Zusätzlich fördert der Projektstrukturplan die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten, da er eine einheitliche Basis für Diskussionen, Entscheidungen und das Verständnis des Gesamtprojekts bietet. 

Dazu wird eine präzise Termin- und Meilensteinplanung ermöglicht, was zur Einhaltung von Zeitplänen und Identifizierung von Engpässen beiträgt. Darüber hinaus erleichtert der Projektstrukturplan die Identifizierung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. Insgesamt fördert der Projektstrukturplan die Effizienz, Transparenz und Kontrolle über das Projekt, wodurch das Risiko von Missverständnissen, Fehlern und Verzögerungen minimiert wird.

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Vorlagen für einen Projektstrukturplan

Vorlagen für Projektstrukturpläne bieten eine Vielzahl von Vorteilen. Sie sind ein wertvolles Werkzeug, das Projektleiter*innen und Teams dabei helfen, den Aufbau und die Organisation ihres Projekts effizient zu gestalten. Eine solche Projektstrukturplan-Vorlage sollte die grundlegenden Elemente enthalten – wie z.B. Projektmanagement-Phasen, Meilensteine, Arbeitspakete sowie Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten.

Die klare und übersichtliche Strukturierung ist entscheidend, um den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass keine wichtigen Aufgaben übersehen werden. Eine gute Vorlage bietet zudem Flexibilität, um den individuellen Anforderungen des Projekts gerecht zu werden, indem sie beispielsweise Zeitpläne, Dateianhänge oder Statusinformationen ermöglicht. Mit einer gut gestalteten Vorlage für einen Projektstrukturplan wird das Projektmanagement erleichtert und die Planung, Koordination und Überwachung des Projekts verbessert.

Vorlagen für einen Projektstrukturplan in Excel gibt es online genügend – allerdings ist das nicht die effektivste Lösung für eine erfolgreiche Umsetzung. Meistens können nicht alle Informationen übersichtlich abgebildet werden und wenn dann noch eine sortierte Zuordnung an alle Mitglieder erfolgen soll, ist das nur mit dem richtigen Tool möglich.

Bildunterschrift: Die richtige Software ermöglicht einen digitalen PSP

Quelle: unsplash.com

5 Tipps für die Erstellung eines Projektstrukturplanes

Um einen gut strukturierten und praxisorientierten Projektstrukturplan zu erstellen, solltest du dich an ein paar grundlegende Tipps halten: 

1. Klare Hierarchie: Schaffe eine klare Hierarchie in deinem Projektstrukturplan, indem du das Projekt in überschaubare Phasen, Teilprojekte und Arbeitspakete unterteilst. Dadurch wird eine strukturierte und gut organisierte Darstellung erreicht.

2. Konsistente Bezeichnungen: Verwende konsistente und aussagekräftige Bezeichnungen für die verschiedenen Elemente in deinem Projektstrukturplan. Achte darauf, dass die Bezeichnungen eindeutig sind und allen Beteiligten ein klares Verständnis vermitteln.

3. Verantwortlichkeiten festlegen: Weise klare Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe oder jedes Arbeitspaket zu. Definiere die Rolle oder die Person, die für die Durchführung verantwortlich ist, und gegebenenfalls auch diejenigen, die unterstützen oder überwachen. 

4. Aufgabenabhängigkeiten berücksichtigen: Identifiziere die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und Arbeitspaketen und stelle sie im Projektstrukturplan dar. Dies hilft, den logischen Fluss des Projekts zu visualisieren und sicherzustellen, dass alle Aktivitäten in der richtigen Reihenfolge abgeschlossen werden. 

5. Aktualisierung und Kommunikation: Ein Projektstrukturplan ist kein statisches Dokument. Halte ihn während des Projektverlaufs auf dem neuesten Stand, um Änderungen, Fortschritte und Anpassungen widerzuspiegeln. Stelle sicher, dass alle Beteiligten Zugang zum aktualisierten Projektstrukturplan haben, um eine einheitliche Informationsbasis zu gewährleisten.

In 8 Schritten zum Projektstrukturplan

Die Erstellung eines Projektstrukturplans umfasst mehrere Schritte, um festzulegen, dass das Projekt klar strukturiert und organisiert ist. Hier haben wir eine Übersicht der 8 grundlegenden Schritte zur Erstellung eines Projektstrukturplans: 

1. Projektscope definieren: Bestimme den Umfang des Projekts und identifiziere die Ziele, Aufgaben und Anforderungen. Kläre, was im Projekt enthalten ist und was nicht. 

2. Hauptphasen identifizieren: Teile das Projekt in Hauptphasen oder Meilensteine auf. Diese stellen die übergeordneten Abschnitte des Projekts dar und helfen bei der groben Gliederung des Projektstrukturplans. Unterteile anschließend jede Phase in Teilprojekte oder Arbeitspakete. Diese repräsentieren spezifische Aufgaben oder Aktivitäten, die zur Erreichung der jeweiligen Phase erforderlich sind. 

3. Hierarchische Struktur aufbauen: Organisiere die Teilprojekte und Arbeitspakete in einer hierarchischen Struktur, um die Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen ihnen darzustellen. Verwende geeignete Untergliederungen und Einrückungen, um die Hierarchie deutlich zu machen. 

4. Verantwortlichkeiten zuweisen: Weise für jede Aufgabe oder jedes Arbeitspaket klare Verantwortlichkeiten zu. Definiere die Rollen oder Personen, die für die Durchführung verantwortlich sind, und gegebenenfalls auch unterstützende oder überwachende Funktionen. 

5. Abhängigkeiten und Verbindungen anzeigen: Zeige die Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen auf, um den logischen Fluss des Projekts zu verdeutlichen.

6. Zeitliche Planung ergänzen: Ergänze den Projektstrukturplan gegebenenfalls um zeitliche Informationen wie Start- und Endtermine für Teilprojekte oder Arbeitspakete. Du kannst hierfür beispielsweise ein Gantt-Diagramm verwenden. 

7. Überprüfung und Anpassung: Überprüfe den erstellten Projektstrukturplan auf Vollständigkeit, Konsistenz und Realisierbarkeit. Passe ihn gegebenenfalls an, um sicherzustellen, dass er den Projektzielen und -anforderungen entspricht.

8. Aktualisierung und Pflege: Aktualisiere den Projektstrukturplan regelmäßig, um Änderungen oder neue Anforderungen widerzuspiegeln. Pflege ihn während des gesamten Projektablaufs, um eine aktuelle und aussagekräftige Darstellung des Projekts sicherzustellen. Durch das systematische Durchlaufen dieser Schritte wird ein aussagekräftiger und effektiver Projektstrukturplan erstellt, der als Grundlage für die erfolgreiche Planung und Durchführung des Projekts dient.

Tools für einen digitalen Projektstrukturplan

Die einfachste Umsetzung eines digitalen Projektstrukturplans bietet ein Tool für Projektmanagement. Wir haben Dir die besten die besten Projektmanagement-Tools in einem Artikel zusammengefasst. Ganz gleich, ob du einen Projektstrukturplan, ein Gantt-Chart oder Kanban Board bevorzugst. In der Software kannst du die Ansichten wechseln und dabei stets synchronisierte Inhalte einsehen.

Auch in einem digitalen Tool erhältst du die klassische Baumstruktur, die es dir ermöglicht, Hierarchien zu erkennen und Aufgaben in Arbeitspakete einzuteilen. Für große Projekte erhältst du so einen Gesamtüberblick über alle Vorhaben. Bekannte Projektmanagement-Software sind z.B. Asana und Trello. Allerdings sind diese beliebten Tools nicht DSGVO-konform und entsprechen oft nicht den deutschen Sicherheitsstandards. Hier kommen dann Anbieter wie factro ins Spiel.

Ein Beispiel: PSP in der Praxis

Doch wie funktioniert der Projektstrukturplan in der Praxis? Nehmen wir ein Beispiel: Die nächste Marketing-Kampagne muss umgesetzt werden – dazu stehen einige ToDos auf dem Plan. Mit einem PSP hast du alles auf einen Blick erfasst. Für deine Projekte kannst du diesen entweder phasenorientiert, objektorientiert, funktionsorientiert oder als gemischte Form aufbauen. Für ein Marketing-Projekt bietet sich z.B. die funktionsorientierte Projektstrukturplan-Art an.

Bildunterschrift: Der PSP verschafft einen Gesamtüberblick

Quelle: factro

Dein Team hat damit nicht nur die Möglichkeit, auf ein gemeinsames Bild zu schauen, sondern sieht gleichzeitig, wer für welchen Task zuständig ist, in welchem Zeitraum diese Aufgabe stattfindet und ob diese bereits bearbeitet wird oder noch in der Planung steht. Und das funktioniert zusammen im Büro, aber auch für Teammitglieder im Homeoffice, beim hybriden Arbeiten  bzw. in Remote Work. Denn die meisten Tools funktionieren cloudbasiert und sind daher von überall aus nutzbar. Das Beste: Im Tool kannst du dir bereits deine Best Practices als Vorlage abspeichern und so immer wieder verwenden.

Fazit: Ein gemeinsames Bild schaffen 

Ein Projektstrukturplan ist also ein äußerst wertvolles Werkzeug im agilen Projektmanagement, da er dazu dient, ein gemeinsames Bild im Team zu schaffen. Ein solcher Plan bietet eine strukturierte und visuelle Darstellung der Aufgaben, Arbeitspakete und Abhängigkeiten innerhalb eines Projekts. 

Die Vorteile sind:

• Klarheit und Transparenz

• Effiziente Kommunikation

• Überblick im Ressourcenmanagement

• Unterstützung in der Projektsteuerung

Durch regelmäßige Aktualisierungen des PSP können Projektfortschritte verfolgt und mit den geplanten Zielen verglichen werden. Abweichungen können frühzeitig erkannt werden, um gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen und das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Insgesamt kann festgelegt werden, dass der Projektstrukturplan ein mächtiges Instrument im Projektmanagement ist. Er schafft ein gemeinsames Bild im gesamten Team. Ein gut erstellter PSP ist unverzichtbar, um den Projekterfolg zu fördern und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind und in die gleiche Richtung arbeiten.