Das Kick-Off-Meeting: In 11 Schritten zum perfekten Projekt-Start

Wo mehrere Menschen an einer Sache arbeiten, kann es kompliziert und auch mal chaotisch werden. Der Tod für jeden Projektplan und manchmal auch für das Projekt selbst, wenn Ihr nicht gut vorarbeitet. Verschiedene Anforderungen, Expertisen, Prioritäten und Charaktere bringen das Projektmanagement auf Touren. Ein Projekt auf den Schienen zu behalten kann damit zur Mammut-Aufgabe werden. Dabei ist es irrelevant, ob es ein kleines oder großes Team ist, Führungskräfte oder Mitarbeiter zusammensitzen. Wir zeigen Euch eine Methode, mit der Ihr den häufigsten Herausforderungen während des Projektmanagements vorbeugen könnt: das Kick-Off-Meeting. Ist ein Projekt nämlich erstmal in vollem Gange, wird es schwierig auf die Bedürfnisse jedes Teammitglieds einzugehen und gleichzeitig den Projektplan einzuhalten. Dazu klären wir erst einmal, was die Kick-Off-Meeting-Definition ist, wann es stattfindet und wer daran grundsätzlich teilnehmen sollte. Daraufhin nennen wir Euch gute Gründe, warum eine Kick-Off-Veranstaltung viel Sinn ergibt, geben Euch eine „Agenda Kick-Off-Meeting“, eine Checkliste für eine optimale Vorbereitung sowie einige nützliche Tools mit an die Hand. Let’s kick-off!

Was ist ein Kick-Off-Meeting und wann findet es statt?

Wie eine Kick-Off-Party vor der eigentlichen Party findet das Kick-Off-Meeting am Anfang der Projektumsetzung statt. Allerdings nicht als Erstes. Zunächst stehen vor dem eigentlichen Projektstart noch der Projektplan und Charta auf der Agenda, erst danach ist das Kick-Off-Meeting an der Reihe. Es dient dazu alle Beteiligten auf einen Stand zu bringen. Daher müssen zunächst alle Infos zum Projekt festgelegt worden sein. In einer Kick-Off-Veranstaltung werden diese anschließend von den Verantwortlichen erläutert und die Milestones sowie das Ziel des Projektes definiert. Zusätzlich bietet der Rahmen der Kick-Off-Veranstaltung dem Team die Möglichkeit Fragen zu klären. Auf diese Weise erfährt jeder, was er wann, wie zu tun hat und wo die Reise hingehen soll. Ein besonders wichtiger Punkt ist die Klärung der Kommunikation. Nichts ist schädlicher für ein effizientes Vorgehen als ein Mischmasch aus Kommunikationskanälen. Einige schreiben Mails, einige nutzen Slack, andere wiederum kommunizieren per Messenger. Mal abgesehen davon, dass letzteres wirklich nichts im Projektmanagement zu suchen hat, führt das Kommunikations-Wirrwarr zu Chaos.

Wenn Ihr mehr über die einzelnen Projektmanagement-Phasen wissen möchtet, dann lest Euch unbedingt folgenden Artikel durch: Ohne Projektmanagement-Phasen ist nichts zu holen

Warum solltet Ihr unbedingt ein Kick-Off-Meeting abhalten?

Ganz gleich welche Projektmanagement-Methode Ihr gewählt habt, ein Kick-Off-Meeting ist immer sinnvoll und erleichtert Euch das Leben. Je nach Methode finden Kick-Off-Meetings entgegen Ihrer Definition auch mal regelmäßig statt. Doch dazu später mehr. Es muss dabei nicht zwingend offline stattfinden, sondern kann virtuell erfolgen. Bei letzterem gilt es sich besonders vorzubereiten, damit Ihr alle gleichermaßen abholt. In unserer Kategorie Video Conferencing auf OMR Reviews findet Ihr die optimalen Tools dafür.

