Warum scheitern Projekte – 12 Fehler, die Ihr unbedingt vermeiden solltet

1. Was ist ein Projekt?
2. 12 Fehler, die Ihr unbedingt vermeiden solltet
3. Zusammenfassung: Warum Projekte scheitern

Projektmanagement wird oft unterschiedlich interpretiert. Vom klassischen IHK-Projektmanagement Kurs mit Wasserfallmethoden, Meilensteinanalysen und einem Plan von Start bis Ende (oft über mehrere Monate), bis hin zum agilen Projektmanagement, das in Sprints und digitalen Kanban-Boards dargestellt wird und in Tagen statt Wochen denkt. 

Unabhängig davon, wie Ihr Eure Projekte organisiert, gibt es Fehler, die Ihr unbedingt vermeiden solltet, damit Eure Projekte ein Erfolg werden. In diesem Beitrag wird Euch unser Gastautor Bernd Kopin die 12 wichtigsten Fehler erklären für das Scheitern von Projekten und beschreiben, wie Ihr diese vermeiden könnt. Software Unterstützung von ZEP

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Was ist ein Projekt?

Um erklären zu können, welche Fehler zum Scheitern oder Abbrechen eines Projektes führen, gilt es zunächst zu verstehen, was ein Projekt überhaupt ist. Hier gibt es unterschiedliche Definitionen. Vereinfacht gesagt, ist ein Projekt ein

„zeitlich begrenztes Vorhaben mit einem Anfang und einem Ende, um ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu schaffen“.

Wichtige Attribute eines Projektes sind daher:

• eine zeitliche Befristung
• die Erwartung eines klaren Ergebnisses
• eine hohe Komplexität und der Bedarf einer guten Organisation

Auf OMR findet Ihr auch eine ausführliche Zusammenfassung zum Thema Projektmanagement.

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Der Produktivitäts-Guru David Allen definiert ein Projekt technischer, als etwas, das mehr als drei Schritte benötigt, um es zu erledigen. Beispielsweise ist das Erstellen einer neuen Firmenwebsite ein klassisches Projekt. Hier braucht Ihr deutlich mehr als drei Schritte, um ans Ergebnis zu kommen. Es muss zum Beispiel:

• Ein Konzept erstellt werden
• Ein Ziel gesetzt werden
• Eine Agentur für das Design gesucht und engagiert werden
• Programmierer:innen für die Website gefunden und engagiert werden
• Der Inhalt überlegt und erstellt werden

Ihr seht schon, dass jede Aufgabe an sich schon enorm groß ist und theoretisch weiter runtergebrochen werden kann. Aber wie können Projekte scheitert und was könnt Ihr tun, um einen Projektabbruch zu verhindern?

12 Fehler, die Ihr unbedingt vermeiden solltet

Die folgenden 12 Punkte solltet Ihr unbedingt vermeiden, wenn Ihr an Projekten arbeitet. Diese Fehler sind klassische Gründe, warum Projekte scheitern.

1. Es gibt keine Ziele 

Erfolgreich ist ein Projekt dann, wenn das Vorhaben des Projektes abgeschlossen und das gesetzte Ziel erreicht ist. Ohne festgelegte Ziele kann dies schnell zum Scheitern Eures Projektes führen.

Deshalb ist es extrem wichtig, ein Projekt mit einem Ziel zu verknüpfen. Dies ist der erste Fehler, den Ihr vermeiden solltet: Kein Ziel zu setzen. 

Kommen wir zurück zum Webseiten-Projekt. Wann weiß ich, ob das Projekt erfolgreich war? Um das zu messen, müssen vorher genaue Meilensteine definiert worden sein, also messbare Ergebnisse. Für die Webseite könnten das sein:

• Design entspricht den Vorgaben
• Der vorgegebene Page-Speed wird erreicht
• Alle Inhalte sind fertig und erstellt
• Das vorgenommene Datum der Fertigstellung wurde erreicht
• Nach dem Release hat sich die Besucherdauer um 10 % erhöht

Blocker und kontraproduktive Gespräche entstehen oft durch die falsche Erwartungshaltung. Wenn alle Mitarbeiter:innen eines Projektes wissen, was die Ziele sind und wie sie dort hinkommen und diese messen, reduziert Ihr Spannungen und Konflikte. Der beste Weg, diese Ziele zu erstellen und zu kommunizieren, ist das Kick-off-Meeting.

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 2. Es gibt kein Kick-off-Meeting

Vermutlich ist das Kick-off-Meeting der wichtigste Schritt, um ein Projekt erfolgreich zu machen. Punkte, die in einem guten Kick-off Meeting unbedingt besprochen werden müssen:

• Warum macht Ihr dieses Projekt?
  ⁠-> Wenn alle Teilnehmenden denn Sinn verstehen und zustimmen, dass es dieses Projekt braucht, ist Motivation direkt höher.
• Welche Ziele gibt es?
  -> ⁠Stellt sicher, dass alle in die gleiche Richtung laufen
• Wie erreicht Ihr diese Ziele (konkrete Aufgaben)?
  -> ⁠Klärt die Erwartungshaltung der konkreten Aufgaben
• Wer übernimmt welche Rolle und hat welche Verantwortungen?
  -> ⁠Klärt Zuständigkeiten und löst damit Konflikte
• Wie lange habt Ihr dafür Zeit?
  -> ⁠Ermöglicht es den Teammitglieder:innen, Ihre eigene Zeit einzuteilen
• Wer sind meine Ansprechpartner:innen bei Fragen?
  -> ⁠Reduziert Abstimmungsbedarf
• Wo dokumentiert Ihr Fortschritte?
  -> ⁠Schafft Klarheit über die Kommunikation 

Das Kick-Off-Meeting sollte von einer:m Projektleiter:in geführt werden und genügend Raum für Fragen haben. Durch eine offene Diskussion mit dem Team tauchen oft Punkte auf, die die Projektinitiator:innen vielleicht gar nicht bedacht haben und nun in der weiteren Planung berücksichtigen können. Die Dokumentation des Projekt-Kick-offs kann wie folgt aussehen und diese Elemente beinhalten:

• Den Projektnamen
• Die Zusammenfassung, wie ihr zusammenarbeitet
• Ein Status-Update
• Wer welche Rolle hat
• Wer mitarbeitet

Außerdem ist dokumentiert: 

• Was die Key-Ressourcen (Dokumente, Hintergrund usw.) sind
• Welche Ziele und Meilensteine, mit dem Projekt verbunden sind
• Wer was bis wann zu erledigen hat

Hier zeigen wir Euch, wie Ihr ein erfolgreiches Kick-Off-Meeting veranstaltet.

3. Rollen und Zuständigkeiten sind nicht richtig verteilt

Einer der größten Fehler im Projektmanagement ist es, die Rollen und Zuständigkeiten und Befugnisse nicht klar zu definieren.

• Wer leitet das Projekt und trifft die letzte Entscheidung?
• Wer entscheidet über Budgets?
• Wer sind die Expert:innen für gewisse Themen?
• Wie erreiche ich diese Personen?

All das muss im Kick-off besprochen und dann definiert werden. Jedes Projektmitglied kann immer wieder auf diese Seite zurückkommen und nachlesen, wer wofür zuständig ist.

4. Es gibt keinen Projekt-Lead

Die zentrale Rolle für ein erfolgreiches Projekt nimmt der Projekt-Lead ein. Diese Rolle sollte:

• Das Projekt initiieren und das Kick-off Meeting moderieren
• Den Überblick behalten
• Regelmäßige Statusupdates einfordern
• Bei Fragen und Schwierigkeiten erste:r Ansprechpartner:in sein

Diese Rolle sollte geschult in der richtigen Kommunikation sein. Wichtig ist es, den menschlichen Aspekt nicht zu vernachlässigen. Zusammenfassend fallen folgende Aufgaben in die Rolle des Projekt-Leads:

Ein erfahrener Projekt-Lead führt das Team durch diese Phasen und ist jederzeit bei Fragen ansprechbar.

5. Es gibt keinen Plan

Oft starten Projekte mit guten Ideen. Der:die Ideengeber:in ist allerdings oft so überzeugt von der Idee, dass sie direkt mit der Umsetzung losgelegen. Dies ist einer der häufigsten Fehler.

Besser ist es, die Idee zu besprechen, Feedback einzuholen und mit den Firmenzielen abzugleichen. Dazu eignen sich sogenannte „Idea approval processes“. Hier werden Ideen gegen bestimmte Kriterien wie Risiko, erwarteter Return on Invest oder Aufwand geprüft und erst danach, bei erfolgreichem Bestehen dieses Prozesses, in ein Projekt umgewandelt.

Erst so lässt sich entscheiden, ob die Idee wirklich sinnvoll ist und in einem Projekt umgesetzt wird. Dann bricht man die Idee in die einzelnen Schritte herunter, definiert ein Ziel und die Meilensteine und plant das Projekt durch (siehe oben). Es fühlt sich oft so an, als würde man erst zwei Schritte zurück gehen und die Idee „ersticken“. In Wahrheit führt es aber zu einer viel höheren Erfolgsaussicht.

Umsetzen lässt sich die Planung sehr gut in einem Projektmanagement-Tool wie u.a. auch Projektcontrolling von ZEP

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Andere Projekte können je nach Bedarf auch im Kanban Stil (oft genutzt für Sprints und Prozesse) dargestellt werden. 

In diesem Beitrag erfahrt Ihr, wie Ihr Schritt-für-Schritt einen Projektplan erstellen könnt.

6. Die Team-Kommunikation ist zu technisch

Projekte werden durch Menschen umgesetzt. Menschen haben Bedürfnisse. Für unseren Fall sind die Bedürfnisse nach Anerkennung, Zugehörigkeit sehr wichtig. Wenn Projekte einfach nach Schema-F abgearbeitet werden, lauft Ihr Gefahr, dass Team auf dem Weg zu verlieren. Daher empfiehlt sich ein Führungsstil, der folgende Punkte berücksichtigt

• Respekt zeigen: ⁠Nehmt die Beiträge, Fragen, Sorgen der Projektmitglieder ernst und respektiert unterschiedliche Meinungen. Nur so bekommt ihr alle Mitglieder an Board.
• Zuerst zuhören: Auch wenn ihr auf einem Themenfeld mehr Erfahrung besitzt als andere Projektmitglieder: Zuhören kommt immer vor Handeln. Gebt euren Kolleg:innen die Möglichkeit Ideen und/oder Fragen einzubringen und hört zu, bevor ihr handelt.
• Erwartungshaltung klären: Negatives Feedback oder Unklarheiten entstehen oft durch eine falsche Erwartungshaltung. Deshalb ist das Kick-off-Meeting so wichtig. Hier werden alle Erwartungen geklärt und kommuniziert. Sollten im Verlauf des Projektes Fragen aufkommen, könnt ihr auf die Dokumentation Bezug nehmen.
• Verantwortlichkeit demonstrieren: Als Projekt-Lead müsst Ihr demonstrieren, dass Ihr euch verantwortlich fühlt. Bei Problemen und Schwierigkeiten müsst Ihr Euch dafür einsetzen, diese zu lösen. Regeln und Erwartungshaltung, die ans Team kommuniziert wurden, müsst Ihr vorlegen. So baut Ihr letztlich Vertrauen auf.

7. Es gibt keine Fortschrittskontrolle und Status Updates

Eines der häufigsten technischen Probleme in der Projektarbeit sind Status-Updates. Diese werden oft per E-Mail. Das Problem:

• E-Mails sind oft schwer zu finden in einer überfüllten Inbox
• E-Mails sind nicht mit der tatsächlichen Arbeit verknüpft
• E-Mails schließen Teammitglieder oft aus (kein CC, BCC)
• E-Mails führen zu Chaos („wer hat noch mal was wo wann und wie geschrieben?“)

Dass BridgeFlow keine Fans von E-Mails sind, haben wir in diesem Artikel bereits ausführlich beschrieben. 

Empfehlenswert sind regelmäßige Status-Updates, die mit Eurem Projekt verknüpft sind, Bezug auf einzelne Meilensteine, Ziele oder Aufgaben nehmen und ganz einfach gefunden werden. Außerdem bieten sie die Möglichkeit einer asynchronen Kommunikation, bei der nichts verloren geht. Dies ist vor allem bei Remote Teams wichtig. Hier seht Ihr Screenshots von einem guten Status Update, welches direkt mit dem Projekt verknüpft ist.

Außerdem gibt es eine Nachvollziehbarkeit der Status Updates, die im Gegensatz zur E-Mail, nicht durch andere Nachrichten unterbrochen wird.

Um solche Status Update in Check-In-Meetings gut koordiniert zu besprechen, haben wir extra eine Meeting-Struktur erstellt, die wir in diesem Video vorstellen. 

8. Es gibt keine Timeline

Wo steht Ihr? Habt Ihr Eure Meilensteine erreicht? Gibt es überfällige Aufgaben? All das sind Fragen, die immer wieder in einem Projektteam auftauchen. Damit diese Fragen nicht jedes Mal in einem Meeting besprochen werden müssen, bietet sich eine Projekt-Timeline an. Damit erkennt Ihr sofort, ob ein Projekt „On-track“ ist, oder ob ihr eine kritische Deadline nicht erreicht.

Und das Beste: Die Daten sind immer aktuell. Niemand muss eine Excel Tabelle updaten oder E-Mails schreiben, da die einzelnen Aufgaben und Fälligkeitsdaten der jeweils zuständigen Person zugeordnet sind und diese Person die Daten immer aktuell hält.

9. Es werden ungeeignete Tools genutzt

Leider gibt es noch viel zu viele Projektteams, die für die Kommunikation E-Mail, für die Projektarbeit Excel und für die Updates Microsoft PowerPoint nutzen. Diese Tools sind großartig für ihre Zwecke, aber katastrophal für Euer Projektmanagement. E-Mails führen zu intransparenter Kommunikation, in der Dokumente, Informationen und Updates verloren gehen. Microsoft Excel erlaubt keine Echtzeit-Kollaboration und ist zu strikt auf Listen ausgelegt. Und Microsoft PowerPoint sind statische Informationen, die irgendwo im SharePoint oder Google Drive abgelegt werden und die sich niemand mehr anguckt. Ganz zu schweigen von der fehlenden Möglichkeit, konkrete Schritte zu erstellen, zuzuweisen und zu tracken.

Genau hier kommt ein Tool wie Asana ins Spiel. Asana erlaubt es, Projekte in Echtzeit zusammen zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen und Fortschritte zu überprüfen. Die Fragen nach „wer macht was bis wann“ und „wo stehen wir“ werden mit einem Blick auf das Projekt beantwortet. Teams können sich so auf das Wesentliche, nämlich ihre Arbeit, konzentrieren und verschwenden keine Zeit mit unnötigen Meetings oder Rückfragen.

Die Ansprüche an ein Projektmanagement-Tool kommen ganz auf die Komplexität Eures Projektes an. Solltet Ihr in sehr kleinen Teams und mit geringer Komplexität arbeiten, sind Tools wie Todoist oder Microsoft Project auch ausreichend. Beide sind super schlank und leicht zu verstehen. Auch sind die preislich günstiger als viele umfangreichere Tools. Wenn Ihr viel Text basiert arbeitet und eine Art Wiki benötigt, empfiehlt sich Notion

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Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu allen Projektmanagement-Tools. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für Euch passende Projektmanagement-Software entscheiden.

10. Es gibt keinen Raum für Fehler 

Frustration im Projektteam entsteht nicht nur, wenn die Erwartungshaltungen nicht klar sind, sondern auch, wenn die Projektplanung unrealistisch ist und keinen Raum für Fehler erlaubt. Dies sollten die Projektleads antizipieren und in die Planung miteinbeziehen. Typische Blocker sind:

• Abhängigkeit von Externen (z.B. Designer:innen, Zulieferer:innen) die nicht in der vorgegebenen Zeit liefern
• Krankheit und Ausfall von Projektmitgliedern
• Budgetkürzungen
• Umsetzungsfehler (z.B. Fehler im Code; fehlerhafte Produktchargen usw.)

Projekt-Leads sollten bereits im Kick-off-Meeting klarstellen, dass Fehler erwartet werden und das Team gemeinsam an den Lösungen arbeiten wird. Für diese sollten zusätzlich Puffer im Projekt eingeplant werden.

11. Das Projekt wird nicht richtig abgeschlossen 

Der Abschluss eines Projektes ist genauso wichtig, wie der Kick-off. Das Team schaut in einem Meeting gemeinsam auf das Erreichte zurück. Dadurch entsteht nicht nur eine Stärkung des Teamgefühls und der Stolz, etwas gemeinsam erreicht zu haben. Genauso wichtig ist, dass das Team versteht, welchen Beitrag das Projekt zum Erfolg des Unternehmens leistet. Außerdem entstehen oftmals Follow-Up Aufgaben, die nach Projektabschluss weiterhin erledigt werden müssen (z.B. Qualitätskontrollen oder Kundenbefragungen), die nun verteilt werden müssen.

12. Ihr lernt nicht aus Fehlern

Am Ende des Projektes werden viele Fehler entstanden sein. Vielleicht werden nicht alle Ziele erreicht, die Deadline nicht eingehalten oder andere Meilensteine nicht erfüllt. Fehler passieren und es wäre naiv, dies nicht einzuplanen. Noch naiver ist es allerdings, nicht aus diesen Fehlern zu lernen. Daher ist es zentral, die Fehler in einem Abschluss-Meeting mit dem Team zu besprechen und zu dokumentieren. Damit wird gewährleistet, dass bei neuen Projekten ähnliche Fehler vermieden werden können.

Zusammenfassung: Warum Projekte scheitern

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Projektmanagement nicht leicht ist und ein hohes Maß an guter Kommunikation benötigt. Bereitet man ein Projekt gut vor und plant neben den Zielen auch genügen zeitliche Puffer ein, holt man das Team ab und sorgt auch während der Projektarbeit dafür, dass alle Teilnehmer up-to-date sind, steht einem erfolgreichen Projekt nichts mehr im Wege.