Eine Kick-Off-Veranstaltung ist definitiv nicht dafür gedacht, Brainstorming zu betreiben und den Projektplan mit dem Team zu erstellen. Es handelt sich um eine rein informative Angelegenheit, die der Grundstein für ein erfolgreiches Projekt ist. Was sind nun also die Ziele eines Kick-Off-Meetings? Projekte gehen oft schief oder laufen nicht nach Plan, weil Beteiligte nicht wissen, was sie zu tun haben oder ihre Ressourcen nicht optimal genutzt werden. Informiert Ihr sie vorab über alle wichtigen Projekt-Details, optimiert Ihr nicht nur Eure eigene Arbeit, sondern auch die des Projekt-Teams. Ziel eines Kick-Off-Meetings ist somit die Aufklärung des Teams über Aufgaben und das Projekt-Ziel, aber auch die Motivation. Heißt: Stupides Aufgaben verteilen und Mitarbeiter:innen scheuchen führt zu Misserfolg, aufgeklärte Projektbeteiligte sind dagegen die stärkste Kraft in einem Projekt und können individuell Ihre Arbeit effizienter gestalten – Euch eingeschlossen. Überlegt es Euch also gut, ob Ihr eine Kick-Off-Veranstaltung durchführt oder nicht.

Wer sollte am Kick-Off-Meeting teilnehmen?

Das hängt davon ab, welche Art von Projekt-Kick-Off Ihr wählt. Die Wahl ist wiederum abhängig von der Größe des Teams, das am Projekt arbeiten wird. Bei einem kleinen Projektteam könnt Ihr einen lockeren Kick-Off-Workshop veranstalten, bei einer größeren Gruppe – vielleicht sogar mit Anwesenheit des:der Auftraggebers:in – ist ein formelleres Kick-Off-Meeting mit PowerPoint-Präsentation die bessere Wahl. Außerdem gibt es auch das Szenario, in dem Ihr mehrere Kick-Off-Veranstaltungen veranstaltet, da es nicht immer ratsam ist, alle Projektbeteiligten in einen Raum zu stecken.

Arten von Kick-Off-Meetings

Wir stellen Euch vier bewährte Arten von Projekt-Kick-Offs vor. Zusätzlich nennen wir Beispiele und Tools, die Euch optimalen Support liefern, um ein reibungsloses Kick-Off-Meeting abzuhalten. Wenn Ihr mehr über Projektmanagement-Tools für Unternehmen erfahrt möchtet, dann lest Euch unseren Artikel „Die 7 besten Projektmanagement-Tools für Euer Unternehmen“ durch.

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Internes Kick-Off-Meeting

Hierbei handelt es sich um die Standard-Version eines Kick-Off-Meetings, wenn Ihr so wollt. In den meisten Branchen finden Projekte innerhalb des Unternehmens statt, weshalb sie lockerer und informell ablaufen können. Oftmals kennt man sich untereinander, weswegen die Vorbereitungen auf das Kick-Off-Meeting sich in Grenzen halten. Ist ein Projekt-Team dagegen frisch zusammengewürfelt, sollte unter anderem eine Vorstellungsrunde nicht fehlen. Aus diesem Grund sollte mehr Zeit eingeplant werden. Der Ablauf einer Kick-Off-Veranstaltung orientiert sich also an den Gegebenheiten.

Wichtig zu wissen: Bei der internen Variante eines Kick-Off-Meetings könnt Ihr bezüglich der Organisation den Fuß vom Gas nehmen. Wichtig sind lediglich Unterlagen aus denen Ihr die Details des kommenden Projektes, den Zeitplan, die Projektziele sowie die definierten Aufgaben entnehmen könnt. Hilfreich dabei ist der Projektplan. Zusätzlich kann es sinnvoll sein, visuell eine Zeitleiste des Projektes an die Leinwand zu werfen, um so den Projektverlauf darzustellen. Damit können sich die Teammitglieder eine noch bessere Vorstellung des Ablaufs und der Meilensteine machen. Legt außerdem fest, welche Kommunikations– und Projektmanagement-Softwares verwendet werden sollen

Projekt-Beispiele für eine interne Kick-Off-Veranstaltung:

• Einführung eines Produktes
• Marketingkampagne erstellen
• Optimierung von Unternehmensprozessen

Tool-Vorschläge für interne Kick-Off-Meeting:

• Kommunikations-Tools: Slack, Discord
• Projektmanagement-Tools: Asana, Trello, MeisterTask

Erfahrt hier, wie Ihr Asana am besten für Euch nutzen könnt.

Kick-Off-Meeting für Führungskräfte

Ist die Unterstützung durch Stakeholder oder anderen Projektverantwortlichen eingeplant, solltet Ihr zusätzlich zum Kick-Off-Meeting für das Team noch ein Kick-Off-Veranstaltung für Führungskräfte organisieren. Zwar sind diese oftmals mit im Standard-Meeting dabei, um sich vorzustellen, aber ihr Informations-Verlangen ist ein anderes. Entsprechend müsst Ihr auch andere Unterlagen bereitlegen und den Schwerpunkt auf den Mehrwert des Projektes für das Unternehmen legen.

Wichtig zu wissen: Führungskräfte wollen wissen, inwiefern sich ein Projekt rentiert, wie es ein Unternehmen weiterbringt und möchten am liebsten die Sterne vom Himmel versprochen bekommen. Das könnt Ihr mit einer Kick-Off-Veranstaltung natürlich nicht erreichen, aber Ihr könnt darüber aufklären, wie das Projekt den Unternehmenszielen zugutekommt und wie der grobe Zeitplan lautet. Außerdem könnt Ihr zu hohen Erwartungen Einhalt gebieten. Eine Zusammenfassung aller Infos solltet Ihr digital in einem Dokument festhalten und vorab an alle Beteiligten des Meetings senden. Damit können sich diese vorbereiten und Ihre Fragen können direkt im Kick-Off-Meeting geklärt werden. Habt Ihr ein Business-Case erstellt, ist auch das ein informatives Dokument in dieser Art von Kick-Off-Veranstaltung. Grundsätzlich sollte diese formell und mit einer ansprechenden Folien-Sammlung geführt werden.

Projekt-Beispiele für Kick-Off-Veranstaltungen für Führungskräfte:

• Projekte mit einem großen Team und/oder großer Investition
• Software-Einführungen

Tool-Vorschläge für Kick-Off-Meetings für Führungskräfte:

• Kommunikations-Tools: Slack, E-Mail
• Projektmanagement-Tools: Asana (gut für eine Roadmap geeignet)

Kick-Off-Meeting für Kunden:innen (extern)

Ein Kick-Off-Meeting mit Kunden:innen-Beteiligung ist am umfangreichsten. Selbes gilt auch für Projekte, an denen Freelancer:innen oder andere externe Personen teilnehmen. Die Vorbereitungen auf die Kick-Off-Veranstaltung laufen ähnlich wie bei der internen Variante, allerdings mit einigen Ausnahmen.

Wichtig zu wissen: Rechnet zunächst damit eine große Vorstellungsrunde zu veranstalten. Seht diese jedoch nicht wie in der Schule früher, wenn ein neues Kind in die Klasse kam. Eine solche Runde dient nicht nur zum Namensaustausch, sondern ist dafür gedacht zu erfahren, wer welche Expertise und welche Rolle innehat. Später kann man sich direkt austauschen, ohne den Umweg über die Projektleitung zu gehen, wenn man weiß, wer was kann. Bereitet zudem folgende Unterlagen vor: natürlich den Projektplan, die klar definierte Aufgaben-Agenda, den Projektstrategieplan sowie eine Liste aller Beteiligten. Bei der Kick-Off-Veranstaltung mit Externen ist ebenfalls ein formeller Ansatz mit PowerPoint angesagt.

Projekt-Beispiele für Kick-Off-Veranstaltungen für Kund:innen:

• Planung von Events
• Projekte, bei denen Kunden:innen aktiv beteiligt sein möchten
• Kreativ-Projekte, da oftmals Freelancer:innen beteiligt sind

Tool-Vorschläge für Kick-Off-Meetings für Kund:innen:

• Kommunikations-Tools: Slack, E-Mail
• Projektmanagement-Tools: awork
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Kick-Off-Meeting für agile Teams

Agile Projekte werden in Sprints durchgeführt. Dabei wiederholen sich Prozesse und Aufgaben immer wieder. Hierbei macht es nur Sinn ein Kick-Off-Meeting mit dem gesamten Team am Anfang eines gesamten Agile-Projektes stattfinden zu lassen, nicht jedoch vor jedem Sprint. Außerdem ist es ratsam ein- oder zweimal im Jahr eine Kick-Off-Veranstaltung abzuhalten, um den Status Quo zu erfassen.

Wichtig zu wissen: Sich auf ein Kick-Off-Meeting vorzubereiten, das für ein agiles Projekt gedacht ist, bedeutet sich ganz anders vorzubereiten als bei den vorher genannten Kick-Off-Meeting-Arten. Ihr müsst alle Informationen parat haben, die das Team über die Sprint-Planung in Kenntnis setzt. Außerdem ist es sehr wichtig, dass Ihr die Definition von „Erledigt“ festlegt, damit das Projekt im Nachhinein nicht durch Nacharbeit ausgebremst wird und die Sprints ins Stocken kommen. Bei der agilen Projektmanagement-Methode geht es um das Ziel des Projektes, weniger um den Weg dorthin. Entsprechend sind Qualität, Zeit und Kosten gewissermaßen irrelevant. Viel wichtiger sind die verschiedenen Rollen, die Ihr festgelegt habt, um sie im Kick-Off-Workshop zu verteilen. Da zudem tägliche Stand-up-Meetings stattfinden, solltet Ihr deren Ablauf kennen und vorstellen.

Projekt-Beispiele für Kick-Off-Veranstaltungen für agile Teams:

• IT-Projekte
• Software-Development
• Produkteinführung

Tool-Vorschläge für Kick-Off-Meetings für agile Teams:

• Kommunikations-Tools: Slack, Discord
• Projektmanagement-Tools: monday.com, Awork
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  , Trello (je nach Projektmanagement-Methode: Scrum, Kanban etc.)

Schritt für Schritt: Wie läuft ein Kick-Off-Meeting ab?

Folgende 11-Schritte-Agenda hilft Euch, als Kick-Off-Meeting-Vorlage die wichtigsten Punkte zu beachten, um am Ende aus einem gelungenen Meeting zu gehen.

1. Ein gutes Kick-Off-Meeting fängt schon vor der eigentlichen Veranstaltung an. Unsere Pre-Kick-Off-Meeting-Checkliste hilft Euch dabei.
2. Überlasst der Projektleitung die Begrüßung, außer es ist vorher anders mit ihr abgesprochen worden. Hierbei wird auf das Kick-Off-Meeting eingestimmt.
3. Wenn es Sinn ergibt, solltet Ihr zunächst eine Vorstellungsrunde starten. Das hängt davon ab, wie gut sich das Team bereits kennt und wie viele Externe oder neue Gesichter anwesend sind. Jeder sollte sich dabei mit seinen Verantwortlichkeiten, seiner Rolle und seinen Aufgaben offenbaren.
4. Anschließend schildert Ihr den Ablauf der Kick-Off-Veranstaltung und welche Ziele Ihr damit verfolgt.
   
   
   OMR-Tipp am Rande: Weist darauf hin, dass für Fragen und Feedback am Ende noch Zeit sein wird, damit Euer roter Faden nicht zu einem Knäuel wird, weil ständig Unterbrechungen vorkommen.
5. Nun ist mit der wichtigste Part des Kick-Off-Meetings gekommen: Vision und Motivation. Dabei geht Ihr auf das Projektziel ein, was Eure Erwartungen sind und was der:die Auftraggeber:in vom Projekt erwarten darf. Je nachdem wie Ihr die Vision rüberbringt, motiviert Ihr das Team. Seid also felsenfest überzeugt, das ist schon die halbe Miete.
6. Weiter geht es mit den Kosten. Ganz wichtig: Behandelt das Thema nur oberflächlich – außer Ihr sitzt in einem Führungskräfte-Meeting. Ansonsten geht es bei den Kosten lediglich darum, allen Beteiligten einen Überblick zu geben, um ein besseres Verständnis für den Projektplan hervorzurufen. Kommt Ihr mit Details, die nur die Geldgeber verstehen, verliert Ihr die anderen Projektbeteiligten im Raum.
7. Es folgt die Vorstellung der Rahmenplanung des Projekts. Damit können sich alle Beteiligten ein Bild davon machen, was auf sie an Arbeit und Zeitaufwand zukommt.
8. Seid Ihr erstmal so weit gekommen, sind es nur noch zeitlich kleine Punkte, die es zu klären gibt – dabei sind sie ebenso existenziell wie alle anderen. Dazu gehören die Wahl der Kommunikationsmittel und die Organisation der Dokumentation. Beispielsweise könnt Ihr mit Slack den schnellen Austausch umsetzen, per E-Mail die Auftraggeber updaten, virtuelle Meetings per Video-Conferencing-Tool abhalten und mit Projektmanagement-Tools dokumentieren.
9. Erwartungen sind ein weiterer Grundpfeiler von gutem Projektmanagement. Adressiert diese klar und deutlich an das Team. Transparenz ist im gesamten Kick-Off-Meeting das A und O.
10. Kurz vor Schluss gebt Ihr dem Projektteam einen Ausblick auf kommende Meetings (offline und digital), Deadlines und die nächsten Schritte.
11. JETZT ist Zeit für Feedback und Fragen. In diesem Zuge ist es auch ratsam den Mehrwert davon hervorzuheben – im Augenblick des Meetings als auch im gesamten Verlauf des Projektes.

Eure Pre-Kick-Off-Meeting-Checkliste für den perfekten Projekt-Start

Wir empfehlen hierbei eine To-do-App wie Todoist oder entsprechende Funktionen von Projektmanagement-Softwares wie Jira zu verwenden, damit Ihr auf keinen Fall etwas vergesst. Außerdem könnt Ihr Euch während der Organisation schneller mit Helfer:innen austauschen.

1. Teilnehmer:innen des Kick-Off-Meetings festlegen.
2. Meetingraum reservieren und mit benötigtem Equipment ausstatten (Beamer, Leinwand etc.) ODER im Falle eines virtuellen Projekt-Kick-Offs eine passende Software auswählen.
3. Einladungen an alle Projekt-Teilnehmer:innen mit Infos über Ablauf und Zeitrahmen schicken.
4. Handouts erstellen und drucken bzw. virtuell zur Verfügung stellen – beispielsweise als PDF, wenn jeder mit Laptop kommt.
5. Und damit für die Verpflegung gesorgt ist, solltet Ihr das Catering für das Kick-Off-Meeting nicht vergessen.
6. Legt außerdem jemanden fest, der Protokoll führt. Sämtliche Ergebnisse aus dem Meeting sollten festgehalten werden.

Was kommt nach dem Kick-Off-Meeting?

Habt Ihr die Vorbereitung und das Kick-Off-Meeting erfolgreich gemeistert, heißt es nachsitzen. Bereitet das Protokoll gegebenenfalls verständlich auf und sichert so die Ergebnisse des Kick-Off-Meetings. Dafür und für alle weiteren Informationen, die zur Transparenz beitragen, könnt Ihr Projektmanagement-Tools verwenden. Einige haben wir bereits im Laufe des Artikels vorgestellt, da sie an verschiedenen Stellen zum Tragen kommen. Eine große Auswahl an SaaS findet Ihr wie erwähnt auf OMR Reviews. Ansonsten sind alle Aufgaben verteilt und jeder weiß, was er zu tun hat. Eure Aufgabe ist nun die Übersicht zu behalten, die Koordination der Tasks, die Festlegung von Feedbacks und Meetings sowie alles Weitere, was das Projekt auf dem Weg zum erfolgreichen Abschluss hält